Office: Festlegen der Regeln für einen Seriendruck

Festlegen der Regeln für einen Seriendruck
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Das Beispiel "Vergangenheit fällig" würde eine wenn... Dann... Else-Regel, die angibt, dass der Text "überfällig" für Empfänger eingefügt werden soll, wobei der Wert eines Fälligkeitsdatums Felds in der Vergangenheit liegt.

Das Einrichten von Regeln erfolgt nach dem Auswählen von Empfängern für den Seriendruck und nach dem Einfügen von Seriendruckfeldern in das Dokument.

Wechseln Sie zu Sendungen> Regel, und wählen Sie eine Regel basierend auf den folgenden Beschreibungen aus.

Frage
Angenommen, Sie senden dieselbe Einladung für eine vierteljährliche Besprechung. Die Datenquelle speichert die Besprechungsdaten nicht, und das Besprechungsdatum wird mehrmals in der Einladung angezeigt.

Wenn Sie in Ihrem Dokument Textmarken einfügen und ein ASK-Feld einfügen, können Sie für jede Besprechung denselben Seriendruck ausführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum, und Sie geben es nur einmal ein.

1. Drücken Sie im Seriendruckdokument STRG + F9, und geben Sie dann einen Namen zum Erstellen einer Textmarke ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit dem gleichen Namen an jeder Stelle, an der die Antwort auf das ASK-Feld im Dokument angezeigt werden soll.
   
   
2. Positionieren Sie den Cursor im Dokument vor der ersten soeben erstellten Textmarke.
   
   
3. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Fragen.
   
   
4. Wählen Sie die soeben erstellte Textmarke aus (oder geben Sie den Namen ein), und geben Sie im Feld Eingabeaufforderung eine Eingabeaufforderung wie "Ereignisdatum?" ein.
   
   
5. Klicken Sie auf OKund dann erneut auf OK .
   
   
6. Wenn Sie am Ende des Vorgangs #a0 zusammenführen auf Fertig stellenklicken, wählen Sie einzelne Dokumente bearbeitenaus. Sie werden aufgefordert, eine Antwort für jeden Empfänger einzugeben. Diese Antwort wird in den von Ihnen angegebenen Textmarken in den Dokumenten eingefügt, die sich aus dem Seriendruck ergeben.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: ASK-Feld

Eingeben
Angenommen, Sie senden dieselbe Einladung für eine vierteljährliche Besprechung. Die Datenquelle speichert die Besprechungsdaten nicht, und das Besprechungsdatum wird nur einmal in der Einladung angezeigt.

Wenn Sie ein Fill-in-Feld in das Dokument einfügen, können Sie für jede Besprechung denselben Seriendruck ausführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie den Text ausfüllen möchten.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Ausfüllen.
   
   
3. Geben Sie im Feld Eingabeaufforderung eine Eingabeaufforderung wie "Ereignisdatum?" ein.
   
   
4. Klicken Sie auf OKund dann erneut auf OK .
   
   
5. Wenn Sie am Ende des Vorgangs #a0 zusammenführen auf Fertig stellen klicken, wählen Sie einzelne Dokumente bearbeiten aus. Sie werden aufgefordert, eine Antwort für jeden Empfänger einzugeben. Diese Antwort wird im Feld "ausfüllen" in den Dokumenten eingefügt, die sich aus dem Seriendruck ergeben.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: Fill-in-Feld

Wenn... Dann... Anderes
Angenommen, Sie senden Korrespondenz an eine Liste der Konferenzteilnehmer, die sowohl im Inland als auch im Ausland unterwegs sind. Das Feld "Land/Region" in Ihrer Datenquelle ist möglicherweise für inländische Teilnehmer leer. Sie können eine wenn... Dann... Else... Regel, um die Nachricht für alle Empfänger zu personalisieren. Empfänger, deren Feld "Land/Region" leer ist, sehen beispielsweise: "Sie werden bei der Ankunft beim Gate begrüßt", während alle anderen Empfänger sehen könnten: "Sie werden am Schreibtisch in der Nähe des Zolls begrüßt".

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der bedingte Text ablaufen soll.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Wenn... Dann... Else.
   
   
3. Wählen Sie in der Liste Feldname das Feld aus der Datenquelle aus, das den bedingten Text bestimmt.
   
   
4. Wählen Sie in der Vergleichs Liste eine Möglichkeit zum Vergleichen des Datenwert aus.
   
   
5. Geben Sie im Feld vergleichen mit den Vergleichswert ein (überspringen Sie diese Option ist leer oder ist nicht leer als Vergleich).
   
   
6. Geben Sie im Feld diesen Text einfügen den Text ein, der im Dokument angezeigt wird, wenn die Vergleichskriterien erfüllt sind.
   
   
7. Geben Sie im Feld andernfalls diesen Text einfügen den Text ein, der im Dokument angezeigt wird, wenn die Vergleichskriterien nicht erfüllt sind.
   
   
8. Wählen Sie OK aus.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: Wenn-Feld

Datensatz zusammenführen
Angenommen, Sie möchten, dass Korrespondenz jedem Empfänger seine Position in einer Warteliste anzeigt. Sie würden die Empfängerliste in chronologischer Reihenfolge der Anmeldungen sortieren und dann mithilfe einer Regel zum Seriendruckdaten Satz die nummerierte Position des Empfängers in der Liste anzeigen.

Die Datensatznummer spiegelt alle Sortierungen oder Filter wider, die Sie vor dem Zusammenführen auf die Datenquelle angewendet haben.

Tipp: Verwenden Sie eine Seriendruck-REC #-Regel neben einem Druck Datumsfeld, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Seriendruck aufzeichnen #.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: MERGEREC-Feld

Sequenz zusammenführen
Angenommen, Sie möchten, dass Korrespondenz jedem Empfänger die Gesamtzahl der Personen anzeigt, die sich für ein Ereignis angemeldet haben. Mit der Regel zum Zusammenführen von Sequenzen erhalten Sie die Anzahl der Datensätze im Seriendruckdokument.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Seriendruck Sequenz #.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: MERGESEQ-Feld

Nächster Datensatz
Angenommen, Sie verwenden den Seriendruck, um Ihre Kontaktliste auf einem einzigen Blatt Papier zu drucken. Verwenden Sie die nächste Daten Satz Regel, um Word zu sagen, dass Sie mit dem nächsten Datensatz fortfahren möchten, ohne eine neue Seite zu starten.

Hinweis: Ein Bogen mit Adressetiketten wird in Word als Tabelle angelegt. Damit die nächste Adresse in der Beschriftung platziert wird, verwendet Word die nächste Daten Satz Regel in jeder Tabellenzelle.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Nächster Datensatz.
   
   
3. Einfügen eines Seriendruckfelds für die Daten, die
   Sie weiter verwenden möchten Eine Liste der Firmennamen könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
   
   «Company_Name»
   «Nächster Eintrag» «Company_Name»
   «Nächster Eintrag» «Company_Name»
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: Next-Feld

Nächster Datensatz wenn
Angenommen, Sie möchten eine Liste der Teilnehmer in der Inland-Reise Konferenz auf einem Blatt Papier und internationalen Reiseteilnehmern auf einem anderen Blatt Papier finden. Das Feld "Land/Region" in Ihrer Datenquelle ist möglicherweise für die einheimischen Reisenden leer. Sie können einen nächsten Datensatz in der Regel verwenden, um zu verhindern, dass Word eine neue Seite beginnt, bis die Empfänger erreicht sind, deren Feld Land/Region nicht leer ist. Um dies zu erreichen, Sortieren Sie zuerst die Datenquelle nach Land/Region.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> nächsten Eintrag, wenn.
   
   
3. Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Seriendruckfelds aus, beispielsweise Ort.
   
   
4. Wählen Sie in der Vergleichs Liste eine Möglichkeit zum Vergleichen des Datenwert aus. Wählen Sie z. B. Gleich aus, um Empfänger in einer bestimmten Stadt auszusortieren.
   
   
5. Geben Sie im Feld vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise Empfänger in Tokio einzeln auswählen möchten, geben Sie Tokyo ein (überspringen Sie diese Option, wenn Sie leer ist oder nicht leer ist .
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: NEXTIF-Feld

Textmarke festlegen
Angenommen, Sie bereiten Einladungen zu einer Konferenz vor, in der der Keynote Speaker noch nicht abgeschlossen ist. Sie können Platzhalter für den Namen des Sprechers im gesamten Dokument belassen und eine Lesezeichen Regel einfügen, in der Sie den Namen des Sprechers einmal eingeben und in allen Platzhaltern angezeigt werden.

Platzhalter sind REF-Felder; die Regel zum Festlegen der Textmarke fügt ein Feld ein, das nicht im Dokument angezeigt wird (es sei denn, Sie drücken ALT + F9, um Feldfunktionen anzuzeigen).

1. Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument.
   
   
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> legen Sie eine Textmarke fest, geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie dann OKaus.
   
   
3. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Text der Textmarke angezeigt werden soll.
   
   
4. Wechseln Sie auf der Registerkarte Einfügen zu #a0 Feldschnell Bausteine, und wählen Sie refaus.
   
   
5. Wählen Sie den soeben erstellten Namen für die Textmarke aus, und wählen Sie OK aus.
   
   
6. Fügen Sie das REF-Feld überall dort ein, wo der Text der Textmarke angezeigt werden soll.
   
   
7. Bevor Sie den Seriendruck ausführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld festlegen, wählen Sie Feld bearbeitenaus, und geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein.
   
   
8. Wählen Sie OK aus.
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld einrichten 

Datensatz überspringen wenn
Angenommen, Sie besitzen ein Bekleidungsgeschäft und finden, dass Sie über ein bestimmtes T-Shirt verfügen, aber nicht in der beliebtesten Größe. Wenn Sie bereit sind, einen Verkaufs Flyer zu versenden, werden Kunden, die eine bestimmte Größe tragen, ausgeschlossen. Verwenden Sie die Regel zum Überspringen von Datensätzen, um den Inhalt der Größendaten von Kunden mit der Größe zu vergleichen, die Sie ausschließen möchten.

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln> Datensatz überspringen, wenn.
   
   
2. Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Seriendruckfelds aus, beispielsweise size.
   
   
3. Wählen Sie in der Vergleichs Liste eine Möglichkeit zum Vergleichen des Datenwert aus. Wenn Sie beispielsweise Kunden, die eine bestimmte Größe tragen, einzeln auswählen möchten, wählen Sie gleichaus.
   
   
4. Geben Sie im Feld vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise Kunden, die die Größe Extra-Sall tragen, einzeln auswählen möchten, wählen Sie xs (überspringen Sie diese Option ist leer oder ist nicht leer als Vergleich).
   
   

Weitere Informationen: Feldfunktionen: SKIPIF-Feld

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