Office: (Office 2010) Dropdownfelder verknüpfen bzw. Daten zuordnen

\@ gerhard...
also die Vorlagen funtionieren technisch gut. Ich bin im Moment dabei, die mit der externen Exelliste zu verwenden, da diese Version den grossen Vorteil hat, dass die Exceltabelle als globale "Konfig"-Datei für mehrere Vorlagen dienen kann und wenn ich einen Mitarbeiter hinzufügen oder löschen muss, mach ich das einmal in der Exceltabelle für alle Vorlagen.

Nur ein Problem gibts:

Wenn ich die Vorlage öffne, bzw. einen Brief generieren lasse, erhalte ich eine Meldung "Diese Eigenschaft kann nur mir einem Dropdown-Listen oder Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelementen verwendet werden."

Ich verwende doch eine Dropdownliste, daher verstehe ich die Meldung nicht. Es funktioniert zwar, nachdem ich die Meldung bestätigt hab, aber bekommt man die nicht irgendwie weg?

 

Hallo Donrosso,

ich vermute,in deiner aktuellen Vorlage sind außer dem Dropdown noch weitere Steuerelemente enthalten.
Des weiteren vermute ich, dass die Fehlermeldung im Makro Private Sub Document_ContentControlOnExit beheimatet ist. Dort gibt es die Zeile
If ContentControl.Tag "Mitarbeiter" Then Exit Sub.

Wenn du dem Dropdown zur Auswahl der Mitarbeiter nicht den Tag "Mitarbeiter" verpasst hast (Groß/Kleinschreibung beachten!), dann springt das Makro auch beim Verlassen anderer Steuerelemente an, die keine Dropdowns sind, und es kommt zu der genannnten Fehlermeldung.

Wenn du mit diesem Hinweis den Fehler nicht beheben kannst, lass mir das Dokument zukommen.

 

Danke für Deine schnelle Antwort. Ich versuch mal den Fehler zu beheben

 

\@ Gerhard, also es scheint wohl so zu sein, dass die Meldung durch das Adressformatfeld hervorgerufen wird, dass ein Rich-Text bzw. Nur Text Steuerlement ist. Heisst mit diesem Makro ist ein ein reines Textsteuerelement nicht möglich?

 

Hallo Donrosso,

mir fehlt jetzt die Info, ob dein Dropdown zur Auswahl der Mitarbeiter den richtigen Tag hat oder nicht. Wo du die restlichen Daten des aktuell gewählten Mitarbeiters einfügen lässt (Textmarke, Tabelle, Rich-Text- oder Nur-Text-Steuerelement ist egal. Es muss halt richtig adressiert sein.

Ich glaub nicht, dass es eine große Sache ist, aber so im Blindflug sind Diagnosen halt schwer. Wenn du nicht zurecht kommst, lad ein anonymisiertes Muster hoch oder schicks mir halt. Du weißt ja wohin.

 

Hallo Gerhard, ja das Dropdown hat den richtigen Tag. Ich hab auch die Schreibweise auf Rechtschreibfehler geprüft. Ich schick Dir später das Dokument.

 

\@ Gerhard, also, das funktioniert alles :-)..

Jetzt aber mal eine Frage aus Interesse? Könnte man theoretisch das Dropdownfeld für die Mitarbieter auch aus einer externen Datei defineiren und auslesen lassen?

Also damit meine ich, das Dropdownfeld, dass man in Word füllen muss auslagern, und genauso wie die Nummern und Emailadressen ausfüllen lassen?

Das hätte den Vorteil, dass man die Auswahl wie bei einer config.php für mehrer Vorlagen zentral steuern und auf mehrere Vorlagen anweden kann...funktioniert das?

Grüsse

 

Hallo Donrosso,

jetzt bin ich nicht ganz am Laufenden:

In Beitrag 16 schreibst du, dass du die Variante mit der externen Excelliste verwendest. Das ist doch die Lösung mit "Auslagern"? Das Dropdown wird doch bei jedem Dokumentstart neu aus der Excel-Liste befüllt?

Oder meinst du, dass du drei Dateien hast:

1. Excelliste: befüllt das Dropdown in Dokument_A, welches quasi als Medium fungiert
2. User wählt aus dem Dropdown im Dokument_A den Mitarbeiter
3. Dokument_B zieht sich den aktuellen Mitarbeiter nebst allen zugehörigen Daten aus Dokument_A?

Das müsste wohl zu machen sein. Probiert hab ich es noch nicht, denn es klingt mir ein bisschen nach "von-hinten-durch-die-Brust-ins_Auge".

Was du auch gemeint haben könntest: Den ganzen Vorgang aus Excel zu steuern:

1. User startet Excel-Liste und kennzeichnet dort den gewünschten Mitarbeiter
2. Makro in Excel ruft Word-Vorlage auf und bestückt dort Textfelder oder Textmarken.

Hab ich auch nicht probiert, käm mir aber schon sinniger vor.

Erklärst du nochmal?

 

Klar, ich erklärs gerne nochmal. :-)

Also, ich verwende die Variante mit dem externen Excelsheet.

Diese Variante ist ja so aufgebaut, dass im Worddoc eine Dropdownliste mit den Mitarbeiternamen angelegt ist, die auch im Word in der Dropdownliste verwaltet und gepflegt wird. Im Excelsheet sind die Mitarbeiter nochmal aufgeführt und diesen Rufnummer und Emailadresse zu geordnet, damit es mit der Dropdownliste abgeglichen werden kann.

Wenn ich jetzt im Worddokument im Dropdown den Mitarbeiter auswähle, wird das ja mit Excel abgeglichen und die entsprechende Information dem Mitarbeiter zugeordnet und in Word eingetragen.

Aber das Dropdownfeld, das im Word angelegt ist und da auch gepflegt wird, also die Mitarbeiter dort anlegen oder löschen ist ja für die Variante notwendig.

Nehmen wir an, ich habe 5-6 Vorlagen nach diesem Schema, und es wechseln jeden Monat 1-3 Mitarbeiter, es kommen welche zu, gehen usw. so muss ich ja in jeder dieser 6 Vorlagen einzeln im Word im Dropdownfeld diese Änderungen vornehmen.

Die Rufnummern und Emailadressen, die aus Excel abgerufen werden, müsste ich nur einmal in der Excliste global für alle 6 ändern.

Meine Frage ist, ob man die Dropdownliste in Word, die die Mitarbeiter in den 6 Vorlagen verwaltet und bei Auswahl des Mitarbeiters, die Excellsite abgleicht und die Informationen zieht ebenfalls in die Exelliste auslagern kann. Dann könnten man das Dropdownfeld dass in den 6 Vorlagen verwaltet wurde ebenfalls in einer Excelliste für alle 6 Vorlagen verwalten, und müsste Mitarbeiter nur einmal löschen oder hinzufügen.

Ist das so verständlich?




...Oh je, Kommando nochmal zurück...ich hae gerade ausprobiert, ob die Änderung ins Word übernommen wird, wenn ich aus der Exceliste einen namen lösche...und sieh da, der Name ist weg....

Das heisst, genau das, was ich meinte, ist eben mit dieser Variante möglich....

Ich verstehe gerade überhaupt nicht, warum ich das nicht schon vorher ausprobiert habe...mensch mensch...

@ Gerhard, wenn ich das jetzt richtig verstehe, dann werden die Benutzerinformationen aus der Excelliste nicht über den Namen gesteuert, den ich manuell im Word angelegt habe. Also ich wähöe den Namen in Word aus und der gleich das mit Excel ab und holt die Infos, die unter dem Namen in Excel hinterlegt sind sondern der Informationsabruf wird über den Tag "Mitarbeiter" gesteuert?

Das Dropdownfeld in Word ist also theoretisch leer. Wenn Word geöffnet wird, ruft das Makro die Excelliste gleich mit auf und steuert das Dropdown....Richtig?

 

Hallo Donrosso,

"Aber das Dropdownfeld, das im Word angelegt ist und da auch gepflegt wird, also die Mitarbeiter dort anlegen oder löschen ist ja für die Variante notwendig"

Da liegt ein Irrtum vor. Das Makro in meiner Musterdatei ( AnsprechpersonKopie.dotm) zieht sich, wenn es so läuft wie geplant, bei jedem Dokumentstart die Daten neu aus der Excel-Liste. Da musst du gar nichts von Hand einpflegen.

Probier es aus:
Füge in der Excel-Liste einen Mitarbeiter hinzu, streiche einen oder benenne einen um. In allen Fällen müssen die Änderungen nach dem nächsten Start des Word-Dokuments im Dropdown übernommen sein. Wenn das nicht so ist, stimmt mit dem Makro was nicht (bei mir funktionierts aber).

 

Guten Morgen Zusammen,

ich würde das Thema gerne noch mal aufrufen da ich auch gerade damit beschäftigt bin.
Ich habe die Excel + Word Variante verwendet.
Kopiere nun den Text + Funktionen aus dem hier bereit gestellten Worddokument.
Wenn ich dann im DropDown einen anderen Mitarbeiter auswähle, erhalte ich die Fehlermeldung:
Typen unverträglich
Klicke ich dann auf Debuggen wird mir "mitarbeiterdaten" als Fehler angezeigt.
Wieso und was mache ich beim kopieren falsch das ich einen Fehler erhalte.

Grüße
Brainwash

EDIT:
Ich verwende Office 2007

 

Moin,

ich schätze du hast nur den Code aus 'ThisDocument' kopiert.

In 'Modul1' steht aber die Variablendeklaration für 'mitarbeiterdaten': Public mitarbeiterdaten As Variant. Die muss auch in dein Dokument. Und auch in Modul1 (einfügen,wenn's das noch nicht gibt).

Gruß
TT

 

Guten Morgen TT *Smilie

doch die habe ich, ist auch enthalten.
Hier tritt der Fehler auf (rote Schrift)
Code:

 

Dann hast du die Textmarken "email", "faxdirekt" und "teldirekt" in deinem Dokument nicht festgelegt.

TT

 

Hallo TT *Smilie

doch auch diese sind deklariert.
Sonst würde ich diese Fehlermeldung erhalten:

MsgBox "Die Textmarke 'deldirekt' existiert nicht!"
MsgBox "Die Textmarke 'faxdirekt' existiert nicht!"
MsgBox "Die Textmarke 'email' existiert nicht!"