Office: (Office 2010) Formulare und Markups

Moin zusammen.

Vorweg: Ich arbeite im öffentlichen Dienst und nutze Office 2010.

Nach sehr umfangreicher Internet-Recherche hab ich die Hoffnung noch nicht (ganz) aufgegeben, hier eine Lösung meines Problems zu erhalten.

Folgendes: Ich habe in Word ein Dokument erstellt, und zwar als Vorlage (dotx). Diese soll den Mitarbeitern die Abarbeitung zahlreicher Fälle erleichtern. In dieser Vorlage sind Formularfelder. Soweit, so einfach.
Jetzt hab ich aber 2 Formularfelder eingefügt, die nicht in jedem Fall auszufüllen sind, sondern nur bei Bedarf. Für diese Felder, so sie denn dann doch auszufüllen sind, habe ich jeweils einen Baustein erstellt. In der Vorlage möchte ich jetzt Hinweise einfügen, dass hier bei Bedarf der entsprechende Baustein einzufügen ist. Diese Hinweise wollte ich eigentlich als Markup (Kommentar) hinterlegen. Sie sollen auch bei jedem Öffnen der Vorlage angezeigt werden. Aber eben nicht mit ausgedruckt werden.
Das übliche Problem mit Markups: beim Druck des Dokumentes werden Markups grds. automatisch mitgedruckt, wenn nicht die Funktion "Markup drucken" unter "Datei-Drucken-Einstellungen-Alle Seiten" deaktiviert wird.

Mein Problem in Kurzform: Markups sollen standardmäßig beim Öffnen der Vorlage angezeigt werden, aber (auch standardmäßig) nicht mit ausgedruckt werden. Das ganze soll für den Anwender (sprich: Mitarbeiter) funktionieren, ohne dass dieser noch zusätzliche Optionen wählen muss.

Frage: Gibt es eine Möglichkeit (ohne zusätzliche Klicks für Änderungsverfolgung, Markup drucken deaktivieren, etc.), Word entsprechend einzustellen? Bisherige Posts im Netz behaupten immer, das geht nicht.

Weitere Frage: Gibt es eine andere Möglichkeit, die entsprechenden (alternativen) Felder einzubauen? Ich muss noch dazu sagen, dass ich zum einen keine VBA-Erfahrung habe (außer eben, dass ich weiß dass es VBA gibt), und zum anderen auch keinen Zugriff auf Systemeinstellungen (so nenn ich jetzt mal die Normal.dot) habe.

Ich häng mal einen Screenshot an, damit es vielleicht etwas deutlicher wird. Die umrandeten Felder sind die, an denen bei Bedarf etwas eingefügt werden soll und die zur Erläuterung ein Markup bekommen sollen.

Wenn jemand eine Lösung hat, wäre ich dankbar um Rückmeldung.

Gruß, Torsten

 

Hallo Torsten,

mit Einsatz von Makros wäre es schon möglich, sicherzustellen, dass die Markups zwar gezeigt, aber nicht mitgedruckt werden. An die normal.dotm musst und sollst du auch nicht ran, denn die Makros würden in deiner Vorlage untergebracht, die du zu diesem Zweck im Format *.dotm abspeichern müsstest. Wer auf diese Vorlage zugreifen kann, dem stehen diese Makros zur Verfügung.

Es gäbe zwei Konzepte:

1.
Erstellen einer eigenen Schaltfläche z.B. in der Schnellzugriffsleiste, hinter der ein Makro steckt, das mit deaktivierter Option MarkUps drucken druckt. Das ist einfach, wird aber meiner Weissagung nach von 80% der Kollegen übersehen.

2.
Die Makros so schreiben, dass sie bei Auswahl von Datei > Drucken oder Klick auf das Druckersymbol in der Schnellzugriffsleiste die Option automatisch ausschalten. Das ist ein bisschen aufwändiger, aber wenn dir die Sache interessant vorkommt, würde ich dir ein kopierfähiges Muster machen.

In beiden Fällen muss VBA in eurem Verein natürlich erlaubt sein. Und eine Info wäre noch wichtig für mich: Da du Formularfelder einsetzt, hast du das Dokument auch mit Formular-Schreibschutz versehen?

 

Hallo Gerhard.

Hört sich schon sehr interessant an. Hab zwar noch nie mit Makros gearbeitet, aber würde es mal versuchen. Hab auch noch nie ne eigene Schaltfläche erstellt. Beide Lösungen sind ne gute Gelegenheit, mal meinen EDV-Horizont zu erweitern... :-)
Grundsätzlich ist VBA bei uns kein Problem. Ich denke, wenn ich unserem EDV-Verantwortlichen ne schlüssige Erklärung bringe, wird er das absegnen. :-)

Zu deiner Frage: Ja, das Dokument ist bzw. wird mit Schreibschutz versehen. Soweit reichen meine Fähigkeiten dann doch schon... :-)

Gruß, Torsten

 

Hallo Torsten,

im Anhang eine Musterdokumentvorlage zum Testen. Ich hab sie gezippt, weil das Hochladen eines Dokuments mit Makrso hier nicht erlaubt ist. Eine ausführliche Anleitung zum Nachbasteln findest du im Dokument.

 

Moin.

Kurze Rückmeldung: Auf Grund hohem Arbeitsaufkommens konnte ich es noch nicht testen. Melde mich aber wieder, wenn es soweit ist.

Gruß, Torsten