Office: (Office 2019) Serienbrief, Datum plus 7 Tage

Hallo,

ich wollte gerne in meinem Serienbrief um eine Rückantwort mit Datum bitten. Die Rückantwort soll 7 Tage nach dem aktuellen Datum erfolgen. Ich habe dazu folgendes gemacht:



Mein Problem ist nur. Ich habe mal den Test gemacht und aus +7 eine +29 gemacht. Dann gibt er mir 32.03.2025 aus. D.h. ganz so richtig berechnet er es mir nicht. Habt Ihr vielleicht einen besseren Tipp?

VG

 

Hallo steve,

Datumsberechnungen mit Word-Bordmitteln sind schlichtweg eine Katastrophe, sobald sie über eine Monatsgrenze hinweggehen.

Mach dir das Leben leicht: Füge in deine Datumsquelle (ich nehm an, es ist Excel) eine Spalte ein, in der du mit = heute()+7 dein gewünschtes Datum berechnest, und nehm das als Seriendruckfeld in dein Word. So hast du immer das aktuelle Zieldatum an dem Tag, an dem du den Seriendruck ausführst. Das geht schnell und zuverlässig.

 

Hallo,

Meine Quelle ist leider keine Excelliste sondern ein Verwaltungsprogramm. An dem Programm kann ich leider nichts bearbeiten. d.h. mit Word kann ich es so nicht hinkriegen? Schade...

 

"mit Word kann ich es so nicht hinkriegen?"

Naja, doch. Es gibt eine Wahnsinnsformel von Chris Woodman, die ich mir irgendwann mal von seiner nicht mehr existenten Webseite gesichert habe. Ich hab damit ein wenig rumprobiert, und sie scheint korrekt zu funktionieren. Du kannst sie im angehängten Dokument besichtigen und ausprobieren.

Die Formel muss entweder händisch oder per VBA aktualisiert werden. Aber falls du VBA einsetzen kannst, könnte man auch die Datumsberechnung per VBA erledigen lassen.

 

Hallo nochmal,

vielen, vielen Dank für diese Mega-Formel. Sie scheint tatsächlich zu funktionieren, heftig.

Vielen Dank.
VG

 

Ich habe doch nochmal eine Frage zu deinem Dokument. Ich habe die Formel jetzt in mein Dokument eingefügt. In der Beschreibung steht aber (hast du ja oben auch beschrieben):

"Automatisches aktualisieren erfordert ein kleines Makro:

Sub Document_Open()

ActiveDocument.Fields.Update

End Sub

Wenn das Dokument eine Dokumentvorlage ist, muss das _Open durch _New ersetzt werden"

Muss ich das etwa auch noch machen? Weil sowas habe ich tatsächlich noch nie gemacht. Oder reicht es, dass ich die Formel bei mir eingefügt habe? Muss die Formel jedes Mal neu aktualisiert werden?

VG

 

Du kannst natürlich auf den Automatismus per Makro verzichten. Händisch geht es so:

Bevor du dein Hauptdokument mit dem Monsterfeld drin deiner Verwaltungssoftware vorwirfst, markierst es und aktualisierst es mit F9, um das gewünschte Tagesdatum plus 7 zu erhalten. Dieses Datum wird normalerweise dann auch in allen Einzelbriefen erscheinen, vorausgesetzt, deine Verwaltungssoftware kann Word-Felder interpretieren.
Wenn nicht, musst zusätzlich nach dem Aktualisieren bei markiertem Feld die Tastenkombination STRG-Shift-F9 drücken. Damit wird das Feldergebnis in normalen Text umgewandelt.

Diese Aktion musst du natürlich jedesmal unternehmen, wenn du einen Serienbrief startest, denn das Feld muss sich ja das aktuelle Datum ziehen. Aber es ist nur im Hauptdokument notwendig.

Falls das außer dir auch andere Anwender tun sollen, musst du denen das halt verklickern.

 

Unser Verwaltungsprogramm ist so aufgebaut, dass mehrere Kollegen individuelle Zugänge zum Programm haben. Über das Programm haben dann aber alle Zugriff auf dasselbe Worddokument, dass dann diese Formel beinhaltet.

Das heißt, wenn ich in Word dieses Makro oben einstelle, muss das Feld nicht täglich aktualisiert werden und das Datum wird automatisch richtig ausgegeben, richtig?

Ehrlich gesagt habe ich Serienbriefe schon öfter gemacht, aber so ein Makro noch nie. Ist das kompliziert? Ich versuche mal Erklärvideos zu finden.

 

Wenn ich dieses Makro erstellen möchte, muss ich doch sicherlich erst diese Textpassage markieren, oder?


Dann würde ich auf Entwicklertools klicken und dann ganz links auf Visual Basic. Folgendes Fenster kommt:



Da würde ich bei Projekt (DatumPlusMinusnach..) auf "This Document" klicken. Ein neues Fenster öffnet sich dann. Und dort würde ich deinen Code oben eingeben, ist das so korrekt??



Dann würde ich einfach auf Speichern gehen. Danach erfolgt aber leider eine Fehlermeldung.



So ganz ist das nicht korrekt, was ich mache, oder?

 

Mir ist gerade nochmal eine Sache aufgefallen. Wenn ich dieses Dokument, was ich erzeuge, für alle Kollegen zur Verfügung ist, klappt am Ende sogar das händische Aktualisieren nicht. Warum? Denn wenn die das Dokument anklicken und öffnen wird direkt schon der Serienbrief erstellt. Das heißt die Serienfelder sind nicht mehr sichtbar. Und deswegen kann ich auch das Datum nicht mehr aktualisieren. Deswegen wäre es schon schön, wenn direkt beim Öffnen des Dokuments das richtige Datum angezeigt wird, also das Aktualisierte.

VG

 

Hallo Steve,

mal der Reihe nach:

1.
Das Makro hast du schon korrekt eingefügt. Du müsstest vorher auch gar nichts markieren. Die Kurzfassung davon ist:
Mit Alt-F11 den VBA-Editor starten und das Makro ins Modul ThisDocument deines Seriendruck-Hauptdokuments einfügen.

2.
Die Fehlermeldung aus #9 besagt, dass ein Dokument im Format *.docx kein Makro behalten kann. Es wird gelöscht, sobald es gespeichert wird. Du müsstest es im Format *.docm speichern (wenn es vorher ein *.docx war) oder als *.dotm (wenn es vorher ein *.dotx war).

3.
Aber da gehts schon los:
Ich weiß weder, ob deine Verwaltungssoftware ein Dokument mit Makros überhaupt annehmen würde, noch weiß ich den genauen Ablauf, was da bis zum fertigen Seriendruck passiert, noch, welches Endprodukt die Verwaltungssoftware liefert: Für jeden Adressaten 1 Dokument oder, wie es bei normalen Serienbrieferstellung üblich ist, 1 Sammeldokument mit allen Adressaten zum händischen Ausdrucken. Ich bin nicht mal sicher, ob das vorgeschlagene Makro überhaupt anspringen würde. Außerdem weiß ich auch nicht, ob deine Firme überhaupt den Einsatz von VBA erlauben würde (das ist in vielen Firmen VBA wegen Sicherheitsproblemen eher nicht so gern gesehen), kurz: da steck ich nicht drin.

Was bleibt, wäre an der makrofreien Variante weiterzubasteln: Da das Datumsfeld kein Seriendruckfeld ist, müsste es die Seriendruckerstellung überleben. So ist es jedenfalls beim Vorgang ohne zwischengeschaltete Software (eigenhändig getestet).

Vorausgesetzt, das Ergebnis, welches die Software liefert, besteht in 1 Dokument mit allen Serienbriefen, müsste folgendes gehen: Im zusammengeführten Serienbrief mit Strg-A alles markieren und dann mittels F9 aktualisieren. Das würde sämtliche Felder, egal welcher Natur, aktualisieren. Wenn das auch nicht geht, seh ich eher schwarz.

 

Deine Hilfe ist hier wirklich Gold Wert. Du hattest mir ja schon einmal geholfen, wo du den Befehl mit COMPARE mir gezeigt hast. Echt top.

Auch das jetzt klappt.

Vielen Dank.
VG