Office: Buchdruck, große Tabellen in Word

Hallo,

mein Name ist Birgit und ich habe folgende Frage:
Wir möchten ein Buch drucken lassen. Ein Adressverzeichnis.
Wir haben sehr, sehr viele Daten in Excel-Listen erfasst und möchten diese Daten jetzt in Buchform erstellen.
Wir haben es schon über OLE-Objekt probiert, aber da werden nur 5 Spalten dargestellt.
Kann uns Jemand helfen?
Bei uns handelt es sich hier um die Spalten A-H (max. G)

Vielen Dank. Birgit

 

Hallo Birgit,

das hört sich nach einem klassischen Fall von "Seriendruck" in WinWord an:

1) Im Menüband > Tabulator "SENDUNGEN" > Gruppe "Seriendruck starten" > Button "Seriendruck starten" > Eintrag "Seriendruckassistent mit Schritt-für-Schritt Anweisungen ...": Durch öffnet sich der Aufgabenbereich "Seriendruck" mit einer Anleitung, die in 6 Schritten zum Ziel führt:

2) Im 1. Schritt den Radiobutton für den "Dokumenttyp" auswählen: Das wird bei dir das "Verzeichnis" sein (Was ein Verzeichnis ist, wird dort auch kurz erläutert).

3) Im 2. Schritt muss man sich für ein "Startdokument" entscheiden: z.B. die Option "Aktuelles Dokument verwenden" auswählen.

4) Im 3. Schritt muss man den "Empfänger wählen": z.B. die Option "Vorhandene Liste verwenden" auswählen:

4a) dort dann den Punkt "Liste wählen...", um nach der entsprechenden Excel-Datei und dem darin enthaltenen Arbeitsblatt zu suchen.
4b) hier kann man dann anschließend mittels "Empfängerliste bearbeiten" die in Punkt 4a) ausgewählten Excel-Daten bearbeiten (filtern, sortieren, etc.)

5) Im 4. Schritt kann man dann den Aufbau eines Verzeichniseintrages festlegen: indem man entweder eine der 4 Optionen auswählt oder aber gezielt mittels Menüband > Tabulator "SENDUNGEN" > Gruppe "Felder schreiben und einfügen" > Button "Seriendruckfeld einfügen" arbeitet und hier Feld um Feld einfügt. Man kann hier auch zusätzlich den Button "Regeln" in derselben Gruppe verwenden, um flexibel auf die Daten zu reagieren.

6) Im 5. Schritt kann man eine Datenvorschau durchführen, um zu kontrollieren, ob die Daten wie gewünscht dargestellt werden - falls nicht, im vorigen Schritt Korrekturen durchführen.

7) Im 6. Schritt (letzter Schritt) das gewünschte Dokument (Adressenliste) erstellen, indem man im Menüband > Tabulator "SENDUNGEN" > Gruppe "Fertig stellen" > Button "Fertig stellen und zusammenführen" > Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten" ausführt: Hier wird dann die fertige Liste als Word-Dokument erstellt.
7a) Falls dies noch nicht ganz den Erwartungen entspricht, schließt man dieses vorläufige Dokument, ohne es zu speichern, und geht die nötigen Schritte im bisherigen Prozedere zurück, um die Korrektur durchzuführen.
7b) Ansonsten kann man das erzeugte Word-Dokument speichern.