Office: (Office 2016) Prozessformulare erstellen

Hallo zusammen,

Ich arbeite als Praktikant in einer Rechtsabteilung und soll nun Standardvorlagen für Verträge erstellen. Dabei habe ich mir überlegt, ob es irgendwie möglich ist, die Personalien des Mandanten nur einmal eingeben zu müssen.

Beispiel: Ich erfasse in Excel die Personalien wie Namen, Geburtsdatum, Wohnort, etc. und kann diese gleich für alle Standarddokumente übernehmen. Anschliessend muss ich nur noch die bearbeiten, welche ich tatsächlich für das Mandat benötige.

Ich weiss, dass das Ganze mit Querverweisen in einem Zentraldokument möglich ist, würde aber lieber die einzelnen Vetragsvorlagen als einzelne Dokumente behalten und in den entsprechenden Unterordnern behalten. Zudem soll sich die Formatierung gemäss der Vorlage verhalten. Bspw. den Vornamen in einem Dokument einmal fett, unterstrichen und pt. 11 und im gleichen Dokument standard mit pt. 8.

Das Ziel wäre am Schluss, dass ich einen neuen Ordner auf dem Server für einen Mandanten eröffne und sich in diesem eine Excel befindet, zu welchem sich jede Vorlage in den Unterordnern der verschiedenen Produkte referenziert und automatisch anpasst, sobald ich die Personalien eingebe.

Dabei muss ich dann jeweils nur noch vom Server den standardisierten Kundenordner kopieren und einmal die Personalien eingeben. Dies würde der ganzen Kanzlei die Anpassung der einzlenen Felder ersparen und es deutlich effizienter machen. Ich hoffe das Problem ist einigermassen klar.

Meine Überlegung war das mit einem Serienbrief zu machen, hab aber gemerkt, dass die zu umständlich wird.

Kennt jemand einen anderen Weg dazu? Bspw. ein Makro?

Vielen Dank für eure Hilfe!

 

Dein Chef ist ein Arschloch, höflich gesprochen. Du kannst ja mal HotDocs, ContractExpress oder Document Generation zusammen mit LegalTech googlen und dich dann mal fragen warum der Kram so teuer ist.

Damit du auch verstehst, das selbst die Software hier nicht das Problem ist, frag den Anwalt doch mal nach der Logik des Vertragsaufbaus und mache keine Softwareentwicklung sondern nur einen Entscheidungsbaum. (Bryter und LegalOS vorher googeln.)

pan

 

Hier einmal kurz eines der kleineren Probleme beim Erzeugen von Vertragsentwürfen. Verträge werden nicht selten zwischen mehr als zwei Parteien geschlossen, diese Parteien können gender female oder male sein und mit Singular und Plural angesprochen werden.

Daher muss quasi jedes Subjekt, jedes Objekt, jedes Verb und jedes Pronomen auf die Notwendigkeit einer Variabilisierung untersucht und angepasst werden. Das sind in einem einfachen Vertrag 200-300 Feldzuweisungen, die erzeugt und gewartet werden müssen. Manuell versteht sich, wenn man keine passende Software hat.

Dann ist noch keine einzige juristische Logik drin, die sich üblicherweise auch noch gerne in den Bedingungen überlappen.

Die Aufforderung „mach mal ne Vertragvariablisierung“ an einen juristischen Praktikanten liegt auf dem gleichen Level wie „erklär mir mal kurz den Schwerkraftteil der Hawking Funktion“ an einen Abiturienten.

.. und dann sind da noch Anwälte, als Anwender :-)

pan

 

Zeig dem Rechtsverdreher mal mein Standardwerk zu Formularen mit Word. Darin ist abschließend alles beschrieben, was Word ohne Programmierung diesbezüglich drauf hat. Da er mehr will, siehe Pans Vorschläge.

Schöne Weihnachten
G.O.