Office: (Office 2007) Zeiterfassung mit Auswertung

Hallo Access-Gemeinde,
habe das Forum zu diesem Thema durchsucht, jedoch nicht wirklich eine Lösung für mein Problem gefunden:
Ich will die Zeiterfassung in meinem Büro in einer Datenbank organisieren:
-Mitarbeiter (3 Mitarbeiter und Chef)
-Kalenderwoche
-Datum
-Projekte
-Unterkategorie Projekt
-Beschreibung Tätigkeit
-Dauer der Tätigkeit
-gefahrene Km
-sonstige Kosten

Nun sollen für die Rechnungserstellung folgende Möglichkeiten bestehen:
-Abfrage Zeitbedarf Mitarbeiter für Projekt "x"
-Kalkulation der Lohnkosten hierfür (d.h. variabler Stundensatz als Grundlage)
-Kalkulation der gefahrenen Km pro Projekt
-Die Kostenabfragen sollen als Anlage zu den Rechnungen dienen

Das Ganze soll den unötigen Aufwand fürs doppelte Abtippen der Arbeitsleistung für die Rechnungserstellung vermeiden und eine solide Nachkalkulation für lange Projekte ermöglichen. (Bsp. Abfrage:"Wieviele Stunden wurden in Zeitraum x für Tätigkeit x bei Projekt x investiert?").

Kann mir hier jemand Hilfestellung leisten oder gibt es für mein Problem Vorlagen-Dateien, die umgebaut werden können?

Für Eure Antworten schon im Voraus ein großes Dankeschön...

Grüße
Byros

:)

 

Heißer Tipp: wenn Du das selber bauen willst, weil Dir Access + VBA Spaß machen, dann fang zunächst mit einer geeigneten Tabellenstruktur an. Aus deiner Frage lese ich, daß Du wenig Vorkenntnisse mitbringst; ein paar Monate wirst Du schon an dem Ding bauen.
Falls Du nur ein geeignetes Zeiterfassungstool suchst, dann solltest Du Dir lieber irgendeine Freeware rausgoogeln.

 

Hallo Thomas,
grundsätzlich möchte ich natürlich nicht unbedingt Monate daran bauen, aber, nachdem ich nun schon ca. 10 Freeware-Zeiterfasser durchhabe, und keine die gewünschten Funktionen bzw. den erhofften Nutzen für mich hat, bin ich schon gewillt in eine saubere, auf mich zugeschnittene Lösung Zeit zu investieren.
Und ja, tiefgehende Vorkenntnisse habe ich nicht, sonst würde ich wahrscheinlich auch nicht solche Themen hier posten.
Eine Tabellenstruktur habe schon angelegt, jedoch bei den Abfragen mit den entsprechenden Ausdrücken hört es dann relativ schnell auf...
Vielleicht hast Du oder andere ja noch ein paar schneidige Tipps für mein Problem...
Vielen Dank jedoch schonmal für Deine Antwort.

 

Nu, dann zeig doch mal die Tabellenstruktur, die Aufgabenbeschreibung ist ja einigermaßen klar.

 

Anbei die Tabellen-(Vor-)Formatierung. Ich dachte an zwei Tabellen (vorerst):
die eine um jeden Tag die Zeiten und Zusatzkosten kommissionsweise einzutragen, die andere um dann für die Abrechnung für die versch. Mitarbeiter die (teilweise) kommissionsabhängigen Stundensätze einzutragen.
Ich hoffe Du kannst damit was anfangen...

Viele Grüße

 

Hi,

die zentrale Frage ist doch vermutlich:
wer hat wann in welcher "Verbrauchseinheit" welche Mengen wofür eingesetzt?
Für die farbig markeirten Worte sollte es je eine Vorratstabelle geben:
Mitarbeiter (MÜller, Meier, Schulze)
Verbrauchseinheiten (km, EUR, Std, ...)
Projekte (Projekt A, Projekt B, ...)

In der Erfassungstabelle werden dann für diese Werte die Kennziffern (allgemein: die Primärschlüssel) dieser Tabellen eingesetzt. Für Müller steht da also nicht Müller, sondern dessen Nummer, und für km steht nicht km, sondern die Nummer für km.

Die Stundensätze, sagst du, die variabel. Wovon hängen die ab? (Tag/Nacht/Feiertag; Tarifgruppen; Vertragslaufzeit ("25 EUR p.h. bis 30.06., danach 26")? Mehr Infos bitte!

 

Hallo Martin,

die Stundensätze hängen in aller Regel davon ab, welche Tätigkeiten erledigt werden. Geht es um eine künstlerische Arbeit (Entwurf, Konzeption etc..) ist der Stundensatz höher als bei einer reinen ausführenden Tätigkeit (Baustellenbetreuung oder Kalkulationserstellung). Außerdem gibt es mehrere Kunden für die wir "freiberuflich" abrbeiten, hier also keine Akquisetätigkeiten anfallen und somit auch wieder ein niedrigere Stundensatz veranschlagt werden muss.
Im Prinzip müsst es so sein, dass ich vor der Rechnungsstellung in eine Tabelle eintrage, wieviel für welche Tätigkeit von wem pro std veranschlagt wird. Daraufhin soll die Kalkulation starten.

Grüße Byros

 

Hi,

die Stunden (und auch die km) sollen ja in Geld umgerechnet werden. Dafür wirst du diese "Preise" in der Tat am besten in einer Tabelle ablegen.

Aber: wie du selbst sagst, sind "kreative" Stunden teurer als administrative. Und daher wirst du irgendwie ermitteln müssen, ob Meiers 5 Stunden für Projekt B nun X oder Y Euro wert waren - die Stunden sind 5 in beiden Fällen.

Am einfachsten wird es sein, die Tätigkeiten zu bepreisen. Sprich: die Tabelle ergänzt sich um eine Angabe "Tätigkeit" mit ebenfalls neuer Vorratstabelle. Diese Tabelle nennt die Tätigkeiten (z.B. Entwerfen, Kontrollieren, Fahren (für die km), Besprechnung etc, und natürlich die jeweiligen Preise. Diese Tabelle kannst du dann später in Abfragen auslesen, um die km und Stunden in Geld umzurechnen.

 

OK, soweit verstanden.
Hat jemand von Euch eine Ähnliche DB schonmal angelegt? Und wäre dieser jemand evtl. bereit diese dann hier zu posten, sodass man sich das anhand eines praktischen Beispiels nochmal reinziehen kann? Das wäre sehr hilfreich...
vielen Dank an meine Antwortgeber...
Grüße

 

Hi,

du kannst im Prinzip wie in der Access-Demo-DB Nordwind vorgehen. Die "Artikel" sind die unterschiedlichen Leistungen, die deine Leute vollbringen. Der aktuelle "Preis" wird bei "Bestellung" (= Protokollzeile) in die Protokollzeile übernommen.

1 Stück Artikel "km" kostet 0,35 EUR
1 Stück Artikel "Kreativstunde" kostet 35,00 EUR.
1 Stück Artikel "Administrativstunde" kostet 28 EUR.
1 Stück Artikel "Spesen" kostet 1 EUR (d.g. bei 3,50 EUR Parkgebühren werden 3,5 Stück dieses Artikels gebucht).

Andere Ansätze sind auch möglich, aber die müssten halt neu aufgebaut werden. Die Nordwind hast du auf der Platte.

 

Servus zusammen, war Ne Weile weg. Vielen dank Schonmal für eure Hilfestellung. Probier das mal mit northwind, sag euch dann bescheid wie und ob es geklappt hat...
Grüße byros