Office: (Office 365) Verwendung der unterschiedlichen Typen von Formatvorlagen

Hallo,
ich verwende in meinen Dokumenten konsequent Absatz-Formatvorlagen. Neben den bekannten Vorteilen (einheitliche Formatierung etc.) geht es mir darum, die Dokumente "schlank und schnell" zu halten. Allerdings bin ich bei der Verwendung von Zeichen FV nicht so konsequent. Wenn ich also einzelnen Wörtern in unterschiedlichen Absätzen beispielsweise das Format "fett" zuweisen möchte, mache ich es manchmal als manuelles Format, weil es schnell geht.
Ist es für Word wirklich weniger Aufwand, wenn ich für solche "einfachen Formate" wie nur "fett" wirklich jedesmal eine Zeichen FV definiere und konsequent verwende? Macht das das Dok. schneller und "robuster"?
Um Word möglichst schnell zu halten, sollten nach meinem Verständnis keine "+"-Zeichen im FV-Katalog auftauchen. Hat man also eine Absatz FV "Otto" definiert und es taucht im Katalog automatisch ein "Otto + Fett" auf, sollte man das vermeiden und stattdessen eine neue FV "Otto Fett" definieren. Habe ich das so richtig verstanden?
Möglicherweise könnte ich meine Formatierungs-Herausforderungen (v.a. Word bei großen Dokumenten schnell zu halten) besser lösen, wenn ich mehr auf die "verknüpften Formate" setzen würde. Ich habe immer Absatz- oder Zeichen FV eingesetzt und das Konzept dieser Absatz/Zeichen FV nicht wirklich verstanden. Kennt da jemand eine gute Übersicht?
Viele Grüße
Frank

 

Hallo Franky,

ich fang mal vom Ende her an:
Reine Zeichenformatvorlagen formatieren bei blinkender Schreibmarke den Text, den man ab dieser Stelle schreibt. Bei markiertem Text formatieren sie den markierten Bereich.
Reine Absatzformatvorlagen formatieren den Absatz, in dem die Schreibmarke blinkt oder in dem irgendetwas markiert ist.
Verknüpfte Formatvorlagen verhalten sich wie reine Zeichenformatvorlagen, wenn ein Textbereich markiert ist, und wie reine Absatzformatvorlagen, wenn die Schreibmarke blinkt, oder ein kompletter Absatz markiert ist.
Die Option Verknüpfte Formatvorlagen deaktivieren hebt den Sonderstatus von verknüpften Formatvorlagen auf: Sie verhalten sich wie reine Absatzformatvorlagen, auch wenn ein Textbereich markiert ist.

Formatvorlagen mit Zusatz +:
Du siehst sie nur, wenn sie via Schaltfläche Optionen im Arbeitsbereich Formatvorlagen eingeblendet werden: Häkchen bei Formatierung auf Absatzebene und bei Schriftartformatierung.
Sie entstehen, wenn man einer Formatvorlage händisch eine abweichende Formatierung (z.B. eine Schriftgröße oder einen Absatzeinzug) zuweist.
Falls durch händische Zuweisung eine Formatvorlage Otto+Fett entsteht (was übrigens meinen Beobachtungen nach nicht in der Formatvorlage Standard passiert), gewinnst du ja hinsichtlich der Anzahl der Formatvorlagen nichts, wenn du sie in eine OttoFett Zeichenformatvorlage verwandelst. Die Formatvorlage+ unterbleibt auf alle Fälle dann, wenn du den Bereich mit der Zeichenformatvorlage Fett versiehst. Da brauchst du auch keine separate OttoFett, die du ja nur auf "Otto-Formatierte" Absätze anwenden könntest.

 

Hallo Gerhard,
vielen Dank für deine Erläuterungen. Da wird mir einiges klarer. Dann würde ich jetzt einfach "Verknüpfte Formatvorlagen deaktivieren", weil das für mich nur Verwirrung erzeugt. Wenn das von dir beschriebene Verhalten der einzige Sinn dieser Konstruktion ist, brauche ich sie nicht.
Ich habe nun in einer Sicherheitskopie "Verknüpfte Formatvorlagen deaktivieren" angeklickt. Im Arbeitsbereich Formatvorlagen ist anschließend aber gar nichts passiert. Wie kann ich denn nun die "Verknüpften Formatvorlagen" loswerden bzw. in normale Absatz oder Zeichen FV umwandeln?
Um die FVs insgesamt aufzuräumen ist es also sinnvoll, wirklich eine Zeichen FV für "fett" zu definieren und dann per strg-h die manuellen Fettungen durch die FV zu ersetzen. Würdest du dann so weit gehen, dass du auch für ein Format wie "gelb hervorheben" was du nur 5 mal im ganzen Text verwendest, eine separate Zeichen FV zu erstellen?
Viele Grüße
Frank

 

Hallo Franky,

Verknüpfte Formatvorlagen deaktivieren:
Im Arbeitsbereich Formatvorlagen ändert sich nichts. Aber teste folgendes, um den Effekt zu sehen:
Schreibe ein bisschen Standardtext, markiere einen Teil davon und weise dem eine verknüpfte Formatvorlage zu, z.B. Überschrift 1. Bei deaktivierter Option wird nur der markierte Teil wie Überschrift 1 dargestellt, bei aktivierter dagegen der ganze Absatz. Die Absatzformatvorlage kann dann nicht als Zeichenformatvorlage fungieren. Das ist der Effekt, den ich erklären wollte.
Ob du die Verknüpfung loswerden kannst, weiß ich nicht. Im Dialogfeld Formatvorlage ist das entsprechende Feld jedenfalls ausgegraut. Machs doch einfach nach alter Väter Sitte: Willst du eine Absatzformatvorlage zuweisen -> lediglich in den Absatz klicken. Willst du eine Zeichenformatvorlage zuweisen -> den entsprechenden Teilbereich markieren. Den Rest kannst du ja ignorieren.

Einzelne Hervorhebungen:
Das ist halt eine Ermessensfrage: Wenn du z.B. in 5 in Absätzen der gleichen Formatvorlage eine rote Schrift brauchst, erzeugst du einmal per händischer Zuweisung z.B. Überschrift1 +Rot, die du dann fünf mal anwendest. Da lohnt sich der Aufwand sicher nicht.
Wenn du aber in Absätzen mit fünf verschiedenen Formatvorlagen händisch rot zuweist, hast du schon fünf zusätzliche Formatvorlagen. Da lohnt sich vielleicht der Aufwand, eine Zeichenformatvorlage für alle Absatzformatvorlagen zu erstellen (im Dialogfeld alles leer lassen und nur die Schriftfarbe festlegen). Die kannst du dann überall anwenden.

Ich persönlich blende diese Formatvorlagen"+" einfach aus und tröste mich damit, dass ich gewohnheitsmäßig sparsam mit händischen Formatierungen umgehe. Das darf man Schlamperei nennen, aber meine Dokumente sind nicht so riesig, dass ich deswegen über Störungen berichten könnte.

Übrigens - Hervorhebungen per Textmarker erzeugen - bei mir jedenfalls - keine neuen Formatvorlagen.

 

Hallo Gerhard,

ja, du hast Recht, man kann einfach so arbeiten wie früher. Für mich haben diese verknüpften FV keinen Nutzwert sondern nur Verwirrungspotential. Ich wollte in der Formatvorlagen Spalte nur dieses "Doppelsymbol" Absatz/Zeichen wegbekommen. Aber man kann bestehende FV offensichtlich in diesem Punkt nicht editieren - es ist bei allen ausgegraut. Beim Erstellen von FVs werde ich aber künftig den default änderen und auf Zeichen oder Absatz einstellen!

ok, das ist der pragmatische Ansatz. Sobald ich sehe, dass ich eine manuelle Formatierung doch öfter nutze, mache ich eine Zeichen FV draus und ersetzt die bisherigen mit strg-h.

wie kann man das denn machen? Du meinst im "Arbeitsbereich Formatvorlagen"?

Stimmt, irgendwie ist ja diese ganze Textmarker-Geschichte scheinbar etwas außerhalb der normalen Systematik. Da experimentiere ich noch :-)

Viele Grüße
Frank

 

Hallo nochmal,

Formatvorlagen mit Zusatz + ausblenden:
Via Schaltfläche Optionen im Arbeitsbereich Formatvorlagen das Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich öffnen und dort die Häkchen bei Formatierung auf Absatzebene und bei Schriftartformatierung wegmachen. Nicht vergessen, die Option Neue, auf dieser Vorlage beruhende Dokumente zu aktivieren.

 

Hallo Gerhard,
vielen Dank für deine Geduld und deine hilfreichen Tipps!
Viele Grüße
Frank

 

Also, ausblenden finde ich definitiv den verkehrten Weg. :)
Dein Dokument ist ja schon langsam und auch umfangreich.
Die Diskussion ob man konsequent ist oder nicht mit den FV hört bei mir philosophis ab der 3. Seite eigentlich schon auf, im Alltag bei ca. 20 bis 30 - und es kommt drauf an, wie das Ganz strukturiert ist.
Word leidet unter diesen "wilden" FV (die mit dem + ).
Je größer desto mehr.
Zum Verständnis: Word legt eine "wilde FV" an, wenn du z.B. ein Wort in Standard mit der Taste Fett machst. Jetzt überlegst du es dir anders, was macht Word? Es legt eine FV an die heißt Standard+Fett+NichtFett. So zieht sich das durch, es wird für Word immer komplexer und komplizierter das Ganze zu verwalten. Auch wenn die neueren Versionen da schon deutlich besser geworden sind, das Problem ist immer noch das Gleiche.
Ein Beispiel.
Kollegen hatten ein Handbuch erstellt. Statt ein Screenshotprogramm zu benutzen um Punkte mit Zahlen drin in Bilder zu bringen, haben sie das in der Word-Ebene gemacht. Wäre kein Problem, aber, die Zahlen da drin wurden halt auch mit Word gemacht und dass sie immer gleich aussehen wurden die halt immer Größe 12 und Fett gemacht. Egal in welchem Absatz sie standen.
Hab nen halben Tag gebraucht um alle die wilden rauszukriegen - ich hatte noch nie ein Dokument gesehen, das so viele davon hatte.
Sie hatten das Handbuch schon geteilt weil es sich als Gesamtdokument nicht mehr bearbeiten ließ.
Nach einem weiteren Tag hatte ich alles sauber und das Dokument konnte wieder vereint werden. Die Größe war, trotz der vielen Grafiken, um die Hälfte geschrumpft.
Letztlich hatte ich dabei auch einfach die wilden FV zu richtigen gemacht. Das geht ja ganz einfach dadurch dass du dem Kind einen eigenen Namen gibst. Mit denen kommt Word super klar.
Übrigens gibt es auch eine reguläre Zeichen-Formatvorlage die einfach nur Fett heißt. )

 

vielen Dank für deinen Einwurf. In der Konsequenz also noch deutlicher die "wilden" vermeiden. Ich mache es jetzt so, dass ich einmal monatlich das Dokument "aufräume" und bei "wilden" die sich einschlichen haben, entweder FVs draus mache - oder eben lösche. Es macht das Doc durchaus schneller wenn ich aufgeräumt habe - aber richtig schnell wird es nicht. Vermutlich liegt es an den vielen internen Links. Hier nutze ich Links statt "Verknüpfungen" und vermutlich sammelt sich bei der Verlinkerei irgendwo im Hintergrund auch "Word-Datenmüll" an, der das Doc verlangsamt.
Ein Problem habe ich mit dem kopieren von externen Daten in das Doc: Beispielsweise bekomme ich eine schöne Aufzählung per HTML-Mail und möchte sie mit aufnehmen. Damit ich keine wilden Formatierungen erzeuge, mache ich immer "einfügen als nur Text". Damit ist die Struktur der Aufzählung natürlich kaputt. Könnte ich das auch mit "Zusammenführen" der Formatierungen machen oder erzeuge ich wieder mehr Komplexität?
Viele Grüße
Frank

 

Das erzeugt in der Tat noch mehr Krampf.
Dafür habe ich selbst keine richtig bequeme Lösung. Tatsächlich habe ich mein Word so eingestellt dass alles was nicht aus dem eigenen Doc kommt als nur Text eingefügt wird.
Heißt dann halt oft: Aufzählungszeichen ud ggf Tabstopp entfernen und dann erst die FV zuordnen.
Das mit den Hyperlinks könnte das Problem aber tatsächlich verursachen. Warum hast du die gleich noch drin?
Ach ja, kannst du vielleicht mal ein Testdoc herrichten?
Am lebenden Objekt sieht man oft mehr.

 

ich habe es selbst lange Zeit so gemacht und konsequent alles als "nur Text" gefügt... und dann mühsam manuell die Formatierungen aus Mails "nachgebaut". Zuletzt wurde es mir dann doch zu mühsam und ich habe gelegentlich das Zusammenführen verwendet. Aber gut, wenn das mehr Chaos erzeugt, lasse ich es wieder

Ich habe viele "Interne Bezüge" im Doc. Beispielsweise schreibe ich dort ein Gesprächsprotokoll auf und dieses hat Bezüge zu 2 anderen Themen im gleichen Doc. Dann mache ich einen Link an die andere Stelle und habe dann später im Bedarfsfall gleich den Zusammenhang.

Es handelt sich um ein reines Text-Dokument. Keine Grafiken, Bilder.... , kein komplexes Layout (Spalten...) usw. . Rund 600 Seiten bei 1,5 MB. Ich kann leider diese Texte nicht als Beispieldatei verwenden. Sobald ich aber ein kurzes Doc mit Beispieltext draus mache, tritt das Langsamkeitsprobem gar nicht mehr auf.

Ich habe jetzt wieder alle wilden FVs (mit "+" drin) raugeworfen. Bis auf eine - die weigert sich hartnäckig. Im Arbeitsbereich Formatvorlagen wird mir gesagt, dass sie 4 mal im Dokument vorkommt. Auf den Befehl, die 4 zu markieren, reagiert Word nicht (bei allen anderen wilden ging es). Auf "löschen" reagiert Word auch nicht. Ich habe das Dokument geschlossen und neu gestartet - sie bleibt einfach dort. Alle Tipps zum Löschen von hartnäckigen FVs funktionieren nicht, weil die sich ja nur auf echte FVs beziehen - nicht auf wilden FVs (mit "+" drin). Wie bekomme ich sie weg?

Viele Grüße
Frank

 

Auwei, die Dinger sind vermutlich in Steuerzeichen. z.B. einer Absatzmarke oder gar einem Leerzeichen. Normal funktioniert das mit der Methode die du angewandt hast ganz gut, aber wenn man die dann nicht sieht ists blöd. Was passiert, wenn du denen eine extrem auffällige FV zuweist? Leg eine an mit Schriftgröße 56 und Knallrot, das sieht man dann. Alle markieren und dann die auffällige zuweisen.

Was das Nachbauen des Dokuments angeht, wäre Blindtext ja ausreichend. (=Rand(AnzahlSätze,AnzahlAbsätze) eintippen und dann gleich nach der Klammer Enter)
Gebe aber zu, dass das vermutlich wirklich mühselig ist.

 

sorry, ich habe deine Antwort dazu nicht mitbekommen. Der Mail-Alert, dass es eine Antwort gibt, ist leider nicht gekommen.
Ich kann mir nicht vorstellen, dass die FV in Steuerzeichen steckt. Bei jeder anderen "wilden" springt Word ja an die Stelle des ersten Vorkommens, wenn ich auf "Alle... Instanzen markieren" gehe. Bei dieser macht Word einfach nichts.
Wenn ich diese FV ändere - z.B. auf 72 pt Schrift, zeigt mir Word eine ganze Weile die "Nachdenk-Eieruhr" (+Dokument reagiert nicht - "keine Rückmeldung") ... und dann passiert nichts. Schaue ich mir die FV noch einmal an, hat Word die FV-Änderung auch nicht genommen.
Diese FV verhält sich so, als ob sie nicht existiert. Könnte aber der Grund dafür sein, dass das Doc. so langsam ist. Ich bekomme sie einfach nicht gelöscht :-(
Viele Grüße
Frank

 

Oh, ich konnte mir das auch nicht vorstellen bis ich mal ein Doc anschauen sollte das nicht mehr hanlebar war. Du ahnst nicht, wo sich das Zeug noch versteckt.
Was passiert denn, wenn du hergehst, die gefundenen markiert kopierst und in ein anderes Dokument einfügst?

 

Das Problem ist, dass ich sie gar nicht markieren kann. Wenn ich Word sage "alle 4 Instanzen markieren" passiert einfach gar nichts. Deshalb wird auch einfach nichts eingefügt, wenn ich copy/paste mache.
Viele Grüße
Frank