Office: Einschränken des Zugriffs auf Dokumente mit der Verwaltung von Informationsrechten in Word

Einschränken des Zugriffs auf Dokumente mit der Verwaltung von Informationsrechten in Word
Word für Microsoft 365 Word für Microsoft 365 für Mac Word 2019 Word 2019 für Mac Word 2016 Word 2013 Word 2010 Word 2016 für Mac Word für Mac 2011 Word für iPad Word für iPhone Word für Android-Tablets Word für Android-Smartphones Mehr... Weniger Information Rights Management (IRM) können Sie verhindern, dass vertrauliche Informationen von unbefugten Personen gedruckt, weitergeleitet oder kopiert werden. Die Berechtigungen werden in dem Dokument gespeichert, in dem Sie von einem IRM-Server authentifiziert werden.

Windows MacOS iOS Android Funktionsweise von IRM  In Office können Sie mithilfe von IRM Rechte für XML Paper Specification (XPS)-Dateien und die folgenden Word-Dateitypenverwalten:

• Documents    . doc
  
  
• Documents    . docx
  
  
• Dokument mit Makros    . docm
  
  
• Vorlage    . dot
  
  
• Vorlage   Template. dotx
  
  
• Vorlage mit Makros    . dotm
  
  

Konfigurieren Ihres Computers für die Verwendung von IRM
Um IRM in Office zu verwenden, ist mindestens Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) erforderlich. Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, die definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für E-Mail-Nachrichten zulässig ist. Beispielsweise kann ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage mit dem Namen "Firmenvertraulich" definieren, die angibt, dass E-Mail-Nachrichten, die dieser Richtlinie unterliegen, nur von Benutzern innerhalb der Unternehmensdomäne geöffnet werden können.

Herunterladen von Berechtigungen
Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, ein Dokument mit eingeschränkten Berechtigungen zu öffnen, müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzierungsserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Nutzungslizenz herunterzuladen. Die Nutzungslizenz definiert die Zugriffsebene, die Sie für eine Datei haben. Dieser Vorgang ist für jede Datei mit eingeschränkten Berechtigungen erforderlich. Mit anderen Worten, Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung können nicht ohne eine Nutzungslizenz geöffnet werden. Zum Herunterladen von Berechtigungen muss Office Ihre Anmeldeinformationen (einschließlich E-Mail-Adresse) und Informationen über Ihre Berechtigungen an den Lizenzserver senden. Im Dokument enthaltene Informationen werden nicht an den Lizenzierungsserver gesendet.

Beschränken von Zugriffsberechtigungen auf Dateiinhalte
Mit IRM können Sie Einschränkungen für einzelne Benutzer, pro Datei oder pro Gruppe anwenden (Gruppenbasierte Berechtigungen erfordern den Active Directory-Verzeichnisdienst für Gruppen Erweiterungen). In einem Dokument, das von Ralf erstellt wird, kann er beispielsweise Helena die Berechtigung erteilen, es zu lesen, aber nicht zu ändern. Ralf kann dann Bobby die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments gewähren. Ralf kann auch beschließen, einen Grenzwert von fünf Tagen für den Zugriff von Helena und Bobby auf das Dokument zu übernehmen. 

1. Speichern Sie das Dokument.
   
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
   
   
3. Wählen Sie Informationenaus, wählen Sie Dokument schützenaus, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
4. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen die Option Berechtigung für dieses Dokument einschränkenaus, und weisen Sie dann die gewünschten Zugriffsebenen für jeden Benutzer zu.
   
   • Ihre Auswahl ist möglicherweise begrenzt, wenn ein Administrator benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinien festgelegt hat, die von einzelnen Benutzern nicht geändert werden können.
     
     Berechtigungsstufen
     
     
   • Lesen     Benutzer mit Leseberechtigung können ein Dokument lesen, aber Sie verfügen nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, drucken oder kopieren.
     
     
   • Ändern     Benutzer mit der Berechtigung "ändern" können Änderungen an einem Dokument lesen, bearbeiten und speichern, aber Sie verfügen nicht über die Berechtigung zum Drucken.
     
     
   • Vollzugriff     Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" verfügen über vollständige Dokumenterstellungsberechtigungen und können mit dem Dokument, das ein Autor ausführen kann, alles tun, wie beispielsweise das Festlegen von Ablaufdaten für Inhalte, das Drucken verhindern und Benutzern Berechtigungen erteilen. Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Benutzer abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Autor oder von Benutzern mit der Berechtigung "Vollzugriff" für das Dokument geöffnet werden. Autoren besitzen immer die Berechtigungsstufe „Vollzugriff“.
     
     
5. Wenn Sie einer Person die Berechtigung "Vollzugriff" erteilen möchten, wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen die Option Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann in der Spalte Zugriffsebene den Pfeil aus, und wählen Sie dann in der Liste Zugriffsebene die Option voll Zugriff aus.
   
   
   
   
   
   
6. Nachdem Sie Berechtigungsstufen zugewiesen haben, wählen Sie OKaus.
   
   Die Statusleiste wird angezeigt, die angibt, dass das Dokument durch Rechte verwaltet wird. Wenn Sie Änderungen an der Zugriffsberechtigung für das Dokument vornehmen müssen, wählen Sie Berechtigung ändernaus.
   
   
   
   
   
   Wenn ein Dokument mit eingeschränkter Berechtigung an eine nicht autorisierte Person weitergeleitet wird, wird eine Nachricht mit der e-Mail-Adresse oder Websiteadresse des Autors angezeigt, damit die Person die Berechtigung für das Dokument anfordern kann.
   
   
   
   
   
   Wenn der Autor eine E-Mail-Adresse nicht hinzufügen möchte, erhält der nicht autorisierte Benutzer eine Fehlermeldung.
   
   

Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei

1. Öffnen Sie die Datei.
   
   
2. Wechseln Sie zu Datei.
   
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Informationen auf Dokument schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Berechtigungen das Kontrollkästchen Berechtigung für dieses Dokument einschränken , und wählen Sie dann Weitere Optionenaus.
   
   
5. Aktivieren Sie unter zusätzliche Berechtigungen für Benutzerdas Kontrollkästchen Dieses Dokument läuft ab am , und geben Sie dann ein Datum ein.
   
   
6. Wählen Sie zweimal OK aus.
   
   

Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Dateien mit verwalteten Rechten

1. Speichern Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation.
   
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
   
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Informationen auf Dokument schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und wählen Sie dann Anmeldeinformationen verwaltenaus.
   
   
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen die e-Mail-Adresse für das Konto aus, das Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann OKaus.
     
     
   • Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen die Option Hinzufügenaus, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen für das neue Konto ein, und wählen Sie dann zweimal OK aus.
     
     
     
     
     
     

Anzeigen von Inhalt mit eingeschränkten Berechtigungen
Öffnen Sie das Dokument, um mit der Rechteverwaltung zu sehen, für die Sie über Berechtigungen verfügen, indem Sie Office verwenden.

Wenn Sie die Berechtigungen anzeigen möchten, die Sie besitzen, wählen Sie entweder in der Statusleiste die Option Berechtigung anzeigen aus, oder wählen Sie Dieses Dokument enthält eine Berechtigungsrichtlinien

aus.

IRM in Office für Mac 2011 und Office für Mac 2016 bietet drei Berechtigungsstufen.

• Lesen   Lesen
  
  
• Ändern   Lesen, Bearbeiten, Kopieren, Speichern von Änderungen
  
  
• Vollzugriff   Lesen, Bearbeiten, Kopieren, Speichern, Drucken, Festlegen von Ablaufdaten für Inhalte, Erteilen von Benutzerberechtigungen, programmgesteuerter Zugriff auf Inhalte
  
  

Gehen Sie wie folgt vor:

Manuelles Festlegen von Berechtigungsstufen

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wenn Sie zum ersten Mal auf den Lizenzierungsserver zugreifen, geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort für den Lizenzierungsserver ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Kennwort im Mac OS-Schlüsselbund speichern.
   
   Hinweis: Wenn Sie das Kennwort im Mac OS-Schlüsselbund speichernnicht auswählen, müssen Sie möglicherweise Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort mehrmals eingeben.
   
   
3. Geben Sie in den Feldern Lesen, Ändern oder Vollzugriff die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person oder Gruppe ein, der Sie eine Zugriffsstufe zuweisen möchten.
   
   
4. Wenn Sie das Adressbuch nach der e-Mail-Adresse oder dem Namen durchsuchen möchten, wählen Sie
   
   aus.
   
   
5. Wenn Sie allen Personen in Ihrem Adressbuch eine Zugriffsebene zuweisen möchten, wählen Sie alle
   
   hinzufügen aus.
   
   
6. Nachdem Sie Berechtigungsstufen zugewiesen haben, wählen Sie OKaus.
   
   Die Statusleiste wird mit einer Meldung angezeigt, dass das Dokument der Rechteverwaltung unterliegt.
   
   

Verwenden einer Vorlage zum Einschränken von Berechtigungen

Administratoren können unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, die definieren, wer auf die Informationsberechtigungsstufen für Personen zugreifen kann. Diese Aspekte der Rechteverwaltung werden mithilfe von AD RMS-Servervorlagen (Active Directory Rights Management Services) definiert. Beispielsweise kann ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage mit dem Namen "Firmenvertraulich" definieren, die angibt, das Dokumente, die dieser Richtlinie unterliegen, nur von Benutzern innerhalb der Unternehmensdomäne geöffnet werden können.

• Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann die gewünschte Rechtevorlage aus.
  
  
  
  
  
  

Ändern oder Entfernen von Berechtigungsstufen, die Sie selbst festgelegt haben

Wenn Sie eine Vorlage zum Einschränken von Berechtigungen angewendet haben, können Sie keine Berechtigungsstufen ändern oder entfernen; diese Schritte funktionieren nur, wenn Sie die Berechtigungsstufen manuell festgelegt haben.

1. Wählen Sie auf der Statusleiste die Option Berechtigungen ändernaus.
   
   
2. Geben Sie in den Feldern Lesen, Ändern und Vollzugriff eine neue E-Mail-Adresse oder den Namen der Person oder Gruppe ein, der Sie eine Zugriffsstufe zuweisen möchten.
   
   
3. Wenn Sie eine Person oder eine Gruppe von Personen aus einer Zugriffsebene entfernen möchten, wählen Sie die e-Mail-Adresse aus, und drücken Sie dann ENTF.
   
   
4. Wenn Sie alle Personen aus einer Berechtigungsstufe entfernen möchten, wählen Sie alle
   
   hinzufügen aus.
   
   

Festlegen eines Ablaufdatums für eine eingeschränkte Datei

Autoren können das Dialogfeld Berechtigungen einrichten verwenden, um Ablaufdaten für Inhalte einzurichten.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann Dieses Dokument läuft ab amaus, und geben Sie dann das Datumein.
   
   Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Personen abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Autor oder von Personen mit der Berechtigung „Vollzugriff“ geöffnet werden.
   
   

Personen mit der Berechtigung „Ändern“ oder „Lesen“ das Drucken von Inhalten erlauben

Standardmäßig können Personen mit den Berechtigungen „Ändern“ und „Lesen“ nicht drucken.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann Personen mit Änderungs-oder Leseberechtigung zulassen aus, um Inhalte zu drucken.
   
   

Personen mit der Berechtigung „Lesen“ das Kopieren von Inhalten erlauben

Standardmäßig können Personen mit der Berechtigung „Lesen“ keine Inhalte kopieren.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann Personen mit Leseberechtigung zulassen aus, um Inhalte zu kopieren.
   
   

Ausführung von Skripts in eingeschränkten Dateien zulassen

Autoren können die Einstellungen ändern, um die Ausführung von Visual Basic-Makros beim Öffnen eines Dokuments zu erlauben und AppleScript-Skripts den Zugriff auf Informationen im eingeschränkten Dokument zu gestatten.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann programmgesteuert Zugriff auf Inhalteaus.
   
   

Vorschreiben einer Verbindung zum Überprüfen von Berechtigungen

Standardmäßig müssen Benutzer sich authentifizieren, indem sie beim ersten Öffnen eines eingeschränkten Dokuments eine Verbindung mit dem AD RMS-Server herstellen. Sie können dieses Verhalten jedoch ändern und ihnen vorschreiben, sich bei jedem Öffnen eines eingeschränkten Dokuments zu authentifizieren.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriffaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie Weitere Optionenaus, und wählen Sie dann Verbindung zum Überprüfen von Berechtigungen anfordern aus.
   
   

Entfernen von Einschränkungen

1. Wählen Sie auf der Registerkarte überprüfen unter Schutzdie Option Berechtigungenaus, und wählen Sie dann keine Einschränkungenaus.
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld Einschränkungen entfernenaus.
   
   

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In den iOS-Versionen von Office werden alle IRM-geschützten Dateien, die Sie erhalten, geöffnet, wenn Sie mit einem Konto angemeldet sind, das über Berechtigungen für die Datei verfügt. Beim Öffnen einer IRM-geschützten Datei wird am oberen Rand eine Informationsleiste angezeigt, über die Sie die Berechtigungen anzeigen können, die dieser Datei zugeordnet wurden.

Wenn Sie ein Microsoft 365 Abonnent mit Azure Rights Management sind und Ihre IT-Abteilung einige IRM-Vorlagen definiert hat, die Sie verwenden können, können Sie diese Vorlagen den Dateien in Office auf IOS zuweisen.

Um eine Datei zu schützen, tippen Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten

in Ihrer APP, wechseln Sie zur Registerkarte überprüfen , und tippen Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen einschränken . Es wird eine Liste der verfügbaren IRM-Richtlinien angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Option aus, und tippen Sie auf Fertig , um Sie anzuwenden.

Hinweis: Wenn die Schaltfläche Berechtigungen einschränken in Ihrer App nicht aktiviert ist, öffnen Sie ein vorhandenes IRM-geschütztes Dokument, um sie zu initialisieren.

In den Android-Versionen von Office werden alle IRM-geschützten Dateien geöffnet, die Sie erhalten, wenn Sie mit einem Konto angemeldet sind, das über Berechtigungen für die Datei verfügt. Beim Öffnen einer IRM-geschützten Datei wird am oberen Rand eine Informationsleiste angezeigt, über die Sie die Berechtigungen anzeigen können, die dieser Datei zugeordnet wurden.



Information Rights Management (IRM) unterstützt Sie bei Folgendem:

• Verhindern, dass autorisierte Empfänger eingeschränkter Inhalte diese Inhalte weiterleiten, kopieren, ändern, drucken, faxen oder sie für nicht autorisierte Zwecke einfügen
  
  
• Einschränken von Inhalten ungeachtet des Ziel
  
  
• Bereitstellen von Ablaufmechanismen für Dateien, damit der Inhalt der Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum nicht mehr angezeigt werden kann
  
  
• Durchsetzen von Unternehmensrichtlinien hinsichtlich der Verwendung und Verbreitung von Inhalten innerhalb des Unternehmens
  
  

IRM kann die folgenden Aktionen mit eingeschränkten Inhalten nicht verhindern:

• Löschung, Diebstahl oder Erfassung und Übertragung durch Schadprogramme, wie Trojaner, Tastaturprotokollierer und bestimmte Formen von Spyware
  
  
• Verlust oder Beschädigung durch Aktionen von Computerviren
  
  
• Manuelles Kopieren oder Abtippen der Anzeige auf dem Bildschirm eines Empfängers
  
  
• Digitales Abfotografieren der Bildschirmanzeige durch einen Empfänger
  
  
• Kopieren mithilfe von Bildschirmerfassungsprogrammen von Drittanbietern
  
  

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