Office: Literaturdatenbank (Daten auswählen)

Hallo
Ich habe in MSAccess 365 eine Literaturdatenbank mit Informatioinen zu Artikeln und Büchern. Ich habe in der Tabelle ein ja/nein Feld mit Namen 'Bezug'. Die Tabelle stammt noch aus altem mdb-Zeiten und ist als Link in die neue Datenbank (365-Format) eingebunden.
Die jeweiligen Autoren (Beispiel 'Heiner') (also Datensätze) beziehen sich auf andere Autoren mit deren Artikeln (Beispiel: Müller (1989) und Emil (1991)) - in anderen Datensätzen der tabelle gespeichert. Auch deren Daten sind also in der zugrundlegenden Tabelle der Literaturdatenbank gespeichert.
Ich rufe in einem Formular (Einzelansicht) einen gespeicherten Darensatz auf, ergänze ihn vielleicht oder lege ihn neu an. Ich möchte nun eine Auswahl treffen können, sodaß diese Auswahl ('Heiner' bezieht sich auf Müller (1989) und Emil (1991) in dem Datensatz von Heiner' gespeichert wird. Wie gehe ich vor; Dank für Eure/Ihre Hilfe. Manfred

 

Hallo Manfred,

Deinen Ausführungen zu folgen ist nicht gerade einfach.
Das Ja/Nein-Feld „Bezug” hat nichts mit Deiner eigentlichen Frage zu tun, richtig?

Kann Dein „Heiner” eine unendlich große Anzahl von „Emils und Müllers” im Datensatz haben oder ist die Anzahl fest begrenzt?
So wie ich das verstehe, solltest Du mal nach 1:n-Tabelle (Ein Heiner kann viele Emil/Müllers haben, die Emil/Müllers können nur einem Heiner zugeordnet werden) oder nach m:n-Tabelle (Ein Heiner kann viele Emil/Müllers haben, die Emil/Müllers können vielen Heiners zugeordnet werden) suchen.

Gruß
Doming

 

Hallo Manfred, stelle bitte mal ein Bild des Beziehungsfensters deiner Datenbank hier ein. Vielleicht kann man Dein Ansinnen dann besser nachvollziehen.

 

Hallo an Alle,
Dank für die Reaktionen.
die Einträge werden in ein und der selben Tabelle eingetragen und gespeichert. Es sind alles Aufsätze, Bücher etc mit Angaben der Autoren, Titel, Angaben und Schlüsselwörtern. Auf wievielen Artikeln, Bchern etc. ein Aufsatz Bezug nimmt ist sehr unterschiedlich, gespeichert werden sollten nur wichtige (bspw. wenn ein aktueller Philosoph sich auf Platon bezieht. Platons Schriften und der Aufsatz des aktuellen Philosophen sind in der gleichen Tabelle mit identischer Struktur gespeichert.) Das ist genau mein Problem.
Ich habe es mit zwei Unterformularen (Abfragen ) probiert, die auch auf der Tabelle basieren. In einem wollte ich 'auswählen' (das JA/NEIN-Feld mit einem Haken versehen), in dem zweiten sollten nur noch die ausgewählten erscheinen (Abfragebedingungen 'wahr'), es erscheinen aber alle jemals ausgewählten, die zu unterschiedlichen Autoren/Datensätzen gehören.
Ich habe es auch mit einem Kombinationsfeld versucht, kann aber nicht die Auswahl mehrer Werte zugleich ermöglichen.
Die Beziehungsstruktur habe ich als Datei angehängt.
Nochmals Dank
Manfred

 

Hallo Manfred,
ich weiß nicht, inwieweit Du dich schon mit dem Wesen von Datenbanken auseinandergesetzt hast.
Das Beziehungsblatt, was Du hochgeladen hast ist nicht zu gebrauchen.
Eine kurze und knackige Einführung in Access findest Du unter Access-Tutorial: Lernen Sie Microsoft Access Datenbanken zu erstellen!
Bevor Du dich mit Abfragen und Formulare/Berichten beschäftigst, solltest Du Dir das Thema "Normalform" einer Datenbank anschauen.
Wie ich Dich verstehe, möchtest Du innerhalb derselben Tabelle Beziehungen der Datensätze untereinander herstellen.
Dabei kann jeder Datensatz zu mehr als einem anderen Satz in Beziehung stehen. D.h., Du benötigst eine zweite Tabelle, die die Kombinationen wiedergibt.
Zu dieser Tabelle, die nur drei Felder enthält (Verweis_ID ist eindeutig und vom Typ Autowert, Literatur_ID und Literatur_ID_Vw), erfasst Du eine 1:n-Beziehung, verbunden über die Literatur_ID. Die Kombination Literatur_ID und Literatur_ID_Vw sollte als Index, der auch eindeutig ist, definiert werden. Damit nicht dieselbe Kombination doppelt erfasst werden kann.
Nun kannst Du ein Formular mit Unterformular mit Hilfe des Formulargenerators erzeugen.
Zu jeder Literatur_ID können so beliebig viele Literatur_ID_Vw zugeordnet werden.
Als Zuordnungshilfe sind dann im Unterformular die Literatur_IDs zu Kombinationsfeldern zu ändern, die wiederum die Haupttabelle als Datensatzherkunft tragen. Je nach Anzahl der Datensätze in der Haupttabelle kann es auch notwendig sein
eigene Suchmasken für die Zuordnungsfelder zu bauen. Da kenne ich Deine Anforderung zu wenig.
So solltest Du aber ans Ziel kommen.

 

Hallo Manfred
Ich schliesse mich der Antwort von Andreas an. Du musst dich zuerst mit den Grundlagen von Access beschäftigen. Wenn du das gemacht hast, Lernkurve je nach Zeit zwischen 2 Wochen und 5 Monaten, dann kannst du dich mit der beiliegenden Lösung von Andreas Stern ernsthaft auseinandersetzen, und diese deinen individuellen Ansprüchen anpassen.
Sein Buch : „Keine Angst vor Microsoft Access!" ist empfehlenswert.
Also als Anhang seine Bibliothekverwaltung.

 

Hallo Andy
Hab dank für die hilfreiche und ausführliche Antwort, die mir noch einige Fragen gibt:
1.

Das Feld 'Literatur_ID_Vw' existiert bisher noch nicht. Muss ich eine neue Tabelle erstellen oder dieses Feld in die Tabelle 'Literatur1 einfügen?
Wenn das geklärt ist, melde ich mich noch einmal.
Manfred

 

Nur zur Klärung: Das bin ich nicht und somit auch nicht Author des Buches.

Wie ich bereits sagte. Zu deiner "alten" Tabelle ist eine zweite, neue Tabelle anzulegen, die die Verweise der Datensätze untereinander in Tabelle 1 abbildet, wobei die Verknüpfung der Tabellen (hat hier nix mit Abfragen zu tun!) über die Literatur_ID erfolgt und das "Ergebnis" des Verweises in Literatur_ID_Vw. Auf die Weise können zu einem Eintrag in detrTabelle 1 beliebig viele Verweise zu anderen Datensätzen dargestellt werden. Dies dann interaktiv über ein Formular und/oder zur Auswertung über eine entsprechende Abfrage. Lade mal einen kleinen Teil der Originaltabelle hier hoch, dann ist das schnell am praktischen Beispiel zu erklären, weil, wie bereits erwähnt, absolutes Grundlagenwissen.

 

Hallo Andreas,
Danke für deine Hilfe. Ich lade eine PDF Datei mit drei Datensätzen hoch. Die Tabelle existiert schon über 20 Jahre, jetzt mit mehr als 28 000 Datensätze und vielen Feldern, je nach den Bedürfnissen. Sie existiert eigentlich im .mdb Format und ist weil eine speicherung im aktuellen nicht möglich ist als 'Link'' gespeichert (s.Bild mit Fehlermeldung). Ich habe die Datenbank noch im .mdb Format und kann dort strukturelle Veränderungen vornehmen, Felder zufügen etc.
Ich habe drei Studiengänge (erfolgreich) abgeschlossen und bis vor knapp drei Jahren als Psychologe gearbeitet. Ich werde demnächst verrentet 70 Jahre. Meine Beschäftigung mit Access usw. war immer 'nebenbei' und meine Kenntnissse sind daher ausschnitthaft; vieles muß ich mir erst wieder aneignen.
Dank Manfred

 

Versuch doch zuerst mal die Tabelle in eine aktuelle Version von Access (2016 und höher) zu IMPORTIEREN. Das dürfte kein Problem sein. danach sehen wir weiter.
Lass Access dabei automatisch einen Index (ID) mit Typ Autowert anlegen. Die von Dir früher angesprochene Literatur_ID sehe ich in deiner Tabelle nicht. Wir benötigen aber einen eindeutigen Index um später die Verweise zu refenzieren.

 

Hallo Andreas,
Ich hatte versucht die Tabelle in Access zu übernehmen, erhielt die bei meinem Beitrag angehangene Meldung, die ich jetzt noch einmal anhänge.
ein schönes Wochende.Manfred

 

Für diesen Fehler gibt es hier einen älteren Thread.
Schau doch mal: (Office 2000) - " 'AOIndex' ist in dieser Tabelle kein Index"
Vielleicht hilft das weiter.

 

Hallo Andreas,
Zu:

Herzlichen Dank für den Link; vor einigen Jahren habe ich das schon mal vergebens probiert. Allerdings sind auch dieses Mal alle 'Ole-Objekte von excel nicht mit genommen worden. Es war ziemlich mühselig. Aber es ist ein neuer Start. Deine anderen Tipps probiere ich Morgen aus.
Beste Grüße Manfred

 

Hallo Köbi,
Zu

Ich habe diese Datenbank. Aber es gibt dort keinen Hinweis auf eine Übernahme durch Access. Und was ich da gesehen habe, kann meine Datenbank auch und diese ist außerdem spezfiisch auf meine im Verlauf der Jahre unterschiedlichen Bedürfnisse zugeschnitten (Abfragen, Thesaurus, Bezug zu anderen Tabellen/Formularen).
Im übrigen habe ich zwei ältere Access-Bücher. Mein Wissen ist aber immer ausschnitthaft geblieben.
Ich bin kein Programmierer, sondern war Pädagoge und zuletzt Psychologe und bin seit drei Jahren verrentet.
Trotzdem herzlichen Dank.
Beste Grüße
Manfred

 

Wenn man 28000 Datensätze über Jahre (einigermaßen) gepflegt vorliegen hat lohnt sich ein Aufarbeitung in jedem Fall.
OLE-Felder sind nicht so toll, wie es sich zuerst vermuten lässt, bringen aber später, wie in diesem Fall, meistens Probleme.
Vielleicht lassen sie sich nachträglich maschinell in den "Neustart" integrieren.