Office: (Office 2013) Automatische Umbrüche und mehr

Hallo

Ich bräuchte eure Hilfe bzw. euren Rat wie ich meine Arbeit schneller machen kann.
Ich bekomme mit einen Protokoll aus einen Programm welches auf eine .dot Datei zugreift.
Da ist auch das Probrem dass dies mit Office 2013 nicht funktioniert ( Grafiken kommen unvollständig am Ende des Protokolls ), soll aber nicht das Thema für das Thema sein.
Dann muss ich bei jeden Prokotoll folgende Schritte erledigen, welche bei ca 50 Prokokollen jährlich einfach viel Zeit fressen.

• Titel ersetzt
• Startseite ersetzt
• Tabelle und Seitenumbruch gelöscht
• Leck-freiheit zu Leckfreiheit
• Tabelle und Seitenumbruch gelöscht
• Filterströmungstest gelöscht
• Meßpositionen -> Meßpositionen
• PAS: gelöscht
• Umbruch vor 3.1.1.8
• Umbruch vor 3.1.1.9
• Umbruch vor 3.1.2
• 3.1.2.1 gelöscht
• Umbruch vor 3.1.2.1.2
• Umbruch vor 3.1.3
• 3.1.3.1 gelöscht
• Umbruch vor 3.1.3.1.2

Nun ist dass nur ein kleiner Report mit 2 Filter, zumeist sind es aber weit mehr Tests.
Wie kann ich die Arbeit automatisieren?
Ich habe es gerade mal geschafft die Meßpositionen und PAS: Punkte mittels Makroaufzeichnung ( suchen und ändern) zu automatisieren.
Beim Umbruch sind die Messzeilen unterschiedlich lange und somit unterschiedliche Umbrüche.

Habe die .dot angehängt falls es einfacher ist diese zu verändern.
Auch einmal das original und die bearbeitete Version ( bei beiden auf den Datenschutz geachtet und gelöscht und verändert ).

Danke für eure Hilfe

:)

 

Hallo,

vorbehaltlich dessen, was dein Programm, das auf deine .dot Datei zugreift, für Strukturen braucht:

Änderungen, die du jedesmal in gleicher Form durchführen müsstest (z.B. bestimmte Seitenumbrüche löschen etc.), erledigst du natürlich in der Dokumentvorlage selbst, weil sich das dann ja auf alle zukünftigen erzeugten Dokumente auswirkt. Dazu rufst du die Dokumentvorlage (also die .dot) via rechter Maustaste > Öffnen auf, erledigst die Änderungen manuell und speicherst die Vorlage wieder ab.

Für die Fälle, die dann noch übrig bleiben, und wofür es sich evtl. lohnt, ein Makro einzusetzen, müsstest du ein bisschen konkreter werden. Mir ist bei den meisten Punkten unklar, was wie bearbeitet werden soll. Beispiele:

• Titel ersetzt --> welches ist der Titel? Das in der Kopfzeile? Das über der ersten Tabelle? Wodurch soll er ersetzt werden? Immer durch den gleichen Text? Durch jeweils einen anderen=?
• Startseite ersetzt ---> durch was? Hast du die neue Startseite bereits als Datei oder musst du sie neu erstellen?
• Tabelle und Seitenumbruch gelöscht --> welche Tabelle?
• usw.

Das könnte man dann schrittweise abarbeiten. Vorteilhaft wäre, wenn du in deinen Original- und Bearbeitet-Versionen hervorheben könntest, was in welchem Schritt gemeint ist.

 

Danke für deine Hilfe.

in der .dot sind zb. keine Umbrüche welche ich löschen möchte, auch keine Tabellen welche gelöscht werden.

Habe nun beim Original Kommentare geschrieben was wie geändert wird., hoffe dass verschafft eine leichtere Verständlichkeit und Übersicht.

MfG Patrik

 

Hallo Patrik,

ich hab da noch Klärungsbedarf. Du schreibst:

"In der .dot sind .... keine Tabellen, welche gelöscht werden." Aber in deinem neuen Dokument steht gleich mal bei der ersten Tabelle (die mit den Einträgen "Version" und Projekt"), dass sie raus soll? Soll die immer raus? Dann lösch sie einmalig in der Vorlage und schon hast du bei jedem neuen Dokument einen Bereinigungspunkt weniger.
Soll die nur manchmal raus? Dann braucht es ein Kriterium dafür. Das kann ich deinem Kommentar nicht entnehmen.

Ein weiteres Beispiel nach dem gleichen Strickmuster:
Laut Kommentaren willst du z.B. oberhalb jeder Überschrift, die "Reingas" heißt, einen Seitenumbruch haben. Sowas macht man in der Dokumentvorlage, dann ist das ein- für allemal erledigt. Wenn du aber mal einen Seitenumbruch brauchst, und mal nicht: Nach welchem Kriterium wird das entschieden?

Ich könnte die Beispiele noch fortsetzen. Irgendwie hab ich den Verdacht, dass du nicht weißt, was der Sinn und Nutzen einer Dokumentvorlage ist, oder wir reden anderweitig schwer aneinander vorbei. Ich bitte um Aufklärung.

 

Stimmt, werde ich probieren.

In der .dot finde ich aber kein "Reingas" vl. wird es vom Programm ins Word mittels der .dot geschrieben.
Kann ich es nachträglich ändern?

MfG

 

Hallo Patrik,

"In der .dot finde ich aber kein "Reingas". Stimmt. das würde also zu den Fällen gehören, die man nachträglich bereinigen müsste. Das ist in diesem Fall einfach, weil man zwei Kriterien hat, anhand derer die zu löschende Stelle genau zu definieren ist: Die Formatvorlage (Überschrift 4) und der eindeutige Text.

Ähnlich ginge es mit der Überschrift Status Filter-Strömungstest samt nachfolgender Tabelle (die gibts nur einmal im Dokument). Das zugehörige Teilmakro funktioniert in der Annahme, dass von den beiden nach der Tabelle folgenden Seitenumbrüchen nur einer überleben soll.

Im Prinzip ginge es so, dass du ein Hauptmakro baust, von dem aus die verschiedenen Bearbeitungsfälle ausgelöst werden. Für die beiden genannten Fälle sähe das so aus:
Code:

Ich hab aber schwere Bedenken, dass das so weiter funktioniert. Du hast in deinem Musterdokument viele Tabellen gekennzeichnet, die raus sollen, ohne dass mir klar ist, ob sie ein gemeinsames Kriterium haben. Möglicherweise ginge das über ihren Inhalt:
Die erste Tabelle hätte in Zelle(2,1) den Eintrag "Version", die Tabellen auf Seite 3 und 4 wären an ihrem Eintrag "Durchgeführt/geprüft..." zu identifizieren.

Am schwierigsten wären vermutlich Seitenumbrüche zu behandeln. Und wenn sich die zu bearbeitenden Dokumente von der Struktur her nur um ein Jota verändern, war die meiste Mühe vermutlich für die Katz.

Mein Vorschlag ist also nach wie vor, zunächst zu prüfen, was alles in der dot selber geändert werden kann, damit das Gewusel in den resultierenden Dokumenten möglichst reduziert wird.