Office: Seriendruck: Verknüpfung zu Excell geht verloren

Hallo,
ich arbeite seit mehreren Jahren mit einem Serienbrief (Datenquelle: Excell). Auch als wir mit mehrenen Personen den gleichen Brief benutzt haben gab es keine Probleme.
Nachdem wir nun unser System, wie und wo wir Dateien abspeichern geändert haben, gibt es folgendes Problem:
Es können immer nur zwei Personen ohne Probleme den Serienbrief benutzten (klar: nacheinander). Die anderen beiden müssen immer die Verknüpfung neu erstellen. Speichert nun eine dieser beiden Personen, müssen wieder die anderen verknüpfen, und so weiter.
Eigentlich kann das Problem nicht daran liegen, dass wir die Dateien anders gespeichert haben, da es ja teilweise funktioniert, oder???

Ich hoffe, ich habe das Problem gut genug beschrieben, es ist wirklich verwirrend...
Es wäre schön wenn mir jemand helfen könnte.

Schöne Grüße,
KP