Office: Mehr Möglichkeiten mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook

Mehr Möglichkeiten mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook
OneNote 2016 SharePoint in Microsoft 365 Outlook 2016 Office Business Outlook Groups für Mobile Outlook Web App Mehr... Weniger Wenn Ihr Team Verteilerlisten, Dateifreigaben und gemeinschaftliche Notizen verwendet, um die Dinge zu erledigen, werden Sie Microsoft 365-Gruppen in Outlook lieben. Microsoft 365-Gruppen ist eine leistungsfähige und produktive Plattform, die Unterhaltungen und Kalender von Outlook, Dateien aus SharePoint, Aufgaben aus Planner und einem freigegebenen OneNote Notizbuch in einem einzigen Zusammenarbeits Raum für Ihr Team zusammenführt.

Wenn Sie einer Gruppe folgen, werden alle e-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen direkt an Ihren Posteingang gesendet. Sie werden aber auch in Ihrem Gruppenordner gespeichert. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie versehentlich etwas löschen oder eine Regel erstellen, um e-Mails aus Ihrem Posteingang in einen privaten Ordner zu verschieben. Löschen Sie die Datei aus Ihrem Posteingang, nachdem Sie Sie gelesen haben, und Sie wissen, dass noch eine Kopie sicher in dem durchsuchbaren Gruppenordner gespeichert ist. in der Tat werden alle Nachrichten, die seit der Gruppe anfingen, im Gruppenordner gespeichert. Auch wenn Sie am Anfang kein Mitglied sind, können Sie den vollständigen Verlauf sehen, sobald Sie teilnehmen.

Tipp: Wenn Sie noch nicht mit Microsoft 365-Gruppen begonnen haben, empfiehlt es sich, erste Schritte mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook zu lesen.

Tipps, wie Sie Microsoft 365-Gruppen in Outlook optimal erhalten

1. Verwenden Sie Gruppen wie Verteilerlisten.    Neue E-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen werden an Ihren Posteingang gesendet, und alles, was Sie an die Gruppe senden, wird allen Gruppenmitgliedern zugestellt, genau wie bei einer Verteilerliste. Jede Version von Outlook oder Outlook im Web funktioniert. Geben Sie einfach in der Zeile "An" Ihrer E-Mail-Nachricht die E-Mail-Adresse der Gruppe ein, um mit der Kommunikation zu beginnen.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Gruppe erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen alle Gruppenunterhaltungen senden , damit alle Mitglieder Kopien der Gruppen-e-Mails in Ihrem Posteingang empfangen können.
   
   
2. Fügen Sie Ihre Gruppe zu "Favoriten" hinzu, um schnell darauf zugreifen zu können.    In Outlook werden die Gruppen, die Sie besitzen und/oder Mitglied von sind, unten im Navigationsbereich aufgelistet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Gruppe, und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen aus, um sie für den einfachen Zugriff an den Anfang des Navigationsbereichs zu verschieben.
   
   
   
   
   
   Wenn Sie die Gruppe zu "Favoriten" hinzufügen, können Sie auf den Inhalt auch zugreifen, wenn Sie offline sind.
   
   
3. Es ist nicht erforderlich, Nachrichten in einen privaten Ordner zu verschieben.    Wenn Sie einer Gruppe folgen, werden alle e-Mail-Nachrichten und Besprechungseinladungen direkt an Ihren Posteingang gesendet. Sie werden aber auch in Ihrem Gruppenordner gespeichert. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie versehentlich etwas löschen oder eine Regel erstellen, um e-Mails aus Ihrem Posteingang in einen privaten Ordner zu verschieben. Löschen Sie die Datei aus Ihrem Posteingang, nachdem Sie Sie gelesen haben, und Sie wissen, dass noch eine Kopie sicher in dem durchsuchbaren Gruppenordner gespeichert ist. in der Tat werden alle Nachrichten, die seit der Gruppe anfingen, im Gruppenordner gespeichert. Auch wenn Sie am Anfang nicht Mitglied sind, können Sie den vollständigen Verlauf sehen, sobald Sie teilnehmen.
   
   Wenn Sie nicht möchten, dass die e-Mail-Nachricht in Ihren Posteingang gelangt, beenden Sie einfach die folgenden Schritte aus der Gruppe (aber bleiben Sie dabei.) Die E-Mails werden dann weiterhin an Ihren Gruppenordner, aber nicht an Ihren Posteingang gesendet.
   
   
4. Einfaches Planen von Gruppenbesprechungen:    Wenn Sie im Navigationsbereich eine Ihrer Gruppen auswählen, wird am oberen Rand des Bildschirms ein spezielles Menüband für Gruppen angezeigt. Öffnen Sie den Kalender, um alle Gruppenbesprechungen anzuzeigen, die für den Monat geplant sind. Gehen Sie zum Öffnen Ihres Gruppenkalenders wie folgt vor:
   
   • Outlook, wählen Sie Start > Kalenderaus.
     
     
     
     
     
     Informationen zum Planen einer neuen Besprechung finden Sie hier: Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender.
     
     
   • Wählen Sie in Outlook im Web die Option Kalender aus.
     
     
     
     
     
     Informationen zum Planen einer neuen Besprechung finden Sie hier: Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender.
     
     
5. Einfaches Freigeben von Dateien für alle Personen in der Gruppe     Sie können freigegebene Dateien einfach hochladen oder Dateien aus der Bibliothek an Ihre E-Mail-Nachrichten anfügen. Da die entsprechenden Berechtigungen bereits für alle Gruppenmitglieder festgelegt und übernommen wurden, müssen Sie für die freigegebenen Dateien keine Berechtigungen verwalten. Gehen Sie zum Öffnen des Dateibereichs Ihrer Gruppe im Menüband für Gruppen wie folgt vor:
   
   • Wählen SieOutlook die Option Home > Filesaus. Lesen Sie dazu Freigeben von Gruppendateien.
     
     
   • Wählen Sie in Outlook im Web die Option Dateien aus. Lesen Sie dazu Freigeben von Gruppendateien.
     
     
6. Schneller Zugriff auf das Teamnotizbuch:    Verwenden Sie das Notizbuch Ihrer Gruppe, um Notizen für die Diskussionen, Besprechungen, Pläne und Aktivitäten Ihres Teams zu erfassen. Gehen Sie zum Öffnen des Notizbuchs Ihrer Gruppe im Menüband für Gruppen wie folgt vor:
   
   • Wählen SieOutlook die Option Home > Notizbuchaus.
     
     
   • Wählen Sie in Outlook im Web die Option Notizbuch aus.
     
     
7. Das Gesuchte schnell finden:    Suchen Sie nach allen Besprechungen zu einem bestimmten Thema? Möchten Sie nach den Notizen der Brownbag-Sitzung von letzter Woche suchen? Gruppenunterhaltungen und -dateien sowie der Gruppenkalender und das Gruppennotizbuch können durchsucht werden, und die Berechtigungen werden automatisch festgelegt, sodass alle Gruppenmitglieder nach den jeweils gewünschten Inhalten suchen können.
   
   
8. Soziale Kontakte mit likes und @Mentions    Wie die Idee eines Gruppenmitglieds? Sagen Sie es. Es ist schnell und einfach (und Sie können sich vom alten "+ 1" verabschieden). Möchten Sie jemanden aufmerksam machen? Verwenden Sie eine @mention in einer e-Mail-Nachricht, und diese Nachricht wird im Posteingang des Gruppenmitglieds angezeigt, damit Sie nachverfolgen können.
   
   

Siehe auch

• Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen
  
  

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