Office: (Office 2010) Dropdownfelder verknüpfen bzw. Daten zuordnen

Hallo Leude,
ich habe folgende Frage bzw. Aufgabenstellung:

Ich habe eine Wordvorlage für Briefe, die geschützt ist. In der Vorlage kann man via Dropdown den Sachberabeiter und dazu die Emailadressen und Rufnummern auswählen, bisher manuell.

Heisst:

Dropdown 1: Sachbearbeiter
Dropdown 2: Druchwahl
Dropdown 3: Emailadresse

Ich würde die Vorlagen gerne erweiteren, sodass bei Auswahl des Sachbearbeiters die entsprechenden Durchwahlen und Emailadressen und bei Bedarf auch andere Eckdaten automatisch ausgewählt bzw. zugeordnet werden, anstatt wie jetzt manuell ausgewählt werden müssen. Es wäre allerdings ideal, wenn das Datenfeld zusätzlich noch manuell edietierbar ist, sodass man trotzdem noch manuell Information eintippen kann.

Wie kann ich das am Besten realisieren?

Zur Info:

Die Vorlagen sind in Office bzw. Word 2010 erstellt. Die Dropdownfelder habe ich über die "Entwicklertools" und die "neuen" Steuerelementfelder eingefügt, also die von Office 2010.

ich schicke bei Bedarf auch gerne das Vorlagenbeispiel zu. Danke schonmal für Eure Hilfe.

Greetz
Donrosso

:)

 

Hi,

ziemlich ähnliche Problemstellung: http://www.ms-office-forum.net/forum...d.php?t=307198

TT

 

Hallo zusammen,

ich steuere eine weitere Variante bei, die mit Contentcontrol-Comboboxen arbeitet, damit der Wunsch nach nachträglichem manuellen Eingriff auch noch gewährleistet ist.

 

Vielen Dank soweit für Eure Hilfe.

@ Gerhard, Deine Lösung funktioniert wie immer gut, auch mit dem Zusatz die Felder editieren zu können.

Allerdings noch folgende Frage:

Bei den Dropdownelementen muss immer ein eindeutiger Wert zugeordnet sein, ich kann keine 2 identischen Einträge haben. Wenn ich jetzt aber 2 Sachbearbeitern die Rufnummer der Zentrale, also Rufnummer und 0 zuordnen will, funktioniert das nicht.

Wenn man das ändern will, müsste man wahrscheinlich das gesamte VB-Script umstellen oder? Oder kann man beim Feld "Mitarbeiter" irgendwie einen zusätzlichen Befehl einfügen, der 2 unterschiedliche Positionen derselben Position im Feld "Rufnummmer" zuordnet wird?

 

Hallo donrosso,

in Comboboxen darf definitiv nicht zweimal der gleiche Wert stehen. Das hab ich übersehen.

Deshalb anbei ein anderer Ansatz: Hier werden die Daten in einer Exceltabelle gehalten, die du pflegen musst; das Word-Makro zieht sich diese Daten, und bestückt damit sowohl das Dropdown als auch in Abhängigkeit davon die Textmarken. Die Textmarken im neu erstellten Dokument kannst du notfalls händisch überschreiben, da die Vorlage davon ja unberührt bleibt. Zum Testen beide Dateien in den gleichen Ordner stecken. Das Makro springt an, sobald du aus dem Dropdown herausklickst.

 

Guten Morgen Gerhard,

habe es gerade ausprobiert. Funktioniert sehr gut.

Jetzt ist die Frage, kann man die Excelliste irgendwie schreibschützen, sodass sie keiner ausser mir editieren kann und das Makro nich mehr funktioniert, bzw. die Daten nicht mehr stimmen?

Theoretisich kann ich ja nicht einfach einen Schreibschutz setzen, da ja das Makro dann auch nicht mehr zugreifen kann oder.

Oder kann man die Exceldatei in einem anderen Ordner ablegen und den Pfad im Makro anpassen?

 

Hallo Donrosso,

Wenn du der Excel-Mappe einen Kennwortschutz zum öffnen verpasst (den unter Datei > Speichern, in den Tools unter Allgemeine Optionen), dann öffnet sich Excel nach Start von Word und wartet, bis das Passwort eingegeben ist. Allerdings ist das nicht auf den ersten Blick ersichtlich, weil Excel dann hinter dem Word-Fenster liegt.

Das gleiche passiert, wenn du dort einen Schreibschutz vergibst. Man kann dann die Mappe auch ohne Passwort öffnen. Sie ist aber schreibgeschützt, d.h. man kann zwar Anderungen machen, aber diese Änderungen nur unter einem anderen Namen abspeichern.

Ferner kannst du selbstverständlich die Mappe an einem anderen Ort speichern. Damit das Makro sie findet, musst du in dieser Zeile:
Code:

statt ThisDocument.path den neuen Pfad verwenden, z.B.:
Code:

Im übrigen verträgt das Makro das Hinzufügen neuer Spalten und Zeilen, solange sich die Struktur nicht ändert (also so lange z.B. niemand über dem Datenbereich ein paar neue leere Zeilen einfügt, oder zwischen den Spalten eine neue leere usw.)

 

Moin,

Kann ja sein, dass ich irgendwo einen Denkfehler habe, aber wozu eine Excel-Liste.

Je nach Mitabeiter werden Textmarken gefüllt, das kann doch genauso einfach im VBA-Teil gelöst werden. Wo man's pflegt ist doch 'wurscht', oder? Das Dumme ist nur: wenn ein Mitarbeiter die Daten selbst eingibt, sind (wahrscheinlich) die Textmarken futsch ... sprich einmal von Hand eingegeben, funktioniert die automatische Zuweisung erst wieder in einem neuen Dok.

... sollte ich nicht zuende gedacht haben, sorry ...

TT

 

Hallo Tom,

klar kannst du die Daten im Makro selber pflegen. Ich bin aber generell dafür, das nach Möglichkeit auszulagern, besonders wenn die "Pflegekraft" nicht über genügend VBA-Kenntnisse verfügt und so ein Makro schnell futsch ist. Darüber weiß ich ja nichts.

Und was die händische Korrektur und die Textmarken betrifft, hast du natürlich auch recht. Aber dafür ist es ja auch eine Vorlage.

 

\@ Gerhard,

das mit dem neuen Pfad hilft auf jeden Fall schonmal weiter.

Interessehalber, da ich mir den Code später genauer ansehe möchte, um ihn nachzuvollziehen, wie würde das aussehen, wenn man die Mitarbeiterdaten ins Makro direkt legt und dort verwaltet bzw. ediert? Ich hatte mir das nämlich auch schon überlegt, ob ich herausfinde, wie man die Daten ins Makro implementieren könnte.

 

Hallo Donrosso,

Erst mal will ich nicht versäumen, auf Toms makrofreie Lösung im ersten Beitrag hinzuweisen, die ich nicht unterbuttern wollte. Auch in dieser kann man händisch eingreifen, wenn man vorher den Dokumentschutz aufhebt. Der Preis ist, dass die Felder zerstört werden, was bei einer Vorlage aber keine Katastrophe ist. Das nächste Dokument ist ja wieder "frisch".

Zur Pflege der Werte im Makro selber:

Ausgehend davon, dass das Dropdown bereits händisch gefüllt wurde, könnte das im Groben so aussehen wie im Beispieldokument (ich lasse die Werte diesmal in eine Tabelle schreiben, umd das Gehubere um das Wiederherstellen der Textmarken zu vermeiden).

Wenn das Dropdown nicht das erste im Dokument ist, muss man es anders identifizieren als ich es getan hab. Gleiches gilt für die Tabelle.

Den vielleicht gewünschten Schutz des Dokuments per Makro temporär aufzuheben und wieder zu setzen hab ich mir vorläufig auch gespart.

 

Hi Gerhard,

ich hab in 'meiner Lösung' auch keine Formluarfelder verwendet, sondern ein ContentControl, also nicht mit Dokumentenschutz. Nur stumfe IFs und F9, was da der Nachteil ist. Würde man aber das ContentControl mit einem FieldsUpdate 'onExit' verbinden, wäre auch das erledigt. Das Problem mit dem Löschen der Textmarken bleibt aber ...

Wie wär denn eine Lösung ContentControl Dropdown für die Mitarbeiter und dann über Select Case statt in Textmarken in ContentControl Textfelder zu schreiben, die man gegen Löschen schützt?

Gruß
TT

 

Hallo tom,

das wär bestimmt auch das Feinste. Nun hat Donrosso aber die Auswahl ;-)

 

Danke *wink.gif*

In dem Fall wohl eher nicht: wer die Wahl hat, hat die Qual

TT

 

Na da habe ich jetzt aber ein echtes Luxusproblem ;-)...

Ich werde alle Versionen mal im kompletten Briefbogen ausprobieren...mal sehen, welche am wenigsten bequem ist ;-)