Office: (Office 2010) Automatische Übernahme von Namen im Text

Hallo,

ich weiß leider nicht, ob es diese Funktion überhaupt in Word in dieser Form gibt.
Ich bearbeite zur Zeit Vertragsvorlagen in Word. An mehreren Stellen, habe ich dort den Namen des Kunden Stehen. Ist es irgendwie möglich, den Namen einmal zu schreiben und an den anderen Stellen so was wie Verweise einzufügen. Würde bedeuten ich schreibe den Namen einmal in das Adressfeld und Word setzt dann automatisch an allen anderen erforderlichen, von mir festgelegten Stellen, den Namen ein?
Wenn ich das über Querverweise versuche muss ich als Überschriften oder so formatieren, dann zerhaut er mir jedes Mal das komplette Format.

Vielleicht habt ihr ja einen guten Rat für mich.

vielen Dank!!!

:)

 

Das Stichwort ist "oder so" im QV-Auswahldialog.
Mach aus dem Namken eine Textmarke, dann kannst Du deren Inhalt ebenfalls per Querverweis übernehmen.

Gruß
G.O.

 

Hallo s_barth,

am einfachsten wäre es, überall im Text, wo der Name des Kunde erscheinen soll, einen Platzhalter einzugeben (z.B. #kunde#) und dann am Ende mit globalem Suchen und Ersetzen den richtigen Namen einzufügen.

Mit einem Verweis geht das aber auch:
Kundenname einmal eingegeben: z.B.Hans Dampf.
Dann den Namen markieren und Unter Einfügen-->Textmarke die Textmarke kunde einfügen.
Möchtest du im Vertragstext nun den Kundennamen einfügen, wählst du unter Einfügen-->Schnellbausteine-->Feld in der Kategorie Verknüpfungen und Verweise den Feldnamen Ref und wählst dort kunde aus.

Die erste Variante mit dem Suchen und Ersetzen halte ich aber für wesentlich einfacher.

Eine dritte Möglichkeit wäre noch, in den Autokorrekturoptionen für drn Kundennamen das Kürzel #kunde# zu definieren. Jedesmal, wenn du nun im Text #kunde# schreibst, wird das durch den Namen ersetzt. Bei jedem neuen Kunden müsstetst du dieses Kürzel natürlich anpassen.

 

Textmarke klingt super, aber ich bekomme es nicht hin. *frown.gif* Dieser Teil besteht zwei Worten. Ich möchte in der Vorlage gern bei "Distributor Name" zukünftig einfach nur den Namen des neuen Kunden eingeben. Dann soll dies in der Kopfzeile und unten unter der Unterschrift automatisch erscheinen. Gebe ich Distributor ein, kann ich zufügen, gebe ich Distributor Name ein, so wie es da stehen soll, geht das nicht mehr.
Ich glaub ich denke heute zu kompliziert.

 

An die Textfelder dadhte ich auch schon, aber dann müssten die Kollegen wieder daran denken, dass der Name des Kunden überall eingetragen wird. Ich habe diese Felder bisher schon immer gelb markiert, damit man sieht "hier bitte etwas schreiben/ersetzen". Die Kollegen senden die Verträge dann aber leider mit gelb markierten Stellen raus. Ich dachte es wäre vielleicht einfacher einmal an der Hauptstelle den Namen einzugeben und dann erscheint der automatisch an den richtigen Stellen. Da Word inzwischen soviele Features hat, dachte ich das wäre ganz leicht *Smilie

Aber danke schon mal.

 

Füllen die Kollegen den Vertrag nur aus oder ändern sie den Vertragstext?

Im ersteren Fall wäre natürlich ein Formular sinnvoll. Dort würde dann der Kundenname nur einmal in ein Eingabefeld eingetragen und an den anderen gewünschten Stellen übernommen werden.

 

evtl. hilft das:
1. Textfelder erscheinen automatisch grau, wenn man das so einstellt. Es ist nicht sinnvoll, hier noch manuell drüberzuformatieren. Diese Option sollten die Kollegen eingeschaltet haben.
2. Über den "Formatverbinden"-Schalter wird bewirkt, dass man dort, wo der Text aus dem Querverweis eingefügt wird, die Formatierung manuell einstellen kann und diese sich nicht ändert, wenn das Feld aktualisiert wird.