Office: Vorlage erstellen

Hallo zusammen,

ich wollte mal für ein Dokument (ein Informationsblatt für Kunden), dass ich beruflich fast täglich erstelle, eine Vorlage erstellen, wo möglichst viel automatisiert importiert werden soll und v.a. keine Formatierungen angepasst werden müssen. Das Dokument enthält viele Textfelder, deren Formatierung jedoch immer gleich sein soll und wird letztlich auf einen Vordruck ausgedruckt.

Das Dokument sollte folgende Bausteine beinhalten:

1. Platzhalter-Textfelder an bestimmten Positionen
2. Platzhalter-Textfelder mit Dropdown-Menü (Die Texte zur Auswahl z. B. aus Excel-Tabelle importieren)
3. Platzhalter für 1 von 10 verschiedenen Bildern (am Besten auch mittels Dropdown, etc.)
4. Ein Platzhalter soll auch das Wetter mit Symbol anzeigen. Ich kann es mir zwar kaum vorstellen aber ich lerne fast täglich neue beeindruckende Funktionen von Word dazu und vielleicht gibt es ja im Office-Universum so ein Feature: Und zwar, dass man das Symbol und die Gradzahl sowie ob es regnerisch, bewölkt, etc. wird, automatisch aus Internet-Daten importieren und täglich aktualisieren kann. Das wäre ein Traum!!

Die Vorlage wird außerdem täglich vom Deutschen ins Englische übersetzt. Fällt euch da was ein, wie man das auch möglichst vereinfachen kann?

Ich würde mich extrem freuen, wenn mir jemand dahingehend ein paar Tipps geben kann, weil ich mich mit Vorlagen überhaupt nicht auskenne und dadurch eine tägliche Arbeitsersparnis von mindestens 1 Stunde hätte.

Liebe Grüße und besten Dank

Elias

 

Hallo Elias,

ich nehm an, dass dir klar ist, dass du natürlich eine echte Word-Dokumentvorlage (*.dotx oder *.dotm) erstellen musst. Zu allem anderen hab ich Fragen, die für weitere Tipps wichtig sind:

"... möglichst viel automatisiert importiert werden ... z.B. aus Excel-Tabelle"
Wenn du von Excel was in Dropdowns importieren willst, wirst du um VBA nicht rumkommen. Ist das bei euch erlaubt bzw. erwünscht? Hast du da Kenntnisse? Oft kann aber auch ein Serienbrief eine gute makrofreie Alternative bieten. Kommt halt drauf an, was du importieren willst.

"...keine Formatierungen angepasst werden müssen"
da seh ich erstmal gar kein Problem, es sei denn, es geht um irgendwelche exotischen Sachen. Woran denkst du da zum Beispiel?

"Platzhalter-Textfelder"
Was meinst du damit genau? Schau dir das angehängte Dokument an, dann weißt du, was ich wissen will.

"Platzhalter-Textfelder mit Dropdown-Menü"
dito

"Platzhalter für 1 von 10 verschiedenen Bildern"
Das hab ich so verstanden, dass nicht dein Kunde ein Bild auswählen soll, sondern du wählst aus, welches du ihm schickst. Dafür wäre das Bildinhaltssteuerelement geeignet.

Das angehängte Dokument soll es dir die Wahl der geeignetsten Steuerelemente erleichtern. Wenn danach noch Fragen offen sind, erstelle bitte ein Musterdokument (anonymisiert und abgespeckt), anhand dessen du weitere Fragen illustrieren kannst.

Was das Übersetzen betrifft, hat mein Word 2019 unter der Registerkarte Überprüfen > Sprache >Übersetzen eine Verbindung zu einem Microsoft Translator eingebaut. Ob der in zufriedenstellender, v.a. Business- Qualität übersetzt, kann ich nicht beurteilen. Das wird auch viel vom Inhalt des Dokuments abhängen.

Es würde mich nicht wundern, wenn man in Word auch eine Wetter-App verlinken kann. Dazu weiß ich aber nichts. Als Windows-Pc- und Mobiltelefonbesitzer bin ich von Wetter-Apps in ausreichender Anzahl umzingelt.

 

Hallo Gerhard,

erstmal vielen Dank für deine ausführliche Antwort.

Was ist denn VBA? Ich kann recht gut mit PCs und Office, also mit YouTube Tutorials etc. sollte ich da schon was schaffen...
Mit Platzhalter-Text meine ich, dass ich irgendwo einen Platzhalter habe in der Vorlage und dann wenn ich ein Dokument erstelle, Text in den Platzhalter reinschreiben kann.

Und ich kann kein Dokument im Anhang finden?!

Liebe Grüße und nochmals vielen Dank!

Elias

 

"Und ich kann kein Dokument im Anhang finden?!"
Das ist kein Wunder. Aber jetzt!

VBA ist die Programmiersprache von Office. Der Überblick hier ist zwar für Excel, aber fürs erste macht das ja keinen Unterschied: Excel VBA ganz einfach erklärt | Excelhero Aber wenn du so fragen musst, wären makrofreie (Teil-)Lösungen wohl eher geeignet.