Office: (Office 365) Schnellbausteine, Auto Text und Auswahlfeld in Vorlage

Hallo in die Runde,

ich stehe in der Firma vor folgender Herausforderung:

Mein Bereich stellt für den Vertrieb standardisierte Angebote und sonstige Kundenschreiben bereit. Diese sollen durch alle Mitarbeiter verwendet werden.
Diese Schreiben haben einen gemeinsamen "Rumpftext", in welchem je nach Anforderung Textblöcke eingefügt werden.

Nunmehr ist es ja möglich, Schnellbausteine als AutoText zu speichern und dann mittels Entwicklertools über ein dropdown auszuwählen, so dass dieser Text entsprechend im "Rumpftext" auftaucht.

Beispiel:

Wir bieten Ihnen hiermit (dropdown 4 verschiedene Produkte) an. --> Der Text ist festgelegt (Dokument ist gesperrt), im dropdown kann dann der Vertrieb eines der 4 Produkte auswählen.

Problem ist nunmehr, dass das ganze zwar auf meinem Rechner klappt, aber wenn ich das Word an Kollegen versende, sehen diese zwar das dropdown-Feld, können aber den AutoText nicht auswählen.

Das Dokument wurde als .docm und .docx versucht.

Weiß jemand, ob und wenn ja wie man den AutoText mit dem Dokument "verheiraten" kann, damit es die ganze Firma nutzen kann? Verwendete Office Version ist 365.

Ein gemeinsames Laufwerk o.ä. gibt es nicht.

Dank euch

 

Hallo Sucher,

"Das Dokument wurde als .docm und .docx versucht."

Schnellbausteine und Autotexte können nur in Dokumentvorlagen (dotx bzw. dotm, wenn sie zusätzlich noch Makros beherbergen sollen) gespeichert werden.

Vermutlich hast du beim Speichern der Autotexte entweder die normal.dotm oder die Building Blocks dotx gewählt. Beide Dateien liegen nur auf deinem Rechner und können von anderen nicht erreicht werden.

Abhilfe: Mach aus deinem Dokument eine Dokumentvorlage und achte beim Speichern der Autotexte darauf, dass sie in dieser Vorlage landen. Jeder, der auf diese Vorlage zugreifen kann, kann auch die Autotexte darin verwenden.

 

genau, die beiden hatte ich probiert.

Das klingt gut, danke - wie mache ich eine DOkumentvorlage und wo muss darauf achten?

DANKE :-)

 

Hallo Suchender,

du speicherst dein Angebotsdokument im Format *.dotx, und achtest darauf, dass beim Erstellen der Autotexte diese Dokumentvorlage als Speicherort ausgewählt ist.

Diese Dokumentvorlage gibst du an deine Kollegen weiter. Jeder, der die Vorlage doppelklickt, erhält eine Kopie im Format *.docx, die er bearbeiten kann wie er möchte und speichern wohin er möchte.

Die Dokumentvorlage selbst bleibt davon unberührt und kann fürs nächste Angebot wieder doppelgeklickt werden.

Nur wenn du irgendwann man die Vorlage selbst bearbeiten willst (z.B. neue Bankverbindung etc.), darfst du sie nicht per doppelklicken, sondern per Datei > öffnen. Nur dann hast du die Vorlage selber in der Mache und nicht nur eine Kopie davon. Das siehst du auch daran, dass in der Titelleiste nicht "Dokument X" steht, sondern der Name der Dokumentvorlage.