Office: Zählen in Berichten

Zählen in Berichten
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Es kann hilfreich sein, die Anzahl der Datensätze zu ermitteln, die in einem Bericht enthalten sind. In gruppierten oder Zusammenfassungsberichten können Sie die Anzahl der Datensätze anzeigen, die in den einzelnen Gruppen enthalten sind. Alternativ können Sie jedem Datensatz eine Leitungsnummer hinzufügen, um die Verweise auf die einzelnen Datensätze zu erleichtern. In diesem Artikel wird Schritt-für-Schritt erläutert, wie Sie dem Bericht Zählungen und Zahlen hinzufügen.

Inhalt dieses Artikels
Zählen der Anzahl von Datensätzen in einem Bericht oder einer Gruppe

Hinzufügen einer Leitungsnummer für jeden Datensatz in einem Bericht oder einer Gruppe

Zählen der Anzahl von Datensätzen in einem Bericht oder einer Gruppe
Die Layoutansicht bietet Ihnen die schnellste Möglichkeit zum Hinzufügen von Zählungen zu Ihrem Bericht.

Zählen von Datensätzen mithilfe der Layoutansicht

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im kontextMenü auf Layoutansicht.
   
2. Klicken Sie auf ein Feld, das Sie zählen möchten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Datensätze gezählt werden, klicken Sie auf ein Feld, in dem Sie wissen, dass es keine Nullwerte wie ein ID-Feld enthält.
   
3. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Summen. 
   
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn Sie alle Datensätze im Bericht zählen möchten, unabhängig davon, ob ein Wert im ausgewählten Feld vorhanden ist, klicken Sie auf Datensätze zählen.
     
   • Wenn Sie nur Datensätze zählen möchten, für die im ausgewählten Feld ein Wert vorhanden ist, klicken Sie auf Werte zählen.
     
     Hinweis: Für Felder mit den folgenden Datentypen sind keine Anzahl Werte verfügbar:
     
     • Langer Text (Memo)
       
     • OLE-Objekt
       
     • Hyperlink
       
     • Anlage
       
   Access fügt dem Abschnitt "Fußzeile" ein Textfeld hinzu und legt dessen Eigenschaft " Steuerelementinhalt " auf einen Ausdruck fest, der die Anzahl -Funktion ausführt. Wenn in Ihrem Berichtgruppierungsebenen vorhanden sind, fügt Access auch jedem Gruppenfuß ein Textfeld hinzu, das dieselbe Berechnung ausführt.
   
   Hinweis: Wenn Sie die Layoutansicht verwenden, um eine Anzahl für ein bestimmtes Feld zu erstellen, erstellt Access einen Ausdruck, in dem nur die Datensätze gezählt werden, in denen das Feld nicht NULL ist. Wenn es beispielsweise 10 Datensätze im Bericht gibt und Sie die Anzahl zu einem Feld hinzufügen, das drei Nullwerte enthält, wird im Textfeld Anzahl die Zahl Datensätze angezeigt, die nicht-NULL-Werte enthalten. Sie können dies vermeiden, indem Sie die Anzahl der Werte nur Feldern hinzufügen, die keine Nullen zulassen (wie ID-Felder), oder Sie können die Steuerelementquelle des Textfelds so bearbeiten, dass immer alle Datensätze gezählt werden, unabhängig davon, ob Sie Nullwerte enthalten oder nicht. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
   
5. Markieren Sie das Textfeld, in dem die Anzahl angezeigt wird. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
   
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
   
7. Löschen Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt den Ausdruck, und geben Sie = Anzahl (*)ein.
   
8. Speichern Sie den Bericht, und wechseln Sie zur Berichtsansicht, um die Ergebnisse anzuzeigen.
   

Zählen von Datensätzen mithilfe der Entwurfsansicht

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Textfeld.
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn Sie die Anzahl aller Datensätze im Bericht hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Abschnitt Berichtskopf oder Berichtsfußzeile, in dem das Textfeld platziert werden soll.
     
   • Wenn Sie die Anzahl aller Datensätze in jeder Gruppe eines gruppierten Berichts hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Gruppenkopf-oder Gruppenfuß-Abschnitt, in dem Sie das Textfeld einfügen möchten.
     
   Markieren Sie das Textfeld, und drücken Sie F4, um das Eigenschaftenfenster anzuzeigen.
   
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
   
5. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt die Zahl = Anzahl (*)ein.
   
   Diese Ausdruck verwendet die Anzahl -Funktion, um alle Datensätze im Bericht oder in der Gruppe zu zählen, auch wenn einige Felder in einigen Datensätzen NULL sind. Wenn Sie Datensätze nur dann zählen möchten, wenn ein bestimmtes Feld nicht NULL ist (beispielsweise Suppliername), verwenden Sie stattdessen den folgenden Ausdruck: = CDbl (NZ (count ([suppliername]), 0)).
   

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Hinzufügen einer Leitungsnummer für jeden Datensatz in einem Bericht oder einer Gruppe
Sie können Elemente in Ihrem Bericht nummerieren. So können Sie beispielsweise in einem Bericht Umsatz nach Produkt "1" dem ersten Element in einer Produktgruppe voranstellen, "2" vor dem zweiten Element usw. Wenn die nächste Produktgruppe beginnt, beginnt die Anzahl erneut, und "1" geht dem ersten Element voraus.





Sie können die Elemente in Ihrem Bericht mithilfe eines berechneten Steuerelements nummerieren und seine laufende Sum -Eigenschaft festlegen.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Textfeld.
   
3. Ziehen Sie im Detail Abschnitt des Berichts den Mauszeiger, um das Textfeld zu erstellen, und stellen Sie sicher, dass es breit genug ist, um die größte Elementnummer aufnehmen zu können.
   
   Wenn Sie beispielsweise wahrscheinlich 100-Bestellungen haben, benötigen Sie Platz für mindestens drei Zeichen (100). Wenn eine Beschriftung neben dem Textfeld angezeigt wird, löschen Sie die Beschriftung, indem Sie darauf klicken und dann ENTF drücken. Wenn Sie das Textfeld neben dem linken Rand positioniert haben, ist die Beschriftung unter dem Textfeld möglicherweise ausgeblendet. Ziehen Sie das Textfeld mithilfe des Ziehpunkts in der oberen linken Ecke des Textfelds nach rechts, damit Sie die Beschriftung sehen können. Anschließend können Sie auf die Beschriftung klicken und dann ENTF drücken.
   
4. Markieren Sie das Textfeld. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
   
5. Klicken Sie auf die Registerkarte alle . Geben Sie im Eigenschaftenfeld Name einen Namen ein, beispielsweise txtItemNumber.
   
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
   
7. Wählen Sie im Eigenschaftenfeld laufende Summe die Option über Gruppeaus.
   
8. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt den Text = 1ein.
   
9. Klicken Sie auf die Registerkarte Format.
   
10. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Format den Namen # ein. (ein Nummernzeichen, gefolgt von einem Punkt).
    
    Dadurch wird die Nummer der Zeile mit einem Punkt formatiert, der der Zahl folgt.
    
11. Speichern Sie den Bericht, und wechseln Sie zur Berichtsansicht, um die Ergebnisse anzuzeigen.
    

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