Office: Bestimmten Bereich mit Makro in pdf speichern

Hallo,

ich habe folgende Frage:

ist es möglich, über einen Makro Button nur einen bestimmten Bereich/Tabellen (welche ich vorher festlege) in einer pdf zu speichern und wenn ja, wie?

Kurz zum Hintergrund des ganzen:

Ich habe einen Tagesbericht, welcher von jedem Mitarbeiter täglich ausgefüllt wird. Das Dokument ist geschützt mit Formulareingaben. Da am Ende des Tages der gesamte Tagesbericht in pdf abgespeichert wird ist das erstmal kein Problem.

Jedoch müssen hin und wieder bestimmte Tabellen ausgedruckt und/oder als pdf erstellt werden um sie zu verschicken, jedoch eben nicht das ganze Dokument.

Ich habe es über ein "markierten" Bereich drucken Makro versucht, jedoch kann der Anwender bei geschützten Dokumenten auch nicht den gewünschten Bereich markieren. Angenehm wäre es, wenn im Makro die gewünschte Tabelle bereits definiert ist. Eine Bestimmung über die Seitenzahlen ist leider nicht so einfach, da sich diese ggf. verschieben können, bzw. gibt es Bereich die per Kontrollkästchen ein/ausgeblendet werden können und somit die Seitenzahl erneut nicht stimmt.

Hätte jemand eine Idee wie man das lösen könnte?

Ich benutze Word 2016, auf den Dienstrechnern befindet sich Word 2010.

Vielen Dank für eure Hilfe

Wolfgang

:)

 

Hallo Wolfgang,

wenn ich deine bisherigen Fragen richtig deute, hast du zum Drucken des Dokuments doch schon gewisse Tabellen ausgeblendet. Dann wäre "das ganze Dokument" doch eh nur das auf die sichtbaren Bereiche reduzierte Dokument, das du ohne weitere Vorkehrungen in ein PDF drucken könntest? Du müsstest nur in den Optionen einstellen: Ausgeblendeten Text nicht drucken.

Oder ist es so: Der zu druckende Bereich umfasst wiederum nur einen Teilbereich des Dokuments, das durch Ausblenden bestimmter Tabellen sowieso schon reduziert ist?
Dann könntest du folgendes Makro hernehmen, vorausgesetzt, der zu druckende Bereich umfasst immer genau 1 Tabelle. Dafür muss die Schreibmarke nur in irgendeinem Formularfeld in der Tabelle stehen.
Code:

Wenn der Druckbereich mehr als eine Tabelle umfasst, wirds komplizierter. Dann müsstest du vorab für jeden möglichen zu druckenden Teilbereich eine Textmarke anlegen und das Makro müsste zunächst eine Userform zur Auswahl dieser Bereiche anbieten. Diese Variante wird dann noch erschwert, wenn die möglichen Druckbereiche zum Teil auch ausgeblendet sein können.

In beiden Fällen würde ich zum Start des Makros eine Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste anlegen.

 

Wenn der Druckbereich mehr als eine Tabelle umfasst, wirds komplizierter. Dann müsstest du vorab für jeden möglichen zu druckenden Teilbereich eine Textmarke anlegen und das Makro müsste zunächst eine Userform zur Auswahl dieser Bereiche anbieten. Diese Variante wird dann noch erschwert, wenn die möglichen Druckbereiche zum Teil auch ausgeblendet sein können.

In beiden Fällen würde ich zum Start des Makros eine Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste anlegen.



Wie immer, vielen Dank für die schnelle Antwort. ;-)

Es ist so ähnlich wie du es schon beschrieben hast.

Es wird nur eine Tabelle sein, die in pdf per Makro gespeichert werden sollen. (also eine Tabelle pro Makro)

Es geht darum, dass ja in dem Dokument ca. 10 Tabellen sind. die ersten 5 sind nicht ausblendbar, da diese immer ausgefüllt werden müssen. Die anderen 5 sind ausblendbar und müssen nur bei Bedarf ausgefüllt werden.

Angenommen Tabelle 6 und 7 werden verwendet. (zuerst eingeblendet und ausgefüllt) Dann müssen diese gedruckt/in pdf gespeichert werden. Aber Tabelle 6 muss in ein eigenes Dokument und Tabelle 7 muss in ein eigenes Dokument, da diese an unterschiedliche Personen verschickt werden müssen, welche jeweils die andere Tabelle nicht bekommen sollen. ;-)

Daher dachte ich mir ich setze über jeder Tabelle zwei Makrobutton mit der Beschriftung "Tabelle xx drucken" & "Tabelle xx in pdf speichern". Damit die Mitarbeiter direkt nach dem Ausfüllen auf den Button drücken können und dieses gespeichert (pdf) bzw. gedruckt wird.

Bei vielen unserer Mitarbeitern kann man froh sein, wenn sie wissen wie man eine Word Datei öffnet. Daher würde ich es gerne so intuitiv und einfach wie möglich in der Anwendung gestalten. (auch wenn es in der Vorlage mehr Arbeit ist) ;-)

Liebe Grüße

Wolfgang

 

Hallo Wolfgang,

vom Makro her müsste es dann ja passen, mit einer kleinen Änderung. Da der Button ja über die Tabelle soll, musst du ihn per Textmarke ansprechen.

Also ersetzt du die Zeile im Makro:
Code:

durch
Code:

Was die Sorte des Buttons angeht, so nehm ich an, dass du nicht wirklich einen Makrobutton aus Einfügen > Feld > Macrobutton meinst: Den kannst du vergessen, denn er funktioniert per Doppelklick. Und bei geschütztem Dokument hast du keine Chance, einen Doppelklick drauf auszuführen.
Aber ich denke, du meinst eine Active-X Schaltfläche aus der Gruppe, wo du auch deine Checkboxen her hast. Wie du dort das Makro einbindest, weißt du ja.

Doch ich kündige dir gleich ein mögliches nächste Problem an:

Falls du nicht nur die Tabelle drucken willst, die du per Button auswählst, sondern das gesamte sichtbare Dokument, wird die Schaltfläche mitgedruckt. Wenn dich das nicht stört, ist alles ok. Wenn ja, muss man das entsprechende Makro für den Ausdruck ausblenden, was möglicherweise etwas tückenhaft ist.

 

also das funktioniert ja schon mal sehr gut. Das die beim Gesamtdruck mit dabei sind denke ich stört nicht allzuviel, da dies nur für die interne Archivierung wichtig ist.

Gibt es denn noch eine Möglichkeit, dass er die Kopf und Fußzeile mit in die PDF speichert?

 

Hallo Wolfgang,

da fällt mir nur der Umweg ein, die zu exportierende Tabelle temporär in eine neues Dokument zu kopieren, das die Kopf- und Fußzeilen bereits enthält, daraus das PDF zu drucken und das temporäre Dokument ungespeichert zu schließen.

Öffne also zur Vorbereitung ein Dokument auf Basis deiner Vorlage, lösche alles raus bis auf die Kopf- und Fußzeilen und speicheres es als normales Dokument unter dem Namen leer.docx.

Dann kannst du dem Button in deiner Vorlage dieses geänderte Makro zuweisen:
Code:

Das Makro erwartet das leere Dokument im gleiche Ordner wie die Vorlage und speichert das PDF auch dort (kann man aber auch ändern).