Office: (Office 2019) Serienbrief mit Kontrollkästchen

Und (LOL musste zum Hinkelumrühren noch mal in die Küche) noch 'ne ganz einfache Variante zum Schluss: Setzt man in der Tabellenspalte, in der die Bewertung gegeben wird, einmal alle in #12 genannten Texte als Eintrag in fünf (bei Bedarf später ausgeblendete) Zeilen, greift die Autofill-Funktion von XL: Bei Eingabe von ü und n erscheint sofort der Vorschlag aus der Spaltenhistorie, bei s braucht man noch den zweiten Buchstaben e, i und t.

Viel Spaß noch!

 

Guten Morgen,
ich habe jetzt die letzten Antworten bzw. Loesungen mehrfach gelesen aber ich muss peinlicherweise zugeben, dass ich mehr oder weniger nur Bahnhof verstehe.. sorry..
also serienbriefe erstellen einfach von xl mit text nach word mit text ist noch einfach und habe ich bisher gut umsetzen koennen.aber das scheint mir etwas zu weit weg..
in xl kenn ich mich auch soweit eigentlich gut aus.. minimale vba kenntnisse aber das war es auch schon..

das geht leider nicht, da das originale zeugnis in word geschrieben wurde.
ich bedanke mich fuer die ganzen hilfreichen antworten aber ich glaube ich merke dass ich das so leider nicht umsetzen kann. Danke trotzdem fuer die schnelle Hilfe.
aber ich werde nicht aufgeben

 

Hallo Tigger,

ich würde ja gern weiter mitmischen, aber ich muss sagen, dass mein Klärungsbedarf durch die beiden Musterdokumente nicht kleiner geworden ist:

"Serienbriefe erstellen einfach von xl mit text nach word mit text ist noch einfach und habe ich bisher gut umsetzen koennen"

Aber nicht mit dieser Datenquelle, oder? Sie ist nicht serienbrieffähig:

• Alle Leerzeilen müssen raus! Das betrifft sowohl die allererste Zeile als auch die über der ersten Datenzeile
• Die Spaltenüberschriften Vorname und Name müssen in der gleichen Zeile stehen wie die senkrecht geschriebenen, denn sie dienen als Anhaltspunkt für die Seriendruckfelder
• Die Zeile mit Note 1-5 ist entbehrlich und muss raus.
• Die senkrechten Spaltenüberschriften kannst du notfalls so lassen. Das ergibt aber riesig lange Seriendruckfelder, in denen jedes Leerzeichen durch einen Unterstrich ersetzt wird. Das mag gut gehen, aber ich würde hier Kürzel einsetzen.

Das Endergebnis wäre eine für Serienbrief verwendbare Datenquelle (Beispiel siehe Anhang). Und hier könnte man statt der Ziffern die von Burkhard vorgeschlagenen Dropdowns einsetzen (ich nehm an, er hat es so gemeint). Exceltechnisch sind die zu finden unter Registerkarte Daten > Datentools > Datenüberprüfung. Ein Beispiel für die in diesem Sinne überarbeitete Datenquelle hängt an. Die Dropdowns hab ich nur für die erste Zeile realisiert; sie sind kopierbar.

Meine ungeklärten Fragen fangen bei deinem Zeugnismuster an:

• Das ist im Original also ein mehr oder weniger amtliches Formular? Darfst du da denn überhaupt drin rummachen (z.B. die nötigen Seriendruckfelder einsetzen oder die Kästchen durch eine Tabelle ersetzen - letzteres halte ich für dringend nötig)?
• So wie das Zeugnisformular aufgebaut ist, sieht es ja eher so aus, dass in die Kästchen eher Kreuzchen statt Texte (stets/sicher usw.) reinsollen? Denn die Texte stehen ja schon über den Kästchen? Wie ist das nun gedacht?

 

Nein, das war wirklich nur als beispiel gedacht, um zu zeigen wie es ungefaehr aufgebaut ist.
Ich werde heute Abend wenn ich zuhause bin mal das original etwas abaendern ,damit ich es online setzen kann. vielleicht ist es dann etwas deutlicher und ihr koennt mir gezielter helfen oder vielleicht habt ihr eine bessere oder eine andere Idee.

Natuerlich soll das Dokument nicht verandert werden... ( also statt kaestchen dann eine Tabelle)
ziel ist einfach nur das ich in den Kaestchen die kreuze setzen kann.
Oberhalb stehen dann einmailig in text die "Noten" aehnlich wie in der beispieldatei.

Aber ich versuche es heute abend mal anders.
Danke
Gruss Marcell

 

Moin!

Den verstehe ich nicht. Sieht man einem ausgedruckten Blatt Papier an, ob es mit WD oder XL erstellt wurde? Und -wenn es, was mich wundern würde- bereits digital an die Kids ausgehändigt wird, wer das PDF erstellt hat?
Leute! Der Tellerrand ist nicht das Ende des Universums!
Grüße

 

Hallo Bastler,

"Der Tellerrand ist nicht das Ende des Universums!"
da würde ich mich ein bisschen zurückhalten: Wenn die Schule drauf besteht, dass ihre eigene Vorlage verwendet wird, dann würde ich als Lehrer den Teufel tun und selber was basteln. Außerdem kann Original-Schulzeugnis Merkmale aufweisen, die du nicht so leicht nachbaust oder nachbauen solltest, wie vielleicht die eingescannte Unterschrift des Direktors, oder das Logo der Schule und dgl.

 

"Tellerrand..." Tja, da war ich schon als Schüler besser als mancher Lehrer... Sehr zum Vergnügen meines Direx. Insofern werde ich mich sicher nicht zurückhalten.

Ob ich einen Schemel aus Holz herstelle oder mit dem 3-D-Drucker ändert nichts an seiner Authentizität oder Funktion. Aber keine Sorge: ab jetzt halte ich mich raus. Wollte es nur für Euch vereinfachen. Meine Zeugnisse wären schon seit drei Tagen fertig.

Soviel zum Thema Bahnhof ...

 

Sorry, wenn ich hier im Thread Verwirrungen stifte..
Das ist wirklich nicht meine Absicht.
Ob das Dokument jetzt in Word oder XL geschrieben ist, ist mir eigentlich egal. Hauptsache wenn ich auf Serienbrief oder wo auch immer.. bekomme ich am Ende ein Zeugnis aus dem Drucker was dem original (die Schule verarbeitet die Zeugnisse mit Word) nichts nach steht.
Habe jetzt nochmal das Zeugnis und die Stammdaten beigefügt. vielleicht habt ihr ja eine Idee wie es einfacher gehen könnte...vielleicht sogar dass es für mich klappt. wenn es zu kompliziert wird, dann muss ich leider passen und meine Frau muss es zu Fuß erledigen.
hoffe es wird deutlicher..

achja. es ist noch nichts serienbriefmäßiges vorbereitet...

Danke vielmals
Gruss Marcell

 

Angesichts Deiner neuen Muster kann ich nur sagen, dass das Eintragen des Namens als das kleinste Übel dieses Formulars erscheint. Deshalb ist der Serienbrief nicht das geeignete Mittel; da brauchte man einfach zu viele Spalten, als das es übersichtlich wäre.
Am Wege: Unter einem Zeugnis habe ich mir was anderes vorgestellt als dieses Leistungsprofil.
Gruß
Burkhard

 

Hallo Marcell,

na, jetzt bin vollkommen verwirrt.

In deinem Ausgangspost und in #11 hast du gefragt, wie man Ziffern aus einer Exceltabelle in Texte (trifft zu...) umwandeln kann. Ab Nr. 18 gings drum, wie man aus den Ziffern Kreuzchen an die richtige Stelle im Word-Dokument setzen kann.

In deiner neuen Datenquelle seh nirgends irgendwelche Bewertungen. Nicht als Ziffern, nicht als Kreuzchen. Worum gehts jetzt eigentlich?

Was auch immer das zu lösende Problem ist: Ein irgendwie gearteter Serienbrief kommt auch deswegen nicht in Betracht, weil das Word-Dokument Formularsteuerelemente aus den Formularen aus Vorversionen enthält. Die verlangen Dokumentschutz, und damit verträgt sich Seriendruck nicht. Und der Ansatz, so ein Dokument als Exceldatei nachzubilden, überschreitet meinen Tellerrand um etliche Dezimeter.

Vielleicht gibts ja Teilbereiche, die zu automatisieren wären, wenn erst mal klar ist, was getan werden soll. Oder der Bastler hat noch was in petto.

 

Moin Gerhard,

nur so als Schnellschuss: Mal davon ausgehend, dass das Layout dieser Psychoanalyse von der Schule in Stein gemeißelt ist und somit auch bei erheblicher Arbeitserleichterung, damit Zeitersparnis für alle Lehrkräfte nicht gerüttelt werden darf, weil, "das haben wir immer schon so gemacht...", ist das tatsächlich mit XL realisierbar. Der Umweg über Word ist ebenso unnötig, wie die anfangs von mir vorgeschlagene Umwandlung von Ziffer in Text. Autofill reicht da völlig.

Als Datenbasis eine Kreuztabelle mit allen Schülern, allen Bewertungen, Buchhaltung Klassenkasse und Klassenbucheinträgen. Dazu Layoutvorlagen (Bewertung, Klassenbuch und ~kasse in die per Schleife einfach die Daten aus den Spalten der jeweiligen Schüler eingetragen werden und dann das Ganze erst einmal als PDF mit Schülernamen und Schulhalbjahr als Dateinamen abgelegt.

So müssten weder die Personenstammdaten noch die jeweiligen Aktualisierungen mehrfach gepflegt werden. Das setzt allerdings die Bereitschaft voraus, zuallererst mal in Daten zu denken und entwickeln und nicht in Dokumenten. Solch eine Datei einmal für alle Klassen passend und für jeden Lehrer bereitgestellt, würde jeden Tag Stunden an Arbeit sparen, nicht nur bei der Zeugniserstellung.

Wenn es an besagter Schule keine entsprechenden XL-Kenntnisse gibt, muss man halt einmal jemanden beauftragen, der so etwas kann. Oder die Informatikklasse einer weiterführenden ...?

Schöne Grüße

 

Hallo Bastler,

ich hab mittlerweile auch mal "meinen" Weg versucht, die Daten (deren Ort in der Tabelle ich jetzt einfach mal vermutet habe) aus der Excel-Quelle in genau das gezeigte Word-Dokument zu übertragen und komme von Hölzchen auf Stöckchen, weil das Layout dieses Dokuments extrem automatisierungs-unfreundlich ist (z.B. das Stichwort verbundene Spalten in den Word-Tabellen, aber auch anderes mehr). Mein Fazit: Es geht vielleicht mit dieser Datenquelle, aber nicht mit diesem Dokument.

Dein Fazit ist ja ein ähnliches. Ich glaub dir gerne, dass du aus einer strukturierten Datenmappe ein Dokument erstellen kannst, das die Noten in Form und Reihenfolge ähnlich dem gezeigten Dokument enthält (ich könnte es nicht).
Aber auch bei dir lese ich raus: Es geht - wenn man datenmäßig erst mal alles anders macht.

So oder so - da steckt viel Arbeit drin und viel Know-How, und das ist nichts, was eine Lehrerin oder deren Ehemann mal so eben aus dem Ärmel schüttelt, auch nicht mit Hilfe von wohlgesonnenen Forumshelfern.

Sorry Marcell, meiner Meinung nach ist das eine Auftragsarbeit, und damit eine Sache der Schule.

 

Servus Gerhard H.

Danke für Deine Unterstützung! Ich mache es ein wenig deutlicher: Das Word-Dokument ist Mist! Und dann noch diese Kästchen-Bastelei, autsch. Und diesen täglich, wöchentlich, halbjährlich zu leistenden Workflow zu managen, ist tatsächlich von einem Umfang, den auch nicht in einem Forum leisten mag.

Aber um Dich @Marcell nicht ganz im Stich zu lassen: Im Anhang gibt es eine erste Hilfe, mit allen VBA-Techniken, die man braucht um XL-Daten in ein Layout zu bugsieren.

Du findest drei Tabellen: Daten, Layout und Textbausteine. Aus den enthaltenen Daten findest Du den Bezug zu Eurer Arbeit. Was Du nicht so schnell findest, sind die vier Beurteilungsstufen, denn die dafür notwendigen Zeilen sind ausgeblendet. Dafür kann Deine holde Gattin diese einfach per Anfangsbuchstaben abrufen. g, k, t und v werden auf der Seite Daten automatisch eingetragen

So wie es jetzt aussieht, steht es allerdings genau am Anfang etlicher Datenpflege- und Formatierungsarbeit. Allein die Positionierung der diversen Textblöcke ist (technisch zwar einfach, zeitlich aber) eine Riesenarbeit. Diese dann allerdings einmalig und für allen Kollegen schnell nutzbar.

Der Code liegt im allg. Modul modSystem.

Grüße

 

Der Code muss in Zeile 21 (in der Zeile nach With wsL) um .Activate ergänzt werden. Dann ist ein kleiner Fehler vermieden. Den führenden Punkt nicht übersehen.

 

Deine Frau vergibt also klassische Noten und soll die dann in die Kreuzchendinger als abgehakt eintragen?
Oder wäre da der Weg der schon beschrieben wurde, mit den Listboxen zur Auswahl günstiger?
Wenn ich das richtig verstanden habe, dann sollte das Zeugnis ja die Checkboxen drin haben, oder?