Office: (Office 2013) Serienbrief mit CC Feld

Ceeel · 14. Oktober 2019

Guten Tag,

ich würde gerne Serienbriefe aus Word an mehrere Empfänger verschicken. Ich nutze dafür ein Empfängerfeld aus einer CSV und habe hier auch schon versucht mehrere Mail-Adressen mit , oder ; zu trennen. Leider führt alles nicht zum gewünschten Ergebnis. Hat hier jemand eine Idee wie sich sowas über VBA lösen lässt, da Outlook anscheinend nur einen gleichzeitigen Empfänger unterstützt.

1.) Serienbrief in Word erstellt.
2.) CSV mit Feldern für die Feldfunktionen.
z.B. ID, Email, Beschreibung
In dem Feld Email wollte ich mehrere Email-Adressen eintragen (per Semicolon getrennt oder ähnliches) oder noch ein zweites CSV Feld erstellen mit der zweiten Email, da der zweite Empfänger immer gleich ist.
Es sollen also z.B. 20 Serienbriefe geschickt werden aber davon soll an CC diese immer an eine zweite Person gehen (somit 40 Empfänger).

Optional: Betreff der Mail soll lauten " Text + 'CSV Feld ID' ", falls sowas auch möglich ist.

Beispieldatei angehängt.

Vielen Dank und viele Grüße

:)

Mase · 15. Oktober 2019

Hi,

schön das Du den Weg hierher gefunden hast*wink.gif*
Was Du vorhast ist klar soweit.

Noch ne Frage:
Wie haste bisher Outlook gesagt es soll den Serienbrief an den einen Empfänger versenden?

Ceeel · 15. Oktober 2019

Danke *Smilie

Outlook habe ich das bisher gar nicht gesagt.
Ich habe dafür die Serienbrief/Seriendruck-Funktion in Word genutzt.
Dort lässt sich über Fertig stellen und zusammenführen per Dropdown Menü ein Feld aus der Excel Datei auswählen in welcher der Empfänger steht und genau hier ist das Problem, dass sich nicht mehrere auswählen lassen bzw. es kein "CC" Feld gibt.

Mase · 15. Oktober 2019

Ich sehe zwei Möglichkeiten:

a) in Outlook eine Gruppe anlegen und diese Gruppe als Empfänger auswählen
b) VBA: Wir speichern alle Dokumente in einem Ordner ab. Ein Makro arbeitet Deine Excelliste ab und übergibt gibt Outlook den Auftrag eine Mail mit Anhang zu erstellen (noch nicht abschicken)

zu a)
ungetestet

zu b)
Die Exceldatei würde dann so aufgebaut sein müssen wie Du Sie im Anhang auch schon hast [DokumentName in einer Spalte, Mailadresse in einer oder mehreren Spalten].
Durch Spaltentrennung oder auch ";" würde Excel Outlook dann mitteilen an welche bzw wie viele Empfänger die Mail gehen soll.

Wenn du a) erfolglos probiert hast würde ich Dich bei b) unterstützen bzw umsetzen.

Oder aber Du wartest noch ne Weile. Üblicherweise wird es hier sicherlich noch weitere Vorschläge geben.
Vielleicht ist da was praktischeres dabei als meine Keule *wink.gif*

Ceeel · 15. Oktober 2019

Zu a stelle ich mir folgendes problematisch vor:
Diese Mails werden wöchentlich an unterschiedliche Empfänger gesendet, sodass ich jedes mal eine neue Gruppe anlegen müsste? Außerdem muss jede Mail individuell sein (andere ID & Name)

Zur Verdeutlichung der genaue Ablauf:
Email 1:
Mit ID 1 und Dokumentenname XYZ wird an den Eigner (unterschiedlich) sowie an eine Mail für ein Revisionssicheres System (Mail immer gleich) geschickt.

Email 2:
ID 2, Dokumentenname ABC wird an Eigner (unterschiedlich) + Revisionssicheres System (Mail immer gleich) geschickt.

etc.

Ist das besser verständlich? Ich glaube wir hatten noch aneinander vorbei geredet oder?

Luschi · 15. Oktober 2019

Hallo Ceeel,

nur verbale Beschreibungen sind ein bischen wenig für den Anfang:
- warum kein vorgefertigter anonymer Serienbrief?
- woher kommen die Adressen (csv, xls?, doc?) und die jeweiligen Anreden?
- EMail mit Standard- oder Sondersignatur?
- welche Office-Version und 32- oder 64bit?
- PC oder Mac?

Du siehst, Fragen über Fragen!

Gruß von Luschi
aus klein-Paris

Mase · 16. Oktober 2019

Trotzdessen mal n Vorschlag zum prüfen, ob wir aneinander vorbeireden *wink.gif*

Code:

Option Explicit
'Private olAPP As Outlook.Application
'Private olMail As Outlook.MailItem
Private olAPP As Object
Private olMail As Object
Const olMailItem = 0

Sub mainCeeel()
Dim c As Range
Dim wks As Worksheet
'
On Error GoTo err
'
Set wks = ThisWorkbook.Worksheets(1)
Set olAPP = GetObject(, "Outlook.Application")
'
For Each c In wks.Range("A2", wks.Cells(wks.Rows.Count, 1).End(xlUp))
'Mail wird erzeugt
createMail sTo:=c.Value, _
sCC:=c.Offset(0, 1).Value, _
sSubject:=c.Offset(0, 2).Value, _
sAtt:=c.Offset(0, 3).Value & Application.PathSeparator & c.Offset(0, 4).Value
Next
'
err:
If err.Number = 429 Then
Set olAPP = CreateObject("Outlook.Application")
Resume Next
End If
If err.Number 0 Then
MsgBox err.Number & vbCrLf & err.Description
End If
'
Set olMail = Nothing: Set olAPP = Nothing
End Sub

Function createMail(ByVal sTo As String, _
ByVal sCC As String, _
ByVal sSubject As String, _
Optional sAtt As String) As Boolean

Set olMail = olAPP.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = sTo
If FileExists(sAtt) Then .Attachments.Add sAtt
.Subject = sSubject
.Display
End With

End Function

Public Function FileExists(Path As String) As Boolean
Const NotFile = vbDirectory Or vbVolume

On Error Resume Next
FileExists = (GetAttr(Path) And NotFile) = 0
On Error GoTo 0
End Function
Klicke in dieses Feld, um es in vollständiger Größe anzuzeigen.

Hinweis:
Auf großartige Fehlerbehandlung habe ich verzichtet. Wie so oft *wink.gif*

@Luschi:
Ich bin bei Dir.

Ceeel · 16. Oktober 2019

\@Mase
Das sieht schon sehr gut aus.
Alle Felder (an, cc und betreff) sind richtig gefüllt.

Frage wie kann ich nun den E-Mail Text anpassen? Am besten auch noch mit einem Feld aus der Excel um das zu individualisieren? Also das zur Einfachheit der Betreff noch jeweils im Email Text auftaucht?

@Luschi

Ich habe sowohl einen anonymisierten Serienbrief (mit Feldfunktionen) sowohl auch die Excel angehängt.
BS: Windows
Office 2016 32 Bit
Signatur kann wegfallen (Standardsignatur kann deaktiviert werden)

Mase · 16. Oktober 2019

@Mase
Das sieht schon sehr gut aus.
Alle Felder (an, cc und betreff) sind richtig gefüllt.
Klicke in dieses Feld, um es in vollständiger Größe anzuzeigen.

Geht es hierbei um eine reine Text-Mail oder RTF/HTML-Mail ?

Ceeel · 16. Oktober 2019

Es ist eine reine Text-Mail.
Hier mal ein Beispiel in Bezug auf deine xlsm die du angehängt hattest.
Die geht ja bis Spalte E (Datei) und wenn in F, G, H noch Namen etc. stehen würden.

"Guten Tag,

im Anhang befindet sich das Dokument EXCEL FELD F, welches bis zum EXCEL FELD G ausgehändigt werden muss.

Mfg

(keine Signatur, falls möglich. Bzw. Standardsignatur unterdrückt)"

Die Felder sollten auch ruhig fett formatiert sein.

Mase · 16. Oktober 2019

Tausche dafür die vorherigen Zeilen durch diese hier aus:

Code:

Option Explicit
'Private olAPP As Outlook.Application
'Private olMail As Outlook.MailItem
Private olAPP As Object
Private olMail As Object
Const olMailItem = 0
Const olFormatPlain = 1

Sub mainCeeel()
Dim sBody As String
Dim c As Range
Dim wks As Worksheet
'
On Error GoTo err
'
Set wks = ThisWorkbook.Worksheets(1)
Set olAPP = GetObject(, "Outlook.Application")

'
For Each c In wks.Range("A2", wks.Cells(wks.Rows.Count, 1).End(xlUp))
'Mail wird erzeugt
createMail sTo:=c.Value, _
sCC:=c.Offset(0, 1).Value, _
sSubject:=c.Offset(0, 2).Value, _
sFileName:=c.Offset(0, 4).Value, _
sDatum:=c.Offset(0, 5).Value, _
sAtt:=c.Offset(0, 3).Value & Application.PathSeparator & c.Offset(0, 4).Value
Next
'
err:
If err.Number = 429 Then
Set olAPP = CreateObject("Outlook.Application")
Resume Next
End If
If err.Number 0 Then
MsgBox err.Number & vbCrLf & err.Description
End If
'
Set olMail = Nothing: Set olAPP = Nothing
End Sub

Function createMail(ByVal sTo As String, _
ByVal sCC As String, _
ByVal sSubject As String, _
ByVal sFileName As String, _
ByVal sDatum As String, _
Optional sAtt As String) As Boolean
'
Dim sBody As String
sBody = "Guten Tag," & vbCrLf & vbCrLf & _
"im Anhang befindet sich das Dokument " & sFileName & " , welches bis zum " & sDatum & " ausgehändigt werden muss." _
& vbCrLf & vbCrLf & vbCrLf & _
"mfg"

Set olMail = olAPP.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.BodyFormat = olFormatPlain
.To = sTo
If FileExists(sAtt) Then .Attachments.Add sAtt
.Subject = sSubject
.Body = sBody
.Display
End With

End Function

Public Function FileExists(Path As String) As Boolean
Const NotFile = vbDirectory Or vbVolume

On Error Resume Next
FileExists = (GetAttr(Path) And NotFile) = 0
On Error GoTo 0
End Function
Klicke in dieses Feld, um es in vollständiger Größe anzuzeigen.

Hinweis:

Es ist eine reine Text-Mail.
Klicke in dieses Feld, um es in vollständiger Größe anzuzeigen.

Die Felder sollten auch ruhig fett formatiert sein.
Klicke in dieses Feld, um es in vollständiger Größe anzuzeigen.

Funktioniert nicht weil:
Entweder Text (reiner Text; ohne hübsch) oder RTF/HTML.

Füge hinten noch ne Spalte für die Daten ein; diese wird dann berücksichtigt.

Ceeel · 16. Oktober 2019

Vielen, vielen Dank! *Smilie
Perfekt!

Dann schaue ich mir das ganze nochmal per HTML an. Ich hoffe das sollte kein Hexenwerk sein.

Viele Grüße

Mase · 16. Oktober 2019

Freut mich. Ur wellcome

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