Office: (Office 365) Navigationsbereich - Anzeige modifizierbar und Ergebnisse weit

Hallo,
wenn ich im Navigationsbereich auf den Reiter "Ergebnisse" klicke, zeigt Word mir die Fundstellen in ihrem Kontext. Ich würde mir da etwas mehr angezeigten Kontext wünschen, damit ich gleich sehe, ob ich die richtige Stelle gefunden habe.
1. Kann man irgendwie einstellen, wie viele Zeichen Kontext im Navigationsbereich angezeigt werden?
2. Weiß jemand, wie Word den anzuzeigenden Kontext auswählt? Ich habe gesehen, dass z.B. sehr kurze Absätze komplett angezeigt werden - egal wo das Suchwort steht. Kann man irgendwo die weiteren "Logiken" nachlesen? Das selbe gilt für Begrenzungen, z.B. kommt manchmal die Meldung, es gäbe zu viele Fundstellen. Was ist die Grenze?
3. Optimal wäre es, wenn man das Ergebnis (also Fundstellen mit ihrem Kontext) aus dem Navigationsbereich herauskopieren könnte. Gibt es dazu irgendeinen Trick?
Vielen Dank für jede Idee!
Frank

 

Hallo Franky,

ich weiß zwar auf keine deiner Fragen eine direkte Antwort, aber ich habe den Verdacht, dass du mit Start > Suchen > Erweiterte Suche besser bedient sein könntest.

Beispiele:
Mit diesem Suchstring ?????Backup????? (Platzhaltersuche verwenden) könntest du dir das Suchwort BackUp mit je 5 Zeichen davor und danach anzeigen lassen.

Mit Backup*^13 (ebenfalls Platzhaltersuche) könntest du den Bereich beginnend vom Suchwort bis zum nächsten Absatz zeigen lassen.

Diese Fundstellen kannst du dir via Schaltfläche Suchen in Hauptdokument automatisch markieren lassen, und sie dann bequem rauskopieren.

Wenn du mal ein bisschen mehr über deine "Suchbedürfnisse" erzählst, kann man vielleicht noch genauere Tipps geben.

 

Ergänzend zu Gerhard, dessen Vorschlägen ich voll zustimme, noch etwas zur Nebenfrage, wie man die Kontextergebnisse auslesen kann.
Die PowerToys haben ein Textextraktor-Modul, mit denen jeder am Bildschirm gezeigte Text per OCR ausgelesen werden kann.

 

Hört sich jetzt unqualifiziert an, aber der Navigationsbereich ist so nützlich wie ein Kropf. Die altmodische Suche bringt dich direkt in den Text und von dort kannst du fröhlich markieren und kopieren. Strg+h statt f und dann zum Suchreiter wechseln. Da findest du auch die erweiterte Suche.

 

Hallo,
herzlichen Dank für eure Antworten! Ich kenne die erweiterte Suche und nutze sie i.d.R. auch. Es gibt aber spezielle Herausforderungen, wo ich den Navigationsbereich durchaus nützlich finde. Ein Beispiel: Ich habe 20 Fundstellen eines bestimmten Wortes in einem langen Text. Nur eine davon ist die gesuchte, die ich direkt an ihrem Kontext erkenne. Mit der erweiterten Suche muss ich mir jede Fundstelle anschauen - im Navigationsbereich sehe ich die gesuchte direkt auf einen Blick.
@Gerhard H Mir ist nicht klar, wie ich das mit der alten Suche simulieren soll. Der Einsatz von Platzhalterzeichen hat doch nur den Effekt, dass mir dann eine größere Fundstelle markiert wird. Ich muss trotzdem noch alle sequentiell ansteuern - oder habe ich das falsch verstanden?
@G.O.Tuhls, vielen Dank, die guten alten PowerToys gibt es also noch und sie haben nachgelegt... zumindest hatte ich das bislang nicht mitbekommen.
Es gab mal eine ähnliche Anforderung: Auch ein "Word-Ergebnis" - vom Word Thesaurus - was nicht kopierbar war. Mit "Bordmitteln" war es nicht möglich, an die gesamten Ergebnisse heranzukommen (nur einzeln). Mit einem Makro hat es dann jemand hinbekommen. Deshalb hatte ich die Hoffnung, dass dieses Problem auch schon einmal gelöst wurde und ich es einfach nicht finde.

Zum Suchbedürfnis: Es geht immer noch um die Herausforderung "Tagging". Die Lösung über TC-Felder funktioniert zwar, ist aber in der Handhabung doch aufwändig. Ich hatte dann die Idee, die "Tags" einfach als einmalige Kürzel wie zzy direkt in den Text zu schreiben und dann eben die Suche in der beschriebenen Form zu nutzen, um die Fundstellen mit Kontext im Überblick zu sehen. Das wäre noch praktischer, wenn ich die eingangs genannten Punke lösen könnte :-)
Viele Grüße
Frank

 

Hallo Franky,

meine Antwort war ein bisschen ins Blaue hinein.

"Der Einsatz von Platzhalterzeichen hat doch nur den Effekt, dass mir dann eine größere Fundstelle markiert wird"
Genau das hielt ich für die Aufgabe: Dass du die Fundstelle so erweiterst, dass der "Kontext" mitkommt, und du entscheiden kannst, welche Fundstelle die "richtige" ist. Ob das praktikabel ist, hängt natürlich entscheidend davon ab, was als Kontext zu definieren ist.

Die erweiterten Fundstellen würdest du jedenfalls per Option Suchen in Hauptdokument alle auf einen Schlag markiert kriegen und könntest sie dann per Makro sequentiell weiterverarbeiten. Aber auch hier seh ich nicht klar, was genau du erreichen willst. Das ging mir übrigens auch mit deinem Thread mit den Verzeichniseintragsfeldern so.

Kannst du vielleicht mal ein konkretes Beispiel machen, dem man ansieht, was man unter Kontext verstehen soll und was für Endergebnis du anstrebst? Am besten gleich als Word-Dokument.

Die gefundenen "richtigen" Fundstellen zu taggen und mit einer Zeichenformatvorlage zu versehen halt ich für die leichteste Übung aus dem ganzen Vorhaben, und könnte möglicherweise gleich beim Suchen miterledigt werden, z.B. so:
Suchen nach: Dein Suchwort
Ersetzen durch: xxx^&xxx
Wobei ^& die Wiederholung der Fundstelle wäre.

 

Dachte du wolltest die Tags beim Schreiben hinzufügen? Ich hatte mal ein ähnliches Problem und mit Kommentaren gearbeitet die ich dann in in ein Glossar umgewandelt hatte.
Deine Aufgabe ist mit Arbeit verbunden, egal wie du das angehst.
Soweit mir bekannt kann man mit VBA nicht auf den Navigationsbereich zugreifen.

 

Hallo Gerhard,
noch einmal kurz zum Ziel der Übung: Ich schreibe einen Text und während des Schreibens kommt mir der Gedanke, dass ich bei einem Satz noch einmal bei Kollege Peter nachfragen möchte. Später schreibe ich dann einen anderen Satz zu dem ich Peter und Heike fragen möchte. Dann möchte ich direkt beim Schreiben Satz 1 mit "Peter" und Satz 2 mit "Peter", "Heike" taggen. Sitze ich dann mal bei Peter, möchte ich auf einen Blick sehen, was alles mit "Peter" getaggt ist und dann die Fragen stellen.
Bislang habe ich das mit Links im Dokument erreicht, was aber etwas umständlich ist und das Dokument gefühlt immer langsamer und "schwerer" macht. Mit TC-Feldern geht es super: Unter der Überschrift "Peter" ist dann das Inhaltsverzeichnis was ich einfach aktualisiere, wenn zu Peter gehe. Alternativ lasse ich mir das Inhaltsverzeichnis aus einer FV "Peter" erstellen - geht auch und hat den Vorteil, dass ich über die Gestaltung der FV gleich im Text sehe, was für Peter getaggt ist. Ein Nachteil ist, dass dann der Bezug immer ein ganzer Absatz sein muss (TOC geht wohl nur mit Absatz FV). Zuletzt kam mir dann die Idee mit der Suchfunktion, weil ich da ja Kontext sehen kann und somit ein eindeutiges Kürzel im Text ausreichen sollte. Das probiere ich nun erstmal in der Praxis aus...
Vielen Dank für deine Mühe und deine Inspirationen!
Viele Grüße
Frank

 

ja, genau.

aha, eine ganz neue Idee. Mit Kommentaren habe ich noch nie etwas gemacht. Wie aber geht dann der Weg vom Kommentar zum Glossar?
Viele Grüße
Frank

 

Hallo Franky,

nachdem ich jetzt die Anforderungen ein bisschen besser verstanden habe, hätt ich vielleicht auch noch eine ganz neue Idee, nämlich eine Ein-Klick-Lösung per Makro.

Voraussetzung dafür ist, dass du die zukünftigen Fundstellen nicht mit Tags versiehst, sondern gleich mit einer Zeichenformatvorlage. Das Makro versieht dann diese Fundstellen mit Textmarken und erstellt eine Liste der Querverweise darauf.

Da die Liste der Querverweise jeweils temporär erstellt werden kann (d.h., bevor du zu Peter gehst, lässt du dir eine Liste für Peter erstellen, bevor du zu Mia gehst, machst du eine neue Liste für Mia), wird das Dokument nicht aufgebläht.

Nun hab ich leider keine Ahnung, ob VBA überhaupt in Betracht kommt, und wenn, ob du es so brauchen kannst. Auf jeden Fall war es für mich eine nette Denksportaufgabe.

Ein gezipptes Musterdokument mit den unten gezeigten Makros drin häng ich an. Zum Testen auf alle Fälle mit der Sub haupt() starten!

Code:

Option Explicit

Sub haupt()
Call bereinigen
Call MachBookmarks
Call machQuerverweise
End Sub

Private Sub bereinigen()
Dim i As Long, alleFelder As Long

With ActiveDocument
    'alle Querverweise löschen
    alleFelder = .Fields.Count
    For i = .Fields.Count To 1 Step -1
        If .Fields(i).Type = wdFieldRef Then
            If InStr(.Fields(i).Code, "xx") > 0 Then
                .Fields(i).Select
                Selection.Paragraphs(1).Range.Delete
            End If
        End If
        alleFelder = .Fields.Count
    Next i
    'alle Textmarken löschen
    For i = .Bookmarks.Count To 1 Step -1
        If Left(.Bookmarks(i).Name, 2) = "xx" Then
            .Bookmarks(i).Delete
        End If
    Next i
   
End With
End Sub
Private Sub MachBookmarks()
Dim suchbereich As Range, suchbegriff As String
Dim bm As Bookmark, bmName As String
Dim i As Long

'einen Suchbegriff auswählen
suchbegriff = InputBox("Welchen Begriff suchen?", , "Peter")

'Dokument nach Textstellen mit der Zeichenformatvorlage ZFVrot durchsuchen...
Set suchbereich = ActiveDocument.Range
    With suchbereich.Find
        .Style = "ZFVrot"
            Do While .Execute
             
               'wenn so eine Textstelle den Suchbegriff enthält..
               If .Parent = suchbegriff Then
                    i = i + 1
                    'dann eine Textmarke drum rum erstellen.
                    ActiveDocument.Bookmarks.Add Name:="xx" & suchbegriff & i, Range:=.Parent
                End If
            Loop
    End With

End Sub

Private Sub machQuerverweise()
Dim alleBM As Variant, bmName As Variant
Dim einfuegeBereich As Range
Dim i As Long

'Liste der Textmarken erstellen
Set einfuegeBereich = ActiveDocument.Paragraphs.Last.Range
alleBM = ActiveDocument.GetCrossReferenceItems(wdRefTypeBookmark)
ActiveDocument.Range.InsertAfter vbLf

    'für jede Textmarke einen Querverweis basteln und am Dokumentende anfügen
    For i = 1 To UBound(alleBM)
        bmName = alleBM(i)
       
        With einfuegeBereich
            .InsertCrossReference _
            referenceType:=wdRefTypeBookmark, ReferenceKind:=wdContentText, ReferenceItem:=bmName, insertashyperlink:=True
            .Collapse direction:=wdCollapseEnd
           
            .InsertAfter vbTab & "auf Seite "
            .Collapse direction:=wdCollapseEnd
           
            .InsertCrossReference _
            referenceType:=wdRefTypeBookmark, ReferenceKind:=wdPageNumber, ReferenceItem:=bmName, insertashyperlink:=True
            ActiveDocument.Range.InsertAfter vbLf
            Set einfuegeBereich = ActiveDocument.Paragraphs.Last.Range
           
        End With
    Next i

End Sub

 

Das läuft dann über ein Makro. ich hab das 2015 oder 2017 gemacht, bin aber dann zum Setzen von Dokumenten zu LaTeX gewechselt, da musste ich dann dort wieder ähnlich tricksen.
Aber zu deinem Thema.
Ich hab das Makro laufen lassen nachdem ich alle Kommentare drin hatte. Wichtig ist, dass die Kommentare so eingefügt werden, dass vorher das ganze Wort markiert wird. Also nicht ins Wort einfach reinklicken sondern mit einem Doppelklick markieren. Dann lässt man das laufen. Am Ende kommt eine Zusammenstellung der Kommentare untereinander mit jeweils vorneweg die Seitenzahl.
Als Überschrift habe ich, im Code nicht schwer zu finden, "Glossar" eingefügt.
Das sind dann echte Endnoten, d.h. du klickst drauf und sie bringen dich zum Begriff. Der muss allerdings im Kommentar stehen. Also, es wird alles eingetragen, was im Kommentar drin steht. (das kann man auch noch automatisieren, allerdings hab ich das hier nicht gebraucht, drum ist das nicht drin. Hab ja handgefertigte Kommentare eingebaut) Fieserweise wollte ich im Text keine Zeichen drin haben, drum habe ich ein Nullbreites Leerzeichen genommen. :)
Das ist da, wird aber im Druck nicht gesehen.
Schau dir das einfach mal an.

Code:

Option Explicit



Sub ent()

Dim d1 As Document: Set d1 = ActiveDocument
Dim strBoMaNa As String, lngX As Long, lngTrub As Long, lngVgl As Long, dic As Object
Dim Kommentar As Comment, strEl As String, BMelk As Bookmarks, oi As Range, rngHint As Range, i As Long

For Each Kommentar In d1.Comments
  d1.Endnotes.Add Range:=Kommentar.Scope, Reference:=ChrW(8203), Text:=Kommentar.Range.Text
  lngTrub = d1.Bookmarks.Count    'Textmarken zählen
  lngVgl = Kommentar.Scope.Information(wdFirstCharacterLineNumber)
  strBoMaNa = "sx" & lngVgl & "x" & lngTrub + 1  'Namen für neue Textmarke bilden
   Set rngHint = d1.Range(Kommentar.Scope.End, Kommentar.Scope.End + 1)
   rngHint.Bookmarks.Add (strBoMaNa)
  Kommentar.Delete
  Next
Set rngHint = Nothing
'#### hier wird der Endnotenstrich durch "Glossar" ersetzt
If d1.Endnotes.Count > 0 Then

    Set rngHint = d1.Endnotes.Separator
    rngHint.Text = "Glossar" & vbCrLf
    Set rngHint = d1.Endnotes.ContinuationSeparator
    rngHint.Text = ""
    Set rngHint = d1.Endnotes.ContinuationNotice
    rngHint.Text = ""
End If
Set rngHint = Nothing
Set dic = CreateObject("scripting.Dictionary")
  For i = 1 To d1.Endnotes.Count
   lngX = d1.Endnotes(i).Reference.Information(wdActiveEndAdjustedPageNumber)
   Set BMelk = d1.Endnotes(i).Reference.Bookmarks
   strEl = BMelk(1).Name
    If dic.Exists(lngX) Then   'hier findet die Abfrage statt, ob das Element in dem dic schon drin ist
    
    Else
    dic.Add lngX, strEl
     Set oi = d1.Endnotes(i).Range
     oi.Collapse (wdCollapseStart)
     oi.Move unit:=wdCharacter, Count:=-1
      With oi
      .InsertBefore ": " & Chr(13)
      .Fields.Add Range:=oi, Type:=wdFieldEmpty, Text:= _
            "PAGEREF " & strEl & " ", PreserveFormatting:=False
      .Collapse (wdCollapseStart)
      .InsertBefore "Seite "
     End With

    End If
  Next i
Set BMelk = Nothing
Set oi = Nothing
Set dic = Nothing
Set d1 = Nothing

End Sub

 

Das ist wirklich eine sehr kluge Idee - das Doc ist nämlich jetzt schon grenzwertig langsam (trotz 48 Gb RAM, aktueller Prozessor...)

ja, das geht definitiv - nur irgendwelche selbst gefundenen Makros aus undurchsichtigen Quellen sind verboten.

Ganz herzlichen Dank für deine Mühe - da muss ich nun erstmal gründlich testen, bevor ich es auf das "große Dokument" loslasse. Ich bin selber gar nicht fit in VBA und habe einfach Angst, dass irgendetwas verändert wird, wo ich die Auswirkungen nicht überblicke und ggf. erst in Wochen merke. Es sind ja viele Word-Features aktuell schon im Einsatz und da wäre es beispielsweise fatal, wenn der Code "alle Textmarken" (also auch die aktuell schon vorhandenen) löschen würde.
Da man einem Text ja nur eine Zeichenformatvorlage zuweisen kann, müsste man für die Herausforderung "Satz 2 mit "Peter", "Heike"", die ohnehin nur selten auftreten wird, dann den betreffenden Textteil einfach doppeln (wäre nicht schlimm), oder?
Viele Grüße
Frank

 

Herzlichen Dank für diese Lösung. VBA geht bei mir nur bis "aufzeichnen und etwas aufräumen" und deshalb verstehe ich definitiv nicht alles. Es ist eine super Möglichkeit für weitere Tests und dann sehe ich, welcher Weg am besten in meinen Workflow passt. Super!
Viele Grüße
Frank

 

Hm, dann bin ich wohl eine dubiose Quelle.
Du solltest nie irgendwelchen Code am Original testen. Selbst wenn Word tausende Aktionen rückgängig machen lässt.
Wir können aber die Datei nicht sehen, also ist jede Idee ein Stochern im Trüben.
Gerhards Idee mit der Zeichnformstvorlage ist auch gut, teste einfach beides mal.
Erklären kann ich dir den Code gerne wenn du Fragen hast dazu.

 

Haha, nein, du bist definitiv keine dubiose Quelle . Vielen Dank für dein Angebot, eventuelle Rückfragen trotz Kommentaren im Code auch noch zu beantworten. Ich werde beide Ansätze mal in einer Kopie vorsichtig auf das große Dokument loslassen und dann schauen, was passiert. Das wird aber sicherlich dauern, weil ich erst damit arbeiten muss, um festzustellen, ob irgendwelche "übersehbaren Kleinigkeiten" plötzlich nicht mehr tun. Dann versuche ich den Code zu verstehen und wenn ich gar nicht weiterkomme, frage ich hier noch einmal nach.
Viele Grüße
Frank