Office: (Office 365) Formularvorlagen: Einige Felder automatisch mit Daten befüllen

Hallo,

bei folgender Aufgabenstellung komme nicht weiter:

Ich möchte unterschiedliche Formulare in Word erstellen. Es gibt in diesen Formularen ein paar Felder, die je nach Projekt immer mit denselben Daten ausgefüllt werden sollen.

Mein Ansatz: Die Serienbrieffunktion innerhalb von Dokumentvorlagen, die Formularfelder enthalten. In der Datenquelle habe ich zum Testen verschiedene Datensätze angelegt (unterschiedliche Projektdaten).

Ziel: Der Nutzer soll die verschiedenen Dokumentvorlagen benutzen und die Formular-Textfelder individuell befüllen können. Jedoch soll er die Möglichkeit haben, EIN Projekt aus der Datenquelle auszuwählen, so dass die entsprechenden projektbezogenen Felder mit den Daten aus dem entsprechenden Datensatz der Datenquelle ausgefüllt werden.

Problem: Über die Serienbrieffunktion wird für JEDES in der Datenquelle vorhandene Projekt ein Dokument/Formular erzeugt.

Frage: Gibt es einen geschickteren Weg, es dem Benutzer so einfach wie möglich zu machen? Vielleicht denke ich in die falsche Richtung. Mein Ziel ist jedenfalls, dass der Benutzer am Ende etliche Formulare ausfüllen kann, bei denen bestimmte immer gleiche projektbezogene Daten en entsprechenden Feldern automatisch ausgefüllt werden oder vorausgefüllt sind. Vielleicht ist es auch ein Ansatz, dass die Datenquelle nur EINEN Datensatz enthält. Dann wäre zu überlegen, wie der Benutzer diese Datenquelle ‚ automatisch/einfach‘ erzeugen kann.

(Ich möchte soweit möglich vermeiden, VBA zu verwenden, da ich mich damit gar nicht auskenne.)

Danke im Voraus!

LG, Rita

 

Hallo Rita,

das Zauberwort heißt: Datensätze filtern.
Wenn die Dokumentvorlage bereits mit der Datenquelle verbunden ist, muss der Anwender hierfür nur folgende Schritte bewältigen:

• Dokument starten
• Sendungen > Empfängerliste bearbeiten
• Häkchen beim gewünschten Datensatz setzen
• Sendungen > Fertigstellen und Zusammenführen
• das Ergebnis drucken

Alternativ:

• Dokument starten
• Seriendruck-Vorschau einschalten
• zum gewünschten Datensatz blättern
• diesen ganz normal drucken

 

Hallo Gerhard,

vielen Dank für Deine Antwort. Tatsächlich war ich geade dabei, genau das zu probieren. Nun stieß ich auf meinen Wunsch, dass ich vermeiden wollten, dass der Benutzer selbst viel 'machen' muss. Daher probierte ich gerade auf ein Makro dahingehend aufzuzeichnen, dass der Benutzer starten kann und das dann an der Stelle stoppt, wo er den gewünschten Datensatz auswählen kann. Leider ließ sich die Aufzeichnung des Makros nicht an genau dieser Stelle beenden, da ich das Fenster zur Auswähl der Datensätze erst schließen musste...

Auch an einem anderen Weg arbeite ich ebenfalls zwichenzeitlich: Durch Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelemente Textbausteine innerhalb eines Formulars den passenden Baustein auswählen zu lassen. Das funktioniert soweit gut. So könnte ich beide Methoden verknüpfen:

Der Benutzer erstellt anhand meiner Vorlage ein neues Dokument

1) Im oberen Bereich wählt er einen 'Datensatz' (Serienbrieffunktion = Projektfelder) --> Hier wollte ich das Makro entsprechend aufzeichnen und stieß auf das Hindernis, dass ich nicht weiß, wie man eine Makroaufzeichnung ggf. über Tastenkombnation beendet, damit das Formular zum Auswählen des Datensatzes geöffnet bleibt)

2) Im unteren Bereich wählt er ein Formular (durch Dropdown-Anwahl des Bausteins).

Schön wäre es, wenn es in Word ein Dropdown-Listenfeld gäbe, die ich mit Excel verknüpfen kann. Dann könnte ich die Projektdaten in Excel pflegen. Ich finde es partout nicht. Lediglich ein Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement wird mir angeboten und hierin kann ich offensichtlich keine Daten mit Excel verknüpfen... hm...

Vielleicht hast Du noch einen Tipp?

LG, Rita

 

Hallo Rita,

angesichts der Tatsache, dass du dich mit VBA nicht auskennst, würde ich bei der makrofreien Serienbrief-Lösung bleiben. Besonders der Alternativvorschlag ist an Einfachheit nicht zu überbieten, ausgenommen du hast eine recht lange Liste an Datensätzen. Auch die erste Methode ist bei entsprechender Einweisung bestimmt bewältigbar.

Natürlich gibts auch Makrolösungen. Am bequemsten für den Anwender wäre deine letzte Idee (Dropdown). Ich häng dir mal ein sehr ähnliches Beispiel an. Im Word-Dokument ist es ausführlich dokumentiert. Dann kannst du entscheiden, ob du dich in der Lage fühlst, das auf deine Umgebung anzupassen. Die beiden Dateien bitte zum Testen ein denselben Ordner speichern.

 

Hallo Gerhard,

danke für Deine Hilfe und Deine Dokumente - ich werde mich mal einlesen/durchwurschteln und entweder Deine Datei umbauen, oder bei meiner - weniger benuterfreundlichen - Version bleiben, ohne Makros.

LG,
Rita