Office: Auswahlliste oder AutoText für alle nutzbar

Hallo miteinander, ich habe folgendes Problem:

Eine Patientenverwaltungssoftware öffnet und bedient Word mit Patientendaten in einem Entlassungsbrief.
Solche Briefe sollen von mehreren Kollegen an unterschiedlichen Arbeitsplätzen geschrieben werden.
Die zentral abgelegte Dokumentvorlage "z.B. Entlassungsbrief Bauchschmerzen" scheint im rtf Format bereitgestellt zu werden.
Nun habe ich mein Briefgerüst mit den individuellen Patientendaten, das ich inhaltlich verändern kann und in dem unten die verordneten Medikamente tabellarisch erscheinen sollen (natürlich bei jedem Patienten anders).
Es gibt vielleicht 100-200 Standardmedikamente, die ich gerne z.B. als AutoText anbieten möchte, damit sie für den jeweiligen Patienten auswählbar sind - manche kriegen keine, manche 4, manche 10 Medis.
Nun kann ich nicht die Medis als AutoText Einträge in die normal.dot schreiben, weil die anderen Arbeitsplätze sie dann nicht nutzen können, und sie überall zu ändern würde den Sekretariaten ihre anderen AutoText Einträge und Standardschriftarten usw. zerschießen.
Daher meine Frage:
Wie kann ich in dieser Konstellation die Medikamente zum Auswählen bereitstellen? Für Jedermann und jeden Arbeitsplatz, der auch die zentrale Dateivorlage bereitgestellt bekommt?
Muß es AutoText sein, oder gibts noch andere Möglichkeiten?

Beispiel:
ASS 100 (TAB) 0-1-0 (TAB) Acetylsalicylsäure (TAB) Godamed
Euthyrox 100 (TAB) 1-0-0 (TAB) L-Thyroxin (TAB) L-Thyroxin-Henning
usw.

Vielen Dank schon jetzt!
Markus