Office: Grundlagen der Synchronisierung – was kann synchronisiert werden?

Grundlagen der Synchronisierung – was kann synchronisiert werden?
Outlook 2016 Outlook 2016 für Mac Outlook für Mac 2011 Outlook im Web Outlook.com Outlook Mail für Windows 10 Outlook im Web für Exchange Server 2016 Mehr... Weniger Sie können Ihre Outlook-Daten mit mobilen Geräten und anderen Anwendungen synchronisieren. Outlook führt zudem regelmäßige Synchronisierungen mit Microsoft Exchange-Konto-Konten und E-Mail-Konten durch. Im folgenden Artikel finden Sie Informationen dazu, wie Outlook Daten synchronisiert.

Dienst	E-Mail	Kontakte	Kalender	Aufgaben	Notizen
Exchange Wenn Sie in Outlook ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalenderereignisse und alle anderen Microsoft Exchange-Ordner automatisch synchronisiert. Ihre Daten sind in Outlook und auf dem Server, auf dem Microsoft Exchange Server ausgeführt wird, immer auf dem neuesten Stand	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Outlook.com Outlook.com-Konten werden auf einem Exchange-Server gehostet. Wenn Sie in Outlook ein Outlook.com Konto verwenden, werden Ihre e-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalenderereignisse, Aufgaben und Notizen automatisch synchronisiert. Ihre Informationen sind in Outlook und auf dem Server, auf dem Ihr Postfach gehostet wird, immer auf dem neuesten Stand. Hinweis: Importierte Kontakte (beispielsweise Kontakte aus einem verbundenen Konto) werden nicht über Geräte und apps synchronisiert.	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
IMAP-e-Mail-Konto (wie Google)	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
Pop-e-Mail-Konto (wie Yahoo)	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein

Microsoft Exchange-Konten

In der folgenden Tabelle werden die Outlook-Elemente aufgeführt, die mit Exchange Server synchronisiert bzw. nicht synchronisiert werden.

Outlook-Elemente	Exchange Server
Nachrichten	Auf alle Exchange-Ordner einschließlich Unterordner kann mit Outlook zugegriffen werden, und Outlook wird kontinuierlich und automatisch mit dem Exchange-Server synchronisiert. Outlook überprüft den Server jede Minute vollständig auf neue Nachrichten.
Regeln	Wenn Sie über Microsoft Exchange-Konto verfügen (von Microsoft Exchange Server 2010 oder höher verwaltet), können Sie mit Outlook für Mac Regeln erstellen und bearbeiten, die auf dem Exchange-Server gespeichert werden/sind. Sie können keine Regeln anzeigen oder bearbeiten, die so festgelegt sind, dass sie nur in Outlook für Windows ausgeführt werden können. Mit einem von Microsoft Exchange Server 2007 verwalteten Microsoft Exchange-Konto ist es nicht möglich, in Outlook für Mac Regeln zu bearbeiten oder zu erstellen, die auf dem Exchange-Server gespeichert werden sollen (wie Regeln, die Sie in Outlook für Windows erstellt haben). Regeln, die Sie in Outlook für Mac erstellen, werden auf Ihrem Computer gespeichert und nur für Nachrichten ausgeführt, die mit Outlook für Mac synchronisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Regel in Outlook für Mac 2016.
Kontakte	Alle Kontakte in Exchange-Konten und Exchange-Kontaktordner in Outlook werden automatisch und kontinuierlich mit dem Exchange-Server synchronisiert. In Outlook für Mac gespeicherte Kontaktgruppen/Verteilerlisten werden jedoch nicht auf dem Exchange-Server gespeichert. Alle erstellten Gruppen werden auf dem Computer gespeichert und stehen nur in Outlook für Mac zur Verfügung. Das gleiche gilt für die auf dem Exchange-Server gespeicherten Kontaktgruppen.
Kalenderereignisse	Alle Kalender in Exchange-Konten und die entsprechenden Ereignisse in Outlook werden automatisch und kontinuierlich mit dem Exchange-Server synchronisiert.
Notizen	Notizen und Notizenordner werden mit dem Exchange-Server synchronisiert.
Aufgaben	Aufgaben und Aufgabenordner werden mit dem Exchange-Server synchronisiert.
Nachverfolgungskennzeichnung	Nachrichten und Kontakte, die für die Nachverfolgung gekennzeichnet wurden, werden zusammen mit Fälligkeitsdaten, Startdaten, Erinnerungen und Abschlussdaten mit dem Exchange-Server synchronisiert.
Kategorien	Kategorien, die Sie Elementen in Outlook zuweisen, werden mit dem Exchange-Server synchronisiert. Die Farben, die Sie den Kategorien zugewiesen haben, können jedoch in Outlook für Mac und Outlook für Windows variieren.

Ihre Informationen stehen auch in anderen Anwendungen zur Verfügung, die Sie für die Herstellung der Verbindung zu Ihrem Exchange-Server verwenden, wie Outlook für Windows. Wenn Sie sowohl Outlook für Mac als auch Outlook für Windows für den Zugriff auf dasselbe Microsoft Exchange-Konto verwenden, sollten Sie die Unterschiede kennen, die für die Anzeige von Daten in den beiden Anwendungen gelten:

Informationsart	Unterschiede zwischen Outlook für Mac und Outlook für Windows
E-Mail-Adressen von Kontakten	In Outlook für Mac können Sie bis zu 13 E-Mail-Adressen unter einem einzigen Kontakt speichern. In Outlook für Windows können Sie bis zu drei E-Mail-Adressen speichern. Wenn Kontakte synchronisiert werden, synchronisiert Outlook für Mac die standardmäßigen E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail" in Outlook für Windows. Die weiteren beiden E-Mail-Adressen, die im Outlook für Mac-Kontakt aufgeführt werden, werden mit den Feldern "E-Mail 2" und "E-Mail 3" in Outlook für Windows synchronisiert.
Postadressen von Kontakten	Einige Felder, wie zweiter Vorname, stehen zwar in Outlook für Mac, jedoch nicht in Outlook für Windows zur Verfügung. Wenn Sie also Informationen in das Feld "Zweiter Vorname" eingeben, werden diese in Outlook für Windows nicht angezeigt. Darüber hinaus bietet Outlook für Windows ebenfalls Felder für Kontakte, die in Outlook für Mac nicht angezeigt werden. Als Problemumgehung können Sie Informationen auf der Registerkarte Notizen in Outlook für Mac eingeben, die dann im Feld Notizen in Outlook für Windows angezeigt werden.

IMAP-E-Mail-Konto

Wenn Sie Ihre IMAP-E-Mails synchronisieren möchten, müssen Sie das Konto zuerst zu Outlook hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Kontos finden Sie unter Hinzufügen eines e-Mail-Kontos zu Outlook für Mac.

Anschließend haben Sie zwei Synchronisierung-Optionen: Verwenden von IMAP IDLE (auch als "Live Syn" bezeichnet) und Erstellen von Zeitplänen für abonnierte Ordner. Sie können IMAP IDLE für die Beibehaltung der Verbindung zum IMAP-Server und zum Anwenden von Änderungen verwenden, die Sie an Nachrichten mit dem Status "Gelesen", "Ungelesen" oder "Markiert" auf dem Server vorgenommen haben. Sie können die Verbindung jedoch immer nur zu einem Ordner gleichzeitig aufrecht halten. Sie können darüber hinaus Zeitpläne erstellen, auf deren Grundlage die von Ihnen abonnierten Ordner in Outlook mit dem IMAP-E-Mail-Server synchronisiert werden.

Sie können IMAP IDLE und Zeitpläne für die folgenden Aktionen verwenden:

Operator	Zweck
IMAP IDLE	Aufrechterhalten der Verbindung zum IMAP-Server für einen Ordner
IMAP IDLE	Anwenden von Änderungen auf Nachrichten mit dem Status "Gelesen", "Ungelesen" und "Markiert" auf dem IMAP-Server
Terminpläne	Erhalten von neuen E-Mail-Nachrichten oder News vom Server zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt
Terminpläne	Senden aller E-Mail-Nachrichten zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt
Terminpläne	Löschen von E-Mail-Nachrichten im Ordner "Gelöschte Elemente" oder in einem anderen Ordner zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt, wenn die Nachrichten älter als eine vorgegeben Anzahl von Tagen sind
Terminpläne	Löschen von Junk-E-Mails zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt

Weitere Informationen zu IMAP IDLE finden Sie unter Servereinstellungen für IMAP-Konten.

POP-E-Mail-Konten

Wenn Sie Ihre POP-E-Mails synchronisieren möchten, müssen Sie das Konto zuerst zu Outlook hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Kontos finden Sie unter Hinzufügen eines e-Mail-Kontos zu Outlook für Mac.

Anschließend können Sie Zeitpläne verwenden, um festzulegen, wann Outlook die Synchronisierung mit dem POP-E-Mail-Server durchführen soll, indem Nachrichten gesendet oder empfangen werden.

Sie können die Serveroptionen Ihres POP-Kontos auch so festlegen, dass eine Kopie jeder Nachricht auf dem Server verbleibt, Sie können Nachrichten nach einer vorgegebenen Anzahl von Tagen löschen, oder Sie können Nachrichten löschen, nachdem Sie sie in Outlook gelöscht haben.

Sie können Zeitpläne oder Serveroptionen für die folgenden Aktionen verwenden:

Sie verwenden	Zweck
Terminpläne	Empfangen neuer E-Mail-Nachrichten zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt
Terminpläne	Senden aller E-Mail-Nachrichten zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt
Serveroptionen	Beibehalten einer Kopie jeder Nachricht auf dem Server
Serveroptionen	Löschen von Nachrichten auf dem Server, nachdem sie in Outlook gelöscht wurden
Terminpläne	Löschen von E-Mail-Nachrichten, die älter als die festgelegte Anzahl von Tagen sind

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