Office: Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager

Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager
Outlook 2013 Outlook 2010 Office 2010 Mehr... Weniger Ein Bericht ist ein ausgezeichnetes Tool, um Einblicke in Ihre Konten, Geschäftskontakte, Leads, Verkaufschancen, Geschäftsprojekte und Marketingaktivitäten zu gewinnen. Sie können Dutzende von Standardberichten in Business Contact Manager für Outlook öffnen sowie eine nahezu unbegrenzte Anzahl weiterer Berichte ändern, speichern, aktualisieren und wieder verwenden.

In diesem Artikel werden die Berichtsfeatures in Business Contact Manager für Outlook beschrieben, und Sie erfahren, wie Sie mit Berichten arbeiten, diese anpassen und zum Starten anderer Geschäftsaktivitäten verwenden können.

Was möchten Sie tun?
Öffnen und Ändern eines Berichts

Speichern, aktualisieren oder Drucken eines geöffneten Berichts

Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Exportieren eines Berichts in Excel oder ein anderes Programm zur Analyse

Starten einer Marketingaktivität aus einem Bericht

Öffnen eines Berichts aus einer Minianwendung

Anzeigen der Liste der Standardberichte

Öffnen und Ändern eines Berichts
Business Contact Manager für Outlook enthält viele vordefinierte Berichte. Wenn Sie nicht genau sehen, was Sie benötigen, können Sie einen ähnlichen Bericht öffnen und ihn nach Bedarf ändern. Sie können Ihre angepassten Berichte auch für die spätere Wiederverwendung speichern.

Öffnen eines Berichts

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte. Verfügbare Berichte werden nach Ihren Verwandten Arbeitsbereichen gruppiert: Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketingoder Geschäftsprojekte. Die Gruppe " Öffnen " enthält Berichte, die Sie geändert und gespeichert haben.
   
   
   
   
   
   
2. Wenn Sie einen vordefinierten Bericht öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche für den Typ des Berichts, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen des Berichts.
   
   
3. Wenn Sie einen geänderten Bericht öffnen möchten, den Sie gespeichert haben, klicken Sie auf gespeicherte Berichte, klicken Sie im Dialogfeld gespeicherte Berichte öffnen auf den Namen des Berichts, und klicken Sie dann auf Öffnen.
   
   

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, welche Gruppe oder Kategorie den gesuchten Bericht enthält, lesen Sie die Liste der Standardberichte.

Hilfe zum Ändern eines Berichts finden Sie unter Ändern eines Berichts, um ihn nützlicher zu gestalten.

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Ändern eines Berichts
Sie haben viel Kontrolle über das Aussehen Ihrer Berichte in Business Contact Manager für Outlook.

Inhalt dieses Abschnitts
Ändern des Layouts eines Berichts

Ändern eines Berichts, um ihn nützlicher zu gestalten

Ändern des Layouts eines Berichts
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Ändern des Layouts oder der Darstellung eines Berichts. Sie können diese Methoden einzeln oder in Kombination verwenden. die Reihenfolge der Änderungen, die Sie vornehmen, spielt keine Rolle.

• Verwenden des Bereichs "Bericht anpassen"    Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Layout auf eine der Optionen, um den Bereich Bericht anpassenzu öffnen:
  
  • Wählen Sie Spalte aus. Wenn Sie ändern möchten, welche Spalten angezeigt werden, klicken Sie auf diese Schaltfläche, und klicken Sie dann auf das Pluszeichen ( + ), um die Liste zu erweitern und alle darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Die verfügbaren Optionen variieren je nach dem zu ändernden Bericht. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die Sie anzeigen möchten, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Elemente, die nicht im Bericht angezeigt werden sollen.
    
    
  • Kopf-und Fußzeile. Wenn Sie dem Bericht eine Kopf-oder Fußzeile hinzufügen oder dem Bericht Notizen hinzufügen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen, und geben Sie Informationen zu den Spalten ein, die angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Spalten, die nicht im Bericht angezeigt werden sollen.
    
    
  • Schriftarten. Wenn Sie ändern möchten, wie Schriftarten und Zahlen angezeigt werden, klicken Sie auf Schriftarten. Klicken Sie auf die Optionen, die Sie ändern möchten, und aktualisieren Sie Sie nach Bedarf. Sie können die Schriftart im Berichtstext, auf den Etiketten für Zeilen und Spalten sowie in den numerischen Feldern für Gesamt-und Teilergebnisse ändern.
    
    
• Verwenden der Steuerelemente "Sortieren und Filtern"     Führen Sie im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern eine der folgenden Aktionen aus:
  
  • Filter. Sie können die im Bericht angezeigten Ergebnisse einschränken, indem Sie den Bericht filtern. Informationen zum Filtern eines Berichts finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.
    
    
  • Aufsteigend oder Absteigend. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen, um die Sortierreihenfolge von Datensätzen im Bericht zu ändern. Listen werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge basierend auf dem Primärfeld im Bericht sortiert. In dem Bericht mit dem Titel "Geschäftskontakte nach Konto" wird die Liste zunächst nach dem Kontonamen sortiert. Unter dem Kontonamen wird jeder Geschäftskontakt, der mit einem Konto verknüpft ist, in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
    
    Tipp: Namen werden durch die Informationen im Feld Vollständiger Name angezeigt. Wenn Sie Titel in den vollständigen Namen einbeziehen, werden die Titel in der Sortierung berücksichtigt. Der vollständige Name SR. Carlos Lacerda wird beispielsweise unter S aufgelistet.
    
    
• Neuanordnen von Spalten     Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten in einem Bericht ändern möchten, klicken Sie einfach auf einen Spaltennamen, und ziehen Sie ihn dann an die gewünschte Position.
  
  
• Sortieren von Elementen in einem sekundären Datenfeld    Wenn Sie die Reihenfolge von Text oder Zahlen in einem sekundären Feld umkehren möchten, klicken Sie auf den Namen des Felds im Bericht. So können Sie beispielsweise im Bericht " Geschäftskontakte nach Konto" auf den Namen der Spalte "Geschäfts Kontakt " klicken, um die Namen der aufgelisteten Geschäftskontakte unter jedem Kontonamen in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge neu zu sortieren. Klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Wenn Sie auf den Spaltennamen Address-ZIP klicken, wird die Liste der Geschäftskontakte unter jedem Kontonamen in umgekehrter numerischer Reihenfolge zurückgegriffen.
  
  
• Reduzieren oder Erweitern von Gruppen in einem sekundären Datenfeld     Klicken Sie auf das-(minus - ) Zeichen in einer beliebigen Zeile des Berichts, um alle untergeordneten Elemente zu reduzieren und nur die erste Zeile des Berichts Eintrags anzuzeigen. So können Sie beispielsweise im Bericht " Geschäftskontakte nach Konto" auf das-(minus-) Zeichen mit einem Kontonamen klicken, um die Liste der verknüpften Geschäftskontakte auszublenden. Um anzugeben, dass eine Liste reduziert ist, ändert sich das-(minus -)- Zeichen in ein Pluszeichen ( + ). Dieses Feature kann hilfreich sein, um die Größe und Komplexität des Berichts zu verringern. Klicken Sie zum Erweitern einer Gruppe auf das Pluszeichen + .
  
  

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Ändern eines Berichts, um ihn nützlicher zu gestalten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Berichte ändern können, damit Sie für sich selbst oder Kollegen nützlicher sind.

• Filtern von Ergebnissen    Verwenden Sie nach dem Öffnen eines Berichts die einfachen und erweiterten Filter, um bestimmte Datensätze aus dem Bericht auszuschließen. Das Filtern von Berichtsergebnissen kann für eine Vielzahl von Aufgaben hilfreich sein. Ein Bericht zu Leads, der nach Standort gefiltert wird, ist beispielsweise eine hervorragende Grundlage für eine Direktsendungsmarketingkampagne zu einem Ereignis, das Sie im Bereich planen. Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.
  
  
• Ändern der Darstellung    Aktualisieren der Darstellungsweise ihrer Berichte mit den Informationen unter Ändern des Layouts eines Berichts
  
  
• Daten Anpassungen    Bevor Sie einen Bericht sogar öffnen, können Sie wichtige Änderungen an ihm vornehmen, mit Anpassungen wie benutzerdefinierte Felder oder Änderungen an den Standardeinträgen in verschiedenen Listen. Fügen Sie dem Lead- Formular benutzerdefinierte Felder hinzu, um beispielsweise die benötigten branchenspezifischen Informationen zu erfassen und daraus Berichte zu erstellen. Ändern Sie die in einer Liste verfügbaren Optionen, und diese Optionen werden in Ihrem nächsten Bericht zu Spalten mit Daten.
  
  

Hinweis: Wenn ein benutzerdefiniertes Feld, das Sie einem Bericht hinzugefügt haben, aus Ihrem Business Contact Manager-Datenbank gelöscht wird, werden die Informationen aus dem gelöschten Feld im gespeicherten Bericht nicht angezeigt. Wenn Sie einen Bericht mit den Informationen nach Excel exportieren, bevor das Feld gelöscht wird, sind diese Berichte nicht betroffen.

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Korrigieren von Datenfehlern in einem Bericht
Wenn Sie einen Bericht überprüfen, können Sie Fehler erkennen, die Sie korrigieren möchten. So können Sie beispielsweise sehen, dass einem Geschäftskontakt das falsche Konto zugeordnet wurde. Diese Art von Fehler kann im Bericht nicht korrigiert werden, muss aber in den einzelnen Datensätzen korrigiert werden.

Um den Fehler in diesem Beispiel zu beheben, öffnen Sie den Geschäftskontaktdatensatz, und geben Sie auf der Seite Allgemein des Datensatzes im Feld verknüpfte Konto das richtige Konto ein. Wenn Sie dann zurück zum Bericht wechseln und in der Gruppe Aktionen auf Aktualisierenklicken, wird der Bericht korrekt sein.

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Speichern, aktualisieren oder Drucken eines geöffneten Berichts
Nachdem Sie einen Bericht überprüft haben, möchten Sie möglicherweise alle Änderungen, die Sie an ihm vorgenommen haben, speichern, die Daten aktualisieren oder den Bericht drucken. Beginnen Sie mit einem geöffneten Bericht, um eine dieser Aktionen abzuschließen.

Speichern eines geänderten Berichts
Es ist nicht erforderlich, einen Bericht zu speichern, den Sie nicht geändert haben, da er über die Registerkarte Berichte im Menüband verfügbar ist. Gespeicherte Berichte werden in der Business Contact Manager für Outlook-Datenbank gespeichert.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte , klicken Sie dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, um ihn zu öffnen.
   
   
2. Passen Sie den Bericht an, wie unter Öffnen und Ändern eines Berichtsbeschrieben.
   
   
3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Speichernunter.
   
   
4. Geben Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Speichern unter einen Namen für den Bericht ein, und klicken Sie dann auf OK.
   
   

Klicken Sie auf gespeicherte Berichte, um einen benutzerdefinierten Bericht zu öffnen.

Tipp: Der Bericht wird in der gleichen Kategorie wie der Bericht gespeichert, den Sie zum Erstellen des gespeicherten Berichts geändert haben.

Aktualisieren von Daten in einem Bericht
Wenn Sie einen gespeicherten Bericht öffnen, werden die Berichtsdaten aktualisiert. Sie können es auch nach Bedarf aktualisieren.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte , klicken Sie dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, um ihn zu öffnen.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren.
   
   

Drucken eines Berichts

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte , klicken Sie dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, um ihn zu öffnen.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Drucken.
   
   

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Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht
Sie können in den meisten Berichten in Business Contact Manager für Outlook und in den benutzerdefinierten Berichten, die Sie aus einem Bericht erstellt haben, ein Diagramm erstellen. Berichte, die in einem Diagramm Formular angezeigt werden können, zeigen im Menüband die Schaltfläche "Aktives Diagramm" (

) an. Berichte, die keine Daten enthalten, können nicht als Diagramme angezeigt werden.

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Diagramm anzeigen möchten.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Diagramm. Wenn ein Diagramm zu breit ist, um auf dem Bildschirm angezeigt zu werden, wird unterhalb des Diagramms eine horizontale Bildlaufleiste angezeigt.
   
   Tipp: Wenn Sie komplexere Diagramme erstellen möchten, exportieren Sie die Berichtsdaten nach Excel, und verwenden Sie das Programm, um Ihr Diagramm zu erstellen. Weitere Informationen zum Exportieren von Berichtsdaten nach Excel finden Sie unter Exportieren eines Berichts nach Excel oder in ein anderes Programm zur Analyse.
   
   

1. Verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe " Diagramm " im Menüband, um Ihre Diagramme anzupassen.
   
   
2. Bezeichnungen     Klicken Sie auf Beschriftungen , um Achsentitel und eine Legendehinzuzufügen oder zu entfernen.
   
   
3. Werte     Klicken Sie auf Werte , um die im Bericht angezeigten Daten auszuwählen. Im Diagramm für Verkaufschancen nach Quellekönnen Sie beispielsweise die Anzahl der Verkaufschancen    oder Umsatz Daten anzeigen.
   
   
4. Realistisch     und Summe    aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, wenn im Diagramm die tatsächlichen Umsätze, die erwarteten Umsätze oder beides angezeigt werden sollen.
   
   Hinweis: Diese Kontrollkästchen stehen in keinem Diagramm zur Verfügung.
   
   

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Exportieren eines Berichts in Excel oder ein anderes Programm zur Analyse
Sie können einen Business Contact Manager für Outlook Bericht problemlos in Microsoft Excel oder ein anderes Programm exportieren, um eine genauere Analyse zu erhalten. Wenn Sie die Berichtsdaten in ein anderes Programm als Excel exportieren möchten, müssen Sie zunächst die Daten nach Excel exportieren. In Excel können Sie die Daten dann in einem Dateiformat speichern, das das andere Programm öffnen kann. Beispielsweise kann eine Excel-Datei, die im CSV-Dateiformat (Comma Separated Value) gespeichert ist, in einer Vielzahl von Programmen geöffnet werden.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Speichern des Berichts als Excel-Datei auf Ihrem Computer    

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie in Excel exportieren möchten.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf nach Excel exportieren. Der Bericht wird in Excel geöffnet.
   
   
3. Klicken Sie in Excel auf die Schaltfläche Speichern , um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen. Wählen Sie aus mehr als 20 Dateiformaten aus, um den Bericht zu speichern.
   
   

Senden eines e-Mail-Berichts als Excel-Dateianlage    

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als e-Mail-Anlage senden möchten.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf als e-Mail senden. Ein Outlook-e-Mail-Nachrichtenformular wird geöffnet, und der Bericht wird als Excel-Datei (XLSX-Format) angefügt.
   
   
3. Füllen Sie die Felder an und Betreffzeilen aus, geben Sie eine Nachricht ein (optional), und klicken Sie dann auf senden.
   
   

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Starten einer Marketingaktivität aus einem Bericht
Sie können einen Bericht mit den Adressen, Telefonnummern oder e-Mail-Adressen von Firmen, Geschäftskontakten oder Leads verwenden, um eine Marketingaktivität in Business Contact Manager für Outlook zu starten.

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Grundlage für eine Marketingaktivität verwenden möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf STRG + A, um alle Datensätze in der Liste hervorzuheben.
   
   
3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Kommunikation auf neue Anrufliste, Massen-e-Mailoder Direktsendungs Druck, und klicken Sie dann auf alle Empfänger oder auf ausgewählte Empfänger.
   
   
4. Erstellen Sie im daraufhin geöffneten Marketing Aktivitätsformular die Empfängerliste für die Aktivität und den Inhalt.
   
   Informationen zum Erstellen einer Anrufliste finden Sie unter Erstellen und Verwenden von Anruflisten in Business Contact Manager. Informationen zum Erstellen weiterer Marketingaktivitäten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.
   
   

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Öffnen eines Berichts aus einer Minianwendung
Klicken Sie zum Öffnen eines Berichts aus einem Gadget auf das Symbol "Bericht" im Gadget. Aus Gadgets geöffnete Berichte Verhalten sich genauso wie Berichte, die über das Menüband geöffnet werden.

Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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Anzeigen der Liste der Standardberichte
Die folgende Liste der in Business Contact Manager für Outlook verfügbaren Standardberichte ist nach Datensatztyp geordnet.

Tipp: Die meisten Berichte können in ein Diagramm konvertiert werden, wie unter Erstellen eines Diagramms aus einem Berichtbeschrieben.

Kontoberichte    

• Konten nach zugewiesen an
  
  
• Konten nach Ort
  
  
• Konten nach Bundesland/Kanton
  
  
• Konten nach Postleitzahl
  
  
• Konten nach Gebiet
  
  
• Konten nach Kategorie
  
  
• Konten nach Bewertung
  
  
• Konten nach Zahlungs Status
  
  
• Konten nach Quelle
  
  
• Zusammenfassung der Kontoaktivität
  
  
• Aktivität nach Konto
  
  
• Vernachlässigte Konten
  
  
• Liste der schnell Konten
  
  

Geschäftskontakt Berichte    

• Geschäftskontakte nach Konto
  
  
• Geschäftskontakte nach zugewiesen an
  
  
• Geschäftskontakte nach Stadt
  
  
• Geschäftskontakte nach Bundesland/Kanton
  
  
• Geschäftskontakte nach Postleitzahl
  
  
• Geschäftskontakte nach Kategorie
  
  
• Geschäftskontakte nach Bewertung
  
  
• Geschäftskontakte nach Zahlungs Status
  
  
• Geschäftskontakte nach Quelle
  
  
• Geschäftskontakte nach Anniversary
  
  
• Geschäftskontakte nach Geburtstag
  
  
• Zusammenfassung der Geschäftskontakt Aktivität
  
  
• Aktivität nach Geschäftskontakt
  
  
• Vernachlässigte Geschäftskontakte
  
  
• Schnell Geschäfts-Kontaktliste
  
  

Lead Berichte

• Leads nach zugewiesen an
  
  
• Leads nach "zugewiesen an" und "Bewertung"
  
  
• Leads nach Punktzahl
  
  

Verkaufschancenberichte

• Verkaufschancen nach Produkt oder Service Artikel
  
  
• Verkaufschancen nach zugewiesen an
  
  
• Verkaufschancen nach Quelle
  
  
• Verkaufschancen nach Konto
  
  
• Verkaufschancen nach Geschäftskontakt
  
  
• Überfällige Verkaufschancen
  
  
• Verkaufstrichter
  
  
• Vertriebs Pipeline
  
  
• Aktivität nach Verkaufschance
  
  

Andere Verkaufsberichte

• Top-Kunden nach Umsatz: Konten
  
  
• Top-Kunden nach Umsatz: Geschäftskontakte
  
  
• Top-Produkte: Best Seller-Produkte
  
  
• Top-Produkte: die profitabelsten Produkte
  
  
• Top-Produkte: Produkte mit höchsten Margen
  
  
• Top-Referrer: nach Lead-Lautstärke
  
  
• Top-Referrer: nach Gesamtumsatz
  
  
• Ruhende Kunden: in den letzten 30 Tagen
  
  
• Ruhende Kunden: in den letzten 90 Tagen
  
  
• Ruhende Kunden: in den letzten 180 Tagen
  
  
• Ruhende Kunden: in den letzten 365 Tagen
  
  

Marketing Berichte

• Geschäftschancen nach Marketingaktivität
  
  
• Geschäftskontakte nach Marketingaktivität
  
  
• Firmen nach Marketingaktivität
  
  
• Marketingaktivitäten nach Kampagne
  
  
• Marketingaktivitäten nach Typ
  
  
• Telefonprotokolle nach Anrufliste
  
  

Geschäftsprojekt Berichte

• Geschäftsprojekte – alle
  
  
• Geschäftsprojekte – als nächstes fällig
  
  
• Geschäftsprojekte – überfällig
  
  
• Geschäftsprojekte nach Status
  
  
• Geschäftsprojekte nach Fälligkeitsdatum
  
  
• Geschäftsprojekte nach zugewiesen an
  
  
• Geschäftsprojekte nach Typ
  
  
• Geschäftsprojekte nach Priorität
  
  
• Geschäftsprojekte nach Konto
  
  
• Geschäftsprojekte nach Geschäftskontakt
  
  
• Projektaufgaben – alle
  
  
• Projektaufgaben – nächstes Fälligkeitstermin
  
  
• Projektaufgaben – überfällig
  
  
• Projektaufgaben nach Projekt
  
  
• Projektaufgaben nach zugewiesen an
  
  

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