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Remotezugriff auf Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager
Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät verwenden oder sich bei Office Outlook Web Access (OWA) anmelden, um Ihre E-Mail-Nachrichten abzurufen, wissen Sie bereits, wie nützlich ein einfacher Zugriff auf private und geschäftliche Informationen ist, wenn Sie nicht am Computer sind. Jetzt können Sie Ihr Mobiltelefon, OWA, ein Windows Live-Konto oder eine SharePoint-Website verwenden, um auf Ihre Business Contact Manager für Outlook-Geschäftskontakte in der gleichen Weise wie auf Ihre Outlook-, Windows Live- oder SharePoint-Kontakte zuzugreifen.

Dieser Artikel erläutert, wie Sie Synchronisierung zum Zugreifen auf Ihre Geschäftskontakte über das Internet einrichten, wie Sie remote mit Business Contact-Datensätzen arbeiten, wie die Synchronisierung beendet wird und was der Wechsel zu einer anderen Datenbank bei aktivierter Synchronisierung bewirkt.

Informationen, wie Sie Ihre sämtlichen Geschäftsdaten mit sich führen können, finden Sie unter Offline arbeiten mit Business Contact Manager.

Was möchten Sie tun?
Warum sollten Geschäftskontakte synchronisiert werden?

Funktionsweise der Synchronisierung

Beispiel: Geschäftsreise

Zugänglichmachen von Geschäftskontakten im Internet

Auswählen eines Synchronisierungsordners

Ändern des Geschäftskontakt-Synchronisierungsordners

Beenden der Synchronisierung von Geschäftskontakten

Erstellen von Business Contact Manager-Datensätzen aus Kontaktdatensätzen

Wie wirkt sich der Wechsel zu einer anderen Datenbank auf die Synchronisierung aus?

Wechseln der Datenbank während der Synchronisierung von Geschäftskontakten

Entfernen von synchronisierten Geschäftskontakten, die aus einer anderen Datenbank importiert wurden

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Warum sollten Geschäftskontakte synchronisiert werden?
Wenn Sie Ihre Business Contact Manager für Outlook-Geschäftskontakte synchronisieren oder "spiegeln", können Sie remote auf Ihre Geschäftskontakte zugreifen, ebenso wie auf Ihre anderen Kontaktlisten. Wenn Sie beispielsweise eine Geschäftsreise planen, um Ihren Kunden ein neues Produkt vorzustellen, und Sie über das Internet in der gleichen Weise auf Ihre Kundeninformationen zugreifen möchten, wie Sie remote auf Ihre sonstigen Kontakte zugreifen, können Sie für Ihre Geschäftskontakte Synchronisierung einrichten.

Hinweis:  Wenn Sie stets Ihre sämtlichen Geschäftsdaten bei sich tragen müssen, nicht nur Ihre Geschäftskontaktinformationen, finden Sie entsprechende Informationen unter Offline arbeiten mit Business Contact Manager.

Wählen Sie zum Einrichten des Remotezugriffs auf Ihre Geschäftskontakte einfach den Typ des Outlook-Kontaktordners aus, den Sie mit OWA oder einem mobilen Gerät verwenden möchten, wenn Sie nicht im Büro sind. Die Ordner in Outlook, unter denen Sie wählen können, schließen Ihre Outlook-Kontakte, die Windows Live-Kontakte oder die SharePoint-Kontakte sowie jeden benutzerdefinierten Kontaktordner, den Sie möglicherweise erstellt haben, ein.

Funktionsweise der Synchronisierung
Durch den Prozess der Synchronisierung werden Ihre Geschäftskontakte in den von Ihnen ausgewählten Outlook-Kontaktordner kopiert. Beide Datensatztypen werden in den Kontaktlisten, die Sie verwenden, wenn Sie nicht im Büro sind, angezeigt. Business Contact-Datensätze sind mit einem Symbol "Geschäftskontakt" gekennzeichnet

. Anschließend können Sie in der gleichen Weise über das Internet auf ihre Business Contact-Datensätze zugreifen, wie Sie auch auf Ihre Outlook-Kontakte zugreifen.

Die Synchronisierung aktualisiert die Datensätze in Ihrer Business Contact Manager-Datenbank mit sämtlichen Änderungen, die Sie über das Internet an den synchronisierten Datensätzen vornehmen; analog werden Ihre synchronisierten Datensätze mit allen Änderungen synchronisiert, die an den Datensätzen in der Datenbank vorgenommen werden. Alle Aktualisierungen erfolgen im Hintergrund und beeinträchtigen Ihre Arbeit in keiner Weise.

Hinweis: Wenn Sie aufhören, Ihre Geschäftskontakte zu synchronisieren, werden sie automatisch aus Ihrem synchronisierten Kontaktordner in Outlook, SharePoint, Windows Live oder entsprechenden anderen Umgebungen entfernt.

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Beispiel: Geschäftsreise
Während einer Geschäftsreise besuchen Sie einen Kunden und erfahren, dass der Einkaufsleiter, Nick Brigandi, das Unternehmen verlassen hat, und ein neuer Einkaufsleiter, Andrea Dunker, eingestellt wurde. Sie möchten Nicks Datensatz aus Ihren Geschäftskontakten löschen und einen neuen Datensatz für Andrea erstellen. Sie melden Sie sich bei OWA an, klicken auf Nicks Datensatz und löschen ihn. Anschließend klicken Sie auf Neu, geben Informationen zu Andrea ein und speichern dann den neuen Datensatz.

Innerhalb weniger Minuten werden die Änderungen nach Outlook auf Ihrem Bürocomputer kopiert. Nick Brigandi wird aus Ihrem Outlook-Kontaktordner gelöscht, und sein Datensatz wird in Business Contact Manager für Outlook in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Andrea Dunker wird Ihrem Outlook-Kontaktordner hinzugefügt, ihr Datensatz ist jedoch ein Outlook-Kontakt, kein Geschäftskontaktdatensatz. Nur vorhandene Geschäftskontaktdatensätze werden synchronisiert, neue Geschäftskontaktdatensätze können über das Internet nicht erstellt werden.

Nachdem Sie von Ihrer Geschäftsreise zurück sind, können Sie Andrea Dunker als Geschäftskontakt einrichten; führen Sie dazu die unter Erstellen von Business Contact Manager-Datensätzen aus Kontaktdatensätzen weiter unten in diesem Artikel beschriebenen Schritte aus.

Wenn Sie sich entscheiden, dass Sie unterwegs Ihre sämtlichen Geschäftsdatensätze benötigen, können Sie Ihre Datenbank so einrichten, dass sie auf einem Laptop, den Sie mitführen, verfügbar ist. Informationen, wie Sie Ihre sämtlichen Geschäftsdaten mit sich führen können, finden Sie unter Offline arbeiten mit Business Contact Manager.

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Zugänglichmachen von Geschäftskontakten im Internet
Damit Sie überall imstande sind, mit Ihren Geschäftskontaktinformationen zu arbeiten, können Sie Ihre Geschäftskontaktdatensätze einzeln in den Ordner verschieben oder kopieren, den Sie für den Remotezugriff auf Ihre Kontakte verwenden, allerdings würden Sie dann die den Datensätzen in Business Contact Manager für Outlook zugeordneten Daten und die Vorteile der Synchronisierung verlieren. Jede Änderung eines Datensatzes müssen Sie manuell in genau gleicher Weise an der anderen Kopie des Datensatzes vornehmen, gleich, ob sie sich in der Datenbank oder in Ihren kopierten Datensätzen im Internet befindet.

Stattdessen können Sie Ihre Geschäftskontakte Ihrem Outlook-Kontaktordner hinzufügen, wodurch sie für Sie verfügbar sind, wenn Sie OWA oder ein mobiles Gerät verwenden. Mit aktivierter Synchronisierung von Geschäftskontakten können Sie einen Kontaktdatensatz an einem Ort aktualisieren und sehen, wie die Änderungen in der anderen Kopie des Datensatzes nachvollzogen werden, gleich, ob sich die Kopie in der Datenbank oder im Internet befindet.

Das Feature zur Synchronisierung von Geschäftskontakten kopiert Ihre Geschäftskontakte in den von Ihnen bevorzugten Typ von Kontaktordner und belässt die Originaldatensätze in Ihrer Business Contact Manager-Datenbank. Die Informationen in beiden Kopien Ihrer Geschäftskontaktdatensätze werden bei jeder Änderung automatisch synchronisiert, unabhängig davon, wie Sie auf die Datensätze zugreifen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+F, um auf die Backstageansicht von Microsoft Outlook zuzugreifen.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+B, um die Backstageansicht von Business Contact Manager zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf Synchronisieren und dann auf Synchronisieren von Geschäftskontakten starten.
   
   Tastenkombination Zum Öffnen des Menüs Synchronisieren drücken Sie ALT+M
   
   
4. Wählen Sie im Dialogfeld Synchronisierungseinstellungen den Typ von Outlook-Kontaktordner aus, in den Ihre Geschäftskontakte kopiert werden sollen.
   
   Die zur Wahl stehenden Optionen unterscheiden sich je nach den Programmen oder Webanwendungen, die Sie für den Remotezugriff auf die Daten verwenden. Informationen zum Auswählen eines Ordners finden Sie unter Auswählen eines Synchronisierungsordners weiter unten in diesem Artikel.
   
   
5. Wenn die Geschäftskontakte in einer bestimmten Kategorie in Ihrem Outlook-Kontaktordner abgelegt werden sollen, lassen Sie das Kontrollkästchen "Kategorie" aktiviert, und klicken Sie dann auf die gewünschte Kategorie. Deaktivieren Sie andernfalls das Kontrollkästchen.
   
   
6. Klicken Sie auf OK.
   
   Ihre Geschäftskontakte werden in den von Ihnen ausgewählten Kontaktordner kopiert und automatisch zwischen den beiden Ordnern synchron gehalten.
   
   Für die Geschäftskontakt-Datensätze wird ein Symbol "Geschäftskontakt" 
   
   angezeigt, um sie von Ihren Outlook-Kontakten zu unterscheiden.
   
   

Hinweis:  Wenn Sie aufhören, Ihre Geschäftskontakte zu synchronisieren, werden sie automatisch aus Ihrem synchronisierten Kontaktordner in Outlook entfernt.

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Auswählen eines Synchronisierungsordners
Wenn Sie den Synchronisierungsvorgang starten, werden Sie aufgefordert, einen Ordner für die Kopie Ihrer Geschäftskontaktdatensätze auszuwählen. Dies ist der Ordner, den Sie bereits für den Zugriff auf Ihre Kontakte auf Ihrem Laptop oder Ihrem mobilen Gerät verwenden, wenn Sie nicht im Büro sind.

Hinweis:  Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, muss es für das Synchronisieren Ihrer Outlook-Kontakte synchronisiert sein.

Ihre Auswahl von Ordnern im Dialogfeld Synchronisierungseinstellungen hängt von den Programmen oder Webanwendungen, die Sie für den Remotezugriff verwenden, sowie von Ihren Outlook-Einstellungen ab. Outlook-Kontaktordner können PST-Dateien, OST-Dateien, Windows Live-Kontakte oder SharePoint-Kontakte enthalten.

Im Folgenden werden die Typen von Kontaktordnern aufgeführt, die zum Synchronisieren von Geschäftskontakten verwendet werden können:

Microsoft Exchange-Konto    Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie mit einem Microsoft Exchange Server 2010-Konto auf Ihre E-Mail-Nachrichten zugreifen. Ihre Geschäftskontakte werden in den gleichen Ordner kopiert, der für Ihre Outlook-Kontakte verwendet wird.

Outlook-Datendatei (PST)    Klicken Sie auf diese Option, wenn Ihre Geschäftskontakte in den gleichen Ordner kopiert werden sollen, den Sie für den Zugriff auf Ihre Outlook-Kontakte verwenden. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie über Ihr Smartphone oder mit Exchange, POP oder anderen Internet-E-Mail-Konten auf Ihre Kontakte zugreifen.

Windows Live-Konto    Klicken Sie auf diese Option, um Ihre Geschäftskontakte mit Windows Live-Kontakten zu synchronisieren, wenn Sie auf Ihre Windows Live-Kontakte auf einem Remotecomputer oder einem mobilen Gerät zugreifen.

SharePoint-Kontaktliste Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie SharePoint verwenden und auf der SharePoint-Website, auf die Sie zugreifen, über eine Kontaktliste verfügen. Ihre Geschäftskontakte werden mit Ihrer SharePoint-Kontaktliste synchronisiert.

Anderer Kontaktordner Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie einen anderen Outlook-Kontaktordner erstellt haben, den Sie zum Synchronisieren Ihrer Geschäftskontakte verwenden möchten.

Hinweise: 

• Sie können jedes Mal nur zu einem E-Mail-Konto und einem Typ von Kontaktordner synchronisieren.
  
  
• Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, muss es für die Synchronisierung Ihrer Kontakte konfiguriert sein.
  
  

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Ändern des Geschäftskontakt-Synchronisierungsordners
Sie können Ihre Geschäftskontaktdatensätze nur zu jeweils einem Ordner synchronisieren. Allerdings können Sie den Ordner bei Bedarf jederzeit ändern, auch, wenn Sie bereits mit einem anderen Ordner synchronisieren. Um den Ordner zu ändern, müssen Sie Ihre Synchronisierungseinstellungen ändern.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+F, um auf die Backstageansicht von Microsoft Outlook zuzugreifen.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+B, um die Backstage-Ansicht von Business Contact Manager zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf Synchronisieren, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn Sie aktuell Geschäftskontakte in einen Ordner synchronisieren, klicken Sie auf Einstellungen ändern.
     
     
   • Wenn Sie die Geschäftskontakte aktuell nicht synchronisieren, klicken Sie auf Synchronisieren von Geschäftskontakten starten.
     
     
4. Klicken Sie im Dialogfeld Synchronisierungseinstellungen auf einen Kontaktordner.
   
   Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Auswählen eines Synchronisierungsordners weiter oben in diesem Artikel.
   
   
5. Wenn die Geschäftskontakte in einer bestimmten Kategorie in Ihrem Outlook-Kontaktordner abgelegt werden sollen, lassen Sie das Kontrollkästchen Kategorie aktiviert, und klicken Sie dann auf die gewünschte Kategorie. Deaktivieren Sie andernfalls das Kontrollkästchen.
   
   
6. Klicken Sie auf OK.
   
   Hinweis:  Wenn Sie einen anderen Ordner auswählen, werden alle synchronisierten Geschäftskontakte aus dem vorherigen Ordner entfernt.
   
   

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Beenden der Synchronisierung von Geschäftskontakten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+F, um auf die Backstageansicht von Microsoft Outlook zuzugreifen.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+B, um die Backstageansicht von Business Contact Manager zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf Synchronisieren und dann auf Synchronisieren von Geschäftskontakten beenden.
   
   Tastenkombination    Zum Öffnen des Menüs "Synchronisieren" drücken Sie ALT+M
   
   

Alle Ihre synchronisierten Geschäftskontaktdatensätze werden aus dem Kontaktordner entfernt.

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Erstellen von Business Contact Manager-Datensätzen aus Kontaktdatensätzen
Nur vorhandene, auf Geschäftskontakten basierende Datensätze in der Business Contact Manager-Datenbank werden synchronisiert. Wenn die Synchronisierung aktiviert ist, werden alle neuen Kontakte, die Sie in Ihrem synchronisierten Kontaktordner erstellen, nur als Outlook-Kontakte angezeigt, sofern Sie die Kontakte nicht auch nach Business Contact Manager für Outlook verschieben oder kopieren.

Sie können die Kontakte als beliebige Firmen- oder Geschäftskontakt-Datensatztypen hinzufügen, einschließlich benutzerdefinierter Datensatztypen, die Sie selbst erstellt haben.

Hinweis:  Wenn Sie einen Outlook-Kontakt als Firmendatensatz nach Business Contact Manager für Outlook verschieben, können Sie den Datensatz nicht mehr für die Verwendung über das Internet synchronisieren.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kontakte.
   
   
2. Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie nach Business Contact Manager für Outlook kopieren oder verschieben möchten.
   
   
3. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Büro auf Datensatz erstellen.
   
   
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Typ des zu erstellenden Datensatzes festzulegen:
   
   • Klicken Sie auf Nach Business Contact Manager kopieren, und klicken Sie dann auf den Datensatztyp.
     
     
   • Klicken Sie auf Nach Business Contact Manager verschieben, und klicken Sie dann auf den Datensatztyp.
     
     

Der Datensatz wird automatisch erstellt. Um den Datensatz in Business Contact Manager für Outlook anzuzeigen, klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

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Wie wirkt sich der Wechsel zu einer anderen Datenbank auf die Synchronisierung aus?
In Business Contact Manager für Outlook können Sie immer nur in jeweils einer Datenbank arbeiten.

Wenn Sie zu einer anderen Datenbank wechseln müssen, ist das aber möglich, selbst, wenn die Synchronisierung von Geschäftskontakten aktiviert ist. Wenn Sie eine neue Datenbank auswählen, werden Sie gefragt, wie Sie die synchronisierten Datensätze aus der Datenbank, die Sie verlassen, behandeln möchten. Die folgenden Optionen stehen zur Wahl:

• In "Outlook-Kontakte" beibehalten. Klicken Sie auf diese Option, um die zuvor vorhandenen synchronisierten Kontakte in Ihrem Outlook-Kontaktordner zu behalten. Diese Kontaktdatensätze verbleiben in Ihrem Kontaktordner und werden mit einem Symbol "Geschäftskontakt" gekennzeichnet. Sie werden nicht in der Liste Ihrer Geschäftskontakte in der neuen Datenbank angezeigt, es sei denn, Sie fügen sie ihr hinzu. Die Datensätze bleiben in der vorherigen Datenbank unverändert.
  
  

Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie diese synchronisierten Kontakte später aus Ihrem Outlook-Kontaktordner löschen; dazu verwenden Sie den Vorgang, der unter Entfernen von synchronisierten Geschäftskontakten, die aus einer anderen Datenbank importiert wurden weiter unten in diesem Artikel beschrieben wird.

• Aus "Outlook-Kontakte" löschen. Klicken Sie auf diese Option, um die synchronisierten Geschäftskontakte aus dem Outlook-Kontaktordner zu löschen. Die Geschäftskontakte bleiben in der vorherigen Datenbank intakt.
  
  
• In die aktuelle Business Contact Manager-Datenbank importieren. Klicken Sie auf diese Option, um alle zuvor vorhandenen synchronisierten Geschäftskontakt-Datensätze der neuen Datenbank als Geschäftskontakte hinzufügen. An den importierten Geschäftskontakten vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf die Datensätze in der vorherigen Datenbank aus.
  
  Hinweis:  Wenn Sie sich für den Import entscheiden, werden die synchronisierten Geschäftskontakte nicht aus dem Outlook-Kontaktordner gelöscht.
  
  

Die Synchronisierung wird für die neue Datenbank automatisch aktiviert.

Informationen zum Wechseln der Datenbanken finden Sie unter Erstellen oder Auswählen einer neuen Business Contact Manager-Datenbank.

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Wechseln der Datenbank während der Synchronisierung von Geschäftskontakten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+F, um auf die Backstageansicht von Microsoft Outlook zuzugreifen.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+B, um die Backstageansicht von Business Contact Manager zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf Datenbanken verwalten, und klicken Sie dann auf die gewünschte Datenbankoption.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+D, um das Menü Datenbanken verwalten zu öffnen.
   
   
4. Führen Sie die Schritte in Erstellen oder Auswählen einer neuen Business Contact Manager-Datenbank für die Verbindung zu einer neuen Datenbank aus.
   
   
5. Wenn der Kontaktordner bereits synchronisierte Geschäftskontakte aus einer anderen Business Contact Manager-Datenbank enthält, wird das Dialogfeld Synchronisierung von Geschäftskontakten geöffnet. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
   
   • In "Outlook-Kontakte" beibehalten
     
     
   • Aus "Outlook-Kontakte" löschen
     
     
   • In die aktuelle Business Contact Manager-Datenbank importieren
     
     
6. Klicken Sie auf OK.
   
   

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Entfernen von synchronisierten Geschäftskontakten, die aus einer anderen Datenbank importiert wurden
Möglicherweise stellen Sie fest, dass überzählige Geschäftskontakt-Datensätze vorhanden sind, wenn Sie die Geschäftskontakte aus Ihrer vorherigen Datenbank importiert haben. Verwenden Sie das folgende Verfahren, um die Datensätze zu entfernen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+F, um auf die Backstageansicht von Microsoft Outlook zuzugreifen.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie ALT+B, um die Backstageansicht von Business Contact Manager zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf synchronisieren, und klicken Sie dann auf Entfernen Sie Kontakte aus Outlook gelöscht.
   
   Tastenkombination    Zum Öffnen des Menüs Synchronisieren drücken Sie ALT+M
   
   

Die gelöschten Kontakte werden aus der Datenbank entfernt.

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