Office: Bitte um Aktualisierung eines Makros

Hallo zusammen,
für einer Dokumentvorlage hat mir vor vielen Jahren ein ehemaliger Kollege ein Makro geschrieben, das in den neueren Versionen von Word leider nur noch sehr hakelig funktioniert. Es geht um Folgendes: wir haben eine Wordliste für Mischbriefe für Spendenquittungen. In der Wordliste gibt es diverse Felder z. B. für die Nummer der Quittung, ein Datum und einen Betrag. Der Betrag (in Ziffern) wird automatisch in das passende Zahlenwort umgewandelt.
Nach Ausfüllen der Felder aktiviere ich das Makro und die Felder werden in entsprechenden Text umgewandelt. Dann kann ich über die Serienbrieffunktion die Quittungen ausdrucken.
Das Makro hat folgenden Inhalt:
Attribute VB_Name = "DokumentschutzAufheben"
Sub DokumentschutzAufheben()
Dim sFensterbezeichnung As String
On Error GoTo Schutz_Error
sFensterbezeichnung = WordBasic.[FileNameFromWindow$](0)
sFensterbezeichnung = Right$(sFensterbezeichnung, 4)
If ActiveDocument.ProtectionType <> wdNoProtection Then
If sFensterbezeichnung <> ".dot" Then
' Dokumentschutz aufheben
ActiveDocument.Fields.Update
ActiveDocument.Unprotect
' Felder löschen und in Text umwandeln
ianz = ActiveDocument.Fields.Count
For i = 1 To ianz
ActiveDocument.Fields.Item(1).Unlink
Next
Else
' Dokumentschutz aufheben
ActiveDocument.Unprotect
End If
Else
MsgBox ("Der Dokumentschutz ist bereits aufgehoben!")
End If
Schutz_Error:
Select Case Err.Number
Case 0
Case 5941
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
Case Else
System.Cursor = wdCursorNormal
MsgBox "Es ist ein Fehler mit der Nummer " & LTrim(Str(Err.Number)) & " aufgetreten!", vbCritical, "Schutz-Main"
Err.Number = 0
End Select
System.Cursor = wdCursorNormal
End Sub

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Kann vielleicht jemand das Makro auf den aktuellen Stand bringen?
Ich würde mich sehr freuen.
Viele Grüße an das Team
Fonsi

 

Hallo Fonsi,

da ist mir sehr vieles arg nebelig:

Zu deiner Beschreibung:

1. "Sehr hakelig:" Wo genau hakts? Gibts Fehlermeldungen oder gehts nur langsam? Funktioniert das Makro grundsätzlich (da hab ich meine Zweifel)?
2. "Mischbriefe": Damit meinst du einen Seriendruck?
3. "diverse Felder": Damit meinst du die Seriendruckfelder? Oder (auch) andere?
4. "der Betrag wird automatisch in das passende Zahlenwort umgewandelt": Das bedeutet für mich z.B. aus "12" wird "zwölf". In deinem Makro seh ich nichts davon. Wird das anderweitig erledigt oder möchtest du das gern haben?
5. "aktiviere ich das Makro und die Felder werden in entsprechenden Text umgewandelt. Dann kann ich über die Serienbrieffunkton die Quittungen ausdrucken. Das kann nicht sein. Wenn alle Felder (und damit auch die Seriendruckfelder) in reinen Text verwandelt worden sind, ist das Ausführen eines Seriendrucks nicht mehr möglich. Das musst du irgendwie anders meinen.

Zu deinem Makro:

Da hätte ich viele Fragezeichen und Änderungsvorschläge, aber das wesentliche Problem ist dieser Teil:
ianz = ActiveDocument.Fields.Count
For i = 1 To ianz
ActiveDocument.Fields.Item(1).Unlink
Next
Diese Schleife wird zwar so oft durchlaufen, wie es Felder im Dokument gibt, aber es wird immer nur das erste Feld in Text verwandelt. Das sollte wohl Fields.Item(i) heißen. Aber dann tritt Punkt 5 in Kraft. Es gibt dann keine Seriendruckfelder mehr.

Ich fürchte, du musst noch mal von vorne erklären. Hilfreich dabei wäre auch, wenn du das Seriendruck-Hauptdokument zur Verfügung stellst. Datenschutzwürdiges wie Adressen, Logos und dergleichen kannst du rauslöschen. Wenn erst mal das Vorhaben klar ist, werden wohl einige Vorschläge zum Renovieren abfallen.

 

Hallo Gerhard, vielen Dank für Deine schnelle Antwort und die Fragen. Ich versuche, den „Nebel“ etwas aufzulösen.

Zu 1.

Es geht nur sehr, sehr langsam. Es gibt keine Fehlermeldungen und es funktioniert letztendlich.

Zu 2.

Ja, ich meine einen Seriendruck.

Zu 3.

Es sind Textformularfelder für die Name, Adresse, Nr. der Spendenquittung, Betrag und Datum.

Zu 4.

Ja, die Zahl 100,20 (Euro) z. B. im Textfeld „Betrag060“ wird umgewandelt in Hundert und 20/100 (Euro) durch folgendes Feld „REF Betrag060 \*DOLLARTEXT“

Zu 5.

Nachdem das Makro die Textformularfelder in reinen Text umgewandelt hat, speichere ich die Liste. Dann öffne ich aus einer Dokumentvorlage den eigentlichen Serienbrief und mische ihn mit der gespeicherten Liste.

Die Liste enthält zahlreiche Namen und Adressen von regelmäßigen Spenderinnen und Spendern. Außerdem umfasst sie mehrere Zeilen mit Textformularfeldern, in die ich dann jeweils andere Spender eintragen kann.

Leider kann ich keine Worddateien hochladen.

Wenn es noch Fragen gibt, versuche ich, sie zu klären.

Viele Grüße und nochmals vielen Dank.

Fonsi

 

Hallo Fonsi,

einerseits hab ich jetzt ein bisschen mehr verstanden, andererseits wächst mein Unverständnis dennoch:

Der Mischbetrieb zwischen Formularfeldern und Seriendruck ist für mich unsinnig: Wenn du deine Formularfelder im Seriendruck-Hauptdokument untergebracht hast und händisch ausfüllst, erscheinen doch im ausgefüllten Seriendruck bei jedem Adressaten die gleichen Daten? Angesichts der Tatsache, dass du schreibst, dass das Makro seinen Dienst tut, muss ich da noch gehörig was missverstehen.

Wäre es nicht wesentlich zielführender, Daten wie Name, Spendenbetrag etc. aus der Datei zu holen, die du nachher offenbar für den Seriendruck verwendest? Da würde sich alles auf einen simplen Seriendruck reduzieren.

Nach wie vor bin ich der Meinung, dass ein Musterdokument vermutlich enorm helfen würde, dein Vorhaben zu verstehen. Warum kannst du keins hochladen?

Übrigens: Welche Office-Version habt ihr im Einsatz?

Ich häng trotz all meiner Verständnislosigkeit ein Dokument an mit dem von mir geänderten Makro drin, so dass du erstens prüfen kannst, ob es das macht, was du dir vorstellst und zweitens, ob es schneller läuft als dein originales. Es ist gezippt, da Dokumente mit Makros hier nicht hochgeladen werden dürfen.

 

Hallo Gerhard, vielen herzlichen Dank. Es funktioniert auch mit Deiner geänderten Version. Wenn ich das komplette Dokument nehme, dauert es ebenfalls länger und ganz oben in der Statuszeile steht: "keine Rückmeldung" und die Sanduhr erscheint. Aber nach einiger Zeit ist das Makro fertig.
Ich habe jetzt aus der Quittung und der Liste jeweils eine zip-Datei gemacht. Alle persönlichen Daten sind gelöscht und die Liste ist nur ganz kurz. Da läuft auch das alte Makro schnell.
Vielleicht lasse ich es einfach so. Es ist übrigens eine Office-Version von 2021 professional plus.
Viele Grüße

 

Aaah,

kaum gibts Musterdokumente, versteh ich es: Die Spendenliste ist das Seriendruck-Hauptdokument, kann aber wegen der Formularfelder erst verwendet werden, wenn die in reinen Text aufgelöst sind (ich hab immer eine Excel-Liste vermutet und konnte deshalb die Word-Spendenliste nicht sinnvoll zuordnen.

Aber wenn du die Spendenliste tatsächlich in Excel führst, wird doch alles viel einfacher! Lediglich für die Umwandlung der Zahlenbeträge in Worte müsstest du ein Makro einsetzen, aber dafür gibts genug Beispiele im Netz).

 

Hallo lieber Gerhard,
ganz herzlichen Dank für Deine ganze Mühe und besonders für Deinen Tipp mit der Exceltabelle. Das war mir überhaupt nicht bewusst, dass man einen Seriendruck auch mit einer Exceltabelle ausführen kann. Das werde ich sehr gern ausprobieren und bin sicher, dass ich für die Umwandlung ver Zahlen in Worte eine passende Lösung finden werde.
Viele Grüße
Fonsi

 

Hallo Fonsi,

mir fällt grad noch ein, dass es völlig unnötig ist, nach einem Excel-Makro für Zahlen in Worte zu suchen. Das erledigst du im Seriendruck-Hauptdokument.

Angenommen, du hast in Excel eine Spalte Betrag, und in Word das Seriendruckfeld {mergefield Betrag}, dann fügst du das einfach nochmal ein und gibst ihm den Schalter Dollartext mit, z.B.

"Sie haben {mergefield betrag} (in Worten: {mergefield betrag \*dollartext} Euro gespendet."

 

Lieber Gerhard,
vielen Dank: perfekt.
Wir sind übrigens ein kleiner Verein, der ein soziales Projekt in Südindien unterstützt. Alle Spenden werden in voller Höhe an unser Hilfsprojekt weitergeleitet. Deshalb freuen wir uns besonders über die ehrenamtliche Unterstützung.
Fonsi