Office: Serienbrief aus Aufgabenkatalog

Helfe beim Thema Serienbrief aus Aufgabenkatalog in Microsoft Word Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo zusammen, ich habe einen Serienbrief und möchte, dass dort Aufgabentexte in Abhängigkeit von einer ausgewählten Variante erscheinen.... Dieses Thema im Forum "Microsoft Word Hilfe" wurde erstellt von jo3, 15. Januar 2021.

  1. Serienbrief aus Aufgabenkatalog


    Hallo zusammen,

    ich habe einen Serienbrief und möchte, dass dort Aufgabentexte in Abhängigkeit von einer ausgewählten Variante erscheinen. Beispielsweise gibt es für Aufgabe 1 drei Varianten. Der Aufgabenkatalog ist in derselben Datenquelle wie für die Serienfelder. In einem anderen Tabellenblatt möchte ich dann auswählen, welche Variante für welche Aufgabe genutzt wird. Der entsprechende Aufgabentext soll dann aus dem Katalog in die Serienbriefe eingefügt werden. Der Text soll auch für alle Serienbriefe identisch sein.

    Wie setzte ich das ganze am besten um?
    Vielen Dank im Voraus!

    :)
     
  2. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo jo,

    ich könnte mir folgendes Szenario vorstellen:

    Du hast deine Empfängerdaten in einer Excel-Tabelle. Diese Tabelle enthält eine zusätzliche Spalte für die Aufgabe. Zur Auswahl der Variante setzt du in die Zellen dieser Spalte ein Dropdown vom Typ (Daten > Datentools > ) Datenüberprüfung, wo du die Namen der auszuwählenden Aufgaben einträgst und vor Zusammenführen des Serienbriefes auswählst (wenn es ein K Kriterium gäbe aus dem man ableiten könnte, wer welche Variante kriegt, könnte man das u.U. automatisieren).

    Die Aufgabentexte existieren als einzelne PDF- oder Word-Dateien. Ihre Dokumentnamen sind identisch mit den Auswahlmöglichkeiten der Dropdowns. Du kannst sie dann in den Serienbrief per {includetext{Mergefield Aufgaben}} einfügen.

    Ich belasse es vorerst bei der Skizze, weil mir ziemlich unklar ist, ob deine Voraussetzungen bzw. dein Plan identisch mit meiner Skizze ist:
    • Mit welchem Programm erstellst du deine Datenquelle?
    • Was genau ist der "Aufgabenkatalog"? Eine Reihe von Aufgaben-Titeln? Eine Sammlung von Aufgabentexten in einem Tabellenblatt / in einem einzelnen oder mehreren Dokument(en)?
    • Wie und wo genau und wie "ist der Aufgabenkatalogin derselben Datenquelle"?
    • Wie wählst du aus einem anderen Tabellenblatt die Aufgabenvariante aus? Warum passiert das "in einem anderen Blatt"? Was steht noch auf diesem Blatt?

    Es wäre hilfreich, wenn du Beispiel(e) von dem hochlädst, was du schon hast und ein bisschen mehr drum rum erklärst.
     
    Gerhard H, 17. Januar 2021
    #2
  3. Hallo Gerhard,

    vielen dank für deine Antwort. Ich habe den Serienbrief und die dazugehörige Tabelle angehängt. Die Aufgaben, die aktuell als Text eingefügt sind, sollen aus einer Sammlung verschiedener Varianten für jede Aufgabe genommen werden. Man soll also angeben, welche Variante man für jede Aufgabe auswählen möchte. Der entsprechende Text soll dann in alle Serienbriefe identisch übernommen werden. Die Formatierung soll im Serienbrief geschehen.
     
  4. Gerhard H Erfahrener User

    Serienbrief aus Aufgabenkatalog

    Hallo jo3,

    tut mir leid, so blick ich da nicht durch. Ich bin noch lang nicht dabei, eine Lösung zu finden, sondern immer noch, zu verstehen, was du möchtest.

    Ich glaube verstanden zu haben, dass du in deiner Datenquelle im Blatt "Aufgabenkatalog" einen vollständigen Katalog mit sämtlichen Varianten halten willst, und im Blatt "Prüfungsaufgaben" eine Auswahl daraus, mit je einer bestimmten Variante, die in den Serienbrief übertragen werden sollen.

    Aber: Im Blatt Prüfungsaufgaben finde ich nun vier Aufgaben, im Serienbrief sinds nur drei. Als Variante von Aufgabe 3 steht im Serienbrief: "Zeichnen Sie...". Weder in deinem Aufgabenkatalog, noch in deinen Prüfungsaufgaben kommt das vor. Ist das nun Schlamperei deinerseits oder ist meine Interpretation falsch?

    Dann schreibst du: "Die Formatierung soll im Seriendruck geschehen"? Welche Formatierung von was? Deine Beispiele geben nichts verwertbares dazu her.

    Auf Basis der derzeitigen Informationslage halte ich es für die einfachste Variante, wenn du einen Pool von fertig ausformulierten Aufgabenvarianten in Form einzelner Word-Dateien hast und die händisch in deinen Serienbrief reinkopierst.

    Wenn du anderer Ansicht bist, schlage ich schlage dir vor: Du machst ein vernünftiges, stimmiges Beispiel, gern ein bisschen elaborierter (stelle z.B. eine Aufgabenvariante so dar, dass man sehen kann, wie das Endergebnis tatsächlich aussehen soll) und ich überlege mir dann, ob ich eine Lösung dazu weiß. Ich kann dir nichts versprechen, ich bin mir angesichts der verwirrenden Informationslage noch nicht mal sicher, ob ich einen Serienbrief für das richtige Instrument halten soll.
     
    Gerhard H, 19. Januar 2021
    #4
  5. Hallo Gerhard,

    entschuldige bitte. Ich versuche mich klarer zu fassen.
    Du hast das richtig verstanden, ich hab da wohl etwas geschlampert und inzwischen korrigiert.

    Die Aufgaben die jetzt als Text im Serienbrief sind, sollen durch die Auswahl im Tabellenblatt "Prüfungsaufgaben" ausgewählt und dann in den Serienbrief übernommen werden.

    Nehmen wir beispielsweise Aufgabe 3. Dort gibt es a) und b). Zwischen beiden Teilaufgaben soll wie im Serienbrief aktuell ein Abstand sein. Das habe ich mit Formatierung gemeint.

    Also ist momentan mein Problem, wie ich nun den Aufgabentext aus dem Tabellenblatt "Prüfungsaufgaben" in den Serienbrief einfüge.
     
  6. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo nochmal,

    mein Erkenntnisgewinn ist marginal.
    Wenn es tatsächlich so ist, wie du in deinem ersten Beitrag schreibst, dass "der Text" (also die Zusammenstellung der Aufgabenvarianten für einen konkreten Serienbrief?) für alle Adressaten gleich ist, bleibe ich dabei, dass es das einfachste ist, eine Sammlung von ausformulierten Aufgabenvarianten in Gestalt einzelner Word-Dokumente zu haben, und die entweder per Einfügen > Text aus Datei oder händisch in dein Seriendruck-Hauptdokument reinzukopieren.

    Ich hab keinen Ansatz, deine Idee umzusetzen.
     
    Gerhard H, 19. Januar 2021
    #6
  7. phg2020 Neuer User
    phg2020, 10. März 2021
    #7
Thema:

Serienbrief aus Aufgabenkatalog

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