Office: (Office 2010) Serienbriefe einzeln speichern

Hallo, wollt mal fragen ob es möglich ist, meine Serienbriefe einzeln zu speichern,
nicht als PDF, sondern schon als Word Dokument, wobei der Dateiname aus einem
Festen Namen + eine aus der Excel Tabelle stammenden Zahl, geht das? Danke.

:)

 

Hi,

klar geht das.
Aber warum? Einen Serienbrief kann man jederzeit erneut erstellen.
Ist reine Platzverschwendung, aber Festplatten sind ja mittlerweile recht billig.


Zur Dokumentation speichert man die Empfängerliste und das Hauptdokument.

Von Quittungen und späteren Änderungen war oben aber nicht die Rede!
Vollständige Informationen sind schon notwendig!

 

weil wir die Daten/Quittungen die ich damit erstellen möchte/muss nicht nur ausdrucken,
sondern auch abspeichern müssen, aber eben nicht als pdf, sondern was docx, da ich die
ggf, nochmal ändern muss.

so wie geht das denn nun?

 

Hallo Alice,

versuch mal das:
Code:

 

ui, da muss ich erstmal hinter steigen ^^ danke.

25min. später...

also das was ich bis jetzt versucht habe, hat leider nicht geklappt, er wollte nicht mal den druck starten?

ich will ja schon, wenn ich zB 500 Einträge in der Excel Liste habe dann 480 bis zum letzten alles drucken
aber eben auch speichern... wie starte ich die Speicherung mit deinem Makro?

 

Hallo Alice,

"er wollte nicht mal den druck starten?"

Das hattest du ja auch nicht bestellt. Du wolltest einzelne Dokumente speichern. Wenn du gleichzeitig auch noch den Druck auslösen willst, musst du hier noch eine entsprechende Zeile einfügen:
Code:

Ich wäre da aber bei 500 auf einen Schlag erzeugten Dokumenten etwas skeptisch, ob da der Drucker mitkommt. Probiers lieber erst mal anhand weniger Datensätze.

Vorgehen:

• Dein Dokument muss bereits mit der Datenquelle verbunden sein
• Öffne mit ALT-F11 den VA-Editor.
• Such links den Namen deines Seriendruck-Hauptdokuments
• Kopiere das Makro ins Modul ThisDocument dieses Dokuments. Damit es dort drin bleibt, musst du das Dokument als docm oder dotm speichern (Dokument mit Makro bzw. Dokumentvorlage mit Makro).
• Rufe das Makro dann über Entwicklertools > Makros auf oder starte es direkt aus dem VBA-Editor.

 

500 ist ja die Gesamtzahl im Jahr oder so, dann fängt es wieder von Vorne an.
Gedruckt werden so meist 10-25 oder so... die Ziffer der Quittung gebe ich ja
dann im Word Dokument bei den Serienbriefen an, mit welcher er beginnen soll,
beim speichern, soll er da gleiche tun, also speicher/drucken von 481-499 zB

 

das mit dem Starten aus dem VBA-Editor, kann ich dann ja bestimmt für meine Kollegen mit einem Start Button (ohne diesen mit zu drucken), auf die Seite legen, oder?!

das drucken habe ich nicht bestellt ^^ wo geht denn eigentlich die Rechnung für meine Bestellung hin? *biggrin.gif*
und einzeln meine ich ja nicht einzeln auswählen, sondern den Bereich 481-499 zB in einzelne Deteien... ich probiere es weiter aus.

 

Hallo Alice,

"wo geht denn eigentlich die Rechnung für meine Bestellung hin?"
Du solltest nicht allzugroße Hoffnungen in die Eindringtiefe deiner Tippgeber in deine privaten Gedankengänge setzen. Du hättest ja auch die gespeicherten Dokumente zu einem anderen Zeitpunkt aus dem Ordner heraus in einem Aufwasch drucken lassen können. Insofern wäre es gut, wenn du den letzten Tipp deines Erst-Antworters beherzigen würdest.

Auch dass du aus den Datensätzen nur eine Auswahl drucken möchtest, könnte eine wichtige Information sein. Falls du ein Filterkriterium anwendest, sollte das Makro so funktionieren, wie es ist. Falls du über Dokumente drucken > Datensatzauswahl (von- bis) gehst, könnte es sein, dass dies das Makro ignoriert (hab ich nicht getestet). Dann müsste man das Makro noch modifizieren. Da warte ich aber erst mal deine Testergebnisse ab.

Das Makro würde ich an deiner Stelle über eine Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste starten. Vorgehenweise wie bebildert.

 

ok danke dir.

 

Hallo Leute,

ich bin gestern auf das Macro in diesem Thread gestoßen. Es ist wirklich sehr nützlich. Allerdings bin ich auf zwei Schwierigkeiten gestoßen:

Zum einen scheint es zumindest bei meiner Anwendung unter unter Office 2016 mit einer Excel-Tabelle als Datenquelle in einer Endlos-Schleife zu fangen. Anstatt bei der ersten leeren Zeile der Tabelle aufzuhören, wird wieder und wieder ein Dokument mit leeren Serienbrieffeldern erstellt. Mag auch sein, dass es die ganze Excel-Tabelle durchiteriert. Word zumindest erkennt eine leere Zeile als Ende der Liste. Daher bin ich davon ausgegangen, dass wdLastDataSourceRecord von Word korrekt übergeben wird. Möglicherweise geht das auch im Kernbereich des Macros, also in der Schleife 'For i To anzahl', irgendwie unter. Lässt sich das irgendwie verhindern? Oder lag der Fehler vielleicht an meiner Anwendung?

Zum anderen würde ich das Macro gerne in meiner Normal.dot speichern, weil ich es in verschiedenen Vorlagen aufrufen möchte. Welchen Wert muss ich den der Variable "Pfad" zuweisen, damit die Dateien nicht im Verzeichnis der Normal.dot abgelegt werden?

Vielen Dank für eure Hilfe!
Viele Grüße

modness

 

Hallo modness,

ich würde da zuerst auf ein Problem mit der Datenquelle tippen. Deren Zeilen erscheinen oft leer, obwohl sie es gar nicht sind.

Versuch mal das:
Sämtliche Zeilen unterhalb des letzten Datensatzes markieren und dann Zeilen löschen (nicht einfach: Löschen).

Falls du auch ominöse Spaltenbezeichnungen kriegst, mach dasselbe mit den Spalten ab der letzten. Speichere die Mappe und verknüpfe sie neu mit dem Serienbrief.

Als Pfad kannst du jede Angabe nehmen, die einen gültigen Pfad ergibt, z.B.

"C:\meineBriefe\"

In Anführungszeichen setzen und den letzten Backslash nicht vergessen.

 

Danke, werd ich probieren!

Hm, da habe ich mich wohl missverständlich ausgedrückt. Ich wollte das eigentlich an das neue Dokument vererben, d. h. die Dateien sollen standardmäßig im Verzeichnis der Vorlage abgelegt werden, von der aus das Macro aufgerufen wird.

 

Hallo modness,

ich verstehs immer noch nicht: Die Dateien sollen "im Verzeichnis der Vorlage abgelegt werden, von der aus das Macro aufgerufen wird"
Du hast also eine Vorlage (dein Seriendruck-Hauptdokument, nehm ich an?), "von der aus" (also von einem Makro im Hauptdokument?) "das Makro" (also das in der normal.dotm?) aufgerufen wird? Sehr vertrickst.

Oder es bedeutet: Du hast nur 1 Makro in der normal.dotm, welches als erstes dein Hauptdokument aufruft. Dazu musst du du dessen Pfad (hart codiert) definieren, den du dann auch zum Speichern verwenden kannst.

 

Hallo Gerhard.

Erst einmal vielen Dank, dass Du hier immer noch aktiv bist und Anwendern hilfst.

Da ich ebenfalls sehr oft verschiedene Serienbriefe erstellen muss, wäre dieses Makro mir eine große Hilfe.

Ich habe es testweise so wie im Original übernommen und abgespeichert. Starte ich das Makro passiert allerdings folgendes:

Es wird auf dem Bildschirm der erste ausgewählte Datensatz angezeigt, danach der letzte, danach wieder der erste und es kommt folgende Fehlermeldung:

"Laufzeitfehler '5631' / Word konnte das Hauptdokument nicht mit der Datenquelle verbinden, da entweder die Datensätze leer waren oder kein Datensatz den Abfrageoptionen entsprach".

Die Datenquelle ist in dem Fall eine Exceldatei, die über ein Netzlaufwerk (via WebDAV) eingebunden wird. Es enthält ~2500 Datensätze und ich habe hier die letzten 4 ausgewählt.

klicke ich auf debuggen hängt er bei ".Execute"

Code:

'macht dem Seriendruck vor, dass es bei jedem Durchgang nur 1 Datensatz gibt
.DataSource.FirstRecord = i
.DataSource.LastRecord = i
.Execute

Verwendet wird Word 2016, wenn dies eine Rolle spiele. Hast Du eine Idee, woran dies liegen könnte?

Kleine Zusatzfrage: Möchte ich eine Datei im ODT Format abspeichern, kann ich dann statt ExportFormat:=wdExportFormatPDF ExportFormat:=wdExportFormatODT schreiben?

Vielen Dank für Deine Zeit,
Mirko