Office: Formular je nach Dropdownauswahl

Hallo zusammen,

erstmal ein gutes Neues euch allen hier im Forum, ich hoffe, ihr seid alle gut reingekommen.

Bisher habe ich Word nur für einfache Anwendungen benutzt und stehe jetzt vor einer schwierigeren Aufgabe.
Ich möchte für die Trainerin unseres Tanzvereins ein Ablaufprogramm für unsere Auftritte erstellen. Dieses Ablaufprogramm soll sie sozusagen idiotensicher ausfüllen und ausdrucken können. Sie kennt sich in Word noch weniger aus, als ich.

Wenn das jedoch ein einziges Formular wäre, wäre das kein Problem.
So stelle ich mir den Aufbau des Dokuments vor: Über ein Dropdown im oberen Bereich des Dokuments stehen folgende Stichworte zur Auswahl: Tanz, Gesang, Pause
Und jenachdem, welches Stichwort ausgewählt wird, soll unterhalb des Dropdowns dann ein entsprechendes Formular erscheinen, das ausgefüllt werden kann. Jedem Stichwort ist also ein eigenes Formular zugeordnet. Die Formulare unterscheiden sich natürlich, sonst könnte man ja ein einziges verwenden. Eine starre Ablaufliste von Formularen kann ich auch nicht erstellen, da die Reihenfolge und die Anzahl der Tänze, Pausen und Gesänge sich je nach Auftritt immer ändert.

Wie könnte sowas realisiert werden?
Für eure Hilfe wäre ich euch sehr dankbar.

Viele Grüße
Robert

 

Wie wäre es, einfach die drei Tabellen/Formulare als eigenständige Textbausteine zu definieren und diese dann einzufügen?

 

Hi Knobbi,

danke zuerstmal.

Wo könnte ich denn diese Formulare abspeichern, ohne dass sie mir "im Weg" sind?
Ich möchte sie nicht alle vor mir haben, nur bei Bedarf.
Und wie kann ich sie erscheinen lassen?

Viele Grüße
Robert

 

Hallo Robert,

vorausgesetzt du arbeitest mit einer Word-Version für Windows ab 2007 kannst du den Hinweis von Knobbi mittels eines Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelements verwirklichen. Im Anhang eine ausführliche Anleitung mit Demo als zip-Datei (weil Dokumentvorlagen hier nicht direkt hochgeladen werden können)

 

Hallo Gerhard,

vielen Dank, werde es mir am Wochenende anschauen und mich dann wieder melden.

Schönen Gruß
Robert

 

Hallo Gerhard,

habe mal ganz grob 3 Formulare erstellt und sie als Schnellbausteine gespeichert, siehe Anhang.
Oben habe ich ein Dokumentbaustein-Dropdown zur Auswahl erstellt.

Jetzt habe ich folgendes Problem:
- sperre ich das Dokument, kann ich keinen Baustein auswählen
- wenn ich das Dokument nicht sperre, sind Änderungen in den Bausteinen möglich (soll nicht sein)
- die Bausteine kann ich nicht einzeln sperren um sie vor Veränderungen zu schützen (oder doch? weiß nicht wie)

Viele Grüße
Robert

 

Hallo Robert,

mal salopp ausgedrückt, möchtest du duschen, aber nicht nass werden, das geht natürlich nicht. Wenn du mit Textbausteinen dein Dokument zusammenstellen möchtest, kann dieses selbstredend nicht gesperrt sein.
Erst wenn das passiert ist, könntest du einen Dokumentenschutz so einrichten, daß nur noch die Formulare selbst ausgefüllt werden können.

 

Hallo Robert,

im Prinzip wird knobbi schon recht haben, aber ich hab nicht ganz verstanden, was genau du schützen willst (vielleicht nur die Einträge im Bausteinkatalog oder nur die Struktur der Textbausteine?). Allerdings hilft mir dein Dokument nicht weiter, denn es enthält keine Textbausteine.

Nochmal zur Klarheit: Textbausteine können nur in einer Dokumentvorlage (*.dotx oder *:dotm) gespeichert werden. Auf diese Vorlage muss jeder Anwender Zugriff haben. Wenn er darauf doppelklickt, erhält er ein neues einfaches Dokument (*.docx), in dem die Textbausteine funktionieren, weil sie mit der Vorlage verbunden sind. Es hilft nichts, die Textbausteine in der normal.dotm bzw. der Building Blocks.dotx zu speichern, denn die verbleibt auf deinem eigenen Rechner und sind für andere nicht zugänglich.

Du musst also die Dokumentvorlage hochladen, in der du die Textbausteine erfasst hast.
Hol das doch bitte nach, damit man sehen kann, ob dein Wunsch wenigstens teilweise erfüllt werden kann.

 

Hallo Gerhard,

ich möchte das ganze Dokument schützen, also die 3 Formulare, damit nichts "dazwischen" geschrieben werden kann, sondern nur die 3 Formulare (Tabellen) selbst ausgefüllt werden können.

Sorry, ich wusste nicht, dass man ein Word-Dokument unter verschiedenen Varianten abspeichern kann, das ist Neuland für mich. Habe es jetzt zuerst als .dotm- und dann als .dotx-Variante gespeichert, in beiden Fällen konnte ich es jedoch nicht uploaden, siehe Fehlermeldung im Anhang.

Viele Grüße
Robert

 

Hallo Robert,

Ein paar Grundlagen sollte man schon kennen, bevor man sich an solche Projekte heranwagt, sonst wird das nichts.
Was das Hochladen betrifft, kannst du eine Datei hier immer als Zip-Datei hochladen.

Knobbi38

Siehe mal:
https://www.verwaltungsschule-saar....VS/Fortbildung/EDV_Skripte/Word/Word_2016.pdf

 

Hallo Knobbi,

im Anhang die gezippte .dotx-Datei, hat jetzt mit dem Uploaden geklappt, Danke für den Tipp.

Viele Grüße
Robert

 

Ja, leider fehlen darin deine Formulare bzw. deine Textbausteine.

 

Hallo Robby,

in deiner Vorlage sind sehr wahrscheinlich deswegen keine Textbausteine drin, weil du bisher konsequent überlesen hast, wo du die Bausteine speichern musst, nämlich in deiner Vorlage (siehe angehängtes Bild "Baustein speichern").

Es empfiehlt sich darüber hinaus, für diese Textbausteine eine eigene Kategorie zu erstellen, sonst siehst du im Bausteinkatalog auch noch den ganzen Sums der von Word mitgelieferten Bausteine.

Im Bausteinmanager kannst du kontrollieren, ob du erfolgreich warst (siehe Bild). Dort hab ich eine Kategorie aaaRobby erstellt.

Im übrigen ist dein Wunsch, das Dokument komplett zu schützen und trotzdem Textbausteine einfügen zu können, allenfalls mit VBA möglich. Ein entsprechendes Makro würde bei Klick auf den Bausteinkatalog das Dokument entschützen, und nach Einfügen des Textbausteins sofort wieder schützen. Formularfelder ausfüllen müsste dann trotzdem noch gehen, aber bevor du kein Dokument mit den Bausteinen drinnen hochgeladen hast, lehn ich mich da nicht aus dem Fenster.

Noch ein Hinweis:
Eine Dokumentvorlage ohne Makros hat die Dateiendung *.dotx, eine mit Makros braucht *.dotm.
Dass du hier Dokumentvorlagen aller Art nur gezippt hochladen kannst, hast du ja schon mitgekriegt.