Office: Aufteilen einer Access-Datenbank

Aufteilen einer Access-Datenbank
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Sie können jede Datenbank, die von mehreren Personen über ein Netzwerk freigegeben wird, teilen. Das Aufteilen einer freigegebenen Datenbank kann die Leistung verbessern und das Risiko einer Beschädigung von Datenbankdateien reduzieren.

Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, können Sie beschließen, die Back-End-Datenbank zu verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank zu verwenden. Sie können den tabellenVerknüpfungs-Manager verwenden, um die verwendete Back-End-Datenbank zu ändern.

Hinweise: 

• Das Teilen einer Datenbank ist nicht dasselbe wie das Archivieren einer Datenbank. In diesem Thema wird nicht erläutert, wie Daten archiviert werden. Sie archivieren Daten, indem Sie in regelmäßigen Abständen ältere Datensätze in eine andere Datenbank verschieben, weil die Datenbankdatei zu schnell auf die Dateigrößenbeschränkung vergrößert wird oder weil Sie die Datenbankdatei klein halten und Ihre Daten nach Zeitraum sauber organisieren möchten. In einigen Fällen können Sie Daten archivieren, indem Sie eine Datenbank teilen. Weitere Informationen finden Sie im Online-Artikel archivIeren von Access-Daten.
  
• Wenn Sie eine Webdatenbank aufteilen, werden alle Webtabellen in dieser Datenbank nicht in die Back-End-Datenbank verschoben, und Sie sind nicht über die resultierende Front-End-Datenbank erreichbar.
  

Inhalt dieses Artikels
Übersicht

Vorbereitende Schritte

AufTeilen der Datenbank

Verteilen der Front-End-Datenbank

Ändern der verwendeten Back-End-Datenbank

Übersicht
Beim Aufteilen einer Datenbank organisieren Sie diese in zwei Dateien neu: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten mittels einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.

Zum Aufteilen einer Datenbank verwenden Sie den Daten Bank Verteiler-Assistenten. Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, müssen Sie die Front-End-Datenbank an Ihre Benutzer verteilen.

Achtung: Um Ihre Daten zu schützen, wenn Ihre Datenbank mehrere Endbenutzer hat, wird empfohlen, keine Kopien einer Datenbank freizugeben, die Links zu SharePoint-Listen enthält. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle erstellen, bei der es sich um eine SharePoint-Liste handelt, kann jeder böswillige Benutzer das Ziel des Links ändern und die Berechtigungen für die SharePoint-Website potenziell ändern, da die Verbindungsinformationen für verknüpfte Tabellen unverschlüsselt sind.

Vorteile einer geteilten Datenbank
Zu den Vorteilen einer geteilten Datenbank gehören die folgenden:

• Verbesserte Leistung    Die Leistung der Datenbank wird in der Regel erheblich verbessert, da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden. In einer freigegebenen Datenbank, die nicht geteilt ist, werden die Datenbankobjekte selbst – Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module – über das Netzwerk gesendet, nicht nur die Daten.
  
• Höhere Verfügbarkeit    Da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden, werden Datenbanktransaktionen wie Datensatzbearbeitungen schneller abgeschlossen, wodurch die Daten mehr für die Bearbeitung zur Verfügung stehen.
  
• Mehr Sicherheit    Wenn Sie die Back-End-Datenbank auf einem Computer speichern, auf dem das NTFS-Dateisystem verwendet wird, können Sie mithilfe der NTFS-Sicherheitsfunktionen Ihre Daten schützen. Da Benutzer über verknüpfte Tabellen auf die Back-End-Datenbank zugreifen, ist es unwahrscheinlicher, dass Eindringlinge unbefugten Zugriff auf die Daten erhalten, indem Sie die Front-End-Datenbank stehlen oder sich als autorisierter Benutzer ausgeben. Wenn Sie nicht genau wissen, welches Dateisystem Ihr Dateiserver verwendet, bitten Sie den System Administrator. Wenn Sie über Administratorrechte auf dem Dateiserver verfügen, können Sie den Befehl msinfo32 ausführen, um das Dateisystem selbst zu ermitteln.
  
  Wie verwende ich msinfo32, um das Dateisystem zu überprüfen?
  
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Ausführen.
     
  2. Geben Sie im Dialogfeld Ausführen den msinfo32 ein, und klicken Sie dann auf OK.
     
  3. Klicken Sie unter System Zusammenfassungauf das Pluszeichen neben Komponenten.
     
  4. Klicken Sie unter Komponentenauf das Pluszeichen neben Speicher, und klicken Sie dann auf Laufwerke. Im Dialogfeld werden Informationen zu den verfügbaren Laufwerken im Fenster auf der rechten Seite angezeigt.
     
  Verbesserte Zuverlässigkeit    Wenn ein Benutzer auf ein Problem stößt und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist die Beschädigung einer Datenbankdatei in der Regel auf die Kopie der Front-End-Datenbank limitiert, die der Benutzer geöffnet hatte. Da der Benutzer nur mithilfe verknüpfter Tabellen auf Daten in der Back-End-Datenbank zugreift, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Back-End-Datenbankdatei beschädigt wird, weitaus unwahrscheinlicher.
  
• Flexible Entwicklungsumgebung    Da jeder Benutzer mit einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank arbeitet, kann jeder Benutzer Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte unabhängig voneinander entwickeln, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Benutzer hat. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die Daten zu unterbrechen, die in der Back-End-Datenbank gespeichert sind.
  

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Erste Schritte
Bevor Sie eine Datenbank aufteilen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Sie sollten eine Datenbank immer sichern, bevor Sie Sie aufteilen. Wenn Sie eine Datenbank aufteilen und dann beschließen, dass Sie die Datenbank nicht aufteilen möchten, können Sie das Original aus der Sicherungskopie wiederherstellen.
  
• Das Teilen einer Datenbank kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie sollten die Benutzer benachrichtigen, damit Sie die Datenbank nicht verwenden, während Sie Sie teilen. Wenn ein Benutzerdaten ändert, während Sie die Datenbank aufteilen, werden die Änderungen nicht in der Back-End-Datenbank widergespiegelt.
  
  Tipp: Wenn ein Benutzerdaten ändert, während Sie die Datenbank aufteilen, können Sie die neuen Daten nach Abschluss in die Back-End-Datenbank importieren.
  
• Obwohl das Teilen einer Datenbank eine Möglichkeit zum Freigeben von Daten ist, muss jeder, der die Datenbank verwendet, über eine Version von Microsoft Office Access verfügen, die mit dem Dateiformat der Back-End-Datenbank kompatibel ist. Wenn für die Back-End-Datenbankdatei beispielsweise das ACCDB-Dateiformat verwendet wird, können Benutzer nicht über Access 2003 auf Ihre Daten zugreifen.
  
• Möglicherweise möchten Sie ein früheres Access-Dateiformat für die Back-End-Datenbank verwenden, wenn Sie Features verwenden, die nicht mehr unterstützt werden. Wenn Sie beispielsweise Datenzugriffsseiten (DAPs) verwenden, Sie können diese weiterhin verwenden, wenn sich die Back-End-Datenbank in einem früheren Dateiformat befindet, das DAPs unterstützt. Sie können dann das neue Dateiformat mit der Front-End-Datenbank verwenden, damit Ihre Benutzer auf die Vorteile des neuen Formats zugreifen können. Beachten Sie, dass Sie Daten auf einer Datenzugriffsseite mit Access 2010 oder höher nicht ändern können.
  

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AufTeilen der Datenbank

1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer eine Kopie der Datenbank, die Sie teilen möchten. Beginnen Sie mit der Datenbankdatei auf der lokalen Festplatte, nicht auf der Netzwerkfreigabe. Wenn die Datenbankdatei aktuell von Ihrem lokalen Festplattenlaufwerk freigegeben ist, können Sie Sie an der Stelle belassen, an der Sie sich befindet.
   
2. Öffnen Sie die Kopie der Datenbank, die sich auf der lokalen Festplatte befindet.
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten Bank Tools in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank. Der Daten Bank Splitter-Assistent wird gestartet.
   
4. Klicken Sie auf Datenbank teilen.
   
5. Geben Sie im Dialogfeld Back-End-Datenbank erstellen einen Namen, einen Dateityp und einen Speicherort für die Back-End-Datenbankdatei an.
   
   Hinweise: 
   
   • Verwenden Sie den von Access vorgeschlagenen Namen. Es erhält den ursprünglichen Dateinamen und gibt an, dass es sich bei der Datenbank um eine Back-End-Datenbank handelt, indem _be direkt vor der Dateinamenerweiterung in den Namen eingefügt wird.
     
   • Ändern Sie den Dateityp nur, wenn einige Benutzer eine frühere Version von Access für den Zugriff auf die Daten verwenden.
     
   • Sie können den Pfad zum Netzwerkspeicherort im Feld Dateiname vor dem Dateinamen eingeben. Wenn beispielsweise der Netzwerkspeicherort für die Back-End-Datenbank \\server1\share1\ ist und der Dateiname für die Back-End-Datenbank MyDB_be. accdblautet, können Sie im Feld Dateiname den Namen \\server1\share1\MyDB_be.accdb eingeben.
     
   • Der von Ihnen ausgewählte Standort muss für alle Personen verfügbar sein, die die Datenbank verwenden werden. Da Laufwerkzuordnungen variieren können, sollten Sie den UNC-Pfad des Speicherorts angeben, anstatt einen zugeordneten Laufwerkbuchstaben zu verwenden.
     
   Nach Abschluss des Assistenten wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
   

Ihre Datenbank ist jetzt geteilt. Bei der Front-End-Datenbank handelt es sich um die Datei, mit der Sie begonnen haben (die Kopie der ursprünglichen freigegebenen Datenbank), und die Back-End-Datenbank befindet sich an dem Netzwerkspeicherort, den Sie in Schritt 5 dieses Verfahrens angegeben haben.

Einschränken von Änderungen am Entwurf der Front-End-Datenbank
Wenn Sie Änderungen an der von Ihnen verteilten Front-End-Datenbank einschränken möchten, sollten Sie Sie als kompilierte Binärdatei (eine ACCDE-Datei) speichern. Bei einer kompilierten Binärdatei handelt es sich um eine Datenbankanwendungsdatei, die zusammen mit dem gesamten VBA-Code (Visual Basic Access) gespeichert wurde. In einer von Access kompilierten Binärdatei verbleibt kein VBA-Quellcode. Benutzer können den Entwurf von Objekten in einer ACCDE-Datei nicht ändern.

1. Öffnen Sie die Front-End-Datenbankdatei (ACCDB), die Sie als kompilierte Binärdatei (ACCDE) speichern möchten.
   
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > machen Sie ACCDE > Speichernunter.
   
3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
   

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Verteilen der Front-End-Datenbank
Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, verteilen Sie die Front-End-Datenbank an die Benutzer, damit Sie mit der Verwendung der Datenbank beginnen können.

Achtung: Um Ihre Daten zu schützen, wenn Ihre Datenbank mehrere Endbenutzer hat, wird empfohlen, keine Kopien einer Datenbank freizugeben, die Links zu SharePoint-Listen enthält. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle erstellen, bei der es sich um eine SharePoint-Liste handelt, kann jeder böswillige Benutzer das Ziel des Links ändern und die Berechtigungen für die SharePoint-Website potenziell ändern, da die Verbindungsinformationen für verknüpfte Tabellen unverschlüsselt sind.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Senden Sie eine e-Mail-Nachricht an die Datenbankbenutzer, und fügen Sie die Front-End-Datenbankdatei an die Nachricht an. Schließen Sie alle Anweisungen ein, die es Ihren Benutzern erleichtern, die Front-End-Datenbank sofort zu verwenden.
  
• Speichern Sie die Front-End-Datenbankdatei an einem Netzwerkspeicherort, auf den alle Datenbankbenutzer zugreifen können, und senden Sie Ihren Benutzern dann eine e-Mail-Nachricht, die den Netzwerkspeicherort sowie alle anderen Anweisungen angibt, die möglicherweise für den Zugriff auf die Datenbank erforderlich sind.
  
• Verteilen Sie die Front-End-Datenbankdatei mithilfe von Wechselmedien wie einer CD-ROM oder einem USB-Daumen-Laufwerk. Wenn Sie die Datei selbst installieren, können Sie Sie testen, um sicherzustellen, dass Sie funktioniert. Wenn Benutzer die Datei installieren müssen, sollten Sie ein Dokument hinzufügen, das Ihnen erklärt, was Sie tun müssen, um die Datei zu installieren, und an wen Sie sich wenden können, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen.
  

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Ändern der verwendeten Back-End-Datenbank
Mithilfe des tabellenVerknüpfungs-Managers können Sie Ihre Back-End-Datenbank verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank verwenden.

Wenn Sie Ihre Back-End-Datenbank verschieben möchten, erstellen Sie zunächst eine Kopie davon an den neuen Speicherort, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe & importieren auf Tabellenverknüpfungs -Manager.
   
2. Wählen Sie im tabellenVerknüpfungs-Manager die Tabellen aus, die sich in der aktuellen Back-End-Datenbank befinden.
   
   Tipp: Wenn Sie nicht mit anderen Datenbankenverknüpft sind, klicken Sie auf Alles auswählen.
   
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen immer auf neuen Speicherort überprüfen, und klicken Sie dann auf OK.
   
4. Navigieren Sie zu der neuen Back-End-Datenbank, und wählen Sie Sie aus.
   

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