Office: Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager

Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager
Outlook 2013 Outlook 2010 Office 2010 Mehr... Weniger Sie können Geschäftskontaktdatensätze verwenden, um viele Informationen zu den Personen zu organisieren und zu speichern, mit denen Sie Geschäfte führen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie neue Einträge erstellen und das Geschäftskontaktformular ausfüllen.

Was möchten Sie tun?
Erstellen neuer Geschäftskontaktdatensätze

Bearbeiten von Geschäftskontaktdatensätzen

Filtern der Liste der Geschäftskontakte

Mit Geschäftskontaktdatensätzen können Sie Folgendes ausführen:

• Fügen Sie Sie mithilfe einer Reihe von Methoden hinzu.
  
  
• Sie einem Mitarbeiter oder Kollegen zuweisen
  
  
• Verknüpfen Sie Konten mit Ihnen.
  Durch Verknüpfen von Geschäftskontaktdatensätzen mit Firmendatensätzen können Sie die Informationen zu ihren Geschäftskontakten mit Informationen zu den Unternehmen verbinden, für die Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise einen oder mehrere Geschäftskontakte mit einem Firmendatensatz verknüpfen, enthält der Kommunikationsverlauf des Firmendatensatzes die Kommunikationshistorienelemente für alle Geschäftskontakte, die mit diesem Konto verknüpft sind.
  
  
• Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit Geschäftskontakten, nachvollziehen von e-Mail-Nachrichten und Filtern der Liste der Kommunikationshistorienelemente
  Auf der Seite "Verlauf" im Geschäftskontaktdatensatz können Sie viele ihrer Aktivitäten (einschließlich Telefonanrufe, e-Mail-Nachrichten, Briefe oder Dateien) im Zusammenhang mit Ihrem Geschäftskontakt im Auge behalten.
  
  Sie können e-Mail-Nachrichten automatisch mit Geschäftskontaktdatensätzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter verknüpfen und nachvollziehen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.
  
  
• Konvertieren eines Geschäftskontakts in einen Lead oder einen anderen Datensatz, der auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basiert.
  
  
• Bearbeiten Sie die Informationen in Geschäftskontaktdatensätzen.
  
  
• Passen Sie das Geschäftskontaktformular an, indem Sie Felder und Elemente in den Feldlisten hinzufügen oder entfernen.
   
  
  

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Erstellen neuer Geschäftskontaktdatensätze
Mithilfe von Geschäftskontaktdatensätzen können Sie die Informationen zu den Personen, mit denen Sie Geschäfte führen, im Auge behalten.

Inhalt dieses Abschnitts

Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Importieren von Geschäftskontakten aus einem anderen Programm

Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

Erstellen eines Geschäftskontaktdatensatzes aus einer e-Mail-Nachricht

Konvertieren eines Lead Datensatzes in einen Geschäftskontaktdatensatz

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Abrufen von Informationen in den Geschäftskontaktdatensätzen. Sie können Informationen in Datensätze eingeben, Daten aus Outlook oder anderen Programmen importieren und einen Outlook-Kontakt kopieren.

Die Informationen können Folgendes umfassen:

• Unternehmensinformationen, beispielsweise das Unternehmen oder die Organisation des Geschäftskontakts.
  
  
• Persönliche Informationen wie Geburtsdatum.
  
  
• Kommunikationshistorienelemente wie e-Mail-Nachrichten und Termine.
  
  
• Alle Details, die Sie in den benutzerdefinierten Feldern aufzeichnen, die Sie dem Formular hinzufügen.
  
  Tipp: Sie können Ihre Geschäftskontaktformulare anpassen, indem Sie für Ihr Unternehmen spezifische Felder hinzufügen oder die Abschnitte verschieben, um die für Sie wichtigsten Informationen hervorzuheben. Beispielsweise kann ein Florist ein Feld mit dem Namen "Favorite Flower" erstellen, und ein Heizungsspezialist kann ein Feld mit dem Namen "Furnace-Modell" erstellen. 
  
  

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Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes
Es dauert nur wenige Minuten, um ein leeres Geschäftskontaktformular zu öffnen und einige wichtige Daten einzugeben. Beim Speichern des Formulars wird der neue Geschäftskontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie später ihre Beziehung zu der Person entwickeln, können Sie den Eintrag erneut öffnen und weitere Details hinzufügen.





Sie werden viele Ähnlichkeiten zwischen dem Geschäftskontaktformular und dem Outlook-Kontaktformular feststellen.

Öffnen eines Geschäftskontaktformulars

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Managerauf Kontakt-Manager.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe neu auf neuer Geschäftskontakt.
   
   

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Ausfüllen des Geschäftskontaktformulars
Wie die meisten anderen Formulare enthält das Geschäftskontaktformular eine Seite " Allgemein", " Details" und " Verlauf ".

Sie können das Formular anpassen, indem Sie die Abschnitte und Felder verschieben, Felder umbenennen und den Listenelemente hinzufügen. 

Seite "Allgemein"
        Abschnitt "Geschäftskontakt"

1. Geben Sie den vollständigen Namen und die Position des Geschäftskontakts ein. Wählen Sie die Datei wie in einem Outlook-Kontaktformular als Name aus.
   
   Vollständiger Name ist das einzige Pflichtfeld. Das Hinzufügen von Informationen zu anderen Feldern ist optional.
   
   

1. Zuweisen des Geschäftskontakts     Wenn Sie den Geschäftskontakt einem anderen Mitarbeiter zuweisen möchten, klicken Sie im Feld zugewiesen an auf den Namen des Mitarbeiters.
   
   Hinweis: Bei den Namen in der Liste Zugewiesen an handelt es sich um die Namen der Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.
   
   Abschnitt "Firmeninformationen"
   
   Sie können entweder das Feld Firma oder das Feld Konto verwenden, um den Namen des Unternehmens des Geschäftskontakts zu speichern. Verwenden Sie das Feld Firma, wenn Sie keine Firmendatensätze verwenden.
   
   Abschnitt "verknüpftes Konto"
   
   
   
   
   
   

1. Verknüpfen des Geschäftskontakts mit einem Konto     Klicken Sie auf Konto , um den Geschäftskontakt mit einem Firma zu verknüpfen.
   
   
2. Klicken Sie im Dialogfeld Wählen Sie ein Konto aus, das mit diesem Geschäftskontakt verknüpft werden soll auf das Konto, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.
   Der Wert der Verknüpfung von Geschäftskontakten mit einem Konto besteht darin, dass die Kommunikationshistorie des Geschäftskontakts auch in der Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes aufgeführt ist. Wenn mehr als ein Geschäftskontakt mit dem gleichen Konto verknüpft ist, wird der Kommunikationsverlauf jedes verknüpften Geschäftskontakts auch in der Kommunikationshistorie des Kontos aufgeführt. Auf diese Weise können Sie den gesamten Kommunikationsverlauf und alle Geschäftskontakte, die einer Organisation zugeordnet sind, an einem zentralen Ort anzeigen. Weitere Informationen zum Auswählen eines zu verknüpfbaren Datensatzes finden Sie unter Verknüpfen von Datensätzen in Business Contact Manager.
   
   Internet, Telefonnummern, Adressen und Visitenkarten Abschnitte
   
   
3. Geben Sie die e-Mail-Adresse und die Webseitenadressen, Telefonnummern, Geschäfts-und Privatadressen ein. Geben Sie die Informationen ein, um die Visitenkarte zu vervollständigen, genau wie in einem Outlook-Kontaktformular.
   Ein Pfeil neben einem Feldnamen (wie E-Mail) gibt an, dass Sie mehrere Einträge in dem Feld erstellen können.
   
   Tipp: Wenn Sie mehr als eine Adresse für einen Geschäftskontakt eingeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift , um festzulegen, welche Adresse während des Seriendrucks verwendet wird.
   
   Abschnitt Quellinformationen
   
   
   
   
   
   
4. Geben Sie im Abschnitt Quellinformationen Informationen in die folgenden Felder ein:
   
   • Quelle     Klicken Sie auf die Methode oder Aktion, die dieser Geschäftskontakt über Ihr Unternehmen gelernt hat. Beispielsweise eine Werbung oder Mundpropaganda.
     
     
   • Initiiert von     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Marketingaktivität oder einen anderen Geschäftsdatensatz (wie einen anderen Geschäftskontakt) auszuwählen, mit dem dieser Geschäftskontakt in Ihr Unternehmen gebracht wurde.
     
     Tipp: Das Eingeben des Namens einer Marketingaktivität ermöglicht Business Contact Manager für Outlook, den Typ und die Anzahl der Datensätze nachzuverfolgen, die sich aus der Aktivität ergeben haben. Außerdem wird der Datensatz für die Marketingaktivität mit dem Geschäftskontakt verknüpft. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.
     
     Abschnitt "Kommentare"
     
     
5. Geben Sie im Abschnitt Kommentare Notizen ein, fügen Sie Kommentare aus anderen Dateien ein, oder fügen Sie Dateien, Outlook-Elemente oder Visitenkarten an.
   
   
   
   
   
   Tipp: Wenn mehrere Kollegen mit einem Geschäftskontakt zusammenarbeiten, ist es möglicherweise hilfreich, wenn Sie einen Kommentar eingegeben haben. Klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen, um das Datum und die Uhrzeit der einzelnen Einträge aufzuzeichnen.
   
   
6. Wenn Sie mit der Eingabe von Informationen fertig sind, klicken Sie auf speichern & schließen.
   
   

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Seite "Details"

1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe anzeigen auf Details , um die Seite Details anzuzeigen.
   
   
2. Geben Sie weitere Informationen zum Auftrag der Person und Daten wie Geburtsdatum, Zahlungsstatus, ob der Datensatz aktiv ist, ein, und wählen Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode aus.
   
   

Seite "Historie"

1. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie, um die Seite "Historie" anzuzeigen.
   
   
2. Fügen Sie Kommunikationshistorienelemente, wie E-Mail-Nachrichten, Geschäftsnotizen oder Termine, hinzu.
   
   Wie füge ich ein Kommunikationshistorienelement hinzu?
   
   1. Klicken Sie unter Kommunikationshistorie auf Neu, und klicken Sie dann auf den Typ des Elements, das Sie hinzufügen möchten.
      
      
   2. Geben Sie die Informationen in das Formular ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.
      
      Weitere Informationen zu Kommunikationshistorienelementen finden Sie unter Nachverfolgen Ihrer Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.
      
      
3. Wenn Sie nach einem bestimmten Element suchen möchten, können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente durchsuchen oder filtern.
   
   1. Wie durchsuche ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?
      
      • Geben Sie im Suchfeld die Informationen ein, nach denen Sie suchen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
        
        Suchen .
        
        Hinweis: Nur die Felder Betreff und Verknüpft mit werden durchsucht. Verwenden Sie einen Filter, um alle Elemente eines bestimmten Typs aufzulisten, wie etwa E-Mail-Nachrichten.
        
        
   2. Wie filtere ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?
      
      • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.
        
        
      • Führen Sie in der Gruppe Filter eine der folgenden Aktionen aus:
        
        • Klicken Sie auf den Typ des Filters, den Sie anwenden möchten, z. B. Elementtyp, und klicken Sie dann auf den Filter.
          
          
        • Klicken Sie auf Filter, und wählen Sie dann die Kriterien für den Filter aus.
          
          Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.
          
          

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Importieren von Geschäftskontakten aus einem anderen Programm
Sie können Geschäftskontakte und andere Arten von Datensätzen aus Programmen wie Act! Importieren. und Microsoft Excel.

Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Programmen oder aus Ihrem Outlook-Kontakteordner finden Sie unter Importieren Ihrer Daten in Business Contact Manager.

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Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kontakte.
   
   
2. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, den Sie in Business Contact Manager für Outlook verschieben möchten.
   Wie wähle ich mehr als einen Eintrag aus?
   
   Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.
   
   Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihres Outlook-Kontakteordners in Business Contact Manager kopieren möchten, importieren Sie den Outlook-Kontakteordner in Geschäftskontakte. Informationen zum Importieren finden Sie unter Importieren Ihrer Daten in Business Contact Manager.
   
   
3. Führen Sie im Menüband in der Gruppe Business eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Verschieben des Kontakts    
     
     1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.
        
        
     2. Zeigen Sie auf nach Business Contact Manager verschieben, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder auf den gewünschten Datensatztyp.
        
        
   • Kopieren des Kontakts    
     
     1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.
        
        
     2. Zeigen Sie auf nach Business Contact Manager kopieren, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder auf den gewünschten Typ des Datensatzes.
        
        

Wenn Sie auf Ihrem Mobiltelefon genauso wie bei Ihren Outlook-Kontakten auf Ihre Geschäftskontakte zugreifen möchten, können Sie mit dem Geschäftskontakt-Synchronisierungsfeature Ihre Geschäftskontakte in Ihren Outlook-Kontakteordner aufnehmen. Informationen zur Geschäftskontakt Synchronisierung finden Sie unter Remotezugriff auf Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager.

Wichtig: Wenn das Feature "Geschäftskontakt Synchronisierung" aktiviert ist, können Sie im Ordner "Kontakte" doppelte Datensätze erhalten. Das Geschäftskontakt Synchronisierungsfeature enthält automatisch Geschäftskontaktdatensätze in Ihrem Outlook-Ordner "Kontakte". Wenn Kontakte in den Ordner "Geschäftskontakte" verschoben oder kopiert werden, werden Sie auch in Ihrem Kontakteordner als Geschäftskontakte angezeigt.

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Erstellen eines Geschäftskontaktdatensatzes aus einer e-Mail-Nachricht
Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht eines neuen Kunden erstellen.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Posteingang.
   
   
2. Doppelklicken Sie auf eine e-Mail-Nachricht, um Sie zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Büro auf Datensatz erstellen.
   
   
4. Klicken Sie auf Geschäftskontaktoder den Typ des Geschäftskontaktdatensatzes, den Sie erstellen möchten, indem Sie die e-Mail-Adresse in der Zeile von der Nachricht verwenden.
   
   

Sie können Geschäftskontakte aus anderen e-Mail-Adressen in einer Nachricht erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken, auf in Business Contact Manager erstellenzeigen und dann auf Geschäftskontaktklicken.

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Konvertieren eines Leaddatensatzes in einen Geschäftskontaktdatensatz oder Umwandeln eines Leads in einen Geschäftskontakt
Im Allgemeinen werden Informationen zu einem potenziellen Kunden in einem Lead Daten Satz gespeichert. Wenn diese Person zu einem tatsächlichen Kunden wird, können Sie den Lead Daten Satz in einen Geschäftskontaktdatensatz konvertieren.

Sie können einen Geschäftskontakt auch in einen Lead oder einen anderen Datensatztyp umwandeln, der auf dem Geschäftskontaktdaten Satztyp basiert.

Sie können neue Datensatztypen wie "Mitarbeiter" oder "Kreditor" erstellen, indem Sie mit dem Geschäftskontaktformular beginnen. 

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.
   
   
2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Leads .
   
   
3. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, den Sie konvertieren möchten.
   
   
4. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bearbeiten auf Konvertieren in, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt.
   
   
5. Bearbeiten Sie den neuen Eintrag nach Bedarf.
   
   
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.
   
   

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Bearbeiten von Geschäftskontaktdatensätzen
Wenn Sie mit ihren Geschäftskontakten Geschäfte führen, erfahren Sie mehr über Sie, möglicherweise auch, wie Sie kontaktiert werden möchten, die Namen ihrer Assistenten, neue Telefonnummern und so weiter. Mit diesem Informationsfluss Schritt zu halten, ist eine tägliche Aufgabe, die Sie vereinfachen können, indem Sie Ihre Geschäftskontaktdatensätze kontinuierlich aktualisieren und speichern. Sie können einen Geschäftskontakt Eintrag öffnen, um Informationen hinzuzufügen oder zu bearbeiten oder um Kommunikationshistorienelemente wie e-Mail-Nachrichten anzuzeigen, die mit dem Geschäftskontakt verknüpft sind.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.
   
   
2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Geschäftskontakte und dann auf:
   
   • Scrollen Sie zu dem Geschäftskontakt, den Sie öffnen möchten, und doppelklicken Sie darauf.
     
     – ODER –
     
     
   • Verwenden Sie das Suchfeld, um Informationen über den Geschäftskontakt einzugeben, nach dem Sie suchen, und doppelklicken Sie dann auf den Datensatz.
     
     
3. Fügen Sie nach Bedarf Informationen hinzu oder bearbeiten Sie sie.
   
   Tipp: Wenn Sie eine E-Mail-Adresse für die Firma besitzen, können Sie sicherstellen, dass der E-Mail-Verkehr mit der Firma automatisch in die Kommunikationshistorie des Datensatzes einbezogen wird. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf E-Mail-Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf Verknüpfung und Nachverfolgung verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die E-Mail-Adresse der Firma, und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zum automatischen Verknüpfen von e-Mail-Nachrichten mit Datensätzen finden Sie unter verknüpfen und nachvollziehen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager
   
   
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf speichern & schließen.
   
   

Tipp: Mit dem Feature "Massenbearbeitung" können Sie den Inhalt eines Felds in mehreren Geschäftskontaktdatensätzen bearbeiten. Das ist praktisch, wenn Sie beispielsweise eine Internetadresse für ein Dutzend Geschäftskontakte eingeben möchten, die alle im gleichen Unternehmen arbeiten. Weitere Informationen zum gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Datensätze finden Sie unter Gleichzeitiges Bearbeiten vieler Datensätze in Business Contact Manager.

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Filtern der Liste der Geschäftskontakte
Sie müssen nicht durch alle Geschäftskontakte scrollen, um das gewünschte zu finden. Stattdessen können Sie eine beliebige Geschäftskontaktliste filtern, sodass nur die Datensätze angezeigt werden, die Sie interessieren.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.
   
   
2. Klicken Sie im Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Geschäftskontakte , und klicken Sie dann auf ändern.
   
   
3. Klicken Sie im Dialogfeld Registerkarte ändern auf Filtern.
   
   
4. Im Dialogfeld Geschäftskontakte Filtern können Sie eine oder beide der folgenden Aktionen verwenden:
   
   • Einfacher Filter     Wählen Sie vordefinierte Kategorien aus, oder löschen Sie Sie.
     
     
   • Spezialfilter     Erstellen Sie mehrere Filter, um Ihre Auswahl zu verfeinern.
     
     

Diese gefilterte Liste kann verwendet werden, um eine benutzerdefinierte Registerkarte, eine Anrufliste oder eine Adressenliste zu erstellen. Sie kann auch als Grundlage für einen Bericht oder ein Gadget verwendet werden.

Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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