Office: (Office 2010) Dropdownfeld abhängiger Text

Ich möchte in Abhängigkeit der Auswahl eines Dropdown Eintrages einen bestimmten Text an eine bestimmte Stelle des Worddokumentes schreiben.

z.B. Dropdowneinträge: Gans; Hecht; Tiger

Auswahl: Gans
Ergebnis: Ist ein Vogel, welcher es als Wild als auch als Zuchtform gibt.


Auswahl: Hecht
Ergebnis: Ist ein Raubfisch, welches im Süßwasser lebt und bei Anglern sehr beliebt ist.

Auswahl: Tiger
Ergebnis: Ist ein Säugetier, welches von seiner Art ein Raubtier ist.

:)

 

Hallo Schnatter,

da gibts mehrere Möglichkeiten. Als erstes ist die Frage, welche Dropdowns man nimmt. Es gibt ja deren drei: Formularfelder aus Vorversionen, Active-X-Steuerelemente und die Contentcontrols ab Word 2007 (von denen ich aber VBA-technisch die Finger lassen wollte)

Einfache Fälle mit wenig Auswahlmöglichkeiten könntest du ganz ohne Makro mit einem Formulardropdown erledigen, auf die du Querverweise setzt. Formular-Dropdowns empfehlen sich auch, wenn das restliche Dokument schreibgeschützt werden soll.

Wenn nicht, könntest du Active-X-Steuerelemente nehmen. Dann gehts aber nur per Makro.

Die zweite Entscheidung betrifft die Länge der Ergebnis-Sätze. Einfache Sätze könnte man direkt im Makro unterbringen, längere, vor allem, wenn sie Absatz- oder Zeichenformate enthalten, in Autotexten.

Ich schick dir mal ein Beispiel mit einem Formulardropdown. Beachte beim Ausprobieren, dass die Reaktion erst ausgelöst wird, wenn das Dropdown mit der Tabulatortaste verlassen wird oder in den ungeschützten Bereich geklickt wird.

Die Feldkonstruktion kannst du bewundern, wenn du ALT-F9 drückst.

 

Hallo zusammen,

ich bin über die Suche auf diesen Beitrag gestoßen, weil ich dem Grunde nach das vorhabe, was Gerhard hier als angehängte Datei zur Verfügung gestellt hat:

Ein Drohdown-Feld, in dem ich einen von ca. 10 hinterlegten Bearbeitern auswähle und anhand der Auswahl sich dann Telefonnummer, Faxnummer, Emailadresse, Name des Bearbeiters, etc. ändern. Das Dropdown-Menü würde ich dann so deklarieren, dass es beim Ausdruck ausgeblendet ist.

Ich kriege das Dropdown-Menü hin und weiß auch, wie ich eine Textmarke setze. Aber ich komme nicht darauf, wie ich den Inhalt der Textmarke vom Drohdown-Inhalt abhängig mache.

Hat jemand die Muße, mir den Weg aufzuzeigen?

Vielen Dank im Voraus!

 

Hallo svbs,

"Ich kriege das Dropdown-Menü hin und weiß auch, wie ich eine Textmarke setze"

Es ist schwierig, dir zu antworten, weil das Musterdokument aus Beitrag 2 überhaupt keine Textmarke benötigt. Deswegen bin ich mir nicht sicher, ob du wirklich das identische vorhast. Mir ist z.B. unklar,

• ob du tatsächlich ein Formulardropdown aus den "Formularen für Vorversionen" genommen hast, oder eins von den anderen erwähnten;
• ob du versucht hast, die Feldfunktion für das Ergebnis aufzubauen, wie es aussieht und welches Ergebnis es hervorbringt;
• wo du deine Bearbeiterdaten hinterlegt hast;
• wie du die resultierenden Bearbeiterdaten in deinem Dokument anordnen willst.

Ferner wäre auch interessant zu wissen, ob für dich auch eine VBA-Lösung in Frage käme (ich bin mittlerweile davon abgekommen, von den Inhaltssteuerelementen vba-technisch die Finger zu lassen).

Am besten ist, du lädst mal ein anonymisiertes Musterdokument mit deinen bisherigen Versuchen hoch, damit man sieht, was Stand der Dinge ist. Dann wirds auch einen Lösungsvorschlag geben.

 

Guten Morgen Gerhard,

vielen Dank für deine schnelle Antwort - du hast mich als lediglich (maximal) Halbwissenden entlarvt... Ich bin an sich firm in Word als klassischer Anwender, aber Funktionen schrecken mich bisher ab.

zu den von dir gestellten Fragen:
- Ja, ich habe mich der Formulare aus Vorversionen bedient
- eine Feldfunktion habe ich nicht hinterlegt (bisher)
- Sind die Bearbeiterdaten im Dokument irgendwo unterzubringen, oder müssen die in einer externen Datei liegen?
- Ich habe ein Dokument angehängt, in dem ich das Wesentliche, also das, wo die Variablen sind, gelb und die fixen Dinge grün hinterlegt sind.

Vielleicht hilft es, wenn ich noch kurz etwas zum Anwendungszweck erzähle:
Das Dokument soll zentral liegen und jeder mögliche Bearbeiter ziehen sich einen Link in ihre Word-Startansicht, wählen den Namen im Dropdown aus und beginnen dann mit der Bearbeitung. Dementsprechend würde ich es gerne als Word-Vorlage für die aktuelle Version (.dotx) speichern, damit wir im gleichen Atemzug auch vom Kompatibilitätsmodus wegkommen.

Achja: Ich würde gerne auf Makros verzichten, damit die Datei möglichst simpel gehalten wird *Smilie

Noch einmal besten Dank!

 

Hallo svbs,

ein paar Anmerkungen vorweg:

1. Bearbeiterdaten
Wenn du dich für die Version mit Formulardropdown und Feldern entscheidest, musst du die Bearbeiterdaten direkt in den Feldern (siehe unten) unterbringen. Eine "aushäusige" Pflege der Bearbeiterdaten, etwa in einer Excel-Tabelle macht den Einsatz von VBA nötig.

2. Dokumentschutz
Die Verwendung eines Dropdowns aus den Formularen für Vorversionen hat zwar den Vorteil, dass die restlichen Daten des gewählten Bearbeiters unmittelbar nach Auswahl erscheinen. Der Nachteil ist, dass das Dokument nach Fertigstellung geschützt werden muss (Entwickertools > Bearbeitung einschränken > Nur zulassen: Ausfüllen von Formularen).

Für weiteren einzutragenden Text hast du dafür 2 Optionen:

• Überall dort, wo noch Text eingetragen werden soll, Textformularfelder aus Vorversionen verwenden,
• oder das Dokument, wenn es denn vom Aufbau her machbar ist, durch Abschnittswechsel in einen geschützten und einen freien Bereich zu teilen.

3. Eindeutige Bearbeiterkennung
Das mit dem Dropdown funktioniert so nur, wenn du keine Doubletten hast, also z.B. keine zwei "Hans Meier" in der Firma. Ansonsten müsstest du mit einer ID arbeiten, die du in das Dropdown einträgst.

Und nun zur Erstellung der Felder:

1. Eigenschaften des Dropdowns

• Es braucht einen Textmarkennamen. Standardmäßig heißt der Dropdown 1; ich hab ihn im angehängten Beispiel in Auswahl geändert. Dieser Textmarkenname taucht in den Feldern wieder auf.
• Die Option "Beim Verlassen berechnen" muss unbedingt angehakt sein.

2. Die Felder
Sie zu erstellen, ist ein wenig sperrig, denn du braucht für jedes Bearbeiter-Detail eine "IF-Feldschlange", d.h. du musst für jeden Bearbeiter ein IF-Feld erstellen nach dem Muster:
Wenn Bearbeiter = "Person1", dann DurchwahlT = "123"|Wenn Bearbeiter = "Person2" dann DurchwahlT = "234" usw.
Und das an der dafür vorgesehenen Stelle für Nachname, Vorname usw. jeweils extra.

Mich wundert ein wenig, dass du nicht mal versucht hast, so ein Feld zu erstellen, denn in dem Musterdokument aus Beitrag 2 ist genau diese Struktur zu besichtigen. Deshalb nochmal Grundlegendes zum Erstellen der Felder:

• Um den Feldcode anzusehen, drück ALT-F9
• Um einen Feldcode zu erstellen: Alle geschweiften Klammernpaare unbedingt mit STRG-F9 erstellen
• Um zwischen Feldcode und Feldergebnis hin und herzuschalten, drück wieder ALT-F9

Ich hab dir in dein Musterdokument (es ist ohne Passwort schreibgeschützt) die "Feldschlange" für die DurchwahlT eingetragen. Dabei hab ich mich aus Faulheitsgründen auf die ersten drei Personen beschränkt. Ergänze die übrigen IF-Felder, wobei du die Felder ohne Leerzeichen direkt aneinanderfügst. Nach diesem Strickmuster musst du dann die anderen "Feldschlangen" für die übrigen Bearbeiterdetails erstellen.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit hab ich diese Konstruktion nicht in der Tabellenzelle, sondern außerhalb erstellt. Das empfehle ich dir auch; danach kannst du sie an den dafür vorgesehenen Ort kopieren.

 

Hallo Gerhard,

vielen Dank für deine Hilfe!

Viele Grüße!