Office: Indexerstellung & Bezüge aus dem Text

Einen schönen guten Tag,

ein weiteres Problem bei Word plagt mich.

Ich habe nun mehr als hundert Seiten mit Begriffen und Erklärungen. Unter diesen steht in etwa dieser Form:

Quelle: Ursprung, (Kürzel, Kostenstelle, Name des Autors) die Quelle.

Ich möchte speziell für die Quellen jetzt ein Indexverzeichnis anlegen, dass möglichst in der Lage ist durch einfaches Klicken dieses Indexverzeichnis zu sortieren, entweder nach Kostenstellen, nach Name oder nach Kürzel, je nachdem, was man sucht.

Ich dachte an eine Tabelle mit sechs Spalten:

Begriff / Quelle / OE-Kürzel / Kostenstelle / Name / Seitenzahl

Habe ich eine Chance, diese Informationen in Beziehung mit dem Text zu stellen, sodass dieser die Seitenzahl aktuallisiert, käme bsw. mal ein neuer Begriff dazu? Kann ich diese Information auslesen lassen oder muss ich sie per Hand eingeben? (rund 400 Begriffe...)

Ich weiß nicht, ob ich zu hohe Ansprüche an dieses Programm stelle, aber ich habe auch nicht wirklich Alternativen, wie es mir scheint.

Ich hab sogar die Informationen jeder Spalte in separate Formate gesteckt. Es müsste also pro Spalte nur ein bestimmtes Format eingefügt werden.. oder so.

Vielen Dank in jedem Falle für jede Hilfe.

 

Hmm... ein "sowas geht unter Word nicht" würde mir auch helfen.

Ich frage mich, worin sich die Indexfunktionen von dem Inhaltsverzeichnis unterscheiden.

 

Hallo,

die letzte Frage kann ich Dir beantworten: Das Inhaltsverzeichnis wird aus den mit einer Gliederungsfunktion belegten Formatvorlagen generiert (also z.B. Überschrift 1, Überschrift 2, etc.). Der Index muß erst durch sog. Indexeinträge vom User "händisch" (oder durch eine Konkordanzdatei) erstellt werden und hat nichts mit Formatvorlagen etc. zu tun...

 

Ah, vielen Dank, das erklärt zumindest die Schwierigkeiten, die ich habe das Indexsystem zu druchschauen.

Gibt mir Word denn irgendeine möglichkeit eine tabellarische Darstellung aufzuzeigen, die sich auf Knopfdruck alphabetisch nach ihren Spalten ordnen lässt?

Ich bin doch ein wenig gefrustet über die wenigen Möglichkeiten, die mir dieses Programm bietet. Ich dachte eine Tabelle, in der sich je nach Wunsch die Spalten alphabetisch ordnen lassen, sei da eine Kleinigkeit.

 

Hallo,

hm, so ganz verstehe ich Deinen Frust nicht... Markiere die Tabelle und rufe Tabelle | Sortieren auf... Dann kannst Du bestimmen, nach welcher Spalte sortiert werden soll...

Das Ganze kannst Du mit dem Makro-Rekorder aufzeichnen und diese Makros in eine an das Dokument gebundene, eigene Symbolleiste bringen...

 

Der Frust rührt daher, dass die Erklärungen derart unverständlich sind - vielleicht ist das schwer nachzuvollziehen, wenn man tagtäglich mit Word arbeitet oder sonst eine Schulung hinter sich hat.

Meine Kenntnisse um PCs und ähnliches Zeugs sind durchaus umfangreich, aber wenn ich mir überlege, dass Menschen ohne jedes Vorwissen die Erklärung des Programmes zum Thema "Index erstellen" begreifen sollen, wenn ICH schon nur noch große Augen machen kann :roll: und auch nach dem dritten und vierten Mal lesen nicht weiter komme - da fällt mir wenig zu ein. :evil:

Deshalb bin ich dir sehr dankbar, weil du in einem Satz formulierst, was ich schlichtweg nicht eigenständig finde und auch wenn ich durchaus meine Kompetenz immer wieder gerne selbst in Frage stelle, mag ich doch nicht mir allein die Schuld geben.

Sofern ich die Tabelle habe, will ich das gerne versuchen, vielen Dank.

Nun fehlt mir nur noch der Index selbst, der ja aus dem Text gezogen werden und von da auch aktualisiert werden soll - aber ich vermute stark, ich werde mich wieder hier melden müssen, um überhaupt den Start dafür zu finden. Das tut mir auch sehr Leid, aber es hilfe ja nichts.. :-(

 

Hallo,

was die Erklärungen angeht (bzw. auch die Hilfe) muß ich Dir recht geben... Ich habe es da leichter, da ich schon seit Word 5.0 unter DOS mit dem Programm arbeite. Und zwar alles mit "Learning by Doing", ohne irgendeine Schulung zu haben... Die machen mich nur kirre. Und dort werden zum Teil Dinge geschult, wie zum Beispiel das Ändern von Cliparts in Word, die mich bei einer Textverarbeitung einen feuchten..., naja, Du weißt schon, was ich meine.

Was den Index angeht: Markiere das Wort, welches Du im Index aufnehmen willst und drücke die Tastenkombination Umschalt + Alt + x, dann nur noch auf die Schaltfläche [Festlegen...] und fertig. Man kann in dem Dialogfenster noch einige Einstellungen vornehmen, die Du aber wahrscheinlich nicht benötigst. Wenn Du so alle Indexeinträge festgelegt hast, kannst Du den eigentlichen Index über Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse erstellen (lassen)..

Du kannst aber auch mit einer sog. Konkordanzdatei arbeiten - das ist sogar in der Hilfe beschrieben.

Selbstverständlich kannst Du Dich hier immer melden, wenn Du Fragen hast. Schließlich sind wir ja dazu da...

 

Naja, was ich nicht leiden kann ist, wenn man anfängt jeden Schnullipups nachzufragen, weil das ja so bequem ist. Ich ziehe auch das "Learning by Doing" vor, aber leider ist das hier nicht nur Spielkram für mich und so kann bzw. will ich es mir auch nicht leisten einen ganzen Tag herumzuprobieren, zumal der Rechner, der mir zur Verfügung steht eine Weile braucht um die ein oder andere Information auszulesen...

Allerdings muss ich grad doch nochmal eine Erklärung für Doofe in Anspruch nehmen. Die Zeilen der Tabelle sind ja in ihrem Inhalt von einander abhängig, d.h. die Inhalte der Spalten sind sich gegenseitig zugeordnet (Begriff, Kostenstelle, dazugehöriger Name usw.).

Einzigartig definiert ist jede dieser Zeilen durch den einmalig auftretenden Begriff (..mit sowas habe ich in Access mal gearbeitet glaube ich).

Wenn ich am Ende also eine Spalte sortiere, sortieren sich dann die anderen Spalten entsprechend? Kann ich einen Bezug vom Begriff zur Spalte "Seitenzahl" geben, welche sich automatisch dem Begriff anpasst, wenn dieser durch bsw. eine Erweiterung auf einer neuen Seite landet?

Du siehst, ich habe eine sehr genaue Vorstellung, von dem, was am Ende sein soll, aber die Umsetzung muss eben aus vielen Details zusammengesetzt werden und am Ende noch funktionieren. WENN Word aber all das in der Theorie kann... dann will ich das jetzt auch lernen :)

 

Hallo,

wenn Du alle Spalten der Tabelle markiert hast, kannst Du auswählen, nach welcher Spalte (entweder durch die Überschrift, falls vorhanden, oder durch die Angabe von Spalte 1, Spalte 2, etc.) sortiert werden soll. Die restlichen Spalten werden selbstverständlich "mitgenommen", so daß nichts durcheinander wirbelt. Und Word ist sogar so clever, und sortiert richtig, wenn Du nur eine Spalte markiert hast.

Was das "...Kann ich einen Bezug vom Begriff zur Spalte "Seitenzahl" geben, welche sich automatisch dem Begriff anpasst, wenn dieser durch bsw. eine Erweiterung auf einer neuen Seite landet? ..." angeht, weiß ich nicht, ob ich Dich richtig verstanden habe... Wenn es um den Index geht, und Du in einer Tabelle verschiedene Wörter für den Index vorbereitet hast, dann ändern sich natürlich auch die Seitenzahlen, wenn sich die Tabelle verschiebt.

Allerdings nicht automatisch während der Arbeit mit der Datei, sondern durch Drücken der Taste F9, wenn der Cursor im Index steht, oder aber durch Umschalten auf die Seitenvorschau...

 

Ja ich denke in etwa meine ich das. Dass ich das Indexverzeichnis, wie auch das Inhaltsverzeichnis separat aktualisieren muss, war anzunehmen, das ist aber kein Problem.

Ich werde morgen mal versuchen dieses Indexverzeichnis zu erstellen, damit ich auch wirklich das Bild habe, von dem ich rede. Dann wird hier bestimmt noch eine Menge mehr Text anfallen.

Vielen Dank für dein Bemühen und solches, welches in noch in Anspruch werde nehmen müssen :)

 

Sooo.. einen schönen guten Morgen :)

Ich fürchte, du wirst mich Schritt für Schritt führen müssen. Ich habe gerade ein wenig in einem neuen Dokument herumgespielt und durchschaue das System nicht so recht.

Zunächst einmal die Kleinigkeit mit der Überschrift. Ja, jede Spalte soll einen Namen haben und ein Klick darauf soll später danach sortieren.
Ich finde aber dafür leider nichts Oder reicht es quasi die erste Zeile anders zu formatieren? Schön sind da ja durchaus die Formatvorlagen, da ist ja quasi auch eine Art Übrschriftenzeile enthalten, nur noch ohne Funktionen.

Der Index selbst macht ja zunächst nichts anderes, als ein Wort hinzuschreiben und die Seitenzahlen anzugeben, auf denen das Wort auftaucht... jetzt muss ich mir erst einmal überlegen, was ich wirklich haben will am Ende -.-

Zu Ende überlegt:

Wünschenswert wäre eine Tabelle, die für jeden Begriff eine eigene Zeile hat (leider sehr viele). Diese Zeile gibt zusätzlich zum Begriff sechs weitere Informationen, bsw. Autor, Quelle o.ä. und am Ende die Seitenzahl ebenfalls in einer Extraspalte, welche sich aktualisieren können muss. Der Rest der Informationen bliebe ja normalerweise gleich (wenn aber auch hier eine Abhängigkeit leicht herzustellen wäre, kann das natürlich auch nicht Schaden: bsw. wenn ich einen festgestellten Begriff ändere, ändert sich dieser auch in der Tabelle).

So hätte am Ende jeder Begriff eine Quelle mit Autor, Seitenzahl usw... So und je nachdem, was mir wichtig ist, bsw. möchte ich alle Begriffe EINES Autors haben, klicke ich auf die Spalte "Autor" und bekomme diese alphabetisch aufgelistet, sodass ich alle Begriffe sehen kann, die Herr Müller verfasst hat. Die Begriffe selbst kann ich mit dem Text verlinken, das sollte dann kein Problem mehr sein.

Übernehme ich mich mit so einer Idee?

Und bevor ich mich völlig verrenne: Lassen sich alle diskutieren Funktionen problemlos nach dem Convertieren noch innerhalb einer PDF-Datei nutzen? Eigentlich betrifft das ja nur das Sortieren der Spalten der Tabelle.

Als Beispiel dann in etwa so:

 

Hallo,

tja, eine wirklich gute Lösung für Dein Problem habe ich nicht... Evtl. siehst Du Dir mal die Geschichte mit dem "Rechtsgrundlagenverzeichnis" an - ist auch in der Hilfe nicht schlecht beschrieben. Evtl. wäre das für Dich besser als die Index-Funktion?

Was das Sortieren der Spalten angeht, kann man sich hier das Feld MACROBUTTON zunutze machen. Ich habe Dir mal ein Beispiel erstellt... Vielleicht kannst Du das für Dich übernehmen?

Allerdings habe ich die Geschichte mit dem pdf nicht probiert (mache ich aber gleich mal*) - nur ich fürchte, daß das nicht greift. Mal sehen, man kann Acrobat ja sowohl mit JavaScript als auch mit vb-Script programmieren. Aber evtl. müßte man das dort nochmals machen...

*[edit]Nein, geht nicht... War aber eigentlich auch klar. Hier muß in Acrobat selbst wahrscheinlich ein Formular erstellt werden, da die Einträge, die von Word übernommen werden, als statischer Text eingefügt werden, der natürlich nicht mehr sortiert werden kann... Ich fürchte, Du mußt Dir doch etwas anderes überlegen... :-( [/edit]

 

Hmm dann wirds kritisch. Eine Vollversion vom Acrobat Reader steht mir nicht zur Verfügung und es nicht zu convertieren ist auch nicht wirkliche eine Option...
Da muss ich mal gucken...

 

Hallo,

für mein Verständnis wäre es hier wirklich besser, eine Datenbank, wie z.B. Access, zu verwenden. Da ist es definitiv ein Klacks, ein Formular so zu Programmieren, daß die Spalten durch Klick auf die Spaltenüberschriften sortiert werden.

Hatten wir über diese Möglichkeit schon mal gesprochen, oder hattest Du schon einmal erwähnt, daß das nicht geht? Irgendwie habe ich den Überblick verloren :lol: ...

 

Nein hatten wir nicht.

Das Problem ist nur, dass ich nicht weiß, ob Access wiederum die gleichen Dinge kann, die Word ausmachen und vor allem, die jetzt auch schon in diesem 150 Seiten Format stecken. Ich habe im Prinzip eine angefangene Arbeit übernommen.

Mit Datenbanken kenne ich mich überhaupt nicht auch, ebenso geht es mir mit HTML, obwohl ich weiß, dass diese Funktionen allesamt dort zur Verfügung stehen.

Das Indexverzeichnis soll ja nun schon beim Text sein und nicht nochmal auf einer anderen Datei von bsw. Access und ließe es sich von da in einem PDF-Format nutzen? Vermutlich ebenso nicht.