Office: (Office 2013) Ausblenden von Inhalten per Checkbox / wiederholen von Inhalten

Hallo!

Ich bin neu in der Community und hoffe auf Eure Unterstützung!

Für meine Kollegen entwickle ich derzeit ein Formular, welches diverse Inhaltssteuerungselemente zum Ausfüllen enthält.

Problem 1: Aus-/Einblenden von Inhalten per Checkbox

Am Ende des Dokuments werden optionale Inhalte abgefragt, den Auszug des optionalen Parts füge ich bei.

Unsere Idee wäre nun, wenn man die Checkbox bei "nicht benötigt" aktiviert, die darunterliegenden Inhalte automatisch ausgeblendet werden, oder bei Deaktivierung wieder eingeblendet werden.

Über die Formatvorlagen würde das Ein-/Ausklappen manuell schon funktionieren, eine Automatisierung über die Checkbox wäre optimal.

Problem 2: Wiederholen von Inhalten in Tabelle

In den Tabellenzeilen sollen Bilder hinzugefügt werden. Beim Hinzufügen neuer Zeilen wäre es ideal, wenn die Funktionen (Bild, Text) direkt enthalten sind, um die Bedienung (für die technisch weniger affinen Kollegen) zu vereinfachen

Über eure Ideen freue ich mich!

LG Verena

 

Hallo Verena,

das automatische Ein- und Ausblenden von Text per Checkbox erfordert den Einsatz von VBA. Daher die erste Frage, ob das bei euch erlaubt / erwünscht ist.

Wenn ja, gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten:
a)
Das Aus- und Einblenden wird über das Textformat Ausgeblendet realisiert; welcher Bereich, wird über Textmarken geregelt.
Vorteil dieser Lösung: Schnell gemacht. Nachteil: Je nach Einstellung in den Optionen > Anzeige kann der verborgene Text trotzdem sichtbar bleiben (fein unterpunktete Linie), was gern zu Verwirrung führt; ebenso kann er trotzdem gedruckt werden. Du kannst die Optionen zwar per VBA setzen, hast aber nicht in der Hand, ob ein Anwender sie wieder rückgängig macht.

b)
Es werden Autotexte ein- und ausgeblendet. Vorteil: die sind am Bildschirm (oder auf dem Papier) eben sichtbar oder nicht. "Nachteil": Das Dokument muss zwingend als Dokumentvorlage (*.dotm) vorliegen, denn nur in Dokumentvorlagen können Autotexte gespeichert werden. Das Arbeiten mit Dokumentvorlagen wäre bei so einem Vorhaben aber eher vorteilhaft als nachteilig.

Was das Hinzufügen neuer Tabellenzeilen angeht, könntest du makrofrei mit dem Inhaltssteuerelement für wiederholte Abschnitte arbeiten (in deinem Fall müsstest du dazu vorher die Gruppierung der Elemente in der Tabelle aufheben), oder das ebenfalls per VBA erledigen lassen.

Gib doch mal Rückmeldung, dann könnte ich mit Beispielen aushelfen.

 

Hallo Gerhard,

danke für deine schnelle Rückmeldung (und sorry für das Mehrfach-Posten, ich war mir nicht sicher, wo ich am ehesten Hilfe finde )

Die Verwendung von VBA wäre möglich, wenn es die Bearbeitung der teils doch umfangreichen Formulare an gewissen Stellen vereinfacht.

Zum Thema Checkboxen:

Ideal wäre es, wenn - wie im Screenshot anbei skizziert - bei Auswahl einer Checkbox "nicht benötigt" die nicht benötigten Zeilen ausgeblendet und auch nicht gedruckt werden, oder umgekehrt bei "benötigt" wieder eingeblendet werden. Hättest du hierzu eine Idee?

Ich habe online ein Makros gefunden, welches die Tabellen als Grundlage für das Makros nutzt. Da im Dokument aber auch Tabellen ohne Checkboxen genutzt werden, kam es zu einigen Fehlermeldungen und für die Anpassungen kenne ich mich leider zu wenig mit VBA aus...

Zum Thema Tabellenzeilen:

Die wiederholten Abschnitte klingen sehr gut, vielleicht kannst du mir mit einem Beispiel helfen?

Schon mal vielen lieben Dank und viele Grüße!

 

Hallo Verena,

deine Antwort bringt mir jetzt nicht viel Erkenntnisgewinn bezüglich meiner Fragen. Im Gegenteil. Das Layout in deinem Screenshot weicht von dem deines Musterdokuments aus dem ersten Beitrag ab. Das hat auch Einfluss auf den Lösungsansatz (sowohl was das Ein/Ausblenden betrifft als auch das Anfügen weiterer Tabellenzeilen).

Wenn es das Layout aus deinem Screenshot sein soll, lad diesen Ausschnitt bitte als Dokument hoch, damit man dran experimentieren kann. Ich will das nicht erst nachbasteln müssen. Du hast es ja schon.

 

Hallo Gerhard,

entschuldige, ich habe an den Word-Anhang nicht mehr gedacht, den ich nun beifüge.

Danke und viele Grüße

 

Hallo Verena,

damit kann ich was anfangen. Ich werd mir ab heute Abend eine Lösung überlegen. Offen ist immer noch die Frage: Ausgeblendeter Text oder Autotexte? Die hab ich jetzt für mich so entschieden: Da das Dokument nicht (nur) von dir bedient werden soll, ist die Variante ausgeblendeter Text eher zweite Wahl. Für die Variante mit Autotexten wäre noch wissenswert, wie viele voneinander verschiedene Tabellenzeilen es gibt, oder ob das unter jeder Überschrift die gleichen Zeilen sind (mit Bildplatzhaltern).

Die Sache mit dem Hinzufügen weiterer Tabellenzeile kannst du so erledigen: Du markierst die Tabellenzeile(n) oder den Bereich, die/der wiederholt werden soll und klickst in der Registerkarte Entwicklertools > Steuerelemente auf das Symbol Inhaltssteuerelement für wiederholte Abschnitte. Es erscheint rechts unten ein Pluszeichen, auf das deine Anwender nur klicken müssen.

 

Hallo Gerhard,

freue mich sehr über deine Hilfe!

Unterhalb der blauen Überschrift ist der Text variabel (aber immer eine Zeile Text), die Zeilen darunter sind jeweils Bildplatzhalter.

Das mit dem wiederholten Abschnitten probiere ich direkt aus :-)

 

Hallo Verena,

ein paar Anmerkungen zum angehängten Dokument (gezippt, da hier Dokumentvorlagen nicht hochgeladen werden können):

1.
Es ist eine Dokumentvorlage vom Format *.dotm, denn nur in Dokumentvorlagen können Autotexte gespeichert werden.

2.
Die Checkboxen haben ein Problem: Man kann sie beide gleichzeitig anhaken. Das ist by design. Bisher sah sich Microsoft nicht in der Lage, Inhaltssteuerelement-OptionButtons zu spendieren, die sich gegenseitig ausschließen. Man zwar das Verhalten per Code nachbilden, aber das hat so seine Unsicherheiten. Einfacher geht das mit einem Dropdown mit den Einträgen Ja/Nein. Das kommt mir weniger fehleranfällig vor. Das Dropdown hat den Tag "JaNein".

Achtung, gewöhnungsbedürftig: Das Dropdown muss nach Auswahl von Ja oder Nein erstmal verlassen werden, damit das Makro losrennt. Das ist ebenfalls eine Eigenart dieser Inhaltssteuerelemente.

3.
Die Sache mit dem Steuerelement für wiederholte Abschnitte hab ich vorerst weggelassen. Man kann den gleichen Effekt erzielen, indem man mehrmals "Ja" auswählt. Ich kann aber bei Bedarf versuchen, das noch reinzubasteln.

4.
Zum Testen das Dokument in einen beliebigen Order kopieren und doppelklicken. Es wird ganz bestimmt noch die eine oder andere Falle geben.
Hier der Code (ist im angehängten Dokument bereits enthalten):

Code:

Dim aktuelleTabelle As Table
Dim einfuegestelle As Range

Private Sub document_new()
ActiveDocument.Range(0, 0).Select
End Sub

Private Sub Document_ContentControlOnEnter(ByVal CC As ContentControl)
  If CC.Tag = "JaNein" Then
 
        'aktuelle Tabelle definieren:
        Set aktuelleTabelle = Selection.Tables(1)
    
        'Einfuegestelle für Autotext definieren
        With aktuelleTabelle.Range
            Set einfuegestelle = ActiveDocument.Range(.Cells(.Cells.Count).Range.End + 1, .Cells(.Cells.Count).Range.End + 1)
        End With
    End If

End Sub

Private Sub Document_ContentControlOnExit(ByVal CC As ContentControl, Cancel As Boolean)
Dim i As Long

'Nur reagieren bei Inhaltssteuerelementen, deren Tag "JaNein" heißt
If CC.Tag <> "JaNein" Then Exit Sub

    If CC.Range.Text = "Ja" Then

        'Autotext einfügen
        Application.Templates(ActiveDocument.AttachedTemplate.FullName).BuildingBlockEntries("meinBaustein").Insert _
        where:=einfuegestelle
    Else

        'Tabellenzeilen bis auf die erste löschen
        With aktuelleTabelle
            For i = .Rows.Count To 2 Step -1
                .Rows(i).Delete
            Next i
        End With
End If

End Sub

 

Hallo Gerhard,

tausend Dank für das Beispiel und den Code!

Die Tabelle mit den Bildelementen hat sich auf zweispaltig geändert, die Anpassungen habe ich aber soweit hinbekommen und klappt wunderbar.

Eine "Falle" habe ich tatsächlich entdeckt. Das Formular soll am Ende in der Bearbeitung eingeschränkt werden, damit nur die Formularfelder ausgefüllt werden können.

Dies führt in Kombination mit dem Makros zur Fehlermeldung "Die Methode Insert für das Objekt BuildingBlock ist fehlgeschlagen".

Beim Debuggen markiert ist die Code-Zeile:

Application.Templates(ActiveDocument.AttachedTemplate.FullName).BuildingBlockEntries("meinBaustein").Insert _
where:=einfuegestelle

Hättest du hier noch einen Tipp?

 

Hallo Verena,
dann musst du den Dokumentschutz temporär (d.h. für den Moment des Einfügens oder Löschens) aufheben und wieder setzen.

Dazu musst du die drei Zeilen ersatzlos löschen:

Code:

Private Sub document_new()
ActiveDocument.Range(0, 0).Select
End Sub

und das On_Exit Makro wie folgt ändern:

Code:

Private Sub Document_ContentControlOnExit(ByVal CC As ContentControl, Cancel As Boolean)
Dim i As Long

'Nur reagieren bei Inhaltssteuerelementen, deren Tag "JaNein" heißt
If CC.Tag <> "JaNein" Then Exit Sub

    '>>>>>>Formularschutz temporär aufheben>>>>>:
   If ActiveDocument.ProtectionType <> wdNoProtection Then
       ActiveDocument.Unprotect
    End If
      
        If CC.Range.Text = "Ja" Then

        'Autotext einfügen
        Application.Templates(ActiveDocument.AttachedTemplate.FullName).BuildingBlockEntries("meinBaustein").Insert _
        where:=einfuegestelle
    Else

        'Tabellenzeilen bis auf die erste löschen
        With aktuelleTabelle
            For i = .Rows.Count To 2 Step -1
                .Rows(i).Delete
            Next i
        End With
End If

    '>>>>>Dokumentschutz wieder setzen>>>>>
    If ActiveDocument.ProtectionType = wdNoProtection Then
        ActiveDocument.Protect Type:=wdAllowOnlyFormFields, noReset:=True
    End If
End Sub

Voraussetzung ist natürlich, dass die Dokumentvorlage mit Formularschutz gespeichert ist.