Office: Verwenden der Project Access-Datenbankvorlage

Verwenden der Project Access-Datenbankvorlage
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Verwenden Sie die Access Project Management Database , um Projekte und die zugehörigen Aufgaben und Mitarbeiter zu verwalten. Sie können auch Projektdetails durchsuchen und Filtern, allgemeine Aufgaben eingeben und Daten per e-Mail-Nachrichten senden oder empfangen.

Hinweis: Die Vorlage für die Projektmanagement-Datenbank wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die Sie herunterladen können. Wenn die unten aufgeführten Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.

Verwenden der Datenbank
In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte der Verwendung der Vorlage "Projects-Desktopdatenbank" behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung
Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind:

• Um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind, klicken Sie auf der Statusleiste auf diesen Inhalt aktivieren.
  
  Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.
  

Hinzufügen von Mitarbeitern
Wenn Sie mit der Verwendung der Projektdaten Bank Vorlage beginnen möchten, besteht der erste Schritt darin, Mitarbeiter hinzuzufügen, damit Sie eine Person zum Zuweisen von Projekten und Vorgängen verwenden können. Gehen Sie wie folgt vor, um Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, oder lesen Sie den nächsten Abschnitt, um Mitarbeiter aus Ihren Outlook-Kontakten hinzuzufügen.

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.
   
2. Geben Sie im Formular Mitarbeiterliste die Details der einzelnen Mitarbeiter ein.
   
3. Um ausführlichere Informationen zu einem Mitarbeiter einzugeben, doppelklicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters im Formular Mitarbeiterliste , und geben Sie die Informationen in das Formular Mitarbeiter Details ein.
   
4. Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektliste zurückzukehren.
   

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Mitarbeiter aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.
   
2. Klicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf aus Outlook hinzufügen.
   
3. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuZufügenDe Namen auswählen die Namen aus, die der Datenbank hinzugefügt werden sollen.
   
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
   

Hinzufügen eines neuen Projekts

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Neues Projekt.
   
2. Geben Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
   

Bearbeiten eines vorhandenen Projekts

1. Doppelklicken Sie im Formular Projektliste auf das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.
   
2. Fügen Sie im Formular Projektdetails die Details zum Projekt hinzu, oder bearbeiten Sie Sie.
   
   Hinzufügen einer Aufgabe
   
   • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf Aufgabe hinzufügen.
     
   • Geben Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
     
     Access zeigt das neue Projekt in der Liste Projektaufgaben im Formular Projekt Details an.
     
     Bearbeiten einer Aufgabe
     
   • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf die Registerkarte Projektaufgaben .
     
   • Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten.
     
   • Bearbeiten Sie im Formular Aufgabendetails die Details der Aufgabe, und klicken Sie dann auf Schließen.
     
     Hinzufügen einer allgemeinen Aufgabe
     
     Allgemeine Aufgaben sind Aufgaben, die in vielen verschiedenen Projekten häufig verwendet werden, z. b. Budgetierung oder Schulung. Nachdem Sie eine allgemeine Aufgabe eingegeben haben, kann Sie einem beliebigen Projekt in der Projektdatenbank hinzugefügt werden, ohne die Aufgabendetails erneut eingeben zu müssen.
     
   • Klicken Sie im Formular Projekt Details auf Allgemeine Aufgaben.
     
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den einzelnen allgemeinen Aufgaben, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Fügen Sie am Ende der Liste neue allgemeine Aufgaben hinzu.
     
   • Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projekt Details zurückzukehren.
     

Filtern der Projektliste
Im Formular " Projektliste " können Sie die Liste der Projekte filtern und Ihre bevorzugten Filter für die spätere Verwendung speichern.

1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
   
2. Klicken Sie auf Filter speichern.
   
3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
   

Anzeigen von Projekt-oder Mitarbeiterdetails
Mit dem Formular " Projektdetails " und den Formularen für Mitarbeiterdetails können Sie weitere Informationen zu einem Projekt oder Mitarbeiter anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular Projektdetails oder das Formular Mitarbeiterdetails an:

• Doppelklicken Sie im Formular Projektliste oder in der Liste der Mitarbeiterlisten auf das Element, das Sie anzeigen möchten.
  

Hinzufügen von Anlagen
Im Formular Projektdetails , im Formular Aufgabendetails und im Formular Mitarbeiterdetails können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

• Doppelklicken Sie auf einem beliebigen Detail Formular auf das Feld Anlagen (im Formular Mitarbeiterdetails Doppelklicken Sie auf das Bildsymbol).
  
• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
  
• Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.
  
• Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  
• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
  

Hinweis: Sie können mehrere Dateien für jedes Element anfügen, einschließlich unterschiedlicher Dateitypen, z. b. Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Anzeigen von Berichten
Die projects-Datenbank enthält mehrere Berichte, einschließlich offener Projekte, Aufgaben Details, Mitarbeiter Adressbuchund mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

• Wählen Sie im Formular Projektliste den Bericht aus, den Sie in der Liste Berichte anzeigen möchten.
  

So drucken Sie einen Bericht:

• Klicken Sie auf Datei > Drucken.
  

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

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