Office: Zell Bearbeitungen markieren und Index fortschreiben

Hallo Forum,

ich möchte gerne dem Team folgende Bearbeitungshilfen in Tabellen ermöglichen. Der Nutzer bekommte eine komplexe Tabelle (zZt 393.675 Zellen gefüllt mit Daten in 7365 Zeilen) mit beliebigen Inhalten Formelen und DropMenues zur Bearbeitung. Zunächst soll der Nutzer aktiv einen Bearbeitungsmodus einschalten, ansonsten erhält er nur die Leserechte an der Tabelle. Um seine Bearbeitung zu dokumentieren und die spätere Weiterbearbeitung durch dritte zu erleichtern sollen die durch den angemeldeten Nutzer inhaltlich veränderten Zellen farbig markiert werden und in einem definierten Feld das Tagesdatum eintragen und fixiern. Die Tabelle ist als eine einfache Datenbankstruktur aufgebaut mit Index und Feldbezeichner als Spaltenüberschrift.

Ich verwende Excel 2010UK Version, im Projekt ist aber 2003 Kompatibiltätsmodus vorgegeben. Den meisten steht XL2010 zur Verfügung. Diverse Funktionen habe ich bereits per Makros implementiert, z.B. das automatisierte einfügen von Zeilen und vergeben des exklusiven Index. Ich bin selbst in VBA ungeübt und Verfüge über Basic-Grundkenntnise. Einen VBA Code einbauen und anpassen sowie Anlegen von Aufruf-Buttons kann ich also vornehmen.

Ich habe hier im Forum schon einige exCellente Programmierungen gesehen, so dass ich die Hoffnung habe dass dies Funktionalität sicher für einige keine große Hürde darstellt.
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Vielen Dank im Voraus und Grüße aus FM
Bernd

 

Hi Bernd,

sicher ist es möglich, beim Öffnen eine Passwortfrage einzubauen, aber dazu muss der Benutzer die Makros auch aktivieren - falls nicht, ist alles für die Katz. Auch müsste das PW im Code gespeichert werden und wenn das VBA-Projekt nicht mit einem (anderen) PW gschützt ist, kann sich jeder das PW für die Arbeitsmappe bzw. den Blattschutz im VBA-Editor heraussuchen. Selbst wenn das VBA-Projekt mit PW geschützt ist, gibt es im Internet an jeder Ecke kostenlose Knackprogramme, so dass das PW ausgehebelt werden kann. Diese grundlegenden Dinge musst du beachten, wenn du etwas mit VBA machen und den Code schützen willst - in Excel gibt es keine sicheren Schutz!
Eventuell wäre sonst ein benutzerdefinierter Blattschutz denkbar, wo einzelne Benutzer nur bestimmte Bereiche bearbeiten dürfen - in Excel ab 2007 zu finden im Register: Überprüfen -> Bfehlsgruppe: Änderungen -> Schalter: Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten.

Was die farbliche Formatierung von bearbeiteten Zellen angeht, so ließe sich das vlt. mit dem Worksheet_Change-Ereignis lösen, aber da stellt sich die Frage bzw. eröffnet sich folgendes Problem:

- soll jeder Benutzer eine andere Farbe zugewiesen bekommen? Wenn ja, könnten Zellen zuerst durch den einen Bearbeiter mit der einen und später durch den nächsten mit einer andern Farbe formatiert worden sein - das kann man nicht dokumentieren, denn immer die letzte Änderung bleibt ja bestehen.

Das ist mal so auf die Schnelle, was mir dazu einfällt - sicher gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Probleme, die aber zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch gar nicht absehbar sind.

Bis später,
Karin

 

Hi Karin,

danke für die Informationen. Die Sicherheit steht bei diesem Projekt nicht so sehr im Vordergrund. Vielmehr soll es die Nutzer unterstützen die Arbeit besser zu dokumentieren und der nächsten Instanz verdeutlichen das etwas an den Zellen verändert wurde die wärend der Bearbeitung eine temporäre Farbmarkierung bekommen haben.

Ergänzend werden z.Zt. Revisons Informationen in 3 Spalten eingetragen, Name, Datum und 3 stellige Rev.Nr. der Änderungtyp (Überarbeitet, Neu, Gelöscht). Damit der Bearbeiter nicht die Eintragung der Revision händisch vornehmen muss wäre es optimal wenn das per Makro erfolgen könnte.

Der Nutzer soll eine Farbe auswählen können. Max 4 Farben sollten es sein (Helle Markierung mit Highligter, Gelb, Orange, Magenta und Grün). Die Einträge in die Revisonsspalte sollen automatisiert endweder parallel oder nach Abschluß der Sitzung hochgezählt werden.

Ich habe mal ein Muster aus einer Original Datenbank gezogen. In dieser sind 11000 Datensätze endhalten. Parallel sind an den Daten 6-8 Sachbearbeiter aktiv. Die Datensätze sind Firmen bzw. deren Sachbearbeitern zugewiesen und werden nach Bearbeitung konsolidiert, sodass jeder an einer eigenen Tabelle arbeiten kann und Überschneidungen vermieden sind.

Ich habe eine Muster Userform angelegt die darstellt wie das ganze aussehen könnte und in der Tabelle Erläuterungen vorgenommen.

Gut wäre, wenn beim Speichern unter gleich der Dateiname generiert werden würde.

Etwa So: Dateiname_Index_nnn, wobei [Dateiname_Index_] der linke Teil mit N Zeichen ist und [nnn] der Index ist. Index ist wahlweise ein Zähler, ein Datum 6 Stellig Rückwärts oder ein Buchstabe ist.

Nach dem ich das ganze mal so zusammengeschrieben habe glaube ich das dies wieder ein "Großprojekt" ist. Ich bin ab heute Abend nicht mehr online, würde das Projekt aber gern angehen. Da diese Art der Datenbearbeitung in Exceltabellen ständig bei vorkommt könnte das auch fürs Forum eine schöne Sache sein.

LG
Bernd

Den Anhang Muster_Bearbeitungsmarkierung_BRA.xlsm betrachten

 

Hi Bernd,

sorry, aber ich habe bereits eine Auftragspogrammierung kostenlos für dich durchgeführt http://www.office-hilfe.com/support...r-füllen-und-weiter-bearbeiten-(VBA-Projekt-) - irgendwo ist da dann auch mal eine Grenze erreicht. Ich bin gerne bereit, zielgerichtete Einzelfragen deinerseits zu beantworten, aber nicht noch einmal alles komplett zu programmieren wie in dem verlinkten Thread.

Bis später,
Karin

 

Hallo Bernd,

kopiert man folgendes Makro ins Codemodul des betreffenden Arbeitsblattes (Rechtsklick auf Tabulator des Blattes, Befehl 'Code anzeigen'), so wird dadurch eine Protokollierung der Bearbeiter mit Zeitstempel mittels Zellkommentaren durchgeführt. Allerdings weiß ich nicht, ob das ganze bereits ab Excel2003 funktioniert (ich kann das nicht mehr testen), ferner ist mir nicht bekannt der Zeitaufwand bei vielen bearbeiteten Zellen, ferner der benötigte Speicher bei sehr vielen Kommentaren.

Code:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
  '
  Dim Rg As Range, S As String
  '
  On Error GoTo Err_Ws_Change
  Application.EnableEvents = False
  '
  For Each Rg In Target.Cells
'    Falls in Rg bisher kein Kommentar enthalten war --> Fehlersprung nach "Err_Ws_Change"
     S$ = Rg.Comment.Text
     Rg.Comment.Delete
Nxt_Ws_Change:
'    Füge Kommentar hinzu (Benutzer + Zeitstempel):
     Rg.AddComment S$ & Application.UserName & Format(Now(), " DD.MM.YYYY HH:mm:ss") & vbCrLf
     With Rg.Comment.Shape
        'Vergrößere Kommentarrechteck-Fenster:
        .Width = .Width + 100
        .Height = .Height + 50
     End With
  Next Rg
  '
  Application.EnableEvents = True
  Exit Sub
  '
Err_Ws_Change:
  Resume Nxt_Ws_Change
  '
End Sub

 

Hi Karin,

ist kein Problem.

Wie ja kommuniziert war unser Projekt ein unbezahltes Privat Vergnügen. Ich habe vorhergefragt ob so etwas geht und wie.
Wie könnte ich Dich den vergüten, wenn ich ein komplettes Werk von Dir haben wollte? Ich bin jetzt erstmal weg und melde mich nächste Woche mal.

LG
Bernd

 

Hallo Anton,

Danke für diesen Tip. Ich bin zwischenzeit wegen eines Trauerfalls abwesend gewesen, deswegen habe ich deine Antwort erst jetzt gelesen.

Das ist im Prinzip schon ganz gut zu gebrauchen, ersetzt aber noch nicht die Funktion wie ich sie mir vorgestellt habe. Die Zellmarkierungen währen der Bearbeitung sollen in erster Linie dazu dienen einem Bearbeiter zu selektierbar zu kennzeichnen das ein Vorgänger etwas im ExcelDokument verändert hat. Es sind im Augenblick realtiv große Dateien 300.000 Zellen welche nur partiell bearbeitet werden müssen. Diese Dateien habe ich schon von unnötigen Formeln befreit und der Sachbearbeiter muß sich jetzt durch 7000 Datensätze ackern und diverse Eintragungen vornehmen.
Man könnte das Modul vielleicht etwas erweitern, dann wäre es schon zu verwenden. Etwa so: Während einer neuen Arbeitssitzung wird ein Bearbeitungsstatus geöffnet. In eine Zelle bsw. A1 wird der Arbeitskommentar geschrieben. Bearbeitet der Sachbearbeiter nun die Zelle, wird der Kommentar mit Zeitstempel & Inhalt Zelle A1 wie dargestellt geschreiben und die Zellfarbe auf bsp. Gelb gesetzt. Bislang wir dieser Vorgang manuell vorgenommen.

Gruß Bend

 

Hallo Anton,

hab das Verfahren mit dem Macro erprobt. Grundsätzlich ist das so schon mal zu gebrauchen. Je länger ich darüber nachdenke desto mehr freunde ich mich mit der Verwendung des Kommentar als Notizfeld für die laufende Bearbeitung an. Optimal wäre wenn dieses Makro per Toogle Button Ein/Ausschaltbar wäre und ich dem Kommentar vor Verwendung einen, für die laufende Bearbeitung zu verwendenden, Bemerkungstext vorgeben könnte. Schalte ich den Button wieder aus wird das Makro nicht ausgeführt.

Um das Macro zu individualiseren habe ich eine Zelbereich reserviert den ich dann als Eintrag verwende. Mir fehlt nur noch ein Tipp wie ich den Radio Button dazu nutzen kann um das ganze ein/aus zuschalten. An dem Makro zur Übernahme schreiben ich noch.

Das Macro wird im Kompatibiltätsmodus .XLS erzeugt und ab Excel 2003 verwendet.

Lieben Gruß
Bernd

Den Anhang Musterdokument Zellnotizen automatisch schreiben_A.xls betrachten


Windows XP, 7
Office 2007+2010

 

Hallo Bernd,

das einzubauen in mein vorheriges Makro, das dürfte doch nicht so schwierig sein.

Ich habe das Makro etwas modifiziert, sodass es:
1) überprüft, ob in Zelle B1 des Arbeitsblattes etwas enthalten ist:
1a) falls ja, werden weiterhin Kommentare bzw. Kommentarzeilen erzeugt;
1b) Ist sie leer, wird das Makro sofort verlassen, sodass keine neuen Komentarzeilen erzeugt werden.
2) Falls Punkt 1a) zutrifft, wird der Text aus Zelle C1 als zusätzlicher Kommentartext mit ausgegeben in der Kommentarzeile.
3) Die beiden Zellen B1 und C1 kannst Du an einen anderen Platz verschieben: Du musst nur die betreffenden Range-Adressen abändern.

Code:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
  '
  Dim Rg As Range, S$
  Dim KommZeile As String, KommZusatzText As String
  '
  'Falls Zelle B1 leer ist, verlasse diese SUB --> keine Kommentar(zeilen)erzeugung
  If IsEmpty(Range("B1")) Then Exit Sub
  '
  'Der Text aus Zelle C1 wird zusätzlich
  'im Anschluss an den Benutzer und den Zeitstempel in die Kommentarzeile geschrieben:
  KommZusatzText$ = Range("C1").Value
  KommZeile$ = Format(Now(), "DD.MM.YYYY HH:mm:ss ") & Application.UserName & ": " & KommZusatzText$ & vbCrLf
  '
  On Error GoTo Err_Ws_Change
  Application.EnableEvents = False
  '
  For Each Rg In Target.Cells
'    Falls in Rg bisher kein Kommentar enthalten war --> Fehlersprung nach "Err_Ws_Change"
     S$ = Rg.Comment.Text
     Rg.Comment.Delete
Nxt_Ws_Change:
'    Füge Kommentar hinzu (Zeitstempel + Benutzer + Zusatztext aus C1):
     Rg.AddComment S$ & KommZeile$
     With Rg.Comment.Shape
        'Vergrößere Kommentarrechteck-Fenster:
        .Width = .Width + 100
        .Height = .Height + 50
     End With
  Next Rg
  '
  Application.EnableEvents = True
  Exit Sub
  '
Err_Ws_Change:
  Resume Nxt_Ws_Change
  '
End Sub