Office: (Office 2010) Dropdownfelder verknüpfen bzw. Daten zuordnen

Hallo Runge,

"Wenn ich wüsste wie ich das am besten machen kann naja würde ich nicht fragen"

Das ist schon klar, aber bei den wenigen Informationen, die du preisgibst, ist halt schwer was raten.

Ein paar Stichpunkte zum Weiter-Überlegen:

• Wo hast du die Daten (Firmen und Abteilungen) bisher gebunkert (z.B. in Excel, auf Papier, im Kopf...)?
• Um welche Mengen gehts denn (Anzahl der Firmen, durchschnittliche Anzahl der Abteilungen pro Firma)?
• Willst du jetzt oder künftig außerdem noch was erfassen (Ansprechpartner, Telefonnummern etc)?
• Wie oft ändert sich da was?

Beispiele, warum das eine Rolle spielt:

• Wenn es nur um drei, vier Firmen mit durchschnittlich vier bis fünf Abteilungen geht, und sich da nur alle heilige Zeit was ändert, könnte man das alles im VBA-Code direkt erledigen. Nachteil: Bei Änderungen muss einer an den Code ran.
• Wenn es mehr Firmen sind, und nur Firma und Abteilung erfasst werden sollen, würde ich eine Exceltabelle mit soviel Zeilen anlegen wie es Firmen und soviel Spalten wie es Abteilungungen pro Firma gibt und die per VBA abfragen. Änderungen würden in der Tabelle erledigt und bei jedem Makro-Start übernommen.
• Wenn pro Firma außer der Abteilung noch mehr erfasst werden soll, sieht die Sache vielleicht nochmal anders aus.

Also, füttere uns bitte mit Informationen.

 

Die Firmennamen habe ich im Kopf oder halt auf unserer Website... Es sind knapp 14.
Jede Firma hat zwischen 1 und 18 Abteilungen und es kann sich jederzeit etwas ändern.
Es ist nicht beabsichtigt einen Ansprechpartner oder so nachträglich einzubinden bzw rechts in der Infozeile wird ja direkt der bearbeitende AD-User automatisch eingebunden.
Das Dokument soll nur dafür sein, dass Mitarbeiter in unseren Einrichtungen später unterschreiben was sie an IT-Hardware von uns bekommen haben. Es befindet sich gerade alles im Umbau und ca 700 Arbeitsplätze werden komplett neu ausgestattet.

Es mit einer Excel-Tabelle zu "befüttern" klingt soweit gut... Es ist alles auch nur später als Erleichterung gedacht das man nicht immer die ganzen Firmennamen pro Dokument usw. eintippen muss... Bei ca 700 Dokumenten dauernd einen Firmennamen mit mindestens 24 Zeichen usw. einzugeben ist anstrengend... Und ja ich weiß, dass man das in einer Vorlage bereits machen könnte aber dann braucht man wieder mehrere Vorlagen...

Ich hoffe, dass es so hilft... Ich habe zwar Vorstellungen im Kopf aber erklären ist nicht so meine Stärke :/

 

Hallo Runge,

hier mal ein Angebot. Es besteht

• aus einer Excel-Tabelle als Datenquelle, die du beliebig nach rechts (mehr Firmen) und nach unten (mehr Abteilungen pro Firma) erweitern kannst.
• und aus einem Musterdokument mit den nötigen Makros drin (ich hab jetzt der besseren Übersicht halber ein leeres mit nur den zwei Feldern drin genommen). Das Dokument ist ohne Passwort schreibgeschützt.

Zum Testen stecke beide Dateien in den gleichen Ordner. Doppelklicke dann die Word-Vorlage.

Weitere Erklärungen findest du in dieser Vorlage. Wenn das so im Prinzip passt, kannst du die Makros einfach in dein Dokument übertragen (natürlich die Dropdowns ebenfalls als Formularfeld-Dropdowns mit den identischen Textmarkennamen anlegen).

Es gibt dann zwei Makros, die bei Start eines neuen Dokuments aktiv werden: Dein Sub AutoNew und mein Sub Document_New. Sie sollten sich aber nicht in die Quere kommen, da sie nacheinander abgearbeitet werden.

 

Hallo Gerhard,
danke schon mal für die tolle Idee... Ich habe das jetzt soweit in mein Dokument eingebaut... Die Firmen erkennt er jetzt schon mal ohne Probleme aber ich bekomme dauernd eine Fehlermeldung wenn es zur Übergabe der Abteilung geht. Die Fehlermeldung bekomme ich bei deinem Dokument als auch bei meinem.

Anbei auch die Meldung... Ich habe die Abteilungen mal 1, 2, 3 usw. genannt dann geht es ohne Probleme... Kann das ein Problem von Office 2016 sein?

 

Hallo Runge,

bei mir laufen die Makros fehlerfrei durch. Dass es was mit der Word-Version zu tun hat, glaub ich noch nicht.

So eine Fehlermeldung bekomme ich nämlich nur während des Testens, wenn ich im VBA-Editor auf Ausführen > Zurücksetzen klicke und dann die Prozedor Sub abteilungwahl ausführe, ohne vorher die Prozedur sub document_new erneut ausgeführt zu haben. Denn dann ist die Arrayvariable firmendaten geleert.

Zur Fehlereingrenzung mach bitte Folgendes (und zwar mit den Beispieldateien aus Beitrag 63):

• Füge im VBA-Editor in der Prozedur document_new oberhalb von Exit Sub noch diese Zeilen ein:
  Code:
  
• Speichere im VBA-Editor, schließe ihn und schließe auch das Dokument (ohne es zu speichern). Starte dann erneut durch Doppelklick auf die Dokumentvorlage.
• Im neu entstandenen Dokument müsste nun im Dropdown Firma der Eintrag FirmaMeier stehen, und im Dropdown Abteilung der Eintrag M_Poststelle (und sonst nichts).

Wenn das der Fall ist, müssten nach Auswahl einer Firma und Verlassen des Dropdowns mit der Tabulatortaste auch sämtliche zugehörigen Abteilungen zu sehen sein.

Wenn der Fehler weiter besteht, mach so weiter:

• Öffne den VBA-Editor und setze mit F9 einen Haltepunkt in der Prozedur abteilungswahl in der Zeile FirmaID = ...
• Starte dann die Prozedur document_new und wähle im Dropdown eine Firma aus.
• Dann sollte die Zeile FirmaID gelb markiert sein. Setze das Makro nun im Einzelschritt fort (mit F8) und notiere die Zeile, in der die Fehlermeldung auftaucht.

 

Ich habe deine Schritte genau so durchgeführt und bekomme nun eine neue Fehlermeldung bevor das Dokument überhaupt richtig geöffnet ist.


Ich habe dann als Versuch die Vorlage direkt geöffnet und per Visual Basic das Script Dokument_New gestartet. Dann öffnet er wie gewünscht Excel und liest die Daten ein. Anschließend in Word die Firma ausgewählt und mit TAB bestätigt. Dann wird in der Vorlage ohne Probleme die Abteilung eingetragen.

Wenn ich dann die Vorlage per Doppelklick öffne macht er das Dokument auf, liest die Excel-Datei und wenn ich eine Firma auswähle und TAB drücke kommt sofort Fehler 13.
Habe dann Visual Basic geöffnet und das Document_new script auf Play gedrückt und wieder im Dokument versucht die Firma zu wählen... Dann werden ohne Probleme die Abteilungen gefunden.

Ich habe jetzt einfach mal meine Dateien angehängt...

Danke schon mal für die ganze Hilfe

 

Hallo Runge,

der bebilderte neue Fehler ist meiner Dummheit geschuldet, aber leicht zu beheben:
Code:

Füge diese korrigierte Fassung mal in deine Lieferschein.dotm ein.

Der bisherige Fehler Nr. 13 muss - obwohl du schriebst, dass er bei dir auch in meinem Musterdokument vorkommt - was mit deinen Makros zu tun haben, die per AutoNew-Makros angestoßen werden. Diese Meinung stütze ich auf zwei Phänomene:
1.
Wenn ich das AutoNew-Makro deaktiviere, läuft bei mir auch deine Lieferschein.dotm bei Doppelklick problemlos. Wenn ich sie aktiviere, bekomme ich den Fehler 13.
2.
"Habe dann Visual Basic geöffnet und das Document_new script auf Play gedrückt und wieder im Dokument versucht die Firma zu wählen... Dann werden ohne Probleme die Abteilungen gefunden.
In diesem Fall wurden die AutoNew-Makros ja nicht angestoßen.

Ich kann dem leider nicht nachgehen, da die Makros unter AutoNew bei mir begreiflicherweise sofort auf einen Fehler laufen, da ich hier ja die ganzen Dokumentvariablen nicht habe bzw. füllen kann.

Ich schlage vor:
Teste deine Lieferschein.dotm bei deaktiviertem AutoNew. Wenn es dann läuft, kann man schauen, ob es was hilft, die Document_New und AutoNew-Makros zu vereinigen.

 

Moin Gerhard,
ich hab mal ein komplett neues Dokument erstellt ohne meine VBA's und dann alles per Hand neu aufgebaut. Also DropDown rein, Script geschrieben und die Excel-Datei wird eingelesen und dann drücke ich TAB und siehe da Fehler 13... Das muss doch etwas mit Word 2016 zutun haben :/

 

Hallo Runge,

dann lad doch mal dieses komplett neue Dokument hoch. Wenn es bei mir läuft, magst du recht haben mit der Version. Dann könnte man noch ein paar Varianten ausprobieren.

 

Hallo. Ich bin ganz neu hier und kenne mich noch gar nicht mal aus wie man eine eigene Frage an das Forum stellt.

Ich muss für unsere neue Firma ein Formular erstellen in dem ich ein Dropdown Feld (Name des Piloten) mit der richtigen Telefonnummer verbinden muss. D.h. ich klicke im Dropdown auf Pilot Name XYZ und in der nächsten Tabellenspalte erscheint seine Nummer.

BITTE kann mir jemand in einfacher "nicht computer sprache" sagen wie das geht? Bin schon sehr stark am verzweifeln!!

DANKE!!!
Sophia

 

Hallo Sophia,

ein neues Thema zu erstellen ist nicht schwer (siehe angehängtes Bild)

Zu deiner Aufgabe:

Um wieviele Piloten gehts denn? Wenn es nicht sehr viele sind, könntest du das Dropdown mit den Namen bestücken und ein Querverweisfeld (REF-Feld) erstellen, das die jeweilige Nummer des Piloten einfügt.

In Nicht-Computer-Sprache:
Wenn im Dropdown der Pilot Meier ausgewählt ist, füge im Querverweis-Feld die Nummer 111 ein. Wenn der Pilot Huber ausgewählt ist, füge die Nummer 222 ein. Usw.

Bei der Umsetzung wirds ganz ohne Nicht-Computer-Sprache kaum abgehen. Am besten du zeigst mal her, was du schon hast. Ich bin guter Dinge, dass dann zum Verzweifeln nur ein mäßiger Anlass besteht.

Ein entsprechendes Stück Dokument kannst du hier hochladen. Scrolle dazu ausgehend von diesem Textfeld ein Stück runter bis zur Schaltfläche "Anhänge verwalten".