Office: Brieftext in Abh. von Dropdown-Feld

Hallo zusammen,

ich bin zwar relativ firm in Office-Programmen, ärgere mich aber seit Tagen mit einer Idee herum, den ich bisher leider nicht erfüllen konnte ;)

Wir sind eine Schule, haben eine Excel-Exportliste mit allen Schüler-/Elterndaten und nutzen diese, um via Serienbrieffunktion Elternbriefe sämtlicher Art (Einladungen zu Elternabenden, Verweise, Informationen zu Ausflügen etc.) zu entwerfen. Aktuell haben wir für jeden Inhalt ein eigenes Dokument. Dummerweise wurde nun unser Verwaltungstool umgestellt und die Exportlisten sehen völlig anders aus, was uns dazu zwingt, jedes Dokument neu anzulegen.

Unsere Idee: Wir entwerfen statt 15 oder 20 Dokumenten nur ein einziges Dokument mit der gewohnten Serienbrieffunktion. Unser Betreff wird in einem DropDown-Menü wiedergegeben und wir machen den anzuzeigenden Brieftext nach der Anrede vom im DropDown gewählten Betreff abhängig.

Bisher hab ich es testweise mit einem Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement versucht und dann mit { IF { REF Betreff } = "..." "..." }. Das hat leider nicht funktioniert bzw wäre bei 15 Dokumenten auch eine unglaublich tief verschachtelte WENN-Funktion - wenns nicht anders geht, würde ich das in Kauf nehmen, bekomm' ich schon hin.

Geht das überhaupt oder gibt es was Eleganteres?

Vielen, vielen Dank für eure Mühe!

 

Hallo spenic,

du kannst auf ein Inhaltssteuerelement nur dann per REF-Feld zugreifen, wenn du es in eine Textmarke packst und dich im REF-Feld darauf beziehst. Und dann musst du das Aktualisieren per F9 manuell anstoßen. Verschachteln müsstest du die 15 Varianten nicht, sondern du könntest die einzelnen IF-Felder einfach nahtlos hintereinander hängen:
{ IF { REF Betreff } = "Elternabend" "xxx" }{ IF { REF Betreff } = "Hitzefrei" "yyy" }...

Sofortiges Aktualisieren ginge nur mit einem Kombinationsfeld aus den Formularen aus Vorversionen. Die erfordern allerdings Dokumentschutz (Nur Zulassen: Ausfüllen von Formularfeldern). Du müsstest zusätzlich die Option beim Verlassen berechnen anhaken.

Sofort ginge es es auch mit einem Inhaltssteuerelement, aber nur per VBA mit Hilfe des Zugriffs auf Tag oder Titel des Kombinationsfeldes.

Die große Unbekannte ist aber das, was du den "anzuzeigenden Brieftext" nennst. Ist das nur ein bisschen reiner Text oder die komplette Variante eines Serienbriefes mit samt seinen Seriendruckfeldern? Im letzteren Fall müsste man wohl mit Autotexten arbeiten.

Fazit: Gehen wirds auf jeden Fall, die Frage ist, was die günstigste Variante ist. Ich schlage vor, du machst mal ein bis zwei etwas ausführlichere Beispiele für den "anzuzeigenden Brieftext" und klärst außerdem, ob bei euch VBA in Betracht käme. Dann könnte man einen gezielteren Vorschlag machen.