Office: (Office 2019) Serienbrief mit Kontrollkästchen

Helfe beim Thema Serienbrief mit Kontrollkästchen in Microsoft Word Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Guten Morgen zusammen, Ich habe folgendes Problem.... Ich wuerde meine Frau gerne Ihre Arbeit etwas vereinfachen. Sie ist Grundschullehrerin und ist... Dieses Thema im Forum "Microsoft Word Hilfe" wurde erstellt von Tigger86, 19. Mai 2023.

  1. Tigger86 Erfahrener User

    Serienbrief mit Kontrollkästchen


    Guten Morgen zusammen,
    Ich habe folgendes Problem....
    Ich wuerde meine Frau gerne Ihre Arbeit etwas vereinfachen.
    Sie ist Grundschullehrerin und ist momentan dabei die Zeugnisse zu erstellen.Ich dachte da an Serienbriefe, da Sie momentan alle Namen der Kinder manuell eingibt und das sehr mühselig ist wie ich finde.
    Namen,Adressen etc.. wuerde ich aus einer Excel Datenbank herausziehen.
    Jetzt ist es aber so, dass immer die Fragen kommen. trifft voll zu, trifft zu, trifft nicht zu , trifft garnicht zu. Da sind dann wie geschrieben immer vier Kontrollkästchen...
    Jetzt meine Frage... Besteht da eine Moeglichkeit das ganze zu automatisieren ?

    Ich dachte, dass man in der excelliste einfach eine Zahl von 1-4 setzen kann und dann in dem Word Dokument mit einer wenn dann formel arbeiten...aber ich habe keine ahnung..
    bitte um Hilfe.
    Gruss Marcell
     
    Tigger86, 19. Mai 2023
    #1
  2. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User
    Nichts einfacher als das: Im Menü "Regeln" findest Du einen Assi für Bedingungen, mit dem die Zensur in Ksngtext umgewandelt werden kann.

    Gruß
    Burkhard
     
    G.O.Tuhls, 19. Mai 2023
    #2
  3. Tigger86 Erfahrener User
    Okay, das hört sich schonmal sehr gut an. Was bedeutet genau (Zensur in Ksngtext)
    Sorry. aber verstehe ich nicht.
    Danke für die Erklärung.
    Gruß Marcell
     
    Tigger86, 19. Mai 2023
    #3
  4. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User

    Serienbrief mit Kontrollkästchen

    Sry, zu dicke Finger fürs Tatschpad. Sollte Klartext heißen. Also 1 zu "trifft voll zu" etc.
     
    G.O.Tuhls, 19. Mai 2023
    #4
  5. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User
    Ergänzung: Ich würde noch früher ansetzen und in Excel für die Zensuren Dropdowns mit den Textzensuren anlegen. Dann erspartst Du Dir im Serienbrief die Entscheidungen.
    Gruß
    Burkhard
     
    G.O.Tuhls, 19. Mai 2023
    #5
  6. d'r Bastler
    d'r Bastler Erfahrener User
    Moin Burkhard,

    mit WD-Serienbriefen bin ich ungefähr zu gut zu Fuß wie mit seniler Eichhörnchen-Jagd ausgeführt durch alte Hasen (Du erinnerst Dich?).

    Nachdem ich aber nach einer Möglichkeit suche, meine XL-basierte DVD per Serienbrief in sinnvolle Jewelbox-Etiketten umzuwandeln, verfolge ich Deine Beiträge hier mit wachsender Neugier.

    Bei meinen daraus resultierenden Versuchen bin ich über das Listenformat *.mdb gestolpert. Hast Du eine Idee, warum MS dieses Format für einen normalen Editor wie notepad++ unlesbar gestaltet?

    Gerne als neues Thema oder Unterhaltung, falls hier fehl am Platze.

    Schönen Abend noch! und Grüße
     
    d'r Bastler, 19. Mai 2023
    #6
  7. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User
    .mdb ist ein uraltes Access-Format, hilft bei diesem Problem auch nicht weiter. Excel tangiert mich allerdings auch nur marginal am Rande; ich kenne es, beherrsche die Grundfunktionen aber so richtig drin bin ich da nicht. Aber ich habe mal Zeugnisformulare als Auftragsarbeit gemacht und vielleicht kann ich Dir da noch irgendwie helfen. Jetzt erst mal ab in die Heia.
    Schönes Wochenende
    Burkhard
     
    G.O.Tuhls, 20. Mai 2023
    #7
  8. d'r Bastler
    d'r Bastler Erfahrener User

    Serienbrief mit Kontrollkästchen

    Moin Burkhard,

    wünsche wohl geruht zu haben Serienbrief mit Kontrollkästchen *:)*

    Lieben Dank für den Hinweis auf das antike AC-Format, wobei es mir immer noch schleierhaft bleibt, warum MS die Inhalte nicht leichter editierbar gestaltet ... proprietärer Sch...ß halt.

    Ich habe inzwischen eine passable XL-Lösung für mein Thema gefunden, die zwar noch etwas Finetuning benötigt, ich dann aber bei mir unter Excel einstellen werde. Vielleicht kann's ja jemand brauchen. Der direkte Link folgt dann hier.

    Schöne Grüße
     
    d'r Bastler, 21. Mai 2023
    #8
  9. Tigger86 Erfahrener User
    Guten Morgen,
    Danke Burkhard fuer die Erklaerung. Ich verstehe leider nicht genau wie ich das umsetzen soll.. mhmm. sorry..
    gibt es nichts im englischen oder deutschen wonach ich bei youtube suchen kann, damit ich etwas mehr mit meiner Nase in diese Richtung gedrueckt werde...Serienbrief mit Kontrollkästchen o_O danke trotzdem vielmals.
    Gruss Marcell
     
    Tigger86, 22. Mai 2023
    #9
  10. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo Marcell,

    je weniger Wissen du hast, umso genauer musst du halt fragen sein. Mir ist zum Beispiel noch vollkommen unklar, wie deine Datenquelle aufgebaut ist. Enthalten sie nun die Ziffern (pro Fach vermutlich?) oder (noch) nicht? Wenn ja: Warum brauchst du im Serienbrief überhaupt Kontrollkästchen? Die "Umrechnung" von Ziffern in Text könnte dann doch einfach schon in der Datenquelle erfolgen.

    Es wäre hilfreich, wenn du mal die Struktur der Datenquelle (mit zwei oder drei fingierten Datensätzen) und das Gerüst des Serienbrief-Hauptdokuments mit seinen Seriendruckfeldern hochladen könntest. Und ggf. bitte die Information beifügen, wo die Ziffern 1 bis 4 herkommen . Dann wäre sicher eine detailliertere Hilfestellung möglich.
     
    Gerhard H, 22. Mai 2023
    #10
  11. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User
    Dein Problem ist so spezifisch, dass Du weder in Foren, erst recht nicht auf YT was dazu finden wirst.
    Ich setzte voraus, dass Deine Frau eine Excelliste hat, in der Kinder in Zeilen und Fächer in Spalten stehen und am Schnittpunkt nun die Zensur pro Kind und Fach einzutragen ist. Um es ihr zu erleichtern, könntest Du da doch Dropdowns einstellen, aus denen sie die Zensur im Klartext auswählt.
    Sollte ich mit diesem Absatz falsch liegen, dann lad mal ein Musterdatenblatt hoch, wie von Gerhard vorgeschlagen.

    Gruß
    Burkhard
     
    G.O.Tuhls, 22. Mai 2023
    #11
  12. Tigger86 Erfahrener User
    Hallo,
    Ich versuche das ganze mal etwas zu verdeutlichen.. Vielleicht ist es wirklich schlecht von mir erlaeutert wurden.
    Ich habe einfach mal ein "Test Zeugnis " erstellt, so wie es ungefaehr aussieht.
    vorgestellt habe ich mir einfach, dass meine Frau anhand einer excelliste nur die Zahlen 1-5 eintragen muss damit sie alle Kinder auf einer Liste bearbeiten kann ohne in 50 Word dateien zu springen.

    also quasi 1 steht fuer stets/sicher
    2 fuer überwiegend
    3 fuer sicher
    4 fuer selten
    5 fuer noch nicht

    Hoffe hab es halbwegs verstaendlich ausgedrueckt.
    vielleicht gibt es ja auch eine einfacherer variante anstatt 1-5.

    ich versuche jetzt gleich per handy noch die beiden dateien hochzuladen, da mein arbeitsrechner das leider nicht zu laesst.


    danke
    gruss Marcell
     
    Zuletzt bearbeitet: 23. Mai 2023
    Tigger86, 23. Mai 2023
    #12
  13. d'r Bastler
    d'r Bastler Erfahrener User

    Serienbrief mit Kontrollkästchen

    Moin allerseits!
    Fällt mir gerade auf dem Weg in die Küche so ein, während Ihr Euch da abmüht, die richtigen Werte nach Word zu schubsen. Löst das Problem doch gleich in XL:
    Code:
    Sub Transformer()
    Dim i As Integer, r As Integer, v As Integer
    
    r = UsedRange.Rows.Count
    
    For i = 1 To r
        v = Cells(i, 3)
        Select Case v
            Case 1
                Cells(i, 4) = "eins"
            Case 2
                Cells(i, 4) = "zwei"
            Case 3
                Cells(i, 4) = "drei"
            Case 4
                Cells(i, 4) = "vier"
            Case Else
                If i < r Then
                    MsgBox "Bewertung fehlt oder falsch in Zeile " & i
                    Exit Sub
                End If
        End Select
    Next
    MsgBox "Done!"
    Der Code läuft durch die Spalte C (3) und übersetzt entsprechend der vorgefunden Ziffer in Spalte D (4). Dieses Makro vor dem Start des Serienbrief einmal aufgerufen und das Huhn ist gerupft Serienbrief mit Kontrollkästchen *;)*

    Ob der eingegebene Wert ersetzt oder in eine neue Spalte übersetzt werden soll, kann man sich aussuchen. Die Werte müssen natürlich angepasst werden. Bei falschen oder fehlenden Eingabe motzt der Code (der übrigens direkt in die Tabelle gehört)

    Jetzt koche ich Hühnerbrühe (eine echte) Serienbrief mit Kontrollkästchen *:p*

    Grüße
     
    Zuletzt bearbeitet: 23. Mai 2023
    d'r Bastler, 23. Mai 2023
    #13
  14. d'r Bastler
    d'r Bastler Erfahrener User
    So, das Hinkel köchelt, d.h. ich habe Zeit für Ergänzungen für VBA-weniger-Geübte:
    1. Wenn ich mal davon ausgehe, dass die holde Gattin nicht nur Noten für eine Klasse vergibt und deshalb für weitere Klassen jeweils ein anderes Tabellenblatt verwendet, gibt es zwei Möglichkeiten in den Genuss der VBA-Automatisierung zu gelangen: Entweder man kopiert den Code direkt in die jeweilige Tabelle oder man packt ihn -etwas modifiziert- in ein allgemeines Modul. Dann muss in Zeile 3 With ActiveSheet, in Zeile vorletzt End With und vor jede Anweisung Cells ein Punkt (Satzeichen) eingefügt werden. Dann kann das Makro aus jeder Tabelle aufgerufen werden. Voraussetzung ist natürlich, dass die Spalten in allen Tabellen gleich sortiert sind.
    2. Falls tatsächlich, was eigentlich im Sinne der Datenverarbeitung sinnvoll wäre, mehrere Klassen in einer Tabelle geführt werden, lässt sich das Makro leicht anpassen, indem man es einfach mit den zusätzlichen Spaltenadressen kopiert und in einem weiteren Durchgang arbeiten lässt.
    3. Alternativ: Alle Schölers sind in Spalte A, die Tabelle aber mit Zwischenüberschriften wie Klasse 5b optisch strukturiert. Auch hier gibt es die Lösung über eine Abfrage der Spalte A: Wenn diese das Wort Klasse enthält oder leer ist (Überschrift erst in spalte B) wird die Prüfung der Spalte C übersprungen.
    4. Tabellen enthalten oft Überschriften. Ist das in der Tabelle so, muss die Zeile For i = 2 to r lauten. sind es mehrere Überschriftenzeilen entsprechend angepasst.
    5. Dann die Empfehlung die eingegebenen Ziffern nicht zu überschreiben, sondern die Übersetzung in eine eigene Spalte zu schicken. Sonst müsste man noch eine Prüfung einbauen, ob die eigentlich erwartete Ziffer nicht schon durch seinen Text ersetzt wurde. Geht zwar, ist aber aufwändig. Bereits fertige Übersetzungen einfach neu zu schreiben, geht schneller.
    6. Falls nicht alle Schüler in einem Fach eine Note erhalten (z.B. Religion) muss man die bereits enthaltene Fehler-Prüfung (leer oder falscher Wert) natürlich anpassen und dafür einen Ersatzwert festlegen. Beispiel Keine Benotung: Wert 0, übersetzt "-".
    Falls meine Lösung ein gangbarer Weg ist, es aber noch kleine Anpassungen braucht, mache ich doch gerne.

    Grüße

    Achja: Und noch 'nen Nachtrag: Man kann mit XL auch ganz ohne Word vernünftig strukturierte Dokumente drucken (hier ein kollegiales Sorry an Burkhart Serienbrief mit Kontrollkästchen *;)*)
     
    Zuletzt bearbeitet: 23. Mai 2023
    d'r Bastler, 23. Mai 2023
    #14
  15. G.O.Tuhls
    G.O.Tuhls Erfahrener User
    Nur warum erst Zahlen eingeben und dann per Makro in Text umwandeln, wenn man gleich Klartext aus nem Dropdown einfügen könnte?
     
    G.O.Tuhls, 23. Mai 2023
    #15
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