Office: Abfrage in Excel importieren - Werte von mehrwertigen Feldern als Text anzeigen

Hallo Ihr Lieben,
ich habe verschiedene Felder als mehrwertiges Feld definiert und z.B zusätzliche Tabellen erstellen, aus welchen ich Daten für das mehrwertige Feld ziehe. Nun möchte ich eine Abfrage erstellen und diese in Excel laden. In der Abfrage habe ich die Möglichkeit mir ein mehrwertiges Feld als "Values" anzeigen zu lassen - die andre Option funktioniert bei mir auch gar nicht.

Jedoch werden nun die werte in Excel als Zahl ausgegeben - wird wahrscheinlich die ID sein, mit welcher der Datensatz des mehrwertigen Feldes verknüpft ist. Ich brauche diese jedoch als Name: Hat hier jemand eine schnelle Lösung? :)

 

Post ist auch hier: Abfrage in Excel importieren - Werte von mehrwertigen Feldern als Text anzeigen (clever-excel-forum.de)

 

Hallo Greta,
Du könntest aus Deinen mehrwertigen Feldern ganz leicht eine Datentabelle mit einwertigen Feldern machen, indem Du aus Deiner Abfrage1 eine Tabellenerstellungsabfrage machst. Die lässt Du einmal durchlaufen und hast alle Daten in einer Tabelle, die Du dann filtern kannst (siehe anderer thread).
Gruß
Doming

 

Hey Doming,
war ein Schreibfehler meinerseits. Es ist kein mehrwertiges Feld sondern ein Kombinationsfeld.

Für die Einfachheit habe ich dir nochmal zwei Test Datei hochgeladen.

Es gibt in MS Access die Tabelle Basisinformationen sowie "Endpunkte und Assessments" dazu gibt es noch zwei Weitere Tabellen aus denen ich die Daten dafür ziehe (Z1_Daten "...")

Irgendwie habe ich bei dem Test etwas zerschossen, denn wie du in Abfrage 2 siehst, werden mir die Bezeichnungen jetzt doppelt und dreifach gezählt. Naja, das ist in real nicht so.

Mein Problem stellt sich gut in Abfrage 1 bei den ICD-10 Codes da: Diese habe ich z.B in Excel transformiert, siehe Anhang & möchte nun, dass dort die Werte anstatt die Nummern stehen :D

Wie muss ich die Beziehungen in den Tabellen setzten, dass dies passiert? Oder kann ich dies direkt beim Importieren in Excel tun?

 

Warum sind in Tabelle 2.2 denn doppelte Einträge?

Das macht die Sache ja noch unübersichtlicher...

Ansonsten:
die beiden Z1 sind elementare Tabellen, die kann man so stehen lassen.
Tabelle1 würde ich schon wieder auseinanderpflücken, eine Tabelle mit den Bezeichnungen und eine Zuordnungstabelle (m:n) zum ICD-Code

Schreib mal eine Exceltabelle, wie sie aussehen soll

 

Hey Doming,
also erstmal danke, dass du mir hier seit gestern die ganze Zeit hilfst. Das ist wirklich toll & ich weiß, dass dies wahrscheinlich deine freie Zeit sein wird - Vielen lieben Dank dafür !

Also, ich denke mein grundsätzliches Problem besteht in dem Verständnis bzw. dem Aufbau einer m:n Tabelle: Ich hab gestern alles versucht, irgendwo liegt da ein Fehler, den ich nicht sehe.

Anhang Access Datei: Wie du gesagt hast, habe ich die Bezeichnungen "auseinadergepflückt" - also eine neue Tabelle erstellt in denen ich die Bezeichnungen eingepflegt habe & unter der Tabelle "Basisinformationen" unter Felddatentyp die Bezeichnungen von der neuen Tabelle dort hinterlegt.
Ich habe, wie du, (siehe anderer thread), eine Zwischentabelle von den ICD und den Bezeichnungen erstellt (Zwischentabelle: Bezeichnung + ICD10). Wenn ich hierzu eine Abfrage starte "Abfrage 1: Zwischentabelle" erhalte ich überhaupt nichts.


Endergebnis soll sein:

• Wenn du dir jetzt mal Tabelle Basisinformation, Abfrage 1: ICD, Abfrage 2 Endpunkte aber auch Abfrage für Excel anschaust, stehen überall numerische Werte, zudem werde ich andauern nach den Parameterwerten gefragt, wenn ich eine meiner Abfragen öffnen will - was ist hier passiert? & wie bekomme ich die Textwerte in meiner Access Date angezeigt?
• Mein eigentliches Ziel ist es, die beiden Abfragen "Endpunkt Excel" und "ICD Excel" 1:1 in Excel genau so anzeigen zu lassen. Siehe Excel Datei: habe ich versucht, aber nun stellt sich mir das Problem dass, ich z.B bei den ICD-10 als auch den Endpunkten nichts mehr die "Values" als Abfrage Feld eingeben kann, weil ich dann eine Fehlermeldung erhalte: "SQL kann nicht ausgeführt werden (...)" somit werden diese beiden Kategorien nicht in Excel angezeigt....

Ich verzweifle

 

Mal so als Gedächtnisstütze zur m:n-Tabelle:
Du hast eine 1:n-Tabelle mit einer Anzahl(m) Produkten
Du haste eine zweite 1:n-Tabelle mit einer Anzahl(n) Krankheiten

Einige Produkte helfen gegen eine Krankheit, einige helfen gegen mehrere. z.B.:
Tabelle1 Produkte
Produkt 1
Produkt 2
---
Tabelle2 Krankheiten
Krebs
Migräne
Grippe
----
m:n-Tabelle
Produkt1 hilft gegen Migräne und Grippe -> zwei Einträge
Produkt 2 hilft gegen Grippe und Krebs -> zwei Einträge

In der m:n Tabelle stehen jetzt zwei Produkte gegen Grippe und jeweils eines gegen den die anderen beiden Krankheiten.
Dass die beiden Produkte in der mnT doppelt aufgeführt sind, ist irrelevant, denn wenn Du jetzt ein Mittel gegen Grippe suchst, werden beide Artikel angezeigt, auch wenn die Produkte eigentlich mehr können.

Gruß
Doming

 

Nochmal, bitte stelle mir eine Tabelle mit Deinem Wunschergebnis zur Verfügung, es müssen keine funktionierenden oder falschen Formeln drin stehen, einfach nur die Tabelle mit den Werten, damit man darauf hinarbeiten kann.

Und was mir auch bei der neuen Test-DB auffällt: in der 2-2-Tabelle sind die Einträge 1, 2, 80, die Einträge 87 und 93, die Einträge 106 und 108, die Einträge 168 und 171, sowie die Einträge 286, 288 und 307 identisch. Ist das Absicht?

 

Hallo Doming,

ich verstehe nicht so ganz was du mit "Wunschergebnissen" meinst. Mein "Wunsch" ist es, dass ich die beiden Abfragen in der Testdatenbank (Abfrage 1: Endpunkte Excel und Abfrage 2: ICD Excel) in Excel erstmals nur als "normale" mit Access verbundene Tabelle darstellen kann - ohne dass mir die ID's sondern die richtigen "Namen" der Daten angezeigt werden.

Berechnungen erstelle ich dann erst später - wichtig ist es mir, die Daten von Access welche ich mir in Abfragen erstelle, 1:1 auch in MS Excel zu haben.

Bezüglich der Test-DB Tabelle 2-2: Sorry dafür, ich hab einfach kurz wilde Begriffe eingegeben - ohne zu wissen was sich doppelt oder nicht. Wenn es möglich ist, dann einfach ignorieren :D

 

Da ich nicht weiß, wie Deine Daten in Realität zusammenhängen, muss ich ein Ziel haben, welches sich auf die mir zur Verfügung gestellten Testdatenbank bezieht, damit ich die Beziehungen der Daten rekonstruieren kann.
Deswegen wäre schön, eine Tabelle als Ziel zu haben. Bastel so lange an der Datenbank herum, bis DAS dabei rauskommt ;-)
Ich bastel gerade Deine Testdatenbank um, damit ich damit arbeiten kann.

Um auf Deine "kaputte Datenbank" einzugehen, Du hast in den DB-Beziehungen das Feld Bezeichung mit dem primärschlüssel verknüpft.

Da Du in Deinem Ursprung die Bezeichnung (Text) als Schlüssel verwendet hast, musst Du auch auf ein Textfeld verknüpfen.

Erst dadurch bekommst Du eine ID, mit der Du arbeiten kannst (Bei Dir „ID-Bezeichnungen”)

 

Hm, fällt mir schwierig dir die Zusammenhänge zu erklären. Die realen Daten darf ich natürlich nicht rausgeben.

Ich kann es versuchen zu erklären:
Die Daten in der Spalte Bezeichnung bleibt immer gleich - das sind so zusagen meine EINMALIGEN Daten. Nennen wir ab jetzt die Spalte Bezeichnung einfach Patienten. Das macht es einfacher zum erklären. Patienten: A, B, C, D, E, F, G und H. Diese haben unterschiedliche Krankheiten (ICD-10 Codes), welche ich den Patienten (Bezeichnungen) in der Tabelle "Basisinformationen" zu ordne (Spalte 3 ICD-10 Code) -> Jeder Patient kann mehrere ICD-10 Codes zugeordnet bekommen, aber keine doppelten Einträge und jeder ICD-10 Code kann mehreren Patienten zu geordnet sein.

Bei den Patienten wird etwas gemessen, dies sind die Endpunkte in (Z1 Daten Endpunkte). Ich will in der Tabelle "2-2 Endpunkte und Assessment" also darstellen, bei welchen Patienten (Spalte Bezeichnung) welche Endpunkte gemessen werden. Jeder Patient kann mehrere Endpunkte zugewiesen bekommen & jeder Endpunkt kann mehreren Patienten zugewiesen werden. Für weniger Verwirrung: Lassen wir die Spalte Nutzenbereich und Endpunkt-Einteilung weg und löschen diese raus.

Es gibt also die Daten "Bezeichnung" (=Patienten) - das sind meine "Stammdaten", welche in allen anderen Tabellen so wieder vorzufinden sein sollen

Dann gibt es noch einige ICD-10 Codes sowie einige Endpunkte.

Nun will ich also wissen, welche Patienten wurden welche ICD-10 Codes zugewiesen und ich will wissen, welche Endpunkte wurden welchen Patienten zugewiesen.

Kannst du damit was anfangen?

 

Naja, die Erklärung ist schon hilfreich, aber ich weiß immer noch nicht, wie Du Dein Excel-Tabelle aufgebaut haben willst.

Aber hier hast Du meine Lösungen. Ich habe alle benötigten 1:n-Tabellen extrahiert. Die beiden m:n-Tabellen auch. Sie fangen mit tbl_... an. Für die Auswertung habe ich eine Abfrage (abfr_XLexport) eingebaut, aus der sich Excel die Daten ziehen kann.
Die Tabelle kann man dann über die Excel-Filterfunktionen nach Patientennamen auswerten.

Bitte bei Tabellen- und sonstigen Namen kein - (Minus) oder + verwenden und keine Leer- und Sonderzeichen, stattdessen lieber einen Unterstrich _. Mit Leerzeichen gibt es Mehraufwand beim Programmieren und ± sind mathematische Befehle, da können leicht Fehler passieren, die man auf den ersten Blick nicht sieht.

 

Hey Doming,
vieeeelen Dank! Da werde ich mich die nächsten Tage mal hinsetzen & versuchen deine Datenbank nachzubauen :D

Eine Frage habe ich noch: Wenn ich nun einen neuen Patient hinzufügen wöllte: In welche Tabelle trage ich dann die Informationen ein? Ich starte mit tbl_Patienten und kann dann in den Basisinformationen einen weiteren Datensatz mit dem jeweiligen Patienten beginnen, richtig?

Wie ist es nun möglich, dass mir z.B in Tabelle 1_Basisinformationen in der Spalte "ICD-10 Code" die eigentlichen Werte und nicht die ID's der Datensätze angegeben wird? Das gleiche für 2-2 Endpunkte und Assessments: Hier wird mir die Spalte "Bezeichnung" sowie "Endpunkt" als numerischer Wert zurück gegeben.

Das ist ja sonst für den "täglichen" Gebrauch um Daten einzupflegen sehr umständlich, wenn ich immer nachschauen muss welcher ICD-10 Code oder Patient welche ID hat ? Im Anhang zwei Screenshots, dass wir auch vom gleichen sprechen :)

 

In gar keine

Der Anwender hat mit den IDs gar nichts zu schaffen, auch die Tabellen bekommt er nicht zu sehen.
Eingaben werden über Formulare gemacht, dann landen die Daten genau in den Tabellen in die sie gehören.
Datenausgaben werden über Berichte oder auch über Formulare gemacht.
Wenn ich nachher Zeit habe, guck ich mal, wie ich ein Eingabeformular stricken würde.

Achja, wenn Du ernsthaft mit der neuen Datenstruktur arbeiten möchtest, dann trenne Dich von den mehrwertigen Feldern. (zumindest solange, wie Du niemanden kennst, der Dir damit helfen kann ;-)
Gruß
Doming