Office: Zellinhalte abgleichen und Daten übernehmen

Hallo Forum,

ich habe folgendes Problem und hoffe auf Hilfe... wahrscheinlich ist es eine härtere Nuss.

Wir nutzen bei uns ein Programm (Magellan) zur Schulverwaltung. Hieraus kann ich Excel-Dateien exportieren.
Wir nutzen ein zweites Programm (Korn2) zur Notenverwaltung. Dort kann ich csv importieren.
Ich möchte Daten von Magellan nach Korn2 portieren.

Ich bin im Moment so weit:
Ich kann per Makro die Excel, die mit Magellan erstellt wurde in eine Datei einlesen. Diese werden im Datenblatt "magellan" abgelegt.
Ich kann ein Datenblatt als csv aus dieser Excel exportieren. Dieses Datenblatt heißt "korn"
Die "Kopfzeile" der zu exportierenden csv hat andere Beschriftungen, als die eingelesene Excel. Daher übernehme ich die Werte aus den Zellen im Datenblatt "magellan" in das Datenblatt "korn" ab der 2. Zeile. Hierbei werden auch einige Werte geändert. Zum Beispiel das Geschlecht, das einmal als männlich/weiblich abgelegt wird, aber nur ein m oder w für Korn benötigt wird.
Soweit alles kein Problem.

Jetzt zum Problem:
In Korn verschieben sich die Spalten permanent während der täglichen Arbeit. Eine fest Ansicht kann nicht definiert werden. Verschiebt also jemand die Spalten bei der Arbeit, sind beim Export die Daten in der völlig falschen Spalte, wenn sie für den csv-Export übernommen werden.

Gibt es eine Möglichkeit, dass Excel überprüft, wo die Werte eine Spalte hingeschrieben werden müssen?

Ich versuche es mal an einem Beispiel konkret zu machen.
Exportiere ich heute, sieht der Export so aus:

[table="width: 500, class: grid"]
[tr]
[td]A: Vorname[/td]
[td]B: Nachname[/td]
[td]C: Geschlecht[/td]
[/tr]
[tr]
[td]Max[/td]
[td]Mustermann[/td]
[td]m[/td]
[/tr]
[/table]

Da ich nun in Zelle A2 des Datenblattes den Wert "=Import_magellan!A2" übernehme, passt das wunderbar.

Exportiere ich nun morgen, so hat garantiert jemand Spalten verschoben:

[table="width: 500, class: grid"]
[tr]
[td]A: Geschlecht[/td]
[td]B: Nachname[/td]
[td]C: Vorname[/td]
[/tr]
[tr]
[td]m[/td]
[td]Mustermann[/td]
[td]Max[/td]
[/tr]
[/table]

Per "=Import_magellan!A2" heißt nun der arme Max nicht mehr Max, sondern m.

Ist es irgendwie möglich, dass Excel nun schaut, wo im Datenblatt die Spalte für den Vornamen ist und die Werte dort schreibt. Diese Überprüfung muss natürlich dann für alle relevanten Spalten erfolgen.

Ich hoffe, ich konnte mein Problem einigermaßen darstellen und jemand hat den Stein der Weisen. Ich bin für jede Hilfe dankbar!


Gruß
Steffen

 

Hallo Steffen,

darf ich kurz rekapitulieren: Du hast eine Excel-Arbeitsmappendatei mit 2 Arbeitsblättern:

1) Ins Arbeitsblatt "Magellan" (bzw. "Import_Megellan") übernimmst du die Exportdaten des Programms "Magellan".

2) Im Arbeitsblatt "Korn" hast du Daten, die gegenüber dem Arbeitsblatt "Magellan" modifiziert sind: es kann ihr Inhalt geändert sein (siehe Geschlecht) oder aber es kann die Anordnung der Spalten ständiger Änderung unterworfen sein. Zum Export dieser Daten in die CSV-Exportdatei Richtung Programm "Korn2" benötigst du jedoch eine bestimmte Reihenfolge der Spalten, die durch die Spaltenanordnung im Arbeitsblatt "Korn" nicht gewährleistet ist/wird.

3) Es gibt jetzt 2 Möglichkeiten: Entweder bringst du die Spaltenanordnung im Arbeitsblatt "Korn" in die Reihenfolge, die für den Export benötigt wird, oder aber du legst ein weiteres Arbeitsblatt (zB. namens "Export_Korn2") an, in dem die Spaltenreihenfolge stets fest vorgegeben ist (Spalte A: Vorname; Spalte B: Nachname; Spalte C: Geschlecht; ...).
3a) In diesem Arbeitsblatt dürfte also garantiert kein Kollege Umreihungen der Spalten vornehmen.
3b) Die Spaltenköpfe im Arbeitsblatt "Korn" und "Export_Korn2" (also vermutlich die Inhalte der Zeile 1 der beiden Blätter) müssen übereinstimmen: d.h. die Spalte "Nachname" muss in beiden Arbeitsblättern "Nachname" heißen (im Spaltenkopf) und nicht zB. "Familienname" in einem der Blätter - nicht übereinstimmen muss ihre Reihenfolge.
3c) Unter diesen beiden Voraussetzungen kann man mit Hilfe der WVERWEIS()-Funktion im Arbeitsblatt "Export_Korn2" die Spaltenreihenfolge in Ordnung bringen:
[table="width: 500, class: grid"]
[tr]
[td]Vorname[/td]
[td]Nachname[/td]
[td]Geschlecht[/td]
[/tr]
[tr]
[td]Max[/td]
[td]Mustermann[/td]
[td]m[/td]
[/tr]
[tr]
[td]Berta[/td]
[td]Alphafrau[/td]
[td]w[/td]
[/tr]
[/table]
oder die dahinter liegenden Formeln:
[table="width: 1000, class: grid"]
[tr]
[td]Vorname[/td]
[td]Nachname[/td]
[td]Geschlecht[/td]
[/tr]
[tr]
[td]=WVERWEIS(A$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[td]=WVERWEIS(B$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[td]=WVERWEIS(C$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[/tr]
[tr]
[td]=WVERWEIS(A$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[td]=WVERWEIS(B$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[td]=WVERWEIS(C$1;Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)[/td]
[/tr]
[/table]

 

Hallo Anton,

erstmal vielen Dank für Deine Antwort und Deine Mühe, Dich durch meinen Beitrag zu hangeln!
Ich glaube, dass wir uns in einem kleinen, aber entscheidenden Punkt missverstanden haben. Ich versuche es mal zu erklären:

Du schreibst

Es ist etwas anders. An der Excelmappe fummelt niemand rum außer mir. Wo sich die Spalten ändern, ist in der Datei, die importiert wird aus Magellan, da in Magellan selbst die Spalten immer verschoben werden und Magellan leider keine definierte Reihenfolge exportiert, sondern immer die Reihenfolge des aktuellen Spaltenlayouts.

Nichtsdestotrotz ist für mich der Befehl "WVERWEIS" komplett neuund ich weiß nicht genau, was der macht. Vielleicht köst er das Problem ja trotzdem?!

Konnte ich das Missverständnis ausräumen? ...und ist Deine Lösung dann trotzdem eine für mein Problem?


Viele Grüße
Steffen

 

Hallo Steffen,

d.h. also
1) dein Import-Arbeitsblatt "Magellan" bzw. "Import_Magellan" besitzt eine dynamische Spaltenanordnung, die in eine fixe Anordnung übergeleitet werden muss
2) darüber hinaus willst du Spalteninhalte ändern (z.B. Spalte Geschlecht).

Es gibt jetzt wieder 2 Möglichkeiten:
1) Entweder hast du 3 Arbeitsblätter (Arbeitsblatt "Magellan", "Korn", "Export_Korn2") und befüllst sie, so wie ich es im vorigen Posting geschildert habe.
2) Oder aber du machst die inhaltlichen Spaltenänderungen bereits im Importarbeitsblatt "Magellan" (zB. Spalte Geschlecht) und wendest die von mir angeführten Formeln bereits im Arbeitsblatt "Korn" an, sodass du dir das Arbeitsblatt "Export_Korn2" ersparst.

Die Funktion "WVERWEIS(Kriterium; Bereich; ZeilenNr; Modus)" macht im Prinzip das Gleiche wie die Funktion "SVERWEIS(Kriterium; Bereich; SpaltenNr; Modus)", nur sucht "WVERWEIS" in der 1. Zeile von "Bereich" nach dem "Kriterium", wobei derjenige Wert aus der Fundspalte zurückgegeben wird, der in der "ZeilenNr". Zeile darunter liegt.
"Ich weiß nicht genau, was der macht": Zentraler Bestandteil von Excel ist die Excel-Hilfe-Funktion, die unbedingt bei der Installation mit zu installieren ist, nur meinen manche, dass darauf verzichtet werden kann. Sobald man eine Formel in der Formeleditierzeile eingibt (eingegeben hat), kann man den Cursor auf den Funktionsnamen in dieser Zeile stellen und dann auf das "fx"-Symbol links neben der Formeleditierzeile klicken. Dadurch wird das Dialogfenster für die Funktionsargumente zu dieser Funktion angezeigt, in dessen linken unteren Ecke der Link "Hilfe für diese Funktion" angeklickt werden kann.

 

Hallo Anton,

danke nochmals für Deine Hilfe!
Da in der Tat das von Dir geschilderte Problem besteht, dass die 1. Zeile teilweise unterschiedlich lautet (Beispiel: Nachname --> Famlienname), wird das mit dem WVERWEIS wohl nicht klappen. Es ist also wohl diejenige Handarbeit angesagt, die ich - da wir hier von ca. 25-30 Spalten sprechen - leider nicht unerheblich ist.

Eine Möglichkeit sehe ich noch in VB. Da werde ich mich mal dran versuchen.


Vielen Dank
Steffen

 

...nochmal hallo.

Ist ja Quatsch! Ich kann WVERWEIS ja wie folgt anpassen:
In die Spalte für "Familienname" kommt
=WVERWEIS("Nachname";Korn!$A:$C;ZEILE();FALSCH)

Damit ist das Problem ja gelöst!
PERFEKT!

Nachmal vielen Dank!