Office: (Office 365) Große Textdatei - Formate entschlacken

Hallo, ich arbeite seit längerem mit einer ziemlich großen Datei (mittlerweile 2000 Seiten), die sozusagen mein Zettelkasten ist. Alles ist leicht auffindbar durch Überschriften (2 Ebenen) und natürlich die Suche nach Begriffen.

Das wurde immer zäher, ist aber im Moment so zäh, dass beim Hereinschreiben es ewig braucht, bis der Buchstabe erscheint.

Nun dürfte die Größe an sich für einen PC kein Problem sein. Audiodateien sind deutlich größer. Musikprogramme schaffen es, mehrere 10MB+ Dateien parallel zu verwalten. Diese Datei ist 11 MB groß.

Ich vermute, das liegt irgendwie an den Formatierungen. Ich brauche an sich nur 4 Stück: 2 Überschriften, Text (Standard), Hyperlink.

Habe begonnen, alles anderen Formatierungen zu löschen. Dies scheint mir nicht der richtige Weg zu sein. Was wäre der richtige, einfache Weg, um nur diese 4 Formatvorlagen (+ ggf. was noch unbedingt notwendig ist) zu behalten und so den Text zu entschlacken (habe möglicherweise irgendwann Mal versehentlich mit Formatierungen eingefügt) - in der Hoffnung, dass Word ihn dann problemloser verarbeiten kann.

 

Hallo Ulrich,

hast du (viele) Bilder im Dokument? Hast du viel händisch drin formatiert? Überflüssige händische Formatierungen kannst du so entfernen:

• Auf alle Fälle vorher eine Sicherungskopie anfertigen, die du im weiteren Verlauf nicht anrührst. Dann folgende Schritte unternehmen und darauf jeweils prüfen, ob die Dateigröße geschrumpft ist, bzw. das Dokument wieder besser handhabbar ist:
• Alles markieren bis auf die letzte Absatzmarke und in ein neues leeres Dokument einfügen. Speichern und kontrollieren.
• In diesem Dokument alles markieren und mit Strg-Leertaste alle händischen Formtierungen entfernen. Die Formatvorlagen werden dabei auf ihr jeweils ursprüngliches Format zurückgesetzt
• Das gleiche mit Str-Q unternehmen, um händisch formatierte Absatzformate zurückzusetzen.

Bei den letzten beiden Aktionen wirst du vielleicht feststellen, dass du auch Formatierungen verloren hast, die du doch lieber hättest behalten wollen. Falls das in größerem Ausmaß der Fall ist, könnte man vor dem ganzen Prozedere versuchen, aus händisch Formtiertem Formatvorlagen zu erstellen. Aber versuch erst mal die o.g. Schritte, vielleicht helfen die schon.

 

Hallo Gerhard,

ganze herzlichen Dank für die Hinweise.

Eigentlich dachte ich, die Grafiken seien alle gelöscht. Waren sie aber nicht. Hab ich gleich gemacht, und die Datei ist von 10 auf etwa 4 MB geschrumpft.

Copy&Paste und in ein neues, leeres Dokument hab ich auch gemacht. Nach Strg+Leertaste sind zwar die Formatierungen der Überschriften verschwunden, aber in der Navigationsliste sind sie noch. Damit könnte ich leben, wenn es auch wünschbar wäre, die Überschriften ggf. umzuformatieren. Aber im Text sind sie einfach als Standard formatiert. Wenn man sie markiert erscheint vorne ein Dreieck, mit dem sich alles unterhalb der Überschrift bis zur nächsten einklappen lässt.

Wenn ich Strg+Q anwende, sind die Überschriften auch in der Navigationsleiste weg.

Am besten wäre es wohl, ich formatiere die Überschriften im Ursprungsdokument neu. Ich weiß aber nicht, wie das über alle Instanzen geht. Denn wenn ich der ersten Instanz von "Überschrift 2,Überschrift 2 Char" (so steht's in der Liste) eine reguläre "Überschrift 1" (es soll die höchste Ebene sein) zuweise, dann steht ja die Option ""Überschrift 2,Überschrift 2 Char" aktualisieren" (um das neue Format auf alle Instanzen zu übertragen) nicht mehr zur Verfügung.

 

Das funktioniert auch nicht über die Sektion "Absatz" (statt "Formatvorlage"). Ich kann so zwar alle Instanzen änderen, aber dann fällt die zweite Überschriftsebene weg. Alles ist dann eine Ebene (obwohl ich nur die erste Überschrift ausgewählt habe).

 

Hallo Ulrich,

erst mal noch was zu den Grafiken: Wenn du dir nicht sicher bist, ob du jetzt alle erwischt hast (bei 2000 Seiten kann schon mal was durch die Lappen gehen, besonders wenn es sich um Grafiken mit dem Textumbruch Hinter dem Text handelt), könntest du folgende Makros drüberlaufen lassen (Achtung, die löschen ohne Rückfrage. Falls du die gefundenen Bilder vorher ansehen willst, muss man die Makros anpassen):

Code:

Sub InlineShapesRaus()
' löscht alle Grafiken mit dem Textumbruch 'Mit Text in Zeile'
Dim i As Long, j As Long, anzIshp As Long

With ActiveDocument
    anzIshp = .InlineShapes.Count
    
        For i = anzIshp To 1 Step -1
            .InlineShapes(i).Delete
            j = j + 1
        Next i
End With

MsgBox j & "  Inlineshapes entfernt"
End Sub

Sub ShapesRaus()
'löscht alle Grafiken mit einem Textumbruch anders als 'Mit Text in Zeile'
Dim i As Long, j As Long, anzShp As Long

With ActiveDocument
    anzShp = .Shapes.Count
        
        For i = anzShp To 1 Step -1
            .Shapes(i).Delete
            j = j + 1
        Next i
End With

MsgBox j & " Shapes entfernt"
End Sub

Was die Überschriften betrifft, interpretiere ich deine Erklärung so:
Du hast sie zwar mit den Überschriftsformatvorlagen Überschrift 1 bzw. 2 formatiert, aber das Aussehen hat dir nicht gefallen, drum hast du es händisch geändert. Das kannst du schon machen, aber du musst dafür sorgen, dass die Änderungen in die Formatvorlage mit übernommen werden. Du hast zwar den Weg dafür beschrieben, wie das geht (...Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen), aber ich glaub nicht, dass dir das so richtig gelungen ist, denn sonst würde Strg-Leer keinen Effekt haben.

Ich hab auch nicht verstanden, wieso du eine Überschrift 2 zur Ebene 1 erheben willst. Hast du denn gar keine Überschriften 1 im Dokument?

Das einfachste wäre, du würdest ein Stück Dokument hochladen, welches pro gewünschter Überschrift mindestens 2 davon enthält. Wenn du sowohl Überschrift 2 (pur) als auch Überschrift 2,Überschrift2 Char 2 im Dokument hast, bitte von beiden je 2 Beispiele.
Den Text kannst du verfremden, und alles was standardformatiert ist, radikal zusammenkürzen. Und erklär an diesem Dokument bitte nochmal, was am Ende wie aussehen/formatiert sein soll. Dann wird man schon eine Lösung finden.

 

Was die Grafiken anbelangt, so lassen sich über Navigation, Drop-Down "Grafiken", keine Grafiken mehr finden. Vielleicht lass ich das Makro zum Schluss nochmals durchlaufen.

Was die Überschriften anbelangt, so habe ich die Mal irgendwie vor vielen Jahren formatiert bzw. Formatvorlagen zugewiesen. Dabei muss die oberste Ebene der Überschriften der Ebene 2 zugewisen worden sein.

M.E. fehlt im Moment nur noch, die (etwa 200) Überschriften der (tatsächlichen!) Ebene 2 in das Format "Überschrift 2" zu bringen. Bei den 6 Überschriften der obersten Ebene hab ich das schon händisch gemacht ("Überschrift 1").

Die zweite Überschriftenebene ist derzeit (im um Grafiken und mit Strg + Leertaste) entschlackten Dokument mit nichts als "Gliederungsebene: Ebene 2" (rechte Maustaste: Absatz) vom Rest der Formatvorlage "Standard" abgehoben. Lässt sich das irgendwie automatisch in "Überschrift 2" umformatieren? Bzw. lassen sich diese "Ebene 2" Instanzen irgendwie allesamt auswählen, so dass man sie der Formatvorlage "Überschrift 2" zuweisen kann?

 

Hallo nochmal,

"die zweite Überschriftenebene ist derzeit mit nichts als 'Gliederungsebene: Ebene 2' vom Rest der Formatvorlage Standard abgehoben".

Das muss wohl bedeuten, dass diesen "Überschriften" die Ebene 2 manuell zugewiesen wurde. Dann müsste das Ersetzen aber ein Kinderspiel sein:

Suchen nach: (Format > Absatz >) Ebene 2
Ersetzen durch: (Format > Formatvorlage >) Überschrift 2.

Deine vorherige Erklärung hat ein bisschen komplizierter geklungen. Wie auch immer, probier das, und wenn du keinen Erfolg hast, kann ich ohne Musterdokument nicht weiterhelfen.

 

Oh, wusste gar nicht, dass die Suche (strg + h - nutze ich häufig) + Ersetzen so sophistiziert sein kann. Hab das gerade Mal gemacht. Allerdings finde ich keine reine "Überschrift 2", selbst wenn ich "alle Formatvorlagen" anzeigen lasse. Hab jetzt "Überschrift 2,Überschrift 2 Char" gewählt. Es funktioniert. Auch ein Inhaltsverzeichnis lässt sich erstellen.

Weil mich die Nummerierungen störten, habe ich sie mit Hilfe dieser Anleitung herausgenommen: Nummerieren von Überschriften - Microsoft-Support

Ich kann jetzt wieder einigermaßen schnell schreiben. Es ist aber immer noch zäh. D.h. die Buchstaben erscheinen erst mit einer gewissen Verzögerung.

Vielleicht sind da immer noch zu viele Formatierungen irgendwo? Wenn ich den Formatinspektor anzuwerfen versuche, stürzt das Programm ab...

Ich habe alle mir sinnlos erscheinenden der "verwendeten" Formatvorlagen via strg + h gesucht (z.B. Default, kein Leerraum, Level 1, text body), alle ohne Ergebnis.

Vielleicht die Rechtschreib- und Grammatikprüfung? Soweit ich sehe, lässt sich diese für nur ein Dokument nicht abschalten...

 

Hallo Ulrich,

die Rechtschreibkontrolle für ein einzelnes Dokument schaltest du ab, indem du unten in der Statusleiste auf die Spracheinstellungen (Deutsch bzw deine eingestellte Sprache) klickst und im Dialogfeld die Option Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen aktivierst. Nicht vergessen, die Option Aktives Dokument anzuklicken.

Ich hab keine Erfahrung mit so großen Dokumenten, also hab ich mir mal auf die Schnelle eins gebaut (ca. 1500 Seiten). Es enthält außer Nur-Text eine große Anzahl von Überschriften, Hyperlinks und Tabellen und ein Inhaltsverzeichnis (ca. 10 Seiten), jedoch keine Bilder. Es hat einen Umfang von knappen 2 MB und verhält sich beim Öffnen und Speichern äußerst zäh. Zum Öffnen braucht es fast 2 Min, bis es dann durchpaginiert hat, eine weitere Minute und beim Bearbeiten zeigt es das gleiche Verhalten, das du beklagt hast (Verzögerungen beim Tippen).

Das Abschalten der Rechtschreibprüfung ergibt bei mir eine Verbesserung bei den Tipp-Verzögerungen, aber sie sind immer noch da.

Du kannst auch untersuchen, welchen Einfluss das Inhaltsverzeichnis hat. Bei mir gestaltete sich nach dem Löschen desselben das Öffnen zwar immer noch langwierig, aber die Paginierung war wesentlich flotter. Alles in allem keine allzugroßen Verbesserungen. Womöglich bist du einfach am Ende der Kapazität von Word angelangt.

Um trotzdem einem Verdacht auf versteckte Bremser nachzugehen, könntest du das Inhaltsverzeichnis löschen, danach je eine Hälfte des Dokuments
in ein neues kopieren und dem Speicherbedarf und das Handling prüfen. Sollten sich da deutliche Unterschiede ergeben, kannst du die "schwierigere" Hälfte wiederum teilen usw. um die Stelle einzugrenzen, wo man den Bremser vermuten kann. Diese Stelle müsste man dann genauer untersuchen. Viel Hoffnung hab ich da aber nicht.

 

Hallo Gerhard,
ganz herzlichen Dank nochmals für Deine Hilfe. Vielleicht liest das ja sonst noch jemand, denn es gibt noch andere Nutzer, die klagen über ein langsames Word bei großen Dateien.

Das mit der Rechtschreibprüfung hab ich rasch gefunden. Komisch, dass das die Google-Suche nicht gleich ausspuckt.

Interessant, dass die Probleme auch bei Deiner Testdatei auftauchen. Also, so scheint mir, ist bei mir alles "normal" - nur Word erzeugt offenbar von Hause aus diese Probleme.

Ich kann so erst Mal wieder einigermaßen arbeiten. Das Inhaltsverzeichnis macht meinem Test nach keinen Unterschied.

Mir ist noch aufgefallen, dass das Eintippen im oberen Bereich problemloser geht als ganz am Ende.

Übrigens dauert das Laden bei mir 1 Min 10 Sek. Ans Ende zu gelangen 25 Sek. - und immer mit dem Hinweis "Keine Rückmeldung".

Wenn ich es als "doc" speicher (hatte ich in früheren Versionen schon Mal gemacht), lädt es in etwa 10 Sek. Ist allerdings 10MB statt 4,5MB groß. Allerdings ist das Eintippen deutlich zäher. So bleiben ich bei der docx-Version.