Office: Herstellen einer Verknüpfung mit oder Importieren von Daten aus Dynamics 365

Herstellen einer Verknüpfung mit oder Importieren von Daten aus Dynamics 365
Access für Microsoft 365 Access 2019 Mehr... Weniger Microsoft Dynamics 365 ist eine cloudbasierte Unternehmensmanagementlösung, die Enterprise Resource Planning-Module (ERP) in ein Softwarepaket integriert und aus der Sie Daten importieren oder eine Verknüpfung damit herstellen können. Die Daten aus Dynamics 365 werden in diesen Modulen vereinheitlicht, einschließlich Vertrieb, Finanzen und Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM). Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Dynamics 365.

• Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, erstellt Access eine bidirektionale Verbindung, die Änderungen an Daten in Access und Dynamics 365 synchronisiert.
  
• Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine einmalige Kopie der Daten. Änderungen an Daten in Access oder Dynamics 365 werden somit nicht synchronisiert.
  

Hinweis    Die Möglichkeit zum Verknüpfen oder Importieren von Daten aus Dynamics 365 wird nur in Volumen lizenzierten Instanzen von Access 2019 oder den folgenden Microsoft 365 Enterprise-Plänen unterstützt: Microsoft 365 Apps for Enterprise, Office 365 Enterprise E3 und Office 365 Enterprise E5. Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen von Microsoft 365 Enterprise-Plänen.

Vorbereitende Schritte
Sie wünschen einen reibungsloseren Ablauf? Dann treffen Sie die folgenden Vorbereitungen, bevor Sie die Verknüfung zu Daten herstellen oder Daten importieren:

• Identifizieren Sie die erforderlichen Verbindungsinformationen einschließlich der URL der Dynamics 365-Website sowie ein Konto mit Sicherheitszugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer erstellen und Microsoft Dynamics 365 (online) Sicherheitsrollen zuweisen und Verwalten von Abonnements, Lizenzen und Benutzerkonten.
  
• Möglicherweise verfügt Ihre Organisation bereits über ein Dynamics 365-Konto. Falls das nicht der Fall ist, können Sie sich unter Dynamics 365 (online) ausprobieren für den Zeitraum von 30 Tagen für ein Testkonto registrieren.
  
• Beachten Sie die Anzahl der Spalten in jeder Tabelle oder Ansicht. Access unterstützt maximal 255 Felder in einer Tabelle, sodass nur die ersten 255 Spalten verknüpft oder importiert werden.
  
• Ermitteln Sie die Gesamtmenge der zu importierenden Daten. Die maximale Größe einer Access-Datenbank betragt 2 GB, abzüglich des für Systemobjekte erforderlichen Speicherplatzes. Wenn Dynamics 365 umfangreiche Tabellen enthält, können Sie möglicherweise nicht alle Tabellen in eine einzige Access-Datenbank importieren. In diesem Fall sollten Sie eine Verknüpfung zu den Daten herstellen, statt sie zu importieren.
  
• Sichern Sie Ihre Access-Datenbank und die darin enthaltenen Verbindungsinformationen unter Verwendung eines vertrauenswürdigen Speicherorts und eines Kennworts für die Access-Datenbank. Weitere Informationen finden Sie unter Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll und Verschlüsseln einer Datenbank mithilfe eines Datenbankkennworts.
  
• Identifizieren Sie die Tabellen, die Sie verknüpfen oder importieren möchten. Sie können mehr als eine Tabelle in einem einzelnen Vorgang verknüpfen oder importieren. Alle Dynamics 365-Tabellen verfügen über einen Primärschlüssel, der als erste Spalte in der verknüpften oder importierten Tabelle definiert ist.
  
• Planen Sie zusätzliche Beziehungen ein. Access erstellt eine Verknüpfung mit oder importiert ausgewählte(n) Tabellen und alle(n) zugehörigen Tabellen im Dynamics 365-Datenmodell. Weitere Informationen zu diesem Datenmodell finden Sie unter Durchsuchen der Metadaten für die Organisation.
  
  Access versucht, die Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen automatisch zu erstellen. Möglicherweise müssen Sie jedoch zusätzliche Beziehungen zwischen neuen und vorhandenen Tabellen mithilfe des Fensters "Beziehungen" manuell erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist das Fenster "Beziehungen"? und Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.
  

Phase 1: Erste Schritte

1. Wählen Sie Externe Daten > Neue Datenquelle > Aus Online Services > Aus Dynamics 365 (online) aus.
   
2. Geben Sie im Dialogfeld URL der Dynamics 365-Website eingeben die URL der Dynamics 365-Website ein.
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wählen Sie zum Importieren die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus.
     
   • Wählen Sie zum Herstellen einer Verknüpfung die Option Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus.
     
   Wählen Sie OK aus.
   

Phase 2: Auswählen der Tabellen, die Sie verknüpfen oder importieren möchten

• Wählen Sie im Dialogfeld Tabellen verknüpfen oder Objekte importieren unter Tabellen jede Tabelle oder Ansicht aus, die Sie verknüpfen oder importieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.
  
  
  

Access erstellt eine Verknüpfung mit oder importiert ausgewählte(n) Tabellen und alle(n) zugehörigen Tabellen im Dynamics 365-Datenmodell.

Ergebnisse
Nach Abschluss eines Verknüpfungs- oder Importvorgangs werden die Tabellen im Navigationsbereich mit den gleichen Namen wie die Dynamics 365-Tabellen angezeigt. Wenn der jeweilige Name bereits verwendet wird, fügt Access bei einem Importvorgang "1" an den neuen Tabellennamen an. Sie können die Tabellen jedoch umbenennen und ihnen aussagekräftigere Namen geben.

Bei einem Importvorgang überschreibt Access nie eine Tabelle in der Datenbank. Sie können Dynamics 365-Daten nicht direkt an eine vorhandene Tabelle anfügen, Sie können jedoch nach dem Importieren von Daten aus ähnlichen Tabellen eine Anfügeabfrage erstellen, um die Daten anzufügen.

In der Dynamics 365-Tabelle schreibgeschützte Spalten sind bei einem Verknüpfungsvorgang auch in Access schreibgeschützt.

Tipp    Zum Anzeigen der Dynamics-URL zeigen Sie im Access-Navigationsbereich auf die Tabelle.

Aktualisieren des Entwurfs der verknüpften Tabelle
Sie können in einer verknüpften Tabelle keine Spalten hinzufügen, löschen oder ändern und keine Datentypen ändern. Wenn Sie Änderungen am Entwurf vornehmen möchten, müssen Sie diese in Dynamics 365 ausführen. Änderungen am Entwurf von Dynamics-Tabellen werden angezeigt, wenn Sie den Link in Access öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Feldern.

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