Office: Summieren von Daten unter Verwendung einer Abfrage

Summieren von Daten unter Verwendung einer Abfrage
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In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mithilfe eines Funktionstyps, der als Aggregatfunktion bezeichnet wird, die Daten in einer Abfrageergebnis Menge summieren. In diesem Artikel wird auch kurz erläutert, wie Sie andere Aggregatfunktionen wie count und AVG verwenden, um die Werte in einem Resultset zu zählen oder zu durchschnitten. Darüber hinaus wird in diesem Artikel erläutert, wie Sie die Ergebniszeile, ein Feature in Access, verwenden, mit dem Sie Daten summieren, ohne den Entwurf Ihrer Abfragen ändern zu müssen.

Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zum Summieren von Daten

Vorbereiten von Beispieldaten

Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile

Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage

Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage

Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Übersicht der Aggregatfunktionen

Grundlegendes zum Summieren von Daten
Sie können eine Spalte mit Zahlen in einer Abfrage summieren, indem Sie eine so genannte "Aggregatfunktion" verwenden. Aggregatfunktionen führen eine Berechnung zu einer Spalte mit Daten aus und geben einen einzelnen Wert zurück. Access bietet eine Reihe verschiedener Aggregatfunktionen, darunter Summe, Anzahl, Mittelwert (zum Berechnen von Mittelwerten), Min und Max. Sie summieren Daten durch Hinzufügen der Funktion Summe zu einer Abfrage, Sie zählen Daten unter Verwendung der Funktion Anzahl usw.

Darüber hinaus bietet Access verschiedene Möglichkeiten, um einer Abfrage Sum -und andere Aggregatfunktionen hinzuzufügen. Sie können folgende Aktionen ausführen:

• Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht, und fügen Sie eine Ergebniszeile hinzu. Die Ergebniszeile, ein Feature in Access, ermöglicht Ihnen, eine Aggregatfunktion in einer oder mehreren Spalten eines Abfrage Resultsets zu verwenden, ohne den Entwurf der Abfrage ändern zu müssen.
  
• Erstellen Sie eine Gesamtsummenabfrage. Mit einer Gesamtsummenabfrage werden Teilergebnisse zwischen Gruppen von Datensätzen berechnet. eine Ergebniszeile berechnet Gesamtergebnisse für eine oder mehrere Spalten (Felder) von Daten. Wenn Sie beispielsweise alle Umsätze nach Stadt oder Quartal verteilen möchten, verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, um Ihre Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren, und Sie summieren dann die Umsatzzahlen.
  
• Erstellen Sie eine Kreuztabellenabfrage. Eine Kreuztabellenabfrage ist eine spezielle Art von Abfrage, die die Ergebnisse in einem Raster anzeigt, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen ihre Werte zusammen und gruppieren Sie dann nach zwei Fakten Sätzen, wobei die eine auf der Seite (Zeilenüberschriften) und die andere am oberen Rand (Spaltenüberschriften) festgelegt ist. So können Sie beispielsweise eine Kreuztabellenabfrage verwenden, um die Gesamtumsätze für jeden Ort für die letzten drei Jahre anzuzeigen, wie in der folgenden Tabelle zu sehen ist:
  

Ort	2003	2004	2005
Paris	254.556	372.455	467.892
Sydney	478.021	372.987	276.399
Jakarta	572.997	684.374	792.571
...	...	...	...

Hinweis: Die Abschnitte in diesem Dokument unterstreichen die Verwendung der Funktion Summe , aber denken Sie daran, dass Sie andere Aggregatfunktionen in den Gesamt Zeilen und-Abfragen verwenden können. Weitere Informationen zum Verwenden der anderen Aggregatfunktionen finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Aggregatfunktionsverweis .

Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern das Hinzufügen einer Ergebniszeile, die Verwendung einer Gesamtsummenabfrage zum gruppenübergreifenden Summieren von Daten und die Verwendung einer Kreuztabellenabfrage, die Zwischensummen für Gruppen und Zeitintervalle erstellt. Während Sie den Vorgang fortsetzen, denken Sie daran, dass viele der Aggregatfunktionen nur bei Daten in Feldern funktionsfähig sind, für die ein bestimmter Datentyp festgelegt wurde. Beispielsweise funktioniert die Funktion SUMME nur bei Feldern, für die der Datentyp "Zahl", "Dezimal" oder "Währung" festgelegt wurde. Weitere Informationen zu den Datentypen, die bei den einzelnen Funktionen erforderlich sind, finden Sie im Abschnitt Übersicht der Aggregatfunktionen am Ende dieses Artikels.

Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im Artikel Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

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Vorbereiten von Beispieldaten
In den Abschnitten dieses Artikels, in denen die Vorgehensweisen beschrieben sind, finden Sie Tabellen mit Beispieldaten. In den Schritten der Vorgehensweisen können Sie anhand der Beispieltabellen sehen, wie die Aggregatfunktionen funktionieren. Wenn es Ihnen lieber ist, können Sie die Beispieltabellen in einer neuen oder vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Access bietet verschiedene Möglichkeiten, um diese Beispieltabellen zu einer Datenbank hinzufügen. Sie können die Daten manuell eingeben, Sie können jede Tabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel kopieren und dann die Arbeitsblätter in Access importieren, oder Sie können die Daten in einen Text-Editor wie Editor einfügen und die Daten aus den resultierenden Textdateien importieren.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie Sie Daten manuell in ein leeres Datenblatt eingeben und wie Sie die Beispieltabellen in ein Kalkulationstabellenprogramm kopieren und diese Tabellen dann in Access importieren. Weitere Informationen zum Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

In den Schritten in diesem Artikel werden die folgenden Tabellen verwendet. Verwenden Sie diese Tabellen, um Ihre Beispieldaten zu erstellen:

Die Tabelle "Kategorien":

Kategorie
Puppen
Spiele und Puzzles
Kunst und Rahmen
Videospiele
DVDs und Filme
Modelle und Hobbys
Sport

Die Tabelle Artikel:

Artikelname	Preis	Kategorie
Programmiereraktionsfigur	12,95 €	Puppen
Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	15,85 €	Spiele und Puzzles
Relationales Datenbankdiagramm	22,50 €	Kunst und Rahmen
Der magische Computerchip (500 Teile)	32,65 €	Spiele und Puzzles
Access! Das Spiel!	22,95 €	Spiele und Puzzles
Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	78,50 €	Videospiele
Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	14,88 €	DVDs und Filme
Ultimate Flying-Pizza	36,75 €	Sport
Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	65,00 €	Modelle und Hobbys
Manager in Ruhe-Figur	78,88 €	Puppen
Gloom	53,33 €	Videospiele
Eigene Tastatur bauen	77,95 €	Modelle und Hobbys

Die Tabelle Bestellungen:

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Die Tabelle Bestelldetails:

Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Hinweis: Beachten Sie, dass die Bestelldetailtabelle einer typischen Datenbank nur das Feld "Produkt-ID"und nicht das Feld "Artikelname" enthält. Die Beispieltabelle verwendet ein Feld "Artikelname", damit die Daten einfacher zu lesen sind.

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.
   
   Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.
   
   Hinweis: Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie der Datenbank eine Tabelle hinzufügen.
   
2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Feldnamen in der Beispieltabelle ein.
   
   Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen ähnlich wie hier gekennzeichnet:
   
   
   
   
   
3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle, und geben Sie den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.
   
4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.
   
   Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen der Datentypen können Sie eine exakte Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, beispielsweise, dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Bei diesen Beispieltabellen sollten Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.
   
5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind.
   
   Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S.
   
   Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
   
6. Geben Sie im Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie auf OK.
   
   Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.
   
7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie jede der Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.
   

Wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Daten in eine Tabellenkalkulationsdatei zu kopieren und dann aus dieser Datei in Access zu importieren:

Erstellen der Beispielarbeitsblätter

1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.
   
2. Kopieren Sie die weiter oben bereitgestellte erste Beispieltabelle, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.
   
3. Benennen Sie das Arbeitsblatt mit der in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise um. Weisen Sie dem Arbeitsblatt den identischen Namen der Beispieltabelle zu. Wenn die Beispieltabelle beispielsweise den Namen Kategorien hat, nennen Sie Ihr Arbeitsblatt ebenfalls "Kategorien".
   
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und es umzubenennen.
   
   Hinweis: Möglicherweise müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen zur Ausführung dieses Vorgangs finden Sie in der Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms.
   
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und wechseln Sie zur nächsten Schrittfolge.
   

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.
   
   – oder –
   
   Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm in der Liste aus.
   
   Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.
   
2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.
   
3. Standardmäßig wählt der Assistent das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus (das Arbeitsblatt " Kunden ", wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben), und Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt der Assistentenseite angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
   
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und dann auf Weiter.
   
5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.
   
6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.
   
7. Standardmäßig wendet Access den Namen des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.
   
8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie aus jedem Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe eine Tabelle erstellt haben.
   

Umbenennen der Primärschlüsselfelder
Hinweis: Wenn Sie die Arbeitsblätter importiert haben, hat Access automatisch eine Primärschlüsselspalte zu jeder Tabelle hinzugefügt, und standardmäßig hat Access diese Spalte "ID" benannt und auf den Datentyp "AutoWert" festgelegt. Die Schritte in diesem Thema erläutern, wie Sie die einzelnen Primärschlüsselfelder umbenennen. Dadurch können alle Felder in einer Abfrage eindeutig identifiziert werden.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede von Ihnen in den vorherigen Schritten erstellte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
2. Suchen Sie für jede Tabelle das Primärschlüsselfeld. Standardmäßig benennt Access jedes Feld mit ID.
   
3. Fügen Sie in der Spalte Feldname für jedes Primärschlüsselfeld den Tabellennamen hinzu.
   
   So würden Sie beispielsweise das Feld "ID" für die Tabelle "Kategorien" in "Kategorie-ID" und das Feld für die Tabelle "Bestellungen" in "Auftrags-ID" umbenennen. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Bestelldetails" in "Detail-ID" um. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Artikel" in "Produkt-ID" um.
   
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
   

Die in diesem Artikel verwendeten Beispieltabellen enthalten immer das Primärschlüsselfeld, das entsprechend der Beschreibung in den vorherigen Schritten umbenannt wurde.

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Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile
Sie können einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzufügen, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die gewünschte Aggregatfunktion auswählen, z. B. Summe, Min, Max oder Mittelwert. In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine allgemeine Auswahlabfrage erstellen und ihr eine Ergebniszeile hinzufügen. Sie müssen dazu nicht die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Beispieltabellen verwenden.

Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabelle oder Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
   Die ausgewählten Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.
   
3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.
   
   Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen, müssen jedoch mindestens ein Feld einschließen, das numerische Daten oder Währungsdaten enthält.
   
   Jedes Feld wird in einer Zelle im Entwurfsbereich angezeigt.
   
4. Klicken Sie auf Ausführen 
   
   , um die Abfrage auszuführen.
   
   Das Abfrageresultset wird in der Datenblattansicht angezeigt.
   
5. Sie können gegebenenfalls zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.
   
6. Speichern Sie Ihre Abfrage.
   

Hinzufügen einer Ergebniszeile

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.
   
   – oder –
   
   Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Die Abfrage wird dann ausgeführt, und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.
   
   Im Datenblatt wird die neue Zeile Summe angezeigt.
   
3. Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Zelle in dem Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie Summe in der Liste aus.
   

Ausblenden einer Ergebniszeile

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.
  

Weitere Informationen zur Verwendung einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage
Eine Gesamtsumme ist die Summe aller Werte in einer Spalte. Sie können mehrere Arten von Gesamtsummen berechnen, darunter:

• Eine einfache Gesamtsumme, die die Werte in einer einzelnen Spalte addiert. Beispielsweise können Sie die gesamten Versandkosten berechnen.
  
• Eine berechnete Gesamtsumme, die die Werte in mehr als einer Spalte addiert. Beispielsweise können Sie den Gesamtumsatz berechnen, indem Sie die Kosten mehrerer Artikel mit der Anzahl der bestellten Artikel multiplizieren und dann die einzelnen Ergebnisse addieren.
  
• Eine Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt. Sie können beispielsweise den Gesamtumsatz nur für den letzten Freitag berechnen.
  

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie die einzelnen Gesamtsummenarten erstellt werden. In den Anleitungsschritten werden die Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" verwendet.

Die Tabelle "Bestellungen":

Auftrags-ID	Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
1	14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
2	14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
3	16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
4	17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
5	17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
6	17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
7	18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
8	19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
9	20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
10	20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
11	21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
12	23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID	Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	0,05
2	1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	0,075
3	2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	0,04
4	2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0,00
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0,00
6	3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	0,15
7	4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	0,06
8	4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	0,04
9	5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	0,10
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	0,065
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	0,08
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	0,09

Berechnen einer einfachen Gesamtsumme

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen".
   
   Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.
   
3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie summieren möchten. Stellen Sie sicher, dass für das Feld entweder der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn Sie versuchen, Werte in nicht numerischen Feldern zu addieren, z. B. Werte in Textfeldern, zeigt Access bei Ausführung der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.
   
   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Versandkosten".
   
   Sie können dem Raster zusätzliche numerische Felder hinzufügen, wenn Sie die Gesamtsummen für diese Felder berechnen möchten. Eine Gesamtsummenabfrage kann Gesamtsummen für mehrere Spalten berechnen.
   
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
   
   
   
   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der Zelle in der Spalte "Versandkosten" angezeigt.
   
5. Ändern Sie den Wert in der Zelle in der Zeile Summe in Summe.
   
6. Klicken Sie auf Ausführen 
   
   , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
   
   Tipp: Beachten Sie, dass Access dem Namen des summierten Felds "SummeVon" voranstellt. Um die Spaltenüberschrift in eine aussagekräftigere Überschrift zu ändern, z. B. Gesamtversandkosten, wechseln Sie erneut in die Entwurfsansicht, und klicken Sie im Entwurfsbereich in die Zeile Feld der Spalte "Versandkosten". Platzieren Sie den Cursor neben Versandkosten, geben Sie Gesamtversandkosten und dahinter einen Doppelpunkt ein, wie hier: Gesamtversandkosten: Versandkosten.
   
7. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf, und schließen Sie sie.
   

Berechnen einer Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle "Bestellungen" und die Tabelle "Bestelldetails", und klicken Sie dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.
   
3. Fügen Sie der ersten Spalte im Entwurfsbereich das Feld "Bestelldatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.
   
4. Geben Sie in die Zeile Kriterien der ersten Spalte Datum() -1 ein. Dieser Ausdruck schließt die Datensätze des aktuellen Datums aus der berechneten Gesamtsumme aus.
   
5. Erstellen Sie als Nächstes die Spalte, die den Umsatzbetrag für jede Transaktion berechnet. Geben Sie in der Zeile Feld der zweiten Spalte im Raster den folgenden Ausdruck ein:
   
   Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])
   
   Stellen Sie sicher, dass der Ausdruck auf Felder verweist, bei denen der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn der Ausdruck auf Felder mit anderen Datentypen verweist, zeigt Access beim Ausführen der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.
   
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
   
   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.
   
7. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zelle der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.
   
8. Klicken Sie auf Ausführen 
   
   , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
   
9. Speichern Sie die Abfrage als Tagesumsatz.
   
   Hinweis: Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise eine geringfügige Änderung der Werte, die in den Zeilen Feld und Summe der Spalte "Gesamtverkaufswert" angegeben sind. Der Ausdruck wird innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und die Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.
   
   Wenn Sie z. B. die Beispieldaten verwenden und die Abfrage erstellen (wie in den vorherigen Schritten beschrieben), wird Folgendes angezeigt:
   
   Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))
   

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Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage
In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie eine Gesamtsummenabfrage erstellt wird, die Zwischensummen zwischen Datengruppen berechnet. Bedenken Sie für die weiteren Schritte, dass eine Gesamtsummenabfrage standardmäßig nur das Feld oder die Felder, die Ihre Gruppendaten enthalten, etwa das Feld "Kategorien", sowie das Feld umfassen kann, das die zu summierenden Daten enthält, etwa das Feld "Umsatz". Gesamtsummenabfragen dürfen keine anderen Felder enthalten, die die Elemente in einer Kategorie beschreiben. Wenn Sie diese beschreibenden Daten anzeigen möchten, können Sie eine zweite Auswahlabfrage erstellen, die die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit den zusätzlichen Datenfeldern kombiniert.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie eine Gesamtsummen- und eine Auswahlabfrage erstellt werden, die erforderlich sind, um den Gesamtumsatz für jeden Artikel zu ermitteln. Für die Schritte wird angenommen, dass Sie diese Beispieltabellen verwenden:

Die Tabelle "Artikel"

Produkt-ID	Artikelname	Preis	Kategorie
1	Programmiereraktionsfigur	12,95 €	Puppen
2	Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	15,85 €	Spiele und Puzzles
3	Relationales Datenbankdiagramm	22,50 €	Kunst und Rahmen
4	Der magische Computerchip (500 Teile)	32,65 €	Kunst und Rahmen
5	Access! Das Spiel!	22,95 €	Spiele und Puzzles
6	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	78,50 €	Videospiele
7	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	14,88 €	DVDs und Filme
8	Ultimate Flying-Pizza	36,75 €	Sport
9	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	65,00 €	Modelle und Hobbys
10	Manager in Ruhe-Figur	78,88 €	Puppen
11	Gloom	53,33 €	Videospiele
12	Eigene Tastatur bauen	77,95 €	Modelle und Hobbys

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID	Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
2	1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
3	2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
4	2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
6	3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
7	4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
8	4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
9	5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Die folgenden Schritte setzen eine 1:n-Beziehung zwischen den Feldern "Produkt-ID" in den Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" mit der Tabelle "Bestellungen" auf der 1-Seite der Beziehung voraus.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Nachdem Sie die Tabellen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schließen.
   
   – oder –
   
   Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.
   
   Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen "Artikel" und "Bestelldetails" hinzu.
   
3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.
   
   In der Regel fügen Sie der Abfrage nur das Gruppenfeld und das Wertfeld hinzu. Sie können jedoch eine Berechnung statt eines Wertfelds verwenden – dies wird in den nächsten Schritten erläutert.
   
   1. Fügen Sie das Feld "Kategorie" aus der Tabelle "Artikel" dem Entwurfsbereich hinzu.
      
   2. Erstellen Sie die Spalte, die den Verkaufsbetrag für jede Transaktion berechnet, indem Sie in die zweite Spalte im Raster den folgenden Ausdruck eingeben:
      
      Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])
      
      Stellen Sie sicher, dass die Felder, auf die Sie im Ausdruck verweisen, vom Datentyp "Zahl" oder "Währung" sind. Wenn Sie auf Felder mit anderen Datentypen verweisen, zeigt Access beim Wechseln zur Datenblattansicht die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.
      
   3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
      
      Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und in dieser Zeile wird Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.
      
   4. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.
      
   5. Klicken Sie auf Ausführen 
      
      , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
      
   6. Lassen Sie die Abfrage zur Verwendung im nächsten Abschnitt geöffnet.
      
      Verwenden von Kriterien bei einer Gesamtsummenabfrage
      
      Die Abfrage, die Sie im vorhergehenden Abschnitt erstellt haben, schließt alle Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen ein. Bei der Berechnung der Summen wird keine Bestellung ausgeschlossen, und es werden die Summen für alle Kategorien angezeigt.
      
      Wenn Sie einige Datensätze ausschließen müssen, können Sie der Abfrage Kriterien hinzufügen. So können Sie beispielsweise Transaktionen unter 100 € ignorieren oder Summen nur für einige Artikelkategorien berechnen. In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu drei Kriterienarten:
      
   7. Kriterien, die bestimmte Gruppen beim Berechnen von Summen ignorieren.    Beispielsweise berechnen Sie die Summen nur für die Kategorien "Videospiele", "Kunst und Rahmen" und "Sport".
      
   8. Kriterien, die bestimmte Summen nach deren Berechnung ausblenden.    Sie können z. B. nur die Summen über 150.000 € anzeigen.
      
   9. Kriterien, die einzelne Datensätze bei der Berechnung der Summe ausschließen.    Sie können beispielsweise einzelne Verkaufstransaktionen ausschließen, wenn der Wert (Einzelpreis * Menge) weniger als 100 € beträgt.
      
      Die folgenden Schritte erläutern, wie die einzelnen Kriterien hinzugefügt werden und wie sich diese auf das Abfrageergebnis auswirken.
      
      Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage
      
   10. Öffnen Sie die Abfrage aus dem vorherigen Abschnitt in der Entwurfsansicht. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.
       
       – oder –
       
       Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.
       
   11. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Kategorie-ID" den Ausdruck ="Puppen" Oder "Sport" Oder "Kunst und Rahmen" ein.
       
   12. Klicken Sie auf Ausführen 
       
       , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
       
   13. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Gesamtverkaufswert" den Ausdruck >100 ein.
       
   14. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht.
       
   15. Fügen Sie jetzt das Kriterium hinzu, um einzelne Verkaufstransaktionen unter 100 € auszuschließen. Zu diesem Zweck müssen Sie eine weitere Spalte hinzufügen.
       
       Hinweis: Sie können das dritte Kriterium nicht in der Spalte "Gesamtverkaufswert" angeben. Jedes Kriterium, das Sie in dieser Spalte angeben, wird auf den Gesamtwert und nicht auf die Einzelwerte angewendet.
       
   16. Kopieren Sie den Ausdruck aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte.
       
   17. Wählen Sie in der Zeile Summe für die neue Spalte Bedingung aus, und geben Sie in der Zeile Kriterien den Wert >20 ein.
       
   18. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und speichern Sie die Abfrage.
       
       Hinweis: Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise geringfügige Änderungen im Entwurfsbereich. In der zweiten Spalte wird der Ausdruck in der Zeile Feld innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und der Wert in der Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.
       
       Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))
       
       Außerdem wird eine vierte Spalte angezeigt. Diese Spalte ist eine Kopie der zweiten Spalte, aber die Kriterien, die Sie in der zweiten Spalte angegeben haben, werden tatsächlich als Teil der neuen Spalte angezeigt.
       

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Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage
Eine Kreuztabellenabfrage ist eine besondere Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das einem Excel-Tabellenblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren diese dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (eine Gruppe aus Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (eine Gruppe aus Spaltenüberschriften). Die folgende Abbildung zeigt einen Teil des Resultsets für die Beispiel-Kreuztabellenabfrage:





Beachten Sie, dass eine Kreuztabellenabfrage nicht immer alle Felder im Resultset auffüllt, weil die für die Abfrage verwendeten Tabellen nicht immer Werte für jeden möglichen Datenpunkt enthalten.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage schließen Sie in der Regel Daten aus mehreren Tabellen ein. Es werden immer drei Datentypen verwendet: die Daten der Zeilenüberschriften, die Daten der Spaltenüberschriften und die Werte, die Sie summieren oder anderweitig berechnen möchten.

Die Schritte in diesem Abschnitt setzen die folgenden Tabellen voraus:

Die Tabelle "Bestellungen":

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Die Tabelle "Bestell Details"

Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Die folgenden Schritte erläutern das Erstellen einer Kreuztabellenabfrage, die den Gesamtumsatz nach Ort gruppiert. Die Abfrage verwendet zwei Ausdrücke, um ein formatiertes Datum und einen Gesamtumsatz zurückzugeben.

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.
   
   Bei Verwendung der Beispieltabellen doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen" und auf die Tabelle "Bestelldetails".
   
3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.
   
   Jeder Feldname wird in einer leeren Zelle in der Zeile Feld des Entwurfsbereichs angezeigt.
   
   Bei Verwendung der Beispieltabellen fügen Sie das Feld "Lieferort" und das Feld "Lieferdatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.
   
4. Fügen Sie durch Kopieren und Einfügen in die nächste leere Zelle in der Zeile Feld den folgenden Ausdruck ein, bzw. geben Sie ihn manuell ein: Gesamtumsatz: Summe(ZCurrency([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Menge]*(1-[Rabatt])/100)*100)
   
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.
   
   Die Zeile Summe und die Zeile Kreuztabelle werden im Entwurfsbereich angezeigt.
   
6. Klicken Sie auf die Zelle in der Zeile Summe im Feld "Ort", und wählen Sie Gruppieren aus. Wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Lieferdatum". Ändern Sie den Wert in der Zelle Summe des Felds "Gesamtumsatz" in Ausdruck.
   
7. Legen Sie in der Zeile Kreuztabelle Folgendes fest: die Zelle im Feld "Ort" auf Zeilenüberschrift, das Feld "Versanddatum" auf Spaltenüberschrift und das Feld "Gesamtumsatz" auf Wert.
   
8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
   
   Die Abfrageergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.
   

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Übersicht der Aggregatfunktionen
In dieser Tabelle sind die Aggregatfunktionen mit der jeweiligen Beschreibung aufgeführt, die Access in der Ergebniszeile und in Abfragen bereitstellt. In Access stehen für Abfragen mehr Aggregatfunktionen bereit als für die Ergebniszeilen. Außerdem können Sie beim Arbeiten mit einem Access-Projekt (einem mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbundenem Access-Front-End) eine größere Auswahl von Aggregatfunktionen verwenden, als mit SQL Server bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu dieser Auswahl von Funktionen finden Sie in der Microsoft SQL Server-Onlinedokumentation.

Funktion	Beschreibung	Verwendung mit Datentyp(en)
Mittelwert	Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp "Zahl", "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Anzahl	Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.	Alle Datentypen außer sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu mehrwertigen Listen finden Sie im Artikel Leitfaden für mehrwertige Felder und erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.
Maximum	Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Minimum	Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Standardabweichung	Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung
Summe	Addiert die Elemente in einer Spalte. Funktioniert nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung".	Zahl, Währung
Abweichung	Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung" verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, gibt Access einen NULL-Wert zurück. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung

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