Office: (Office 2013) nach Überschriften sortieren

Hallo miteinander,

ich habe hier ein Worddokument das viele Songs (> 200) unsortiert enhält.
Der Titel ist immer als Überschrift formatiert.

Jetzt würde ich mich freuen, das ganze alphabetisch zu sortieren und automatisch natürlich auch den Abschnitt mitzunehmen.

Der Tipp das Ganze in der Gliederungsansicht zu machen habe ich bereits probiert, leider kann ich die Überschriften nicht als Tabelle sortieren.

Vielen, Vielen Dank für einen Tip,
Lichtblitz

:)

 

Hallo Lichtblitz,

warum soll das nicht gehen? Du brauchst keine Tabellen, du kannst auch nach Absätzen sortieren. So gehts:

• In die Gliederungsansicht schalten
• eine Überschrift anklicken
• Zurück zur Registerkarte Start und dort die Sortier-Schaltfläche anklicken
• Dialogfeld kontrollieren (da soll stehen: Sortieren nach: Absätzen, Typ: Text)
• Ok.

Natürlich muss dein Dokument dann strikt nach Überschrift1 > normaler Text > Überschrift2 > normaler Text usw. aufgebaut sein. Sollte er irgendwie anders aufgebaut sein, stell ein Muster ein, das mindestens 2 Songs umfasst.

 

Hallo Gerhard,

erstmal vielen Dank für Dein Feedback. Anbei ist mal ein kleines Dokument dazu. Den Sortiervorgang habe ich in der Gliederung ein mal hinbekommen, im normalen Seitenlayout wurde aber nichts sortiert.

Ich vermute, das im Dokument Inkonsistenzen enthalten sind. (Manche Absätze sind 2-spaltig) Könnte das ein Problem darstellen? In der angehängten Version sind die Überschriften richtig formatiert und werden auch für das Inhaltsverzeichnis verwendet. In der Gliederungsansicht fehlt in der Ebene 1 aber ein großer Teil :-(.

Danke, Lichtblitz

 

Hallo Lichtblitz,

leider hab ich schlechte Nachrichten für dich: Es sind etliche Inkonsistenzen, die nicht nur ein sauberes Sortieren verhindern, sondern auch ein ordentliches Inhaltsverzeichnis. Aber der Wechsel der Spaltenanzahl spielt dabei vermutlich keine Rolle:

1. Viele deiner Überschriften sind in eine Tabellenzelle gesperrt (z.B. Comes A Time, Old Man), andere nicht.
2. Manche Einträge, z.B. Blue Scale in 12 Positions erscheinen nicht im Inhaltsverzeichnis. Das liegt daran, dass der Seitenumbruch mitten im letzten Absatzes vor der Überschrift beginnt, die Überschrift also gar nicht in einem eigenen Absatz steht.
   Ähnliches bei "Sailing". Dort endet die Überschrift mit einem Zeilenumbruch (Shift-Enter) statt mit einer Absatzschaltung (Enter). Somit wird die Überschrift nicht als eigener Absatz erkannt. Das hat auch Auswirkungen auf die Sortierung.
3. Du hast an vielen Stellen einen Seitenumbruch und darauf einen Abschnittswechsel fortlaufend. Obwohl das beim Sortieren womöglich nichts ausmacht, finde ich es ungünstig.

Ich denke, die Liste der Inkonsistenzen würde in deinem Originaldokument noch etwas länger werden. Deshalb würde ich es so machen: Kopiere die gesamte Datei in ein neues Dokument, aber wähle als Einfüge-Art: Nur Text (die Schaltfläche mit dem fetten A beim Rechtsklick). Dann formatiere das Dokument komplett neu. Achte dabei besonders darauf:

• Steck die Überschriften nicht in Tabellen. Das ist auch völlig unnötig
• Jede Überschrift muss ein eigener Absatz im Format Überschrift 1 sein. Keine Zeilenumbrüche!
• Mach die Seitenwechsel, bei denen kein Spaltenwechsel stattfinden soll, nicht mit manuellem Seitenwechsel, sondern formatiere die Überschriften mit Format > Absatz > Seitenwechsel oberhalb. Das erspart dir die Probleme unter Nr. 2
• Bei Spaltenwechsel arbeite nicht mit Seitenwechsel plus Abschnittswechsel fortlaufend, sondern mit Abschnittswechsel Nächste Seite. Beginne die Abschnittsumbrüche nicht mitten in einem Absatz, sondern in einem neuen leeren Absatz.

Das ist zwar ein Haufen Arbeit, aber wahrscheinlich immer noch weniger, wie wenn du versuchst, das vorhandene Dokument zu reparieren. Bei der Gelegenheit kannst du auch noch überdenken, ob du wirklich einen Spaltensatz mit einer Tabelle mischen musst (wie z.B. bei Comes A Time).

 

Hallo Gerhard,

vielen Dank *knuddel, jetzt beim Checken ist mir einiges auch aufgefallen. Die verschiedenen Formate kommen vom Kopieren der Songs aus verschiedensten Quellen.
Könnte ich das Ganze nicht auch in den Editor von Windows kopieren und dann daraus ein neues Word Dokument erstellen. Dann sind ja alle Formatierungen weg....

Was meinst Du?

Danke Lichtblitz

 

Hallo Lichtblitz,

ja, das ist eine Alternative. Damit erreichst du genau dasselbe wie nach meinem verfahren.

 

Hallo Gerhard,

habe das Ganze nach Deinen Tips umgesetzt. Das Sortieren klappt jetzt prima.
Vielen Dank für Deine Unterstützung*mrcool ,

Lichtblitz