Office: Zeiterfassung

Hallo.
Ich habe mir ein Excel File erstellt, in dem ich meine Zeiten erfasse, wann ich in die Arbeit komme und wieviele Stunden das dann summa summarum sind. Beispiel:
UNter D2 habe ich 6:00
Unter E2 habe ich 15:00
Nun fasse ich es zusammen unter F2 als "E2-D2" was Excel noch macht. Doch wenn ich versuche noch 0,45 von dieser Summe abzuziehen, scheitert das Ganze mit der INfo, dass es keine gültige Excel Formel sei. Diese 0,45 möchte ich abziehen, da es die Pause ist. Die FOrmal , die nicht funktioniert schaut dann also unter F2 so aus "=Summe(E2-D2)-0,45"
Auch ein Punkt anstelle des Kommas ändert nichts. Wie kriege ich das am Besten hin?

 

Hallo Rumak -

Ich nehme an, daß mit der Kommazahl 45 Minuten gemeint sein sollen. Das ist doppelt problematisch. Denn erstens sind 0,45 Stunden nicht 45 Minuten, sondern 27 Minuten. Zweitens muß man, um von einer Uhrzeit Stunden abzuziehen, die Stundenzahl vorher durch 24 teilen, da Excel intern in Tagen rechnet. Die gewünschten 8:15 Stunden für Dein Beispiel bekommst Du mit dieser Formel in F2:
=E2-D2-45/60/24

Falls das Arbeitsende auch nach Mitternacht liegen kann, nimm lieber diese Formel:
=E2+(D2>E2)-D2-45/60/24
Die berechnet immer die Arbeitszeit minus 45 Minuten, auch dann, wenn Mitternacht dazwischen liegt.

Die Zelle F2 mußt Du auf "Uhrzeit" formatieren.

 

HI und danke.
Klappt wunderbar mit deiner Formel. Auf die /24 Formel wäre ich aber nie und nimma drauf gekommen , zumal es für mich auch sinnloß erscheint und 45/60 ja völlig ausreichend sein sollte. Dann wollte ich noch kurz nachfragen, was die Formel
E2+(D2>E2)-D2-45/60/24
eigentlich im Einzelnen heisst. Vor allem das D2>E2
Diesen Schritt kann ich nicht nachvollziehen.

 

Hallo Rumak -

OK, erst noch mal zur Minutenberechnung. Excel rechnet wie gesagt bei Kalenderdaten und auch bei Uhrzeiten in Tagen.
45 Minuten = 45/60 Stunden = 45/60/24 Tage. Logisch, oder? ;-)
Zum Mitternachtsproblem:
=E2+(D2>E2)-D2-45/60/24
Nehmen wir an, die Arbeit beginnt um 21 Uhr und endet um 3 Uhr, macht 6 Stunden, minus Pause, macht 5:15 Stunden.
Ohne die rote Klammer würde Excel folgendes rechnen:
Arbeitsbeginn 0. Januar 1900, 21 Uhr.
Arbeitsende 0. Januar 1900, 3 Uhr.
Das wäre eine rückwärtslaufende (negative) Zeit; Excel weigert sich, so etwas darzustellen.
Die rote Klammer prüft, ob die Anfangszeit größer ist als die Endzeit. Wenn ja, wird WAHR als Ergebnis ausgegeben, wenn nicht, wird FALSCH als Ergebnis ausgegeben.
WAHR und FALSCH sind aber auch nur Zahlenwerte; es gilt WAHR = 1 und FALSCH = 0.
In diesem Beispiel (21:00 bis 3:00) ergibt also die Klammer den Wert 1. D. h. zum Arbeitsende wird 1 (=1 Tag) hinzuaddiert. Damit hat Excel dann folgende Ausgangswerte:
Arbeitsbeginn 0. Januar 1900, 21 Uhr.
Arbeitsende 1. Januar 1900, 3 Uhr.
Damit kann man dann wieder rechnen, und man bekommt 6 Stunden minus Pause = 5:15 Stunden.
Ohne Mitternacht ergibt die Klammer Null, d. h. das Ergebnis wird das gleiche wie ohne Klammer.

 

Alles klar. Danke für die fabelhafte Erklärung. Eines beschäftigt mich noch, da ich auch eine Spalte für die Zusammenfassung aller Stunden in der Woche haben möchte. Das Format allerdings lautet ja so 06:15 , heisst beispielsweise, dass man 6 Stunden und 15 mInuten gearbeitet hat. Nun möchte ich aber das ganze auch als Ganzzahl (beispielsweise in einer anderen Spalte) haben, damit ich das pro Woche summieren kann um dann festzustellen, wieviele Minus oder Plus Stunden ich in der Woche mache.

 

Hallo Rumak -

Warum Ganzzahl zum Addieren? Man kann auch Uhrzeiten ganz normal addieren; mußt nur drauf achten, daß das Ergebnis mit
[h]:mm
formatiert wird (also das h in eckigen Klammern), damit auch mehr als 24 Stunden angezeigt werden.

Wenn Du aber trotzdem mit getrennten Stunden / Minuten rechnen möchtest - siehe Beispielmappe.

 

Also genau das klappt eben nicht. Hab das mal als Grafik angehängt. Anstatt 15 Stunden und 19 Minuten werden 12 Stunden und 19 Minuten angezeigt.

 

Hallo Rumak -

Das Format [h]:mm funktioniert bei mir einwandfrei. Die Excel-Hilfe schlägt das auch so vor. Könntest Du die Mappe (oder ein anderes Beispiel) einmal hochladen? Leider sind die zu addierenden Zellen in Deinem Screenshot durch das Formatfenster abgedeckt.
Irgendeinen Grund muß der Fehler ja haben.

 

Hallo!

Ich denke, das liegt an der 3/4-Stunde, die jeweils abgezogen wird!
Vielleicht sollte man (auch aus ästhetischen Gründen) eine WENN-Funktion um die Formeln in Spalte F spannen:

=WENN(ANZAHL(D2:E2)<2;"";E2+(D2>E2)-D2-45/60/24)

 

@ Schatzi:
Wieso sollte es mit den 3/4 Stunden zu tun haben? Ich denke, Rumak möchte "pausenreduzierte" Zeiten addieren? Siehe die Formel im Screenshot.

Und wozu die Wenn-Klammer? Bitte um Aufklärung :-?

Edit: Hab's verstanden; Du meinst gar nicht die Additionsformel, sondern die einzelnen Zeitberechnungen. Ja, das könnte es sein!

 

Genau!

Die Gartenzäune (#####) repräsentieren jeweils eine negative 3/4-Stunde.
Die Formel "SUMME(F5:F10)" addiert also "7:09", "8:10" und vier Gartenzäune.
Und das ergibt (völlig korrekt) "12:19".

Daher die WENN-Formel, die Pausen erst dann berücksichtigt, wenn auch real gearbeitet wurde.

 

ok....das wars wirklich. Trage ich auch die restlichen Werte unter F7,8,9 und 10 ein, dann wird die Summe aller Stunden auch korrekt angezeigt. Somit habe ich das erriecht was ich wollte. Vielen Dank für die professionelle Hilfe!

 

Jetzt würde mir da noch was einfallen, was ich alleine nicht so richtig hinkriege...
Ich würde mir noch zum Ende der Woche gerne meine Überstunden anzeigen lassen, die ich gemacht habe. De facto möchte ich es so hinkriegen, dass ein Eintrag unter H9 erscheint, der mir im unteren Beispiel also 3:10 Stunden anzeigen würde. Weiss hierzu Jemand noch Rat?

 

Welches untere Beispiel? Bitte Datei hochladen.

 

Oh...das ist natürlich dumm ohne Bild :roll:

Nur solltens nun im Beispiel nicht 3:10 sein, wie oben von mir geschrieben, sondern 1:59
Es wären in dem Fall natürlich Minusstunden.