Office: [Suche] Dateimanagement Programm für Office 2003 Produkte

Guten Morgen,

Das wird hier ein Thema das mir sehr wichtig ist.

Folgendes, ich suche ein Tool / Plug in / Methode, um...

bei Office 2003 Produkten (Excel/Word/Access/PowerPiont) zwingend eingaben Vorauszusetzen,

Eingaben: zum Beispiel Name, das ein User dazu gezwungen wird (entweder beim erstellen oder lieber speichern) seinen Namen angibt.
Und noch zwei weitere Felder zum beispiel wie lange das Dokument aufbewahrt werden muss. Das man dort dann eine zahl z.B 3 für Jahre eintragen muss, ansonsten wird das Dokument nicht gespeichert.
Desweiteren sollte dies dann, durch eine Suchmaske abfragbar sein. Zum beispiel suche mir alle Dokumente die zum beispiel länger als drei Jahre nicht im Gebrauch waren und einen Aufbewahrungszeitraum von 3 Jahren haben.
Desweiteren vielleicht noch 1 bis 2 weitere Felder die man ausfüllen muss, und dann per Boolesche Variable abfragen kann.

Ich suche quasi ein Dateimanagement das mir das alles abnimmt.
Gibt es solche Produkte auf dem Markt? Kosten spielen keine Rolle!

Sollten noch Fragen diesbezüglich vorhanden sein. Stellt sie!

Danke schon mal.

Bye
Ray

 

Sers

hat niemand eine Lösung parat?

Hier noch mal eine genaue Beschreibung :


Ok, ich gebe mal Beispiele,
wir haben hier eine 300 GB festplatte und auf dieser HDD sind sehr viele, seeehr viele Excel und Word Dokumente und einige pps. Also 300 GB an Dokumente, ihr könnt euch Vorstellen was für ein Durcheinander das ist, diese Dateien sind in Verschiedenen Ordner , pro Abteilung ein Ordern, und diese Ordner haben wiederum viele unterorder, usw.

Und uns geht es nun hier, um in Zukunft einfach Datenmüll zu vermeiden.

Wir haben hier Dateien die älter als 3-4 Jahre sind, aber niemand weis, ob die nun noch gebraucht werden oder nicht. Oder wer diese Erstellt hat, und es handelt sich um paar tausend Dateien. Und um das nun zu vermeiden, möchten wir hier im Geschäft ein Produkt / Tool / Methode, (deswegen auch der preis egal ) das nun für jede gespeicherte Datei die Notwendigen Daten schon direkt in der xls oder doc Datei speichert.

Wie das mit einer Datenbank funktionieren soll? hmmm, wie soll in einer Datenbank automatisch es eingetragen werden wenn man eine Datei speichert ?

Die Daten wären

Ersteller:Hinz Kuns
Abteilung: BLA BLA
Sicherheitsstatus der Datei: Zahleneingabe 1-4 zum Beispiel.
Wie lange muss die Datei mindestens aufbewahrt werden Feld: Zahlenangabe für Jahre.

Sprich , ich erstelle eine Datei. Und bei abspeichern fragt er mich nach diesen Feldern, die zwingend eingegeben werden müssen.
Das heißt, ich gebe dann Namen an , Abteilung , Sicherheitsstatus, und die Aufbewahrungsmindestzeit von der Datei.

Dann müsste man vierteljährlich eine Suchmaske Starten können, die mir Dateien ausgibt, die diese Aufbewahrungsmindestzeit überschritten haben und auch nicht mehr im gebrauch waren.

bye
Ray