Office: einfügen vorhandener datei

kämpfe seit zwei tagen mit folgendem problem:
wir haben ein vorhandenes qualitätsmanagement-handbuch (d. h. ca. 350 word-dokumente) mit einer neuen kopf- und fußzeile zu versehen, wobei die fußzeile ab der zweiten seite auch noch anders aussehen muss.
diese dokumentenvorlage habe ich bereits erstellt.
das problem ist nun, den inhalt vorhandener word-dateien einzeln in die neuen dateien zu übernehmen und damit auch die neuen formatierungen.
habe schon einiges ausprobiert. meistens erscheint auf der ersten seite gar keine kopf- und fußzeile und ab seite 2 dann die "alten".
wir arbeiten mit professional xp.
kann mir jemand helfen ???
liwi

 

Hallo liwi -

Damit man verschiedene Kopfzeilen einrichten kann, muß das Dokument in verschiedene Abschnitte unterteilt sein. Um Abschnitte einzurichten: EINFÜGEN > MANUELLER UMBRUCH > ABSCHNITTSWECHSEL.

Ein Symbol der Kopf- und Fußzeilensymbolleiste heißt "Wie vorige". Diese Option muß man immer dann deaktivieren, wenn die neue Kopfzeile sich vom vorigen Abschnitt unterscheiden soll.

Wenn der Text Überschriften enthält, kann man diese auch in die Kopfzeile als Feld einfügen (über EINFÜGEN > REFERENZ > QUERVERWEIS).

Wenn die erste Seite eines Abschnitts unbeabsichtigt keine Kopfzeile bekommt, kann das daran liegen, daß die Option SEITE EINRICHTEN > LAYOUT > KOPF- UND FUSSZEILEN > ERSTE SEITE ANDERS aktiv ist. Will man auf der ersten Seite eine vom Rest des Abschnitts abweichende Kopfzeile, muß diese Option aber aktiv sein, und man kann auf der ersten Seite direkt die abweichende Kopfzeile eingeben, ohne daß sich die Seiten 2 bis n ändern sollten.

Zur Seitennumerierung: Word bietet die Möglichkeit, für jeden Abschnitt die Seitennumerierung separat zu gestalten. Wenn man das nicht will, muß man für alle Abschnitte darauf achten, daß die Option "Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt" eingeschaltet ist (zu erreichen über SEITENZAHL FORMATIEREN auf der Kopf- und Fußzeilensymbolleiste).

Ich hoffe, das hilft Dir erst mal weiter. Ich habe Small Office XP, bei mir geht es, also sollte es unter Professional erst recht gehen.

P. S.: Habe ich das richtig verstanden -

• ca. 350 word-dokumente (?!)

oder ist es ein Dokument mit 350 Seiten?

 

Hallo krino,
es sind eben 350 Dokumente, die umstrukturiert werden müssen!!!
Die Angelegenheit mit den Kopf- und Fußzeilen habe ich schon gelöst.
Funktioniert prima.
Mein ganz großes Problem ist aber, wie kann ich den Inhalt jeder einzelnen Datei in diese erstellte Vorlage einfügen, so dass die neuen Kopf- und Fußzeilen automatisch übernommen werden.
Der bisherige und umständlichste Weg ist doch: jede Datei aufzurufen, den enthaltenen Text zu markieren, sagen kopieren, in die neue Datei wechseln und dort sagen einfügen ...
Tue ich das, fügt mir Word aber den Text samt den alten Kopf- und Fußzeilen ein. Gibt es eine Einstellung mit der ich das verhindern kann? Habe ich etwas vergessen, in der neuen Vorlagendatei zu definieren?
Alles in allem würde ich gern, schnell und elegant den Textinhalt jeder einzelnen Datei in die bereits erstellte neue Vorlage übernehmen.
Gibt es eine Funktion in Word, die alte Formatierungen ausschaltet bzw. beim Einfügen nur die neuen zulässt???
Vielen Dank ...

 

Hallo liwi -

Deine Infos zum Thema Vorlagen verstehe ich nicht so richtig, vor allem den Satz

• wie kann ich den Inhalt jeder einzelnen Datei in diese erstellte Vorlage einfügen

Den Vorgang "etwas in eine Vorlage einfügen" kenne ich nicht, sondern eine Vorlage dient doch dazu, allen Dokumenten eine bestimmte Form zu geben (Ränder, Schriftart, Kopfzeilen usw.). (Aber vermutlich meinen wir beide das Gleiche.)

Ich muß jetzt mal testen, ob ich es richtig verstehe:

Erstens,
Du hast 350 Dokumente, die Du verändern willst, bezüglich der Kopfzeile vor allem. Nehmen wir an, sie heißen ALT_1.DOC, ALT_2.DOC, ALT_3.DOC usw.

Zweitens,
Du hast Dir eine Dokumentvorlage gebastelt, die eine bestimmte Kopfzeile enthält. Nehmen wir an, sie heißt NEUEVORLAGE.DOT

Drittens,
Herauskommen sollen 350 Dokumente mit altem Inhalt, aber neuer Kopfzeile.

Wenn das so stimmt, wäre folgendes zu tun:

Word starten, DATEI > NEU > ALLGEMEINE VORLAGEN > NEUEVORLAGE.DOT. Dann hast Du ein leeres Dokument mit der neuen Kopfzeile auf dem Schirm.

Jetzt EINFÜGEN > DATEI > ALT_1.DOC und speichern. Die neue Datei enthält dann die neue Kopfzeile (keine eventuellen alten Kopfzeilen) und den alten Inhalt. Schriftformatierungen usw. werden mitgenommen. Desgleichen mit ALT_2.DOC bis ALT_350.DOC.

Falls die alten Dokumente zu einem Dokument vereinigt werden sollen, machst Du wiederholt EINFÜGEN > DATEI > ALT_x.DOC im selben Dokument.

Oder sollen alle 350 neuen Dokumente auch wieder 350 verschiedene neue Kopfzeilen enthalten?

 

Hallo krino,
wir reden tatsächlich beide vom selben Vorgang. Ich meine natürlich eine neue Datei auf der Basis der erstellten Vorlage.
Genau wie du geschrieben hast, versuche ich seit Tagen den Inhalt der Dateien einzufügen.
Das Ergebnis sieht dann so aus: Auf der ersten Seite ist keine Kopf- und Fußzeile, ab der zweiten Seite sind die alten Kopf- und Fußzeilen zu sehen und schlussendlich auf der letzten Seite des neuen Dokumentes stehen die neuen Kopf- und Fußzeilen.
Was mache ich falsch? Fehlen Angaben/Formatierungen in der Vorlage?
Weiß' wirklich nicht mehr weiter.
Viele Grüße ...

 

Also das kann eigentlich nicht sein. Wenn Du meiner Beschreibung gefolgt bist, können keine alten Kopfzeilen mitgenommen werden. Ich könnte es mir nur so vorstellen, daß die vermeintlichen alten Kopfzeilen keine Kopfzeilen im Sinne von Word sind, sondern normaler Text.

Zum Problem mit der ersten Seite hatte ich ja schon was gesagt.

Wenn Du willst, kannst Du ja mal eins von den alten Doks und die neue Vorlage hier hochladen. Am besten zippen, damit die Datei klein gehalten wird.

 

Hallo krino,
das ist ja wirklich nett, dass du dich so akribisch mit mir beschäftigst.
Inzwischen habe ich einfach mal einige andere Dateien versucht wie besprochen einzufügen und siehe da: es funktioniert.
Ich habe mich an dieser einen Datei festgebissen, die einfach nicht so wollte wie ich. Diese eine bearbeite ich jetzt händisch.
Habe mir mal die Kopf- und Fußzeilen angesehen in eben jener Datei. Sie sind in Abschnitte unterteilt. Der immer wieder eingefügte Hintergrundtext ist tatsächlich ein normaler Textkörpfer und muss somit natürlich beim Kopieren auch in der neuen Datei erscheinen.
Also wie gesagt, im Moment klappt es. Wenn ich wieder auf ein hartnäckiges Problem stoße, würde ich mich gern wieder melden.
Vielen Dank. Manchmal braucht es eben einiger anderer Denkanstöße um weiterzukommen ...
Danke und viele Grüße